La descarga está en progreso. Por favor, espere

La descarga está en progreso. Por favor, espere

Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España Francisco Javier Nozal Millán DIRECTOR DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN X Reunión.

Presentaciones similares


Presentación del tema: "Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España Francisco Javier Nozal Millán DIRECTOR DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN X Reunión."— Transcripción de la presentación:

1 Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España Francisco Javier Nozal Millán DIRECTOR DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN X Reunión de Responsables de Sistemas de Información. IIMV La Antigua, Guatemala, septiembre de 2008

2 Introducción Administración electrónica en la CNMV Gestión documental en la CNMV La integración Situación y Previsiones de futuro Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España

3 En la tramitación de expedientes es preferible el soporte electrónico al soporte papel, por: - Obligación normativa (Ley 11/2007 de Administración electrónica) - Seguridad y Continuidad del servicio - Fiabilidad, no errores - Rapidez y facilidad de información en el trámite y seguimiento - Facilidad de almacenamiento, recuperación y difusión Y todo ello supone mejor servicio al ciudadano La entrada de expedientes en una organización pública es multisoporte: - Soporte papel - Soporte electrónico - Con seguridad jurídica (cifrado y firma) - Sin seguridad jurídica Introducción Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España

4 En una organización tramitadora de expedientes el objetivo ha de ser: - Minimizar la entrada en soporte papel - Maximizar la entrada en soporte electrónico con seguridad jurídica - Para ello, obligar a los profesionales al soporte electrónico - Que lo que entre en soporte papel fluya en soporte electrónico - La tramitación interna, almacenamiento, recuperación y difusión se haga en soporte electrónico Introducción Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España

5 La CNMV ha estado, desde sus inicios en 1989, en esta línea: , Gestión documental de los Registros Oficiales , entrada en soporte disquete de algunos expedientes , implantación de e-administración con cifrado y firma electrónica , primeros trabajos de oficina sin papeles , integración de gestión documental y e-administración Introducción Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España

6 Registro electrónico (ventanilla virtual) - Entidades supervisadas, con alta previa en el servicio CIFRADOC/CNMV - Ciudadanos, sin alta previa pero con certificado o DNI electrónico CIFRADOC/CNMV - Sistema desde 1998, con firma electrónica no reconocida - Servicio profesional desde 2006 del Registro electrónico, con firma electrónica reconocida de persona jurídica entidades dadas de alta - 31 trámites distintos y complejos - 7 trámites obligatorios trámites / mes - doble firma en momentos y lugares distintos - descarga, liquidación y pago de Tasas por pasarela de AEAT Administración electrónica en la CNMV Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España

7 Entradas en el registro de E/S de la CNMV 8 entradas telemáticas por trabajador y mes Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España

8 Gestión de los Documentos de los Registros Oficiales como archivo final del expediente - Funcionalidades propias de gestor documental - Almacenamiento de documento como imagen Independiente de bases de datos del trámite y su seguimiento Con la integración, desaparece este planteamiento Gestión documental en la CNMV (hasta ahora) Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España

9 - La gestión documental comienza en el Registro de Entrada - Los documentos no electrónicos (papel) recibidos en el Registro de Entrada, se transforman en soporte electrónico. El papel no fluye por la organización - El archivador documental del Registro de Entrada guarda en soporte electrónico el original de todos los documentos recibidos, en papel o electrónico por e-administración - La gestión documental se interconecta con la aplicación de trámite y seguimiento de expedientes La integración: Principios 1/2 Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España

10 La integración: Principios 2/2 Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España - En los expedientes se distinguen los que son de documentación abierta o cerrada (formatos preestablecidos). Estos últimos siempre entran por administración electrónica. Se facilita la documentación abierta también por e-administración -Al asignar un documento a un expediente se hace copia del documento desde el archivador del Registro de Entrada al archivador de expedientes - Si los documentos de un expediente son tratados o modificados por el técnico tramitador, se hace desde el seguimiento de expedientes y sobre la copia realizada - La gestión documental abarcará también a documentos ajenos al registro de entrada y/o a expedientes

11 Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España GESTION DOCUMENTALAPLICACIÓN DE TRAMITE Y SEGUIMIENTO EntradaTipo documentació n Escan eo Asignación a bandeja Dirección / Área/ Técnico Asignación a Expediente Tratamiento de documento PapelabiertaSIAutomática a Dirección Manual a Área / Técnico Manual. El Técnico asignará el documento a un expediente. Genera copia Si, en copia hecha en seguimiento de expedientes e- administració n abiertaNOManual o Automática a Área. Manual a Técnico cerradaAsignación automática y directa a Aplicación No. Visualizar desde archivador de registro de entrada

12 La integración: Funcionalidades 1/2 Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España - Escaneo masivo con diferenciación automática del lote de documentos que corresponde a cada número de Registro de Entrada y de cada documento dentro del lote - Las Generales de una Gestión documental en el archivador de documentos del Registro de Entrada - Las Particulares de la gestión de los documentos en las bandejas y en las aplicaciones de trámite: - Asignación de Área, Técnico y Expediente - Tipificar documentos - Finalizar distribución. Archivar - Volver a atrás un paso - Tratar el documento (trocear, fusionar, sustituir, eliminar páginas..)

13 La integración: Funcionalidades 2/2 Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España -En Registro de Salida los documentos: - Son electrónicos o en papel, según la entrada - El documento en papel firmado se escanea y archiva en archivador de expedientes y en archivador de Registro de Salida - Asignar un documento electrónico a un expediente sin pasar por el Registro de Entrada (Informes internos) - Asignar un documento electrónico al archivador de una Dirección sin vinculación con un expediente ni con el Registro de Entrada o Salida

14 Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España Papel e- admini stració n Registr o de Entrad a Escane o Archivado r de Registro de Entrada Asignació n manual Asignació n automátic a Bandeja s D/A/T Aplicació n Gestión documental Aplicaciones de trámite y seguimiento

15 Situación y Previsiones de futuro Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España Superada la fase de prueba, actualmente ya en operación real con el 90 % de funcionalidades Utilización inicial exclusivamente a los expedientes de la Dirección de Autorización y Registro de Entidades (DARE): - La de mayor carga documental en soporte papel. Un 30% de papel puede pasar a e-administración - Con experimentada aplicación de seguimiento de expedientes - Con varios trámites obligatorios por e- administración Futura implantación en el resto de Direcciones

16 Situación y Previsiones de futuro Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España De las entradas/año actuales en soporte papel en el Registro de Entrada, el 25% corresponden a la DARE y el 26 % a la documentación sobre Información a socios y partícipes de IIC que se registra obligatoriamente en papel y próximamente con cambio normativo se recibirá y difundirá en XBRL Solo con estas actuaciones se tendrá este cambio:


Descargar ppt "Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España Francisco Javier Nozal Millán DIRECTOR DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN X Reunión."

Presentaciones similares


Anuncios Google