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PLANEACION Y ADMINISTRACION ESTRATEGICA Por Miguel Herrera y Gabriel Leandro www.auladeeconomia.com.

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1 PLANEACION Y ADMINISTRACION ESTRATEGICA Por Miguel Herrera y Gabriel Leandro

2 PLANEACIÓN

3 LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN La planeación es la función administrativa básica que implica: –el establecimiento de objetivos y –el planteamiento de las acciones necesarias para cumplirlos, –apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el manejo adecuado de los recursos organizacionales.

4 LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN La administración sin planeación no tiene razón de ser: –Sin objetivos específicos que lograr y estrategias para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico.

5 PLANEACION Es un proceso de decidir de antemano qué se hará y de qué manera. Incluye determinar: –las misiones globales, –identificar los resultados claves y –fijar objetivos específicos, –así como políticas para el desarrollo, programas y procedimientos para alcanzarlos.

6 PLANEACION Es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos. Establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación.

7 PLANEACION En conclusión, la planeación es: el proceso de establecer lo que la organización quiere lograr en el futuro, por medio de la misión y los objetivos organizacionales, definiendo resultados claves y las estrategias, políticas, programas y procedimientos para alcanzarlos.

8 PLANEACION SE OCUPA DE LOS FINES: ¿QUE DEBE HACERSE? SE OCUPA DE LOS MEDIOS: ¿COMO DEBE HACERSE?

9 PLANEACION ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA EMPRESA.

10 Importancia de la planeación Planeación Da sentido de dirección Facilita el control Reduce la incertidumbre Visualiza los cambios

11 SUPREMACÍA DE LA PLANEACIÓN La planeación y el control son inseparables. Los planes establecen los estándares de control. Cualquier control sin planes carece de sentido.

12 ESTRECHA RELACIÓN Planeación y Control Planeación Instrumentación de los planes Control Accióncorrectiva Desviación

13 Principales objetivos de la planeación Facilitar el control: Al planear se desarrollan objetivos y por su parte, en la función de control se comparará el desempeño real contra los objetivos. Sin la planeación no puede haber control.

14 Principales objetivos de la planeación Reducir la incertidumbre: Obliga a los administradores a ver hacia el futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas.

15 Principales objetivos de la planeación Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia: Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su realización sea muy largo, confuso o tardado.

16 Principales objetivos de la planeación Establecer el esfuerzo coordinado: Cuando todos lo que están involucrados sepan hacia dónde se dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos.

17 Tipos de planes Planes por su ámbito de influencia Planes por su horizonte temporal

18 Planes por su ámbito de influencia Planes estratégicos: buscan lograr las metas generales de la organización, colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales. Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos.

19 Planes por su horizonte temporal Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año. Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres años. Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años. Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo.

20 Planes por especificidad Planes específicos. Son aquellos que están claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones. Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como patrones generales. Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de acción.

21 HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN Propósito y misión estratégicos Visión Premisas Objetivos y metas Estrategias Reglas y Políticas Procedimientos Programas Presupuestos

22 PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS La misión o propósito identifica la función o tarea básica de una empresa. Es una declaración concisa de en cuál negocio está la empresa o se quiere estar durante un período establecido.

23 PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS El propósito estratégico se enfoca en el ambiente interno de la organización e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer para aprovecharlos.

24 PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS La misión se deriva del propósito estratégico, se enfoca en el exterior e implica la razón de ser de la organización en términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.

25 VISION La visión es la orientación que la alta dirección le da a la empresa; es decir, expresa cómo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro.

26 VISION Debe cubrir ciertas características: –ser formuladas por la alta dirección, –conocida y compartida por todos los colaboradores, –sustentarse en los valores de la organización, –ser positiva y alentadora y, lo más importante, –orientar a todos los miembros de la organización durante la transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.

27 Premisas Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operan los planes. Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación de los planes.

28 Premisas La técnica más conocida para elaborar las premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.: –fortalezas, –oportunidades, –debilidades y –amenazas. Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la organización.

29 OBJETIVOS Y METAS Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección busca satisfacer. –Son fines a los que se quiere llegar. –Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo plazo. –Surgen de los objetivos. –Las metas se fijan basados en el desempeño pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos.

30 OBJETIVOS Y METAS Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales. –Deben ser claros, precisos y cuantificables (verificables). –Los objetivos son el fin determinado. –Son los que permiten alcanzar metas. –Constituyen el plan básico de la empresa.

31 ESTRATEGIAS La estrategia es la determinación del propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla. –Es una guía de acción para la organización y todos sus miembros.

32 REGLAS Y POLÍTICAS Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad. –Son normas que dictan la acción o la abstracción y no permiten la excepción o la elección personal. –Ejemplo: No fumar.

33 REGLAS Y POLÍTICAS Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa. –La esencia de las políticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones. –Pueden ser escritas o verbales. –Ejemplo: política salarial.

34 PROCEDIMIENTOS Los procedimientos establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas. –A diferencia de las políticas que son guías de acción y no de pensamiento. –Son los planes que establecen un método o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades. –Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.

35 PROGRAMAS Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse.

36 PROGRAMAS Técnicamente los programas se diría que son el conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de acción, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones.

37 PRESUPUESTOS Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realización de una actividad o un proyecto. –Son una expresiones en términos numéricos. –Obligan a la empresa a prepararse por adelantado a los recursos que se necesitarán. –Constituyen medios de control.

38 PRESUPUESTOS Existen varios tipos de presupuestos: –Presupuesto de operación: Es el más importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades resultantes de la operación de la empresa. –Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operación de cada una de las áreas funcionales de la empresa.

39 PRESUPUESTOS –Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de dinero provenientes de las ventas. –Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operación normal de la empresa. –Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizándose cada año.

40 JERARQUIA DE LAS HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

41 Presupuestos Programas Procedimientos Reglas y políticas Estrategias Objetivos y metas Premisas Visión Propósito y misión Propósito y misión

42 ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO)

43 OBJETIVOS Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuos. Existen objetivos: –a largo y corto plazo, –generales y específicos. Los objetivos deben ser verificables: –se debe determinar si se alcanzan o no en un período determinado.

44 JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal Objetivos Departamentales y de unidades Objetivos Divisionales Objetivos generales más específicos Áreas claves (Costos-inversión - calidad) Objetivos generales de la organización (largo plazo-estrat.) Misión Prop. socio- económico Método descendente Método ascendente

45 ADMINISTRACION POR OBJETIVOS La Administración por Objetivos (APO) es una técnica de planeación y control que implica establecer y comunicar objetivos organizacionales, identificando los objetivos individuales relacionados con ellos y estudiando la actuación del personal en torno a los mismos.

46 ADMINISTRACION POR OBJETIVOS En la administración por objetivos: –los gerentes y sus subordinados definen en conjunto sus metas comunes, –especifican las áreas principales de responsabilidad de cada puesto en relación con los resultados esperados de cada uno, y –utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de sus miembros.

47 ADMINISTRACION POR OBJETIVOS La mayor aportación de la APO a la TGA es la conceptualización del trabajo. El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el qué, sino también en el cómo del desempeño organizacional.

48 ADMINISTRACION POR OBJETIVOS Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no profundizó en su desarrollo. La APO representó un gran avance para el desarrollo de la ciencia administrativa que sus modelos y técnicas eran muy precisos y basados en investigaciones de muchos años en diversas empresas.

49 ADMINISTRACION POR OBJETIVOS Además, su implantación adecuada incide directamente en la motivación y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzables.

50 ADMINISTRACION POR OBJETIVOS La administración por objetivos es un conjunto formal de procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores. La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la organización.

51 BENEFICIOS DE LA APO Mejora la administración (planeación orientada a resultados). Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la organización. Estímulo del compromiso personal, tanto con los objetivos propios como los organizacionales.

52 DESVENTAJAS DE LA APO En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofía basada en el autocontrol y autodirección, y no dan pautas para la fijación de objetivos. Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa. Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la solidez que ofrece una organización en el largo plazo.

53 FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN: EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS

54 Planeación Planeación: es el proceso sistemático y consciente de tomar decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, unidad u organización perseguirán.

55 PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN Principio de contribución al objetivo. Todos los planes tiene que ser elaborados en función de los objetivos organizacionales.

56 PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN Principio de primacía de la planeación. Indica que la planeación precede a todas la demás funciones administrativas

57 PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN Principio de eficacia de los planes. Indica que todos los planes deberán generar más beneficios en su relación con los costos.

58 PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN Principio de adhesión al objetivo. Los objetivos deben tener significado y ser atractivos por los miembros de la organización.

59 PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN Principio de flexibilidad. Con este principio se establecen los márgenes de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo).

60 PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN Principio de cambio de ruta. Bajo este principio se establece la revisión de los planes y su reelaboración en caso de que así se requiera, para el cumplimiento de objetivos.

61 El proceso básico de planeación: sus etapas y pasos Fines. Especificar metas y objetivos Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para alcanzar los objetivos. Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para alcanzar los objetivos. Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de decisiones Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan. Partes de la planeación


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