MANUAL DE PROCESOS Administración parlamentaria Vitoria-Gasteiz, 14 de Julio de 2005.

MANUAL DE PROCESOS Administración parlamentaria Vitoria-Gasteiz, 14 de Julio de 2005

2 Índice 0. Mapa de Procesos General ……………………………………3 1.Procesos Integradores…………………………………………5 I1 Planificación I2 Relaciones Internas, Externas y Comunicación 2. Procesos Clave……………………………………………………43 C1 Asistencia Parlamentaria C2 Servicios Jurídicos C3 Estudios 3. Dirección de Gestión Parlamentaria…………………….105 A1 Gestión Económico Financiera A2 Gestión de RRHH A3 Gestión de los Recursos Físicos y Materiales A4 Gestión de Compras y Contrataciones A5 Gestión de la Seguridad A6 Gestión de los Sistemas de Información ANEXOS ………………………………………………………………168

0. Mapa de Procesos General

4 Mapa de Procesos General de la Administración Parlamentaria PROCESOS INTEGRADORES PROCESOS CLAVE PROCESOS DE APOYO Planificación Servicios jurídicos Estudios Gestión económico - financiera Gestión de los sistemas de información Gestión de RRHH Gestión de compras y contrataciones Gestión de los Recursos Físicos y Materiales Gestión de seguridad Relaciones Internas y Externas Asistencia parlamentaria

1. Procesos Integradores

I1. Planificación

7 Inventario de procesos de Planificación Planificación estratégica El proceso de Gestión de la Planificación engloba aquellas actividades que marcan las actuaciones seguidas por la Administración Parlamentaria, su seguimiento y Evaluación.

8 Planificación Estratégica ENTRADAS ACTIVIDADES Realizar el análisis de la Situación Actual Realizar el Diagnóstico Global Definir del nuevo Escenario Objetivo Elaborar el Plan de Acción Comunicar el Plan de Acción Realizar el Seguimiento del Plan de acción SALIDAS Acciones anuales a establecer dentro de la Administración Parlamentaria SUBPROCESOElaboración del Plan EstratégicoPROCESOPlanificación Estratégica OBJETODefinir la metodología a seguir en la elaboración del Plan Estratégico de la Administración Parlamentaria y su seguimiento CODIGO EDICIÓN1 FECHA14/07/05 PROVEEDORES Administración Parlamentaria CLIENTES Administración Parlamentaria RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Cumplimiento de lo objetivos propuestos Cumplimiento de las acciones propuestas

9 LETRADO MAYOR SUBPROCESOElaboración del Plan EstratégicoPROCESOPlanificación Estratégica Realizar el análisis de la Situación Actual Realizar el Diagnóstico Global Definir del nuevo Escenario Objetivo Elaborar el Plan de Acción Comunicar el Plan de Acción Realizar el Seguimiento del Plan de acción

I2. Relaciones Internas, Externas y Comunicación

11 Inventario de procesos de Relaciones Internas, Externas y comunicación Organización de eventos oficiales de la Cámara Gestión de la comunicación interna El proceso de Gestión de las Relaciones Internas, Externas y comunicación engloba a todas las actividades asociadas a dar servicio al cliente interno y externo, además de gestionar todos los actos, viajes eventos y la comunicación del Parlamento Vasco. Organización de desplazamientos y viajes Relación con los medios de comunicación Gestión de la Comunicación Externa Organización de visitas no institucionales Organización de actos institucionales Acreditación de Prensa Gestión de invitados al Pleno Organización de visitas institucionales Organización de viajes de Funcionarios Organización de viajes de Parlamentarios Organización de viajes de Mesa y Presidente Gestión de espacios Información a la prensa Gestión del dossier de Prensa Gestión del Manual de Gestión Corporativa Acogida a Parlamentarios Acogida a comparecientes Plenos Txikis

12 ENTRADAS Informaciones publicadas en prensa ACTIVIDADES Elaborar el dossier de prensa por parte de la empresa externa y enviarlo a protocolo. General la base de datos de prensa Revisión del documento Introducción del documento en la Web SALIDAS Dossier de Prensa Base de datos SUBPROCESOGestión del Dossier de prensaPROCESOGestión de la Comunicación Externa OBJETOOfrecer un servicio diario de Resumen de Prensa a los usuarios CODIGOI211 EDICIÓN1 FECHA30/06/05 PROVEEDORES Empresa externa CLIENTES Administración Parlamentaria RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Gestión de la Comunicación Externa

13 SUBPROCESOGestión del Dossier de prensaPROCESOGestión de la Comunicación Externa Revisión del documento Introducir el dossier de prensa en la Web Gestión de la Comunicación Externa Enviar el documento para introducir en la web Generar la de base de datos de prensa Elaborar el dossier de prensa Recopilar las informaciones publicadas en prensa Enviar el dossier de prensa digital a Protocolo EMPRESA EXTERNAPROTOCOLO

14 ENTRADAS Adjudicación de empresa para el Desarrollo del Manual de Identidad Corporativa ACTIVIDADES Desarrollo del Manual de Identidad Corporativa Aprobación del Manual por la Mesa Implantación del Manual Supervisión de la Utilización del Manual Modificaciones al Manual SALIDAS Utilización del Manual SUBPROCESOGestión del Manual de Identidad CorporativaPROCESOGestión de la Comunicación Externa OBJETOImpulsar la utilización del Manual de Identidad Corporativa en la Administración Parlamentaria CODIGOI212 EDICIÓN1 FECHA30/06/05 PROVEEDORES Empresa Adjudicataria CLIENTES Administración Parlamentaria Grupos Parlamentarios RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Gestión de la Comunicación Externa

15 SUBPROCESOGestión del Manual de Identidad CorporativaPROCESOGestión de la Comunicación Externa Realización del desarrollo del Manual de Identidad Implantación en los servicios del Manual Supervisión de la Utilización Gestión de la Comunicación Externa PROTOCOLOMESATODOS LOS SERVICIOS Aprobación del Manual Propuesta de Modificaciones Adjudicación

16 ENTRADAS Notificación de los Grupos Parlamentarios ACTIVIDADES Rececionar a los nuevos Parlamentarios Entregar las credenciales Entregar la documentación y la Guía de la Administración Visitar la Sede SALIDAS Parlamentario Acreditado SUBPROCESOAcogida a ParlamentariosPROCESOGestión de la Comunicación Externa OBJETOLlevar a cabo la acreditación de los nuevos parlamentarios CODIGOI213 EDICIÓN1 FECHA30/06/05 PROVEEDORES Grupos Parlamentarios CLIENTES Grupos Parlamentarios RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Gestión de la Comunicación Externa

17 SECRETARIA GENERALPROTOCOLOORGANIZACIÓN Y RRHHLETRADO MAYOR SUBPROCESOAcogida a ParlamentariosPROCESOGestión de la Comunicación Externa Informar a los Servicios implicados en el acto de acreditación Notificación por los Grupos Parlamentarios de la hora y nº aproximado de parlamentarios a acreditarse Rececionar a los Parlamentarios Entregar la credencial y la tarjeta provisional Cumplimentar la documentación de cada parlamentario y entrega de la Guía de la Administración Tomar una fotografía para archivo Presentación de todos los servicios Visitar la Sede finalizando en el Grupo Parlamentario correspondiente Visita a la Administración Parlamentaria

18 ENTRADAS Invitación por parte de la Presidencia de la Comisión al compareciente ACTIVIDADES Elaborar el Programa teniendo en cuenta la recepción y la seguridad del compareciente Fijar con el compareciente el Programa del viaje Enviar detalles específicos de la comparecencia Recepción de los comparecientes y inicio de la comparecencia Realizar agradecimiento al compareciente SALIDAS SUBPROCESOAcogida a comparecientesPROCESOGestión de la Comunicación Externa OBJETOTener informado a los comparecientes de las acciones a realizar durante su estancia en el Parlamento CODIGOI214 EDICIÓN1 FECHA30/06/05 PROVEEDORES Comisión CLIENTES Presidencia Seguridad RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Gestión de la Comunicación Externa

19 COMISIÓNPROTOCOLOSEGURIDAD SUBPROCESOAcogida a comparecientesPROCESOGestión de la Comunicación Externa Recepción de los comparecientes y inicio de la comparecencia 1 Invitar al Compareciente a la Comisión Elaborar el Programa teniendo en cuenta la recepción y la seguridad del compareciente Fijar con el compareciente el programa del viaje Enviar detalles específicos de la comparecencia Realizar agradecimiento al compareciente Recepcionar la notificación de la Comparecencia Notificar la propuesta de comparecencia NOTA 1 El Compareciente cumplimentará la Comunicación de la actividad de Gastos sujeta a compensación de Gastos Enviar a Organización y RRHH la Comunicación de la actividad de Gastos sujeta a compensación de Gastos

20 ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS SUBPROCESOPROCESOGestión de la Comunicación Interna OBJETO CODIGOI22 EDICIÓN1 FECHA30/06/05 PROVEEDORESCLIENTES RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Gestión de la Comunicación Interna NOTA En la actualidad no existe un proceso definido de Comunicación Interna. Se ha definido un Plan de Mejora en la Comunicación Interna en el que se establecen canales de comunicación (tablón de anuncios y buzón de sugerencias)

21 ENTRADAS Llamada ACTIVIDADES Concretar las fechas de la visita Dar el VºBº a los listados de personas Notificar la visita a Seguridad, Ujieres, Presidencia y a Mantenimiento Notificar la llegada de la visita Guiar la visita SALIDAS Mail informativo SUBPROCESOOrganización de visitas no institucionalesPROCESOOrganización de eventos oficiales de la Cámara OBJETOGestionar administrativamente la organización de eventos derivados de las solicitudes recibidas CODIGOI231 EDICIÓN1 FECHA30/06/05 PROVEEDORES Público en general (Colegios, Asociaciones...) CLIENTES Público en General RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Nº de visitas /año Total de Visitantes % de visitas en Castellano y en Euskera Organización de eventos oficiales de la Cámara

22 SUBPROCESOOrganización de visitas no institucionalesPROCESOOrganización de eventos oficiales de la Cámara PROTOCOLO Recepción de la Llamada Concretar las fechas de la visita hora e idioma Solicitar el listado de las personas que van a asistir a la visita 1 Notificar a Seguridad el listado con el VºBº Enviar la comunicación a Ujieres, Presidencia a Mantenimiento Guiar la visita Dar el VºBº a los listado Notificar la llegada de la visita Entregar obsequios NOTA 1 1 semana antes por mail o por fax

23 ENTRADAS Recordatorio a Grupos Parlamentarios Llamada ACTIVIDADES Recepción de peticiones VºBº de las peticiones por el Presidente Notificar a Seguridad los datos de los invitados Recepcionar al personal asistente al Pleno y acomodar en el Palco SALIDAS SUBPROCESOGestión de invitados al PlenoPROCESOOrganización de eventos oficiales de la Cámara OBJETORealizar una correcta gestión de las personas que desean acudir al Pleno CODIGOI232 EDICIÓN1 FECHA30/06/05 PROVEEDORES Grupos Parlamentarios Personas de la Calle Autoridades CLIENTES Grupos Parlamentarios Personas de la Calle Autoridades RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Nº de invitados de Grupo y de la Calle por año y por legislatura Organización de eventos oficiales de la Cámara

24 SUBPROCESOGestión de invitados al PlenoPROCESOOrganización de eventos oficiales de la Cámara PROTOCOLO Enviar el listado de invitados al Presidente para dar el VºBº Enviar a seguridad una copia del VºBº del Presidente con los invitados de cada grupo Recepcionar al personal Acompañar al Palco Facilitar el mail o fax con los datos (nombre y DNI) al Presidente para dar el VºBº Se envía el fax de confirmación al interesado Recepción de la petición de los invitados de cada Grupo Parlamentario 1 NOTA 1 A los Grupos se les entregan las normas sobre los invitados. El Plazo de remisión al Servicio de Protocolo de los invitados por parte de los grupos finaliza 48 horas antes de la celebración del Pleno. Recepción de una llamada (persona, centro escolar o asociación) con interés de asistir a un Pleno Recepción de Autoridades

25 ENTRADAS Demanda de un acto ACTIVIDADES Elaborar la propuesta del Acto Aprobar la propuesta por la Mesa Gestionar los invitados Confirmar la asistencia Notificar el acto, Preparar las infraestructuras y contratar los servios necesarios Desarrollar el Acto SALIDAS Acto celebrado SUBPROCESOOrganización de Actos InstitucionalesPROCESOOrganización de eventos oficiales de la Cámara OBJETOOrganizar actos en los que participa el Parlamento CODIGOI233 EDICIÓN1 FECHA30/06/05 PROVEEDORES Propio Parlamento Seminarios Conferencias CLIENTES RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Organización de eventos oficiales de la Cámara

26 SUBPROCESOOrganización de Actos InstitucionalesPROCESOOrganización de eventos oficiales de la Cámara PROTOCOLOMESA Elaborar la Propuesta del Acto Presentar la Propuesta de Acto a la Mesa Aprobar el Acto Realizar la Propuesta del listado de invitados junto con la propuesta de invitación Aprobar los invitados Entregar la invitaciones solicitando confirmación de asistencia Realizar los listados definitivos para Seguridad Notificar el acto 1 NOTA 1 A los servicios por si es necesaria su colaboración, a la prensa NOTA 2 El Cierre del Expediente se produce una vez entregadas las fotografías, enviadas las cartas de agradecimiento, introducido el acto en la web y pagadas las facturas asociadas. Contratar las infraestructuras necesarias Desarrollar el acto Cerrar el expediente del acto 2

27 ENTRADAS Solicitud de visita ACTIVIDADES Elaborar el Programa de la Visita Aprobar el programa Notificar a los servicios y a prensa la visita Contratar servicios Recepcionar al visitante Valorar el obsequio a entregar y entregárselo Enviar las fotos al visitante SALIDAS SUBPROCESOOrganización de visitas institucionalesPROCESOOrganización de eventos oficiales de la Cámara OBJETOLlevar a cabo una correcta organización de las visitas institucionales CODIGOI234 EDICIÓN1 FECHA30/06/05 PROVEEDORES CLIENTES Personas que visitan el Parlamento RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Organización de eventos oficiales de la Cámara

28 SUBPROCESOOrganización de visitas institucionalesPROCESOOrganización de eventos oficiales de la Cámara PROTOCOLO Elaborar le Programa de la Visita Solicitud de visita Aprobar el programa (la persona que lo va a recibir) Notificar a los servicios la organización de una visita institucional Contratar los servicios que no estén cubiertos Recepcionar a la visita Valorar el obsequio a entregar Notificar a la Prensa Entregar el obsequio Enviar Fotos de la visita

29 ENTRADAS Distribución de tareas entre las organizaciones e Instituciones participantes. ACTIVIDADES Organizar la reunión de la Comisión compuesta por los representantes de los Centros educativos Organizar el Pleno infantil en el Parlamento Vasco Diseñar y editar la publicación sobre el Pleno infantil SALIDAS SUBPROCESOPlenos TxikisPROCESOOrganización de eventos oficiales de la Cámara OBJETO Promover la educación en valores desde las instalaciones del Parlamento y editar un material didáctico para ser utilizado en las aulas. CODIGOI235 EDICIÓN1 FECHA30/06/05 PROVEEDORES Alumnos Departamento de Educación, Universidades e Investigación del Gobierno Vasco Sociedad Civil por medio de asociaciones (UNESCO Etxea, UNICEF, 0.7...) CLIENTES Alumnos Departamento de Educación del Gobierno Vasco RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Organización de eventos oficiales de la Cámara

30 SUBPROCESOPlenos TxikisPROCESOOrganización de eventos oficiales de la Cámara PROTOCOLO Organizar la reunión de la Comisión compuesta por los representantes de los Centros educativos 1 Organizar el Pleno infantil en el Parlamento Vasco 1 Diseñar y editar la publicación sobre el Pleno infantil Reunión para Gestionar la actividad entre organizaciones/ Gobierno Vasco/ Parlamento Preparar materiales NOTA 1 Estas actividades conllevan la coordinación con otros servicios de la Administración Parlamentaria

31 ENTRADAS Autorización del viaje por la dirección correspondiente ACTIVIDADES Realizar la inscripción al curso Notificar y autorizar el curso Comentar al interesado las posibilidades de locomoción Rececionar la Inscripción al curso Organizar el viaje Envíar a intervención las dietas y cerrar el expediente SALIDAS SUBPROCESOOrganización de viajes de FuncionariosPROCESOOrganización de desplazamientos y viajes OBJETO Llevar una adecuada organización de los viajes de los funcionarios de la Administración del Parlamento Vasco debido a acciones formativas CODIGOI241 EDICIÓN1 FECHA30/06/05 PROVEEDORES Funcionarios CLIENTES Funcionarios RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Organización de desplazamientos y viajes

32 SUBPROCESOOrganización de viajes de FuncionariosPROCESOOrganización de eventos oficiales de la Cámara PROTOCOLO Organización de desplazamientos y viajes Realizar la inscripción al curso Autorización por el letrado o presidente Notificar y autorizar el curso Comentar al interesado las posibilidades de locomoción Si no es gratuito se notifica a interventor para que ingrese la matrícula del curso Rececionar la Inscripción al curso Organizar el viaje Realizar copia de Billetes y enviar a Intervención para el cobro de dietas Enviar a a la persona los billetes Recepcionar carta de autorización Realizar el viaje Proporcionar el traslado Notificar a Organización y RRHH para indemnización por razón de servicio (valoración y autorización de dietas)

33 ENTRADAS Acuerdo de la Mesa basado en un escrito de una Comisión ACTIVIDADES Solicitar los nombres de las personas que van a viajar Realizar la inscripción por medio de una notificación a Intervención Realizar la Propuesta de viaje en las que se personaliza el viaje de acuerdo con el Programa Realizar las Reservas Preparar un dossier turístico y obsequios Proporcionar el traslado Realizar viaje Recepción de los gastos y cierre de expediente SALIDAS Gastos SUBPROCESOOrganización de viajes de ParlamentariosPROCESOOrganización de desplazamientos y viajes OBJETOLlevar una adecuada organización de los viajes de los Parlamentarios CODIGOI242 EDICIÓN1 FECHA30/06/05 PROVEEDORES Parlamentarios CLIENTES Intervención RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Organización de desplazamientos y viajes

34 SUBPROCESOOrganización de viajes de ParlamentariosPROCESOOrganización de eventos oficiales de la Cámara PROTOCOLO Organización de desplazamientos y viajes Solicitar los nombres de las personas que van a viajar Acuerdo de la Mesa basado en un escrito de una Comisión Realizar la inscripción por medio de una notificación a Intervención Realizar la Propuesta de viaje en las que se personaliza el viaje de acuerdo con el Programa Elección del viaje por el viajero Realizar las Reservas Preparar un dossier turístico Preparar obsequios Notificar a Intervención, Personal y a la Comisión Correspondiente Entregar una carpeta explicando lo que es necesario Notificar el viaje a la Prensa Proporcionar el traslado Realizar el Viaje Recepción de los gastos y cierre de expediente

35 ENTRADAS Acuerdo de Mesa Decisión del Presidente ACTIVIDADES Recepcionar el Acuerdo de Mesa y el Programa Gestionar los desplazamientos y el Programa Preparar documentación y obsequios para contactos institucionales Solicitar los billetes Notificar a Intervención, Organización y RRHH, prensa e incluir en la web Incorporación de Protocolo realizando Funciones de Relaciones Públicas Devolver a cada miembro de la Mesa los regalos Cierre de expediente con cartas de agradecimiento a las personas que nos han rececpionado SALIDAS SUBPROCESOOrganización de viajes de Mesa y PresidentePROCESOOrganización de desplazamientos y viajes OBJETORepresentación del Parlamento en el exterior CODIGOI243 EDICIÓN1 FECHA30/06/05 PROVEEDORES Mesa y Presidencia CLIENTES RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Organización de desplazamientos y viajes

36 SUBPROCESOOrganización de viajes de Mesa y PresidentePROCESOOrganización de eventos oficiales de la Cámara PROTOCOLO Organización de desplazamientos y viajes Recepcionar el Acuerdo de Mesa y el Programa Acuerdo de la Mesa Gestionar los desplazamientos y el Programa Solicitar los billetes Notificar a Intervención, Personal, prensa e incluir en la web Decisión del Presidente Incorporación de Protocolo realizando Funciones de Relaciones Públicas Devolver a cada miembro de la Mesa los regalos Cierre de expediente con cartas de agradecimiento a las personas que nos han rececpionado Preparar documentación y obsequios para contactos institucionales

37 ENTRADAS Comunicaciones de los medios ACTIVIDADES Enviar carta, pautas de acreditación y normativa de prensa a los medios de comunicación interesados Recepcionar la comunicación de los medios de comunicación Enviar datos personales y foto a Seguridad para digitalizar Realizar la tarjeta de acreditación Firmar el recibí de la tarjeta por parte del Medio de Comunicación SALIDAS Tarjetas de acreditación SUBPROCESOAcreditación de PrensaPROCESORelación con los medios de Comunicación OBJETORealizar las acreditaciones puntuales de la prensa CODIGOI251 EDICIÓN1 FECHA30/06/05 PROVEEDORES CLIENTES Prensa RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Relación con los medios de Comunicación

38 SUBPROCESOAcreditación de PrensaPROCESORelación con los medios de Comunicación PROTOCOLO Relación con los medios de Comunicación Enviar carta, pautas de acreditación y normativa de prensa a los medios de comunicación interesados Recepcionar la comunicación de los medios de comunicación exponiendo las personas a las que se les va a realizar la acreditación, junto con fotografía y DNI Firmar el recibí de la tarjeta por parte del Medio de Comunicación Enviar datos a Seguridad Enviar datos a Seguridad ALTA BAJA Recepcionar la devolución de la Tarjeta acreditativa Acreditar Sustitutos

39 ENTRADAS Rececionar las acreditaciones Recepcionar las necesidades ACTIVIDADES Dimensionar las zonas Comunicar a Mantenimiento las necesidades Realizar la planificación de medios y espacios Realizar un listado general de las personas que van a estar presentes Ejecutar el acto SALIDAS Espacio distribuido para llevar a cabo el acto SUBPROCESOGestión de EspaciosPROCESORelación con los medios de Comunicación OBJETOOrganización de la Prensa dentro de la Sede proporcionando los espacios necesarios para que puedan realizar el trabajo CODIGOI252 EDICIÓN1 FECHA30/06/05 PROVEEDORES Prensa CLIENTES Prensa RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Relación con los medios de Comunicación

40 SUBPROCESOGestión de EspaciosPROCESORelación con los medios de Comunicación PROTOCOLO Relación con los medios de Comunicación Dimensionar las zonas Rececionar las acreditacione s Comunicar a Mantenimiento las necesidades Realizar la planificación de medios y espacios con horarios de emisión, montajes, recogidas.... Realizar un listado general de las personas que van a estar presentes Ejecutar el acto Enviar Comunicación a la prensa solicitando las necesidades y acreditaiones Rececionar las necesidades Notificar a Seguridad

41 ENTRADAS Notas Informes Comunicados ACTIVIDADES Volcar en la Web Comunicar actividad Parlamentaria SALIDAS Comunicaciones SUBPROCESOInformación a la prensaPROCESORelación con los medios de Comunicación OBJETODotar a la prensa de información acerca de los acuerdos de mesa y junta de portavoces CODIGOI253 EDICIÓN1 FECHA30/06/05 PROVEEDORES Presidencia Grupos parlamentarios Letrados...... CLIENTES Prensa RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Relación con los medios de Comunicación

42 SUBPROCESOInformación a la prensaPROCESORelación con los medios de Comunicación PROTOCOLO Relación con los medios de Comunicación Volcar a la web en la parte de Notas de Prensa y Comunicados Enviar a Protocolo Notas de presidencia (Mesa) Notas de grupos parlamentarios Informes jurídicos..... Distribuir a la Prensa Comunicados de Visitas oficiales, convocatorias de ruedas de prensa y comunicados de viajes oficiales Volcar la información a la web Comunicar la Actividad Parlamentaria Generar el documento de actividad semanal que se pasa a la prensa

2. Procesos Clave

C1. Asistencia Parlamentaria

45 Inventario de procesos de Asistencia Parlamentaria Asistencia a la Mesa Gestión del Registro General Publicación de documentos oficiales Asistencia al Pleno y a las Comisiones Asistencia a la Junta de Portavoces Gestión de peticiones de información parlamentaria Asistencia a la Junta Electoral Asistencia a la Comisión de Arbitraje Preparar la documentación para presentar a la Mesa. Gestionar el servicio de asistencia al Pleno. Ejecutar los acuerdos de la Mesa. Controlar y archivar los expedientes de la Mesa. Gestionar el servicio de asistencia a las Comisiones. Controlar y archivar los expedientes de Pleno y Comisiones. El proceso de Asistencia Parlamentaria engloba todas las actividades asociadas a proporcionar el soporte administrativo, personal y técnico al Parlamento Vasco, los órganos parlamentarios, y en general, a toda la actividad parlamentaria. Elaborar y difundir del Boletín Oficial del Parlamento Vasco. Elaborar y difundir el Suplemento del Boletín Oficial del Parlamento Vasco. Elaborar y difundir el Diario de Sesiones. Elaborar y difundir el Diario de Comisiones.

46 Gestión del Registro General ENTRADAS Documentación relacionada con la actividad parlamentaria. Documentación procedente de otras instituciones, asociaciones, personas, etc. Otros escritos procedentes de los grupos parlamentarios, funcionarios, etc. ACTIVIDADES Recibir la documentación. Registrar la entrada de la documentación. Escanear la documentación. Preparar y enviar la documentación. Contestar a los escritos cuando sea necesario. SALIDAS Documentación susceptible de Mesa. Envío de documentación original a quien corresponda. Escritos de contestación. SUBPROCESOPROCESOGestión del Registro General. OBJETO Controlar la documentación recibida en el Registro General y ponerla a disposición de los interesados para su posterior tratamiento. CODIGOC11 EDICIÓN1 FECHA23/03/04 PROVEEDORES Parlamentarios Grupos parlamentarios Funcionarios de la Administración parlamentaria Gobierno Vasco Administraciones Públicas Ciudadanos etc... CLIENTES Preparar la documentación para presentar a la mesa RESPONSABLE DEL PROCESO

47 INDICADORES Nº documentos registrados / día. Nº documentos en formato electrónico / total documentos. Nº documentos escaneados en Secretaría del Letrado Mayor / total documentos a escanear. Nº documentos necesita contestar / mes. Tiempo medio transcurrido desde la presentación de un escrito hasta el envío de la contestación. Tiempo medio transcurrido desde la presentación de un escrito hasta el envío de documentación a los servicios correspondientes. Gestión del Registro General SUBPROCESOPROCESOGestión del Registro General.

48 VARIOS 1 UNIDAD DE SECRETARÍA DEL LETRADO MAYOR* U. DE EDICIÓN Y FOTOCOPIADO Gestión del Registro General Presentar la documentación Registrar la entrada, y solicitar formato electrónico si es posible Enviar la documentación a U. Edición y fotocopiado NOTA 1 Parlamentarios, Grupos parlamentarios, funcionarios de la Administración parlamentaria, Gobierno Vasco, Administraciones Públicas, ciudadanos, etc. Escanear la documentación Enviar la documentación Escanear la documentación Texto extenso SI Susceptible de Mesa SI Preparar la documentación para presentar a la Mesa Preparar la documentación para presentar a la Mesa SUBPROCESOPROCESOGestión del Registro General. NO ¿Necesita contestar? Escrito de contestación Archivar NO Dirigido a otros servicios SI NO SI Enviar la documentación original en papel al servicio correspondiente Recibir la documentación

49 Asistencia a la Mesa ENTRADAS Documentación relacionada con iniciativas parlamentarias. Otros escritos. Documentación asociada a la Administración parlamentaria. Acta de la reunión anterior de la Mesa. ACTIVIDADES Clasificar documentación. Preparar carpetas con documentación. Elaborar la convocatoria con el orden del día. Actualizar la actividad semanal en la web con la celebración de la reunión. Enviar documentación. Elaborar acta de la reunión. Ejecutar los acuerdos. SALIDAS Carpetas A, B, C. Orden del día y convocatoria de la reunión de la Mesa. Acta de la reunión de la Mesa. SUBPROCESOPreparar la documentación para presentar a la Mesa.PROCESOAsistencia a la Mesa. OBJETOClasificar, preparar y enviar la documentación a presentar a la Mesa. CODIGOC121 EDICIÓN1 FECHA23/03/04 PROVEEDORES Gestión del Registro General CLIENTES Asistencia a la Mesa (Ejecutar los acuerdos de la mesa) RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Nº de reuniones de la Mesa / mes. Nº de documentos presentados fuera de plazo / nº reuniones de la Mesa. Tiempo medio de antelación con que se convoca una reunión de la Mesa. Nº de veces que se entrega la documentación a los miembros de la Mesa con retraso / nº reuniones de Mesa. Tiempo medio en actualizar la base de datos de actas de la Mesa por cada reunión de ésta. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la reunión de la Mesa hasta tener actualizada la base de datos de actas de la Mesa.

50 Asistencia a la Mesa LETRADO MAYORUNIDAD DE SECRETARÍA DEL LETRADO MAYOR* MESA DEL PARLAMENTO VASCO Clasificar la documentación Preparar carpetas A, B, C 1 Celebrar la reunión de la Mesa Ejecutar los Acuerdos de Mesa Ejecutar los Acuerdos de Mesa NOTA 1 A- iniciativas parlamentarias; B- otros escritos; C- documentos asociados a la Administración parlamentaria. NOTA 2 Asignar un código a cada asunto según el tipo y cumplimentar un formulario con los datos de cada uno de los asuntos tratados. Cerrar las carpetas con: convocatoria, acta de la reunión anterior, apartados A,B,C. Enviar las carpetas a los miembros de la Mesa Elaborar el acta de la reunión de la Mesa Asuntos susceptibles de Mesa (Gestionar el Registro General ) Asuntos susceptibles de Mesa (Gestionar el Registro General ) SUBPROCESOPreparar la documentación para presentar a la Mesa.PROCESOAsistencia a la Mesa. Elaborar la convocatoria con el orden del día de la reunión de la Mesa Realizar el listado de asuntos de cada carpeta, y ordenarlos según el número del Registro de Entrada, asignándoles un número correlativo Incluir la celebración de la reunión de la Mesa en la actividad semanal en la web Confirmar la fecha y horario de la reunión de la Mesa Mantener base de datos de la mesa 2

51 ENTRADAS Comunicación por el Letrado Mayor de los acuerdos alcanzados por la Mesa ACTIVIDADES Abrir expedientes. Comunicar acuerdos y adjuntar la documentación asociada. Archivar documentación. SALIDAS Acuerdos y documentación asociada. Expedientes abiertos. SUBPROCESOEjecutar los acuerdos de la Mesa.PROCESOAsistencia a la Mesa. OBJETOCumplir lo acordado por la Mesa, enviando la información / documentación a quien corresponda. PROVEEDORES Asistencia a la Mesa (Preparar la documentación para presentar a la Mesa) CLIENTES Asistencia a la Mesa (Controlar y archivar los expedientes de la Mesa) Asistencia a Plenos y comisiones (Gestionar el Servicio de Asistencia al Pleno) Asistencia a Pleno y comisiones(Gestionar el Servicio de Asistencia a Comisiones ) Asistencia a Pleno y comisiones (Controlar y archivar los expedientes de Pleno y comisiones) Publicación de documentos oficiales (Elaborar y Difundir el BOPV) CODIGOC122 EDICIÓN1 FECHA23/03/04 RESPONSABLE DEL PROCESO Asistencia a la Mesa

52 INDICADORES Nº de expedientes abiertos en la Unidad de Secretaría del Letrado Mayor / nº reuniones de la Mesa. Tiempo medio en abrir todos los expedientes desde la celebración de la reunión de la Mesa. Nº de acuerdos / nº reuniones de la Mesa. Tiempo medio en comunicar todos los acuerdos desde la celebración de la reunión de la Mesa. Nº de errores cometidos en la comunicación de los acuerdos / nº reuniones de Mesa. SUBPROCESOEjecutar los acuerdos de la Mesa.PROCESOAsistencia a la Mesa. Asistencia a la Mesa

53 LETRADO MAYORUNIDAD DE SECRETARÍA DEL LETRADO MAYOR* Comunicar los acuerdos de la Mesa ¿Asuntos necesitan abrir expediente? NO SI Abrir expedientes NOTA La documentación es enviada a los servicios correspondientes antes de que se celebre la reunión de la Mesa, con objeto de que se puedan adelantar las actividades oportunas. En el caso de los expedientes gestionados desde la Sección de Plenos y Comisiones se enviarán los documentos originales una vez sean vistos por la Mesa. SUBPROCESOEjecutar los acuerdos de la Mesa.PROCESOAsistencia a la Mesa. Comunicar acuerdos a quien corresponda, adjuntando la documentación asociada Controlar y archivar los expedientes de la Mesa Archivar Asistencia a la Mesa

54 SUBPROCESOControlar y archivar los expedientes de la Mesa.PROCESOAsistencia a la Mesa. OBJETOGestión y archivo de los expedientes de la Mesa poniéndolos disponibles para su consulta y tratamiento. ENTRADAS Acuerdos de la Mesa. ACTIVIDADES Recibir la documentación. Archivar la documentación en carpetas y cajas, separando expedientes en curso y expedientes cerrados. Tramitar expedientes. Actualizar el historial de los expedientes. Modificar listados de expedientes en curso y expedientes cerrados. SALIDAS Expedientes actualizados en el sistema informático y en archivo físico. PROVEEDORES Asistencia a la Mesa (Ejecutar los acuerdos de la Mesa) CLIENTES CODIGOC123 EDICIÓN1 FECHA23/03/04 RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Nº de expedientes en curso al terminal el mes. Nº de expedientes cerrados al terminal el mes. Nº de modificaciones del historial de los expedientes / mes. Nº medio de modificaciones del historial de un expediente. Asistencia a la Mesa

55 UNIDAD DE SECRETARÍA DEL LETRADO MAYOR* Abrir una carpeta con la documentación del expediente Imprimir el historial del expediente, y ponerlo como carátula de la carpeta Ejecutar los Acuerdos de la Mesa (abrir expediente) Archivar en la caja de expedientes en curso. ¿Expediente cerrado? Tramitar de expedientes Imprimir el nuevo historial del expediente, y sustituir la carátula de la carpeta Archivar en la caja de expedientes cerrados NO SI SUBPROCESOControlar y archivar los expedientes de la Mesa.PROCESOAsistencia a la Mesa. Actualizar la lista de expedientes en curso Actualizar la lista de expedientes cerrados Asistencia a la Mesa

56 Asistencia a la Junta de Portavoces ENTRADAS Notificación de la convocatoria de la Junta de Portavoces por el Letrado Mayor. ACTIVIDADES Actualizar la actividad semanal en la web con la celebración de la reunión y el orden del día de la Junta de Portavoces. Preparar y enviar la convocatoria. Preparar y enviar las carpetas de documentación. Actualizar la actividad semanal en la web con la celebración de la sesión y el orden del día del Pleno. Modificar la relación de asuntos susceptibles de pleno. Elaborar el acta de la Junta de Portavoces y recoger las firmas Actualizar la base de datos de la Junta de Portavoces. Preparar y enviar el guión del pleno al Presidente. SALIDAS Convocatoria y orden del día de la reunión de la Junta de Portavoces. Acta de la reunión de la reunión de la Junta de Portavoces. Convocatoria y orden del día de la reunión del Pleno. Actualización de la base de datos de la Junta de Portavoces. Relación actualizada de asuntos susceptibles de Pleno Guión del pleno del presidente. SUBPROCESOPROCESOAsistencia a la Junta de Portavoces. OBJETOGestionar y asistir a la actividad de la Junta de Portavoces facilitando el soporte personal, documental y técnico necesario. PROVEEDORES Asistencia a la Mesa ( Ejecutar los acuerdos de la Mesa) CLIENTES Asistencia a Pleno y comisiones CODIGOC13 EDICIÓN1 FECHA23/03/04 RESPONSABLE DEL PROCESO

57 INDICADORES Nº de reuniones de la Junta de Portavoces / mes. Tiempo medio de antelación con que se convoca una reunión de la Junta de Portavoces. Tiempo medio de antelación con que se convoca una sesión del Pleno. Nº de veces que se entrega la documentación a los miembros de la Junta de Portavoces con retraso / nº reuniones de la Junta de Portavoces. Nº de veces que se entrega el guión del Pleno al Presidente con retraso / nº sesiones del Pleno. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la Junta de Portavoces hasta la actualización de la relación de asuntos susceptibles de pleno. Tiempo medio en actualizar la base de datos de de la Junta de Portavoces por cada reunión de ésta. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la reunión de la Junta de Portavoces hasta tener actualizada la base de datos de la misma. SUBPROCESOPROCESOAsistencia a la Junta de Portavoces. Asistencia a la Junta de Portavoces

58 LETRADO MAYORUNIDAD DE SECRETARÍA DEL LETRADO MAYOR* SERVICIO DE TRADUCCIONES JUNTA DE PORTAVOCES Asistencia a la Junta de Portavoces Notificar la convocatoria de la reunión de la Junta de Portavoces Recibir convocatoria, y enviarla a traducir Incluir el orden del día de la reunión de la Junta de Portavoces en la actividad semanal en la web Traducir la convocatoria Enviar fax con la convocatoria a la Secretaría del Gobierno Preparar y enviar carpetas con la documentación 1 a los miembros de la Mesa, portavoces de los grupos parlamentarios, Gobierno e intérpretes. Celebrar la reunión de la Junta de Portavoces Enviar fax con el orden del día del Pleno a la Secretaría del Gobierno Enviar el orden del día del Pleno a U. de Publicaciones Oficiales Incluir el orden del día del Pleno en la actividad semanal en la web Traducir el acta Recibir el acta traducida, dar formato en el programa de publicación y recoger firmas del Presidente y Letrado Mayor Actualizar la base de datos de la Junta de Portavoces. Anexar el acta NOTA 1 Convocatoria, acta de la reunión anterior, asuntos susceptibles de pleno, etc Informar del orden del día del Pleno Recibir el orden del día revisado (también lo recibe la Sc de Plenos y Comisiones) SUBPROCESOPROCESOAsistencia a la Junta de Portavoces. Mecanografiar el acta de la Junta de Portavoces Preparar la convocatoria Preparar escrito con el orden del día del Pleno y solicitar firma del Presidente Modificar la relación de asuntos susceptibles de Pleno Preparar el Guión del Pleno (se traduce, lo revisa el Letrado Mayor, y se envía al Presidente)

59 Asistencia al Pleno y a las Comisiones ENTRADAS Iniciativas y documentación aprobada por la Mesa Orden del día del Pleno aprobado por la Junta de Portavoces ACTIVIDADES Recibir documentación. Elaborar y distribuir el tocho del Pleno. Elaborar el índice del Pleno y enviarlo a la D. Sistemas de Información para publicar en la web la grabación de vídeo. Elaborar certificaciones. Recoger firmas. Enviar certificaciones. Ejecutar los acuerdos del Pleno. Tramitar expedientes de iniciativas. Elaborar el acta de la sesión del Pleno. Tramitar expedientes de reunión del Pleno. SALIDAS Tocho del Pleno. Índice del Pleno. Publicación en la web del vídeo de la sesión del Pleno según el índice del Pleno. Certificaciones. Expedientes de iniciativas. Expedientes de reunión del Pleno. Convocatorias y actas de reuniones. SUBPROCESOGestionar el servicio de asistencia al Pleno.PROCESOAsistencia al Pleno y a las Comisiones. OBJETO Gestionar y asistir a la actividad parlamentaria asociada a las sesiones de Pleno, facilitando el soporte personal, documental y técnico. PROVEEDORES Asistencia a la Mesa (Ejecutar los acuerdos de la Mesa) CLIENTES Publicación de documentos oficiales (Elaborar y difundir el Diario de Sesiones) Asistencia a la Junta de Portavoces. CODIGOC141 EDICIÓN1 FECHA23/03/04 RESPONSABLE DEL PROCESO

60 INDICADORES Nº de sesiones del Pleno / mes. Nº medio de iniciativas / nº sesiones del Pleno. Nº de veces que se entrega el tocho del Pleno con retraso / nº sesiones del Pleno. Nº de acuerdos del Pleno/ nº sesiones del Pleno. Tiempo medio en comunicar todos los acuerdos desde la celebración de la sesión del Pleno. Nº de errores cometidos en la comunicación de los acuerdos / nº sesiones del Pleno. Nº de certificaciones del Pleno / nº sesiones del Pleno. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la sesión del Pleno hasta la publicación de la grabación de vídeo en la web. Tiempo medio en comunicar todas las certificaciones desde la celebración de la sesión del Pleno. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la sesión del Pleno hasta anexar el acta en el expediente de reunión. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la sesión del Pleno hasta el cierre del expediente de reunión. Nº de días que se tarda en recoger las firmas SUBPROCESOGestionar el servicio de asistencia al Pleno.PROCESOAsistencia al Pleno y a las Comisiones. Asistencia al Pleno y a las Comisiones

61 U. SECRETARÍA LETRADO MAYOR PLENO SERVICIOS JURÍDICOS* SECCIÓN DE PLENOS Y COMISIONES* Sv. TRADUCCIONES/ U. PUBLICACIONES Ejecutar los acuerdos de la Mesa Ejecutar los acuerdos de la Mesa Tramitar los expedientes Traducir la documentación / iniciativas Enviar la documentación / iniciativas a traducir Celebración de la sesión del Pleno Elaborar el acta de la sesión del Pleno Recibir la grabación externa de la sesión del Pleno 1 Elaborar (Plenos y comisiones) y Difundir del Diario de Sesiones (U. Publicaciones Oficiales) Traducir el acta Recoger firmas del Presidente y Secretario de la Mesa Abrir expediente de reunión del Pleno, e incluir la convocatoria Enviar las certificaciones a quien corresponda Elaborar el índice del Pleno Elaborar las certificaciones Incluir el acta en el expediente de reunión del Pleno, y cerrar éste cuando se publique el Diario de Sesiones Tramitar los expedientes Ejecutar los acuerdos del Pleno Enviar el orden del día aprobado en la Junta de Portavoces Elaborar el tocho del Pleno y distribuirlo a los grupos parlamentarios Publicar en la web el vídeo de la sesión según el índice del Pleno (D. Sistemas Información) SUBPROCESOGestionar el servicio de asistencia al Pleno.PROCESOAsistencia al Pleno y a las Comisiones. NOTA 1 La Sección de Mantenimiento archiva las cintas de las grabaciones del Pleno. Recoger firmas Asistencia al Pleno y a las Comisiones

62 ENTRADAS Iniciativas y documentación aprobada por la Mesa. Acuerdo de fecha y orden del día entre el Presidente de la comisión y el letrado asignado. ACTIVIDADES Recibir y enviar documentación. Elaborar y enviar convocatoria. Actualizar la actividad semanal en la web con la celebración de la reunión y el orden del día. Elaborar el índice de la comisión y enviarlo a la D. Sistemas de Información para publicar en la web la grabación de vídeo. Elaborar certificaciones. Recoger firmas. Enviar certificaciones. Ejecutar los acuerdos de la comisión. Tramitar expedientes de iniciativas. Elaborar y enviar el acta de la sesión de la comisión. Tramitar expedientes de reunión de la comisión. SALIDAS Documentación de la comisión Índice de la comisión Publicación en la web del vídeo de la sesión de la comisión según el índice de la comisión. Certificaciones. Expedientes de iniciativas. Expedientes de reunión de la comisión. Convocatorias y actas de reuniones. SUBPROCESOGestionar el servicio de asistencia a las Comisiones.PROCESOAsistencia al Pleno y a las Comisiones. OBJETO Gestionar y asistir a la actividad parlamentaria asociada a las sesiones de Comisiones, facilitando el soporte personal, documental y técnico. PROVEEDORES Asistencia a la Mesa ( Ejecutar los acuerdos de la Mesa) CLIENTES Publicación de documentos oficiales (Elaborar y difundir del Diario de Comisiones) CODIGOC142 EDICIÓN1 FECHA23/03/04 RESPONSABLE DEL PROCESO Asistencia al Pleno y a las Comisiones

63 INDICADORES Nº de sesiones de comisiones / año. Nº medio de iniciativas de comisiones / nº sesiones de comisiones. Nº de veces que se convocan las comisiones con retraso / nº sesiones de comisiones. Nº de acuerdos de Comisiones / nº sesiones de comisiones. Tiempo medio en comunicar todos los acuerdos desde la celebración de la sesión de una comisión. Nº de errores cometidos en la comunicación de los acuerdos / nº sesiones de comisiones. Nº de certificaciones de Comisiones/ nº sesiones de comisiones. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la sesión de una comisión hasta la publicación de la grabación de vídeo en la web. Tiempo medio en comunicar todas las certificaciones desde la celebración de la sesión de una comisión. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la sesión de una comisión hasta anexar el acta en el expediente de reunión. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la sesión de una comisión hasta el cierre del expediente de reunión. SUBPROCESO Gestionar el servicio de asistencia a las Comisiones. PROCESOAsistencia al Pleno y a las Comisiones. Asistencia al Pleno y a las Comisiones

64 U. SECRETARÍA LETRADO MAYOR COMISIONES SERVICIOS JURÍDICOS* SECCIÓN DE PLENOS Y COMISIONES* Sv. TRADUCCIONES / U. PUBLICACIONES Ejecutar los acuerdos de Mesa Ejecutar los acuerdos de Mesa Tramitar los expedientes Traducir la documentación / iniciativas Enviar la documentación / iniciativas a traducir Celebración de la sesión de la comisión Elaborar el acta de la sesión de la comisión Recibir la grabación externa de la sesión y archivarla hasta fin de la legislatura Elaborar (Plenos y comisiones) y Difundir del Diario de Comisiones (U. Publicaciones Oficiales) Traducir el acta Recoger firma del Letrado asignado y enviarla por correo electrónico al Gobierno y grupos parlamentarios Abrir expediente de reunión de la comisión, e incluir la convocatoria Enviar las certificaciones a quien corresponda Elaborar el índice de la comisión Elaborar las certificaciones Incluir el acta en el expediente de reunión de la Comisión, y cerrar éste cuando se publique el Diario de Comisiones 1 Tramitar los expedientes Ejecutar los acuerdos de la comisión El presidente de la comisión y el letrado asignado acuerdan fecha y orden del día de la sesión Publicar en la web el vídeo de la sesión según el índice de la comisión (D. Sistemas Información) Enviar correo electrónico a los grupos parlamentarios con la documentación o el enlace a la ubicación en la web de la misma. Elaborar convocatoria con el orden del día Traducir convocatoria Enviar la convocatoria al Gobierno Vasco y grupos parlamentarios, e incluirla en la actividad semanal en al web SUBPROCESOGestionar el servicio de asistencia a las Comisiones.PROCESOAsistencia al Pleno y a las Comisiones. NOTA 1 Una vez aprobada el acta en la sesión siguiente de la Comisión, se envía al Presidente y Secretario de la misma para que la firmen electrónicamente, y luego se incluye en el expediente de reunión sustituyendo a la existente. Recoger firmas Asistencia al Pleno y a las Comisiones

65 SUBPROCESO Controlar y archivar los expedientes de Pleno y Comisiones. PROCESOAsistencia al Pleno y a las Comisiones. OBJETOGestión y archivo de los expedientes de Pleno y Comisiones poniéndolos disponibles para su consulta y tratamiento. ENTRADAS Acuerdos de la Mesa. Actas de las sesiones de Pleno y Comisiones. ACTIVIDADES Recibir la documentación. Abrir expedientes. Archivar la documentación en carpetas y cajas, separando expedientes en curso y expedientes cerrados. Tramitar expedientes. Actualizar el historial de los expedientes. Modificar listados de expedientes en curso y expedientes cerrados. SALIDAS Expedientes actualizados en el sistema informático y en archivo físico. PROVEEDORES Asistencia a la Mesa ( Ejecutar los acuerdos de la Mesa) CLIENTES CODIGOC143 EDICIÓN1 FECHA23/03/04 RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Nº de expedientes abiertos en la Sección de Plenos y Comisiones / mes. Nº de expedientes en curso al terminar el mes. Nº de expedientes cerrados al terminar le mes. Nº de modificaciones del historial de los expedientes / mes. Nº medio de modificaciones del historial de un expediente. Asistencia al Pleno y a las Comisiones

66 SECCIÓN DE PLENOS Y COMISIONES* Abrir una carpeta con la documentación del expediente Imprimir el historial del expediente, y ponerlo como carátula de la carpeta Ejecutar los Acuerdos de la Mesa Archivar en la caja de expedientes en curso. ¿Expediente cerrado? Tramitar los expedientes Imprimir el nuevo historial del expediente, y sustituir la carátula de la carpeta Archivar en la caja de expedientes cerrados NO SI Actualizar la lista de expedientes en curso Actualizar la lista de expedientes cerrados SUBPROCESO Controlar y archivar los expedientes de Pleno y Comisiones. PROCESOAsistencia al Pleno y a las Comisiones. Actas de las sesiones de Plenos y Comisiones Abrir expedientes 1 NOTA 1 En general, la Unidad de Secretaría del Letrado Mayor es la responsable de abrir los expedientes, excepto cierto tipo de expedientes que se abren en la Sección de Plenos y Comisiones, como por ejemplo las solicitudes de comparecencia a petición de grupo, solicitudes de comparecencia a petición de comisión, asuntos no relacionados con iniciativas parlamentarias y otros escritos. Asistencia al Pleno y a las Comisiones

67 Publicación de documentos oficiales ENTRADAS Documentación sujeta a publicación en el Boletín Oficial del Parlamento Vasco. ACTIVIDADES Recibir documentación. Preparar documentos y enviar a traducción. Componer el Boletín según acuerdos de Mesa y Pleno. Vincular y Publicar en la web el Boletín Oficial. Comunicar la publicación. Distribuir copias del Boletín Oficial. Trocear el Boletín Oficial y alimentar la base de datos. Archivar los textos. SALIDAS Boletín Oficial del Parlamento Vasco en papel y en la web. Documentos a publicar en el BOPV SUBPROCESO Elaborar y Difundir el Boletín Oficial del Parlamento Vasco. PROCESOPublicación de documentos oficiales OBJETOElaborar y difundir el Boletín Oficial del Parlamento Vasco. PROVEEDORES Asistencia a la Mesa ( Ejecutar los acuerdos de la Mesa) CLIENTES CODIGOC151 EDICIÓN1 FECHA23/03/04 RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Nº de Boletines publicados/ mes Nº medio de asuntos incluidos en cada Boletín Nº medio de páginas en cada Boletín Tiempo medio empleado en la corrección y traducción de un Boletín Nº de copias en papel enviadas por cada Boletín Nº de iniciativas enviadas fuera del Plazo para su publicación/ Nº de iniciativas totales Nº de Boletines publicados con retrasos/ Nº de Boletines publicados Tiempo medio transcurrido desde que se publica el Boletín hasta que se actualiza la base de datos del mismo

68 U. SECRETARÍA LETRADO MAYOR / Sc PLENOS Y COMISIONES UNIDAD DE PUBLICACIONES OFICIALES*SERVICIO DE TRADUCCIONES Publicación de documentos oficiales Ejecutar los acuerdos de la Mesa Enviar la documentación 1 en papel y en formato electrónico Recibir la documentación sujeta a publicación Preparar documentos y enviarlos al Sv Traducciones Recibir la documentación en papel y vía mail Corregir el original Distribuir a traductores Corregir los textos traducidos Recibir los textos traducidos vía mail y el original en papel Recibir los acuerdos de Mesa y Pleno Elaborar un documento por cada iniciativa a doble columna (bilingüe) en el programa de publicación Enviar el mail comunicando publicación Enviar el Boletín a U. Edición y Fotocopiado Distribuir el Boletín Archivar los textos NOTA 1 Aunque la mayor parte de la documentación procede de la Unidad de Secretaría del Letrado Mayor, algunos documentos son enviados por la Sección de Plenos y Comisiones: Acuerdos de Pleno, comparecencias en Comisión, etc Añadir la relación de iniciativas en curso Elaborar índice Recibir la copia en papel, y revisar / modificar Enviar el índice a U. Secretaría del Letrado Mayor, y el texto completo a la Sc Plenos y Comisiones Vincular el documento e introducirlo en la web A SUBPROCESO Elaborar y Difundir el Boletín Oficial del Parlamento Vasco. PROCESOPublicación de documentos oficiales Componer el Boletín Solicitar copias a U. Edición y Fotocopiado Continúa en pág siguiente Trocear el Boletín, y alimentar la base de datos B Enmaquetar el Boletín Enviar a Gobierno los acuerdos a publicar en el BOPV

69 U. SECRETARÍA LETRADO MAYOR UNIDAD DE PUBLICACIONES* UNIDAD DE EDICIÓN Y FOTOCOPIADO SERVICIO DE TRADUCCIONES Publicación de documentos oficiales ¿Proyecto de Ley? Enviar la documentación del Gobierno / Ararteko 1 Preparar en el programa de publicación Recibir la copia en papel del Proyecto de Ley Corregir la copia en papel en castellano y Euskera Introducir modificaciones NO SI Elaborar un documento con el decreto y el índice y enviar a la U. Edición y Fotocopiado NOTA 1 Proyectos de Ley, y otros documentos: planes, informes, etc, que están en bilingüe y normalmente encuadernados. Limpiar el documento (cabeceras, pies, etc), dar forma, añadir encabezado y pie, etc. B A Enviar copia en papel de la Publicación del Proyecto de Leyal Sv. Traducciones Formular propuesta de modificación del proyecto de ley en Castellano y Euskera SUBPROCESO Elaborar y Difundir el Boletín Oficial del Parlamento Vasco. PROCESOPublicación de documentos oficiales Continúa en pág anterior BA

70 ENTRADAS Relación de asuntos concluidos. ACTIVIDADES Extraer la relación de asuntos concluidos de la base de datos. Elaborar y dar forma al documento. Vincular y publicar en la web. Comunicar la publicación. SALIDAS Suplemento del Boletín Oficial del Parlamento Vasco en la web. SUBPROCESO Elaborar y difundir el Suplemento del Boletín Oficial del Parlamento Vasco. PROCESO Elaboración y difusión de las Publicaciones Oficiales del Parlamento Vasco. OBJETOElaborar y difundir el Suplemento del Boletín Oficial del Parlamento Vasco. NOTA Todas las actividades son realizadas de forma secuencial por la Unidad de Publicaciones Oficiales. PROVEEDORES Asistencia a Plenos y Comisiones (Controlar y Archivar los Expedientes de Plenos y Comisiones) CLIENTES CODIGOC152 EDICIÓN1 FECHA23/03/04 RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Nº de Suplementos del Boletín publicados / año. Nº de asuntos concluidos / mes. Publicación de documentos oficiales

71 SUBPROCESO Elaborar y difundir el Suplemento del Boletín Oficial del Parlamento Vasco. PROCESO Elaboración y difusión de las Publicaciones Oficiales del Parlamento Vasco. UNIDAD DE PUBLICACIONES OFICIALES* Elaborar y dar forma al documento Elaborar índice y vicularlo al documento Publicar en la Web Comunicar la publicación Extraer la relación de asuntos concluidos de la base de datos Publicación de documentos oficiales

72 ENTRADAS Grabación de las sesiones del Pleno. ACTIVIDADES Transcribir la grabación de las sesiones del Pleno. Corregir la transcripción. Publicar en la web la transcripción original corregida. Enviar la transcripción corregida a traducción externa. Recibir y corregir la traducción externa. Dar forma a los documentos y componer el Diario de Sesiones. Vincular y Publicar en la web el Diario de Sesiones definitivo. Comunicar la publicación del Diario de Sesiones definitivo. Distribuir las copias del Diario de Sesiones. Trocear el Diario de Sesiones y alimentar la base de datos. Archivar los textos. SALIDAS Diario de Sesiones en papel y en la web. SUBPROCESOElaborar y Difundir el Diario de Sesiones.PROCESOPublicación de documentos oficiales OBJETOElaborar y difundir el Diario de Sesiones. PROVEEDORES Asistencia a Pleno y a las comisiones (Gestionar el Servicio de Asistencia al Pleno) CLIENTES CODIGOC153 EDICIÓN1 FECHA23/03/04 RESPONSABLE DEL PROCESO Publicación de documentos oficiales

73 INDICADORES Nº de sesiones del Pleno / mes. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la sesión del Pleno hasta la publicación de la transcripción original corregida en la web. Tiempo medio empleado en la corrección de la transcripción de una sesión del Pleno. Tiempo medio empleado en la traducción externa de una sesión del Pleno. Tiempo medio empleado en la corrección de la traducción de una sesión del Pleno. Tiempo medio trascurrido desde la celebración de la sesión del Pleno hasta la publicación del Diario de Sesiones en la web. Tiempo medio trascurrido desde la publicación del Diario de Sesiones hasta que está actualizada la base de datos del mismo. Nº de Diarios de Sesiones publicados con retraso superior a un mes de su celebración / nº de sesiones del Pleno. Nº de Diarios de Sesiones pendientes de publicar al terminar cada uno de los dos períodos de sesiones. Nº de Diarios de Sesiones pendientes de publicar al comenzar cada uno de los dos períodos de sesiones. Nº medio de páginas de un Diario de Sesiones. Nº de copias en papel enviadas de cada Diario de Sesiones. SUBPROCESOElaborar y difundir el Diario de Sesiones.PROCESOPublicación de documentos oficiales

74 Sc DE PLENOS Y COMISIONES UNIDAD DE PUBLICACIONES OFICIALES*SERVICIO DE TRADUCCIONES Transcribir las grabaciones de las sesiones del Pleno Corregir la transcripción (castellano y euskera) Elaborar un único documento con las transcripciones de una sesión del Pleno Remitir el texto a traductores externos Recibir la traducción externa Revisar la traducción, elaborar el índice y enviar a publicaciones Recibir el texto original y la traducción Componer el Diario de Sesiones definitivo Enviar el Diario de Sesiones a U. Edición y Fotocopiado Distribuir el Diario de Sesiones Enviar el mail comunicando publicación Devolver la copia en papel, y revisar / modificar Solicitar copias a U. Edición y Fotocopiado Vincular el Diario de Sesiones y sustituir en la web el Diario Provisional por el Definitivo SUBPROCESOElaborar y difundir el Diario de Sesiones.PROCESOPublicación de documentos oficiales Recibir las transcripciones en formato electrónico Trocear el Diario de Sesiones, y alimentar la base de datos Archivar los textos Publicación de documentos oficiales Recibir la Transcripción corregida Publicar en la Web el Diario de Sesiones provisional

75 ENTRADAS Grabación de las sesiones de las Comisiones. ACTIVIDADES Transcribir la grabación de las sesiones de comisiones. Publicar en la web la transcripción sin corregir. Corregir la transcripción. Recibir la transcripción corregida. Publicar en la web el Diario de Comisiones, sustituyendo la transcripción sin corregir. Comunicar la publicación. Distribuir las copias del Diario de Comisiones. Trocear el Diario de Comisiones y alimentar la base de datos. SALIDAS Diario de Comisiones en papel y en la web. SUBPROCESOElaborar y difundir el Diario de Comisiones.PROCESOPublicación de documentos oficiales OBJETOPublicar el Diario de Comisiones haciendo accesible la transcripción de las sesiones de las distintas comisiones. NOTA Todas las actividades son realizadas de forma secuencial por la Sección de Plenos y Comisiones, excepto la corrección de la transcripción que la realiza el Servicio de Traducciones. PROVEEDORES Asistencia a Pleno y a las comisiones (Gestionar el Servicio de Asistencia a las comisiones) CLIENTES CODIGOC154 EDICIÓN1 FECHA23/03/04 RESPONSABLE DEL PROCESO Publicación de documentos oficiales

76 INDICADORES Nº de sesiones de comisiones / año. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la sesión de una comisión hasta la publicación de la transcripción sin corregir en la web. Tiempo medio empleado en la corrección de una sesión de una comisión. Tiempo medio trascurrido desde la celebración de la sesión de una comisión hasta la publicación del Diario de Comisiones en la web. Tiempo medio trascurrido desde la publicación del Diario de Comisiones hasta que está actualizada la base de datos del mismo. Nº de Diarios de Comisiones publicados con retraso superior a un mes de su celebración / nº de sesiones de comisiones. Nº de Diarios de Comisiones pendientes de publicar al terminar cada uno de los dos períodos de sesiones. Nº de Diarios de Comisiones pendientes de publicar al comenzar cada uno de los dos períodos de sesiones. Nº medio de páginas de un Diario de Comisiones. Nº de copias en papel enviadas de cada Diario de Comisiones. SUBPROCESOElaborar y difundir el Diario de Comisiones.PROCESOPublicación de documentos oficiales

77 MANTENIMIENTOSc DE PLENOS Y COMISIONES*SERVICIO DE TRADUCCIONES SUBPROCESOElaborar y difundir el Diario de Comisiones.PROCESOPublicación de documentos oficiales Grabaciones de las sesiones de comisiones Transcribir la grabación de las sesiones de Comisiones Publicar en la web la transcripción sin corregir Corregir la transcripción Publicar en la web el Diario de Comisiones, sustituyendo la transcripción sin corregir. Comunicar la Publicación Distribuir las copias del diario de Comisiones Trocear el Diario de Comisiones, y alimentar la base de datos Archivar los textos Recibir la transcripción corregida Publicación de documentos oficiales

78 Gestión de peticiones de información parlamentaria ENTRADAS Recepción de peticiones de información. ACTIVIDADES Recibir la petición. Buscar información. Contestar verbalmente o preparar documentación y enviarla. SALIDAS Contestación a la petición. Documentación. SUBPROCESOPROCESOGestión de peticiones de información parlamentaria. OBJETO Informar, aclarar dudas y facilitar documentación en relación a la actividad parlamentaria a los Parlamentarios, Grupos Parlamentarios y Gobierno Vasco. PROVEEDORES Parlamentarios Grupos parlamentarios Gobierno Vasco Administración interna CLIENTES CODIGOC16 EDICIÓN1 FECHA23/03/04 RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Nº de peticiones de información parlamentaria / mes. Tipología de peticiones??? Porcentaje de peticiones solucionadas en el momento. Porcentaje de respuestas necesitan respuesta oral posterior. Porcentaje de respuestas por escrito. Porcentaje de respuestas que se pueden resolver en la web del Parlamento Vasco. Nº de consultas realizadas a otros servicios para solucionarlas. Nº de consultas que necesitan acudir al Servicio de Archivo y Publicaciones no oficiales.

79 VARIOS 1 SECCIÓN DE PLENOS Y COMISIONES* SERVICIO DE ARCHIVO Y PUBLICACIONES NO OFICIALES Solicitar información Tomar los datosRecibir la petición NOTA 1 Parlamentarios, Grupos parlamentarios, Gobierno Vasco, Administración interna. ¿Información de legislatura en curso? Buscar información Contestar verbalmente ¿Asesoramiento verbal? SI NO SI SUBPROCESOPROCESOGestión de peticiones de información parlamentaria. Consultar y pedir al Servicio de Archivo y Publicaciones no Oficiales Buscar y proporcionar información Preparar y enviar la documentación Gestión de peticiones de información parlamentaria

80 Asistencia a la Junta Electoral ENTRADAS Documentación enviada a la Junta Electoral. ACTIVIDADES Registrar informáticamente la documentación. Elaborar orden del día y convocatoria. Clasificar la documentación según orden del registro de entrada. Enviar la documentación a los miembros de la Junta Electoral. Ejecutar los acuerdos. Registrar la salida de documentación y archivarla. SALIDAS Documentación asociada a la Junta Electoral. Acuerdos de la Junta Electoral. SUBPROCESOPROCESOAsistencia a la Junta Electoral. OBJETOGestionar y asistir a la actividad de la Junta Electoral facilitando el soporte personal, documental y técnico necesario. NOTA La sede de la Junta Electoral es el Parlamento Vasco y el Secretario de la misma es el Letrado Mayor, por lo que todas las actividades asociadas a la asistencia a la Junta Electoral son realizadas por la Secretaría del Letrado Mayor. PROVEEDORES ? CLIENTES CODIGOC17 EDICIÓN1 FECHA23/03/04 RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Nº de reuniones en período electoral. Nº medio de documentos presentados por cada reunión. Nº de acuerdos de la Junta Electoral por cada reunión. Tiempo medio en comunicar todos los acuerdos desde la celebración de la reunión de la Junta Electoral. Nº de errores cometidos en la comunicación de los acuerdos / nº sesiones del Pleno.

81 Asistencia a la Junta Electoral SECRETARIA DEL LETRADO MAYOR* SUBPROCESOPROCESOAsistencia a la Junta Electoral. Elaborar orden del día y convocatoria Registrar la documentación Clasificar la documentación 1 NOTA 1 Según orden del Registro de Entrada Ejecutar acuerdos Enviar documentación a los miembros de la junta electoral Archivar la documentación Registrar la salida de la documentación

82 Asistencia a la Comisión Arbitral ENTRADAS Documentación enviada a la comisión Arbitral. ACTIVIDADES Registrar en el libro correspondiente la entrada y salida de documentación. Enviar por fax la documentación recibida a la Secretaria de la Comisión Arbitral. Preparar y coordinar con la Unidad de de Protocolo, Prensa y Servicios Auxiliares y la Sección de Coordinación de Seguridad la celebración de las reuniones: sala, accesos al parlamento, etc. Proporcionar la documentación que soliciten durante las reuniones. SALIDAS Documentación asociada a la Comisión Arbitral. SUBPROCESOPROCESOAsistencia a la Comisión Arbitral. OBJETOGestionar y asistir la actividad de la Comisión Arbitral facilitando el soporte personal, documental y técnico necesario. NOTA La sede de la Comisión Arbitral es el Parlamento Vasco, por lo que todas las actividades asociadas a la asistencia a la misma son realizadas por la Secretaría del Letrado Mayor. PROVEEDORES Gobierno Local Gobierno provincial Gobierno autonómico CLIENTES Secretaría de la comisión arbitral CODIGOC18 EDICIÓN1 FECHA23/03/04 RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Nº de reuniones / año. Nº medio de documentos presentados por cada reunión. Tiempo empleado en asuntos relacionados con la Junta Arbitral.

C2. Servicios Jurídicos

84 Inventario de procesos de Servicios Jurídicos Elaborar informes jurídicos Asistencia legal El proceso de Servicios Jurídicos engloba todas las actividades asociadas al asesoramiento juridico y técnico a la Junta, los Plenos y Comisiones, así como representar y defender legalmente el Parlamento Vasco ante terceros. Asesoría Jurídica Representación Procesal

85 ENTRADAS Iniciativa que da lugar a la solicitud de informe. Documentación que aporta la Dirección de Estudios. ACTIVIDADES Asignar informe a letrados Elaborar el informe Aprobar informe Enviar informe al solicitante Archivar copia, integrar en el expediente y remisión a la web. SALIDAS Informe elaborado SUBPROCESOPROCESOElaborar informes jurídicos OBJETOElaborar los informes jurídicos que soliciten los órganos parlamentarios. CODIGOC21 EDICIÓN1 FECHA02/07/04 PROVEEDORES Órganos Parlamentarios CLIENTES Órganos Parlamentarios Estudios Plenos y Comisiones RESPONSABLE DEL PROCESO Responsable de Archivo INDICADORES Elaborar informes jurídicos DOCUMENTACIÓN RELACIONADA Normas de la presidencia del Parlamento sobre la forma de presentación de informes jurídicos ante los órganos de la Cámara

86 ORGANOS PARLAMENTARIOSLETRADO MAYORSERVICIOS JURÍDICOS SUBPROCESOPROCESOElaborar informes jurídicos Asignar informe a letrado Elaborar informe Aprobar informe Archivar copia del informe Informe Original al Solicitante Remisión a pagina web Solicitar el Informe

87 ENTRADAS Iniciativa que da lugar a la solicitud de informe ACTIVIDADES SALIDAS Informe elaborado SUBPROCESOAsesoría JurídicaPROCESOAsistencia Legal OBJETOProporcionar asistencia jurídica a los distintos órganos parlamentarios CODIGOC221 EDICIÓN1 FECHA02/07/04 PROVEEDORES Órganos Parlamentarios CLIENTES Órganos Parlamentarios RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Asistencia Legal NOTA Por la Casuística de este subproceso y por la falta de evidencias no es posible diagramarlo.

88 ENTRADAS Documentación relacionada con el asunto Documentación de Estudios ACTIVIDADES Personamiento Procesal Designar representante de Servicios Jurídicos del recurso Tramitar el Recurso ante los tribunales Informar a la Mesa Asesorar SALIDAS Escritos forenses Asesoramiento prestado SUBPROCESORepresentación ProcesalPROCESOAsistencia Legal OBJETODefender ante los tribunales al Parlamento Vasco y a los órganos parlamentarios PROVEEDORES Órganos Parlamentarios CLIENTES Órganos Parlamentarios CODIGOC222 EDICIÓN1 FECHA02/07/04 RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES Asistencia Legal

89 MESASERVICIOS JURÍDICOS SUBPROCESORepresentación ProcesalPROCESOAsistencia Legal Personamiento Procesal Designación Representante 1 Acudir a Tribunales NOTA 1 La mesa delega en el Presidente la Designación del Representante y para ello, éste consulta al Letrado Mayor Documentación relacionada con el Recurso Dar cuenta de actuaciones

C3. Estudios

91 Inventario de procesos de Estudios Gestión Física de la Colección de la Biblioteca Gestión del Archivo General El proceso de Estudios engloba todas las actividades asociadas a dar servicio al Cliente Interno y Externo, además de organizar, gestionar, custodiar, inventariar y catalogar la base documental del Parlamento Vasco Acceso al documento Información Gestión de la Colección Legislativa Servicios al Usuario Publicación de documentos no oficiales

92 Gestión del Archivo General ENTRADAS Documentación generada durante la legislatura ACTIVIDADES Recepcionar la documentación Registrar la documentación Archivar la documentación SALIDAS Documentación Archivada. SUBPROCESOPROCESOGestión de Archivo General OBJETOGestionar, Archivar y Custodiar la documentación parlamentaria generada durante las legislaturas CODIGOC31 EDICIÓN1 FECHA16/09/04 PROVEEDORES Registro General Sección de Plenos y Comisiones Todas las Direcciones CLIENTES RESPONSABLE DEL PROCESO Responsable de Archivo INDICADORES

93 Gestión del Archivo General Registrar la documentación SUBPROCESOPROCESOGestión del Archivo General Archivar Recepcionar la documentación Documentación generada durante la legislatura Intervención de la Información Parlamentaria y Administrativa PLENOS Y COMISIONES INFORMATICA SERVICIO DE ARCHIVO Y PUBLICACIONES NO OFICIALES

94 Gestión Física de la Colección de Biblioteca ENTRADAS Necesidad de adquirir e incorporar nuevo material bibliográfico ACTIVIDADES Seleccionar el Material Bibliográfico Comprobar los materiales seleccionados Comprar Registrar en CATALOGO Poner a disposición del Usuario SALIDAS Factura de proveedores Material bibliográfico SUBPROCESOPROCESOGestión Física de la Colección de Biblioteca OBJETOAdquirir y organizar el material documental de la biblioteca de la Administración del Parlamento Vasco PROVEEDORES Librerías Gobierno Vasco Donaciones CLIENTES Todos los clientes internos y externos que soliciten la lectura de colecciones de biblioteca CODIGOC32 EDICIÓN1 FECHA16/09/04 RESPONSABLE DEL PROCESO Servicio de Biblioteca INDICADORES

95 SERVICIO DE BIBLIOTECA SUBPROCESOPROCESOGestión Física de la Colección de Biblioteca. Seleccionar el material bibliográfico (Monografías y Revistas) Comprobar los materiales seleccionados en el CATALOGO y en la BASE DE DATOS DE PEDIDOS Gestión Física de la Colección de Biblioteca Gestión de Compras en Biblioteca Gestión de Compras en Biblioteca Sellar, Poner nº registro y nº ejemplar en la monografía Registrar los datos bibliográficos mínimos en CATÁLOGO Sellar la Revista Sellar y registrar la entrada del boletín Registrar en CATÁLOGO (modulo de Gestión) A B Suscripción a Publicaciones Oficiales Fotocopiar índices de los boletines Pasar copias a Documentación Archivar 1 Sellar y registrar la entrada del CD Comprobar los CD y Expurgar el papel 1 Los boletines del gobierno se mantienen 1 año antes de archivo en depósito y los de Parlamentos se bajan a archivo periódicamente. C Continúa en pág siguiente

96 SERVICIO DE BIBLIOTECA SUBPROCESOPROCESOGestión Física de la Colección de Biblioteca. Poner la Signatura al libro y colocar el tejuelo Poner a disposición del Usuario Poner a disposición de Usuario en Sala Encuadernar anualmente los números de cada revista Archivar Gestión Física de la Colección de Biblioteca A B Catalogar el Libro - Descripción bibliográfica - Análisis del Contenido Expurgar Mantener el fondo histórico C Archivar en Depósito Registrar en CATÁLOGO Continúa en pág anterior A BC

97 Servicios al Usuario ENTRADAS Solicitud de información Inicio de un proyecto de Ley Petición de una comisión o ponencia ACTIVIDADES Analizar la Solicitud de Petición de Información Canalizar la información Seleccionar la fuente y determinar los criterios de búsqueda Realizar la búsqueda Elaborar el informe SALIDAS Información Facilitada: - Documentación referenciada: listados o bibliografías elaboradas, Links a Internet, listados de legislación jurisprudencia - Documentos que contengan la Información requerida - Textos seleccionados - Posibles Estudios SUBPROCESOInformación (Bibliografía y Documentación)PROCESOServicios al Usuario OBJETOProporcionar al usuario información requerida, y necesaria para la realización de sus tareas o de la elaboración de sus trabajos. PROVEEDORES Administración interna Parlamentarios Grupos parlamentarios Aquellas personas y organismos que necesiten información CLIENTES Administración interna Parlamentarios Grupos parlamentarios Aquellas personas y organismos que necesiten información CODIGOC331 EDICIÓN1 FECHA16/09/04 RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES

98 USUARIO SERVICIO DE BIBLIOTECA/SERVICIO DE DOCUMENTACIÓN/ SERVICIO DE ARCHIVO Y PUBLICACIONES NO OFICIALES SUBPROCESOInformaciónPROCESOServicios al Usuario Canalizar información según el tipo Servicios al Usuario Solicitud de información 1 Analizar la solicitud: - Determinar el tipo - Identificar el asunto Seleccionar Fuente de información a utilizar Determinar criterios de búsqueda Realizar la búsqueda Elaborar el informe u obtener el documento Entregar el informe o documentación al usuario Publicar en la Web 2 1 Puede ser presencial, telefónica o vía mail 2 Únicamente para el caso de los dosieres y las Notas documentales Petición de comisiones o ponencias/ Inicio de Proyecto de Ley

99 ENTRADAS Solicitud de documentos: - Préstamo de una obra - Reproducción de parte de un documento ACTIVIDADES Ver diagrama de flujo adjunto SALIDAS Documento solicitado: -Documentación original - Copia del documento SUBPROCESOAcceso al documentoPROCESOServicios al Usuario OBJETOProporcionar al usuario el material bibliográfico o documentos que necesite. PROVEEDORES Todas las personas que soliciten material bibliográfico. CLIENTES Administración interna Parlamentarios Grupos parlamentarios Aquellas personas y organismos que necesiten material bibliográfico propio o externo CODIGOC332 EDICIÓN1 FECHA16/09/04 RESPONSABLE DEL PROCESO Servicios al Usuario INDICADORES Circulación: Uso de la Colección Solicitudes no cubiertas por el fondo bibliográfico

100 USUARIOSERVICIO DE BIBLIOTECA SUBPROCESOAcceso al documentoPROCESOServicios al Usuario ¿Está en CATALOGO? Tramitar solicitud del documento Recepcionar el documento SI NO Solicitud de información Localizar el documento Realizar copias Cobrar copias 1 Entregar a usuario Entregar el documento para consulta en Sala Prestar el documento Recepcionar el documento Localizar la obra Entregar para consulta al usuario PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO FUENTES ELECTRÓNICAS Imprimir el documento Entregar a usuario Colocar el documento en el estante Devolver el libro a la biblioteca originaria Servicios al Usuario 1 Cuando sea necesario

101 ENTRADAS Ley Nueva BOE/ BOPV (Desarrollo de Ley, modificaciones de decretos de desarrollo, recursos inconstitucionales...) ACTIVIDADES Recepcionar los textos Formatear el documento Enviar a sistemas para su publicación en la web SALIDAS Documentación publicada en la Web SUBPROCESOGestión de la Colección LegislativaPROCESOServicios al Usuario OBJETOPoner a disposición del Usuario la colección legislativa del Parlamento Vasco PROVEEDORES Parlamentos CLIENTES Usuarios de la Web CODIGOC333 EDICIÓN1 FECHA16/09/04 RESPONSABLE DEL PROCESO Servicios al Usuario INDICADORES

102 PLENOS Y COMISIONESSERVICIO DE ARCHIVO Y PUBLICACIONES NO OFICIALES DIRECCIÓN DE SITEMAS DE INFORMACIÓN SUBPROCESOGestión de la Colección LegislativaPROCESOServicios al Usuario Recepcionar los textos Análisis de modificaciones de la ley actual Servicios al Usuario Ley Nueva o modificaciones Formatear el documento Enviar el texto para intruducir en la web Introducir el texto en la web

103 ENTRADAS Acuerdo de Mesa ACTIVIDADES Recepcionar textos Revisar y corregir Componer Realizar propuesta de adjudicación a mesa Recepcionar los libros, revisar y corregir Distribuir SALIDAS Publicación no oficial SUBPROCESOPROCESOPublicaciones no oficiales OBJETOElaborar, publicar y distribuir la publicaciones no oficiales del Parlamento Vasco. PROVEEDORESCLIENTES CODIGOC34 EDICIÓN1 FECHA16/09/04 RESPONSABLE DEL PROCESO Publicaciones no oficiales INDICADORES

104 SERVICIO DE ARCHIVO Y PUBLICACIONES NO OFICIALESMESA SUBPROCESOPublicaciones no oficialesPROCESOServicios al Usuario Recepcionar los textos Revisar y Corregir los textos Componer y Formatear los textos Pedir presupuestos a imprentas Realizar la propuesta de adjudicación Ejecutar los acuerdos de mesa Distribuir los textos Servicios al Usuario Solicitud de Publicación no oficial Revisar y corregir Recepcionar los libros de imprenta

3. Procesos Apoyo

A1. Gestión Económico Financiera

107 Inventario de procesos de Gestión Económico-Financiera Gestión presupuestaria Gestión Contable El proceso de Gestión Económico Financiera engloba la gestión de toda la actividad económica y presupuestaria, así como el pago de facturas que se genera por la actividad del Parlamento Vasco. Contabilidad de gastos Fiscalización del Gasto Elaboración y aprobación del presupuesto Liquidación del Presupuesto

108 Gestión Presupuestaria ENTRADAS Escrito a los directores requiriendo propuestas presupuestarias ACTIVIDADES Comunicar a las Direcciones. Elaborar propuestas presupuestarias Entregar propuestas presupuestarias Elaborar el proyecto de presupuesto Elevar y Exponer el proyecto de presupuesto a la Mesa Aprobar y Elevar a la Comisión el proyecto de presupuesto para su aprobación definitiva SALIDAS Presupuesto aprobado SUBPROCESOElaboración y aprobación del presupuestoPROCESOGestión presupuestaria OBJETOPreparar la información necesaria para la elaboración y aprobación del proyecto de presupuesto CODIGOA111 EDICIÓN1 FECHA18/02/05 PROVEEDORES Intervención General Mesa (Directrices) CLIENTES Direcciones RESPONSABLE DEL PROCESO Mesa INDICADORES Cumplimiento del presupuesto aprobado Cumplimiento del Reglamento de la cámara Eficacia, transparencia y justificación de los presupuestos departamentales

109 INTERVENCIÓN GENERALDIRECCIONESMESA Comunicar directrices a las Direcciones SUBPROCESOElaboración y aprobación del presupuestoPROCESOGestión Presupuestaria Elaborar propuestas presupuestarias Entregar las propuestas presupuestarias Elaborar el proyecto de presupuesto Aprobar y Elevar a la Comisión el proyecto de presupuesto Informar a la Comisión de Urgencia Legislativa, Reglamento y Gobierno para aprobación definitiva Elevar y Exponer proyecto de presupuesto a la Mesa

110 Gestión Presupuestaria ENTRADAS Informe, petición o VºBº ACTIVIDADES Enviar informe o solicitud a intervención. Incorporar el presupuesto correspondiente si procede Elaborar Informe que confirme la existencia o no de consignación presupuestaria suficiente para aceptar el compromiso económico. Indicar la forma de adjudicación mas idónea (compra directa, concurso, petición de ofertas...). Asumir y ordenar gasto SALIDAS Presupuesto ajustado Acuerdo de mesa Informe y propuesta de adjudicación Facturas de trabajos realizados SUBPROCESOFiscalización del GastoPROCESOGestión presupuestaria OBJETOGestionar la información necesaria para el desarrollo del presupuesto y la fiscalización correspondiente del gasto CODIGOA112 EDICIÓN1 FECHA18/02/05 PROVEEDORES Administración Parlamentaria Grupos Parlamentarios Mesa (Directrices) CLIENTES Administración Parlamentaria Grupos Parlamentarios Mesa RESPONSABLE DEL PROCESO Interventor General INDICADORES

111 DIRECIONES/COMISIONESINTERVENCIÓN GENERALMESA Enviar informe o solicitud SUBPROCESOFiscalización del GastoPROCESOGestión Presupuestaria Incorporar el presupuesto correspondiente si procede Elaborar informe a favor o en contra en función de la existencia o no de consignación presupuestaria Aprobar gasto Ordenar y asumir gasto 1 Indicar la forma de adjudicación más idónea (Compra Directa, petición ofertas, concurso...) NOTA 1 Esta actividad en el caso de nominas, seguros sociales y liquidación de impuestos nace en el momento de la aprobación del presupuesto

112 SUBPROCESOLiquidación del PresupuestoPROCESOGestión Presupuestaria OBJETOPreparar la información necesaria para la liquidación y cierre del Ejercicio presupuestario CODIGOA113 EDICIÓN1 FECHA18/02/05 RESPONSABLE DEL PROCESO Interventor General Gestión Presupuestaria ENTRADAS Datos contables, acuerdos de Mesa, etc. ACTIVIDADES Proceder al cierre de las partidas presupuestarias Elevar y Exponer proyecto de liquidación de presupuesto a la Mesa Aprobar y Elevar a la Comisión el proyecto de liquidación del presupuesto Informar a la Comisión de Urgencia Legislativa, Reglamento y Gobierno para aprobación definitiva SALIDAS Liquidación aprobada PROVEEDORES Parlamento CLIENTES Parlamento INDICADORES

113 SUBPROCESOLiquidación del PresupuestoPROCESOGestión contable Gestión Presupuestaria INTERVENCIÓN GENERALMESA Aprobar y Elevar a la Comisión el proyecto de liquidación del presupuesto Informar a la Comisión de Urgencia Legislativa, Reglamento y Gobierno para aprobación definitiva Proceder al cierre de las partidas presupuestarias Exponer proyecto de liquidación de presupuesto a la Mesa

114 Gestión Contable ENTRADAS Factura Nómina, Impuestos, Seguros Sociales.... ACTIVIDADES Recepcionar y Revisar la factura Contabilizar el gasto (Fiscalización) Presentar a la Mesa para la autorización del gasto y aprobación del pago Efectuar y contabilizar el pago SUBPROCESOContabilidad de gastosPROCESOGestión Contable OBJETOLlevar a cabo la correcta contabilidad del Gasto y el Pago correspondiente a los proveedores CODIGOA121 EDICIÓN1 FECHA18/02/05 PROVEEDORES Proveedores de materias primas y servicios Parlamentarios Funcionarios Comparecientes Instituciones Comisiones RESPONSABLE DEL PROCESO Interventor General INDICADORES CLIENTES Proveedores de materias primas y servicios Parlamentarios Funcionarios Comparecientes Instituciones Comisiones SALIDAS Pago realizado Contabilización del Pago

115 INTERVENCIÓN GENERALMESA SUBPROCESOContabilidad de gastosPROCESOGestión contable. Gestión Contable Autorizar el gasto Presentar a Mesa para la autorización del gasto y la aprobación del pago Contabilizar el gasto (Fiscalización) Recepcionar y Revisar la factura Efectuar y Contabilizar el Pago Aprobar el pago

A2. Gestión de RRHH

117 Inventario de procesos de Gestión de Recursos Humanos Administración de Personas Selección y Contratación de Personal El proceso de Gestión de Recursos Humanos engloba la ejecución de todos los trabajos administrativos relacionados con el personal de la Administración del Parlamento Vasco y Parlamentarios, desde la contratación hasta el término de la relación laboral, con todos los procesos intermedios de nóminas, seguros, dietas, acreditaciones etc. Gestión de Formación Gestión de la Seguridad y la Prevención de Riesgos Laborales Confección de Nominas Control Horario Registro de Personal Plan de acogida Indemnizaciones por razón de servicio Coordinación de las Revisiones Médicas (parlamentarios y funcionarios)

118 ENTRADAS Revisión de Relación de puestos de trabajo y necesidades de Direcciones Informe de la Dirección al que se adscribe un puesto ACTIVIDADES Selección de FUNCIONARIOS DE CARRERA, bien a través de turno libre o de promoción interna. Selección de FUNCIONARIOS INTERINOS. Contratación de PERSONAL LABORAL TEMPORAL. SALIDAS Apertura/ Revisión de expediente en registro de personal SUBPROCESOPROCESOSelección y Contratación de Personal OBJETOGestionar todas las actividades administrativas necesarias para la selección de personal CODIGOA21 EDICIÓN1 FECHA06/07/05 PROVEEDORES Traducción Asesores externos: IVAP, Universidad, etc. Otras Administraciones como proveedoras de candidatos (IVAP) Tribunal del proceso selectivo Dirección con vacante (perfil del candidato) CLIENTES Candidatos a las plazas Dirección en la que se genera la vacante RESPONSABLE DEL PROCESO Dirección de Organización y RRHH INDICADORES Medir la adecuación de la persona al puesto durante el periodo de prueba Selección y Contratación de Personal ELAO: Boletín Oficial del Parlamento Vasco

119 ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOSMESAPUBLICACIONES SUBPROCESOPROCESO Selección y Contratación de FUNCIONARIOS DE CARRERA Selección y Contratación de Personal Revisión de la RPT Elaborar la OFERTA PÚBLICA DE EMPLEO Aprobar la RPT y la OFERTA PÚBLICA DE EMPLEO Publicar la OFERTA PÚBLICA DE EMPLEO y la RPT en el BOPV y en el ELAO 1 Elaborar las Bases cada proceso de selección en colaboración con las direcciones y la Comisión de Personal Aprobar las Bases Publicar las Bases en el BOPV y en el ELAO Elaborar las listas provisionales de Admitidos Aprobar las listas provisionales de Admitidos Publicar la lista en el ELAO Elaborar las listas definitivas y la composición del Tribunal solicitando a la Mesa la designación del presidente A Continúa en pág siguiente NOTA 1 En el BOPV se publica la RPT y la oferta pública y en el ELAO únicamente la RPT Publicar la lista en el tablón de anuncios y web Realizar la convocatoria de constitución del Tribunal Aprobar las listas definitivas y la composición del Tribunal con el presidente

120 ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS MESAPUBLICACIONESTRIBUNAL SUBPROCESOPROCESO Selección y Contratación de FUNCIONARIOS DE CARRERA Selección y Contratación de Personal A Preparar los recursos necesarios (aulas, ordenadores, personal...) Publicar la convocatoria del 1er ejercicio en el ELAO Remitir notificación personal de convocatoria de ejercicio y publicar en Internet y tablón de anuncios Preparar las pruebas Corregir las pruebas Preparar la Resolución con los resultados de las pruebas de la fase oposición Emitir la convocatoria del Tribunal para la fase de concurso (en caso que exista) Establecer el calendario de ejercicios Cuantificar los méritos del Concurso Continúa en pág siguiente Dar VªBª y Emitir las resoluciones con los resultados del proceso selectivo, lista de aprobados y la propuesta de nombramiento B Dar VºBº y emitir de la Resolución Preparar las resoluciones con los resultados del proceso selectivo, lista de aprobados y la propuesta de nombramiento

121 ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS MESAPUBLICACIONESTRIBUNAL SUBPROCESOPROCESO Selección y Contratación de FUNCIONARIOS DE CARRERA Selección y Contratación de Personal B Emitir informe a la MESA adjuntando la resolución del Tribunal Realizar acuerdo de Mesa aceptando la propuesta del Tribunal y ordenando la publicación en el ELAO Señalar al opositor el Plazo para la entrega de la documentación original o compulsada requerida en las bases de la convocatoria Remitir a la Mesa el Informe del Director de Organización y RRHH señalando la entrega de la documentación original Realizar acuerdo de Mesa aceptando el informe y ordenando la publicación en el Boletín de resolución con plazo de toma de posesión Nombramiento como funcionario en prácticas Nombramiento definitivo Publicar las listas y la propuesta de nombramiento Registro de Personal Plan de Acogida

122 ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS MESAPUBLICACIONESTRIBUNAL SUBPROCESOPROCESO Selección y Contratación Personal PROMOCIÓN INTERNA Selección y Contratación de Personal Elaborar las bases con directores y la comisión de personal Aprobar las bases Publicar las bases en el ELAO Recepcionar las instancias Elaborar las listas de admitidos Aprobar las listas de admitidos Realizar la convocatoria de composición del Tribunal Publicar la lista en el BOParlamento, en el la Intranet y Tablón de anuncios Realizar el calendario de ejercicios Realizar la resolución de las pruebas y el acta del Tribunal Publicar la propuesta de nombramiento Realizar un acuerdo de Mesa aceptando la propuesta del Tribunal y ordenando la publicación en el ELAO Revisión de la RPT Elaborar la OFERTA PÚBLICA DE EMPLEO Aprobar la RPT y la OFERTA PÚBLICA DE EMPLEO Enviar la convocatoria Actualización del Registro de Personal

123 DIRECCIÓNMESAORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS SUBPROCESOPROCESO Selección y Contratación Personal INTERINO Selección y Contratación de Personal Realizar un informe solicitando la cobertura de una vacante Realizar un informe solicitando autorización para iniciar el proceso de contratación de personal 1 NOTA 1 Utilizando listas de aprobados sin plaza en la última oposición convocada o bien utilizando los servicios de IVAP o LANGAI, en este último caso se propone la designación de una comisión de valoración Aprobar el informe del Director de Organización y RRHH Registro de Personal

124 ENTRADAS Acuerdo de mesa con nombramiento (funcionarios)/ Toma de posesión/ Firma del Contrato Credencial de junta electoral (parlamentarios) Comunicación de incorporación de personal técnico (Personal Eventual) ACTIVIDADES Realizar el alta en la Seguridad Social Apertura de Expediente SALIDAS Expediente y Tarjeta identificativa (funcionarios) Publicidad en Internet (parlamentarios) Apertura de expediente (Personal Eventual) SUBPROCESORegistro de Personal (Funcionarios y Parlamentarios)PROCESOSelección y Contratación de Personal OBJETOControl y actualización del historial del personal del Parlamento Vasco, así como de los parlamentarios. CODIGOA211 EDICIÓN1 FECHA06/07/05 PROVEEDORES IVAP, LANGAI Junta electoral Grupos Parlamentarios, Presidencia y miembros de la Mesa CLIENTES Parlamentarios Funcionarios (eventuales, de carrera, interinos, personal laboral) RESPONSABLE DEL PROCESO Dirección de Organización y RRHH INDICADORES Eficacia del proceso. Tiempos de Respuesta. Exactitud de la información. Selección y Contratación de Personal

125 ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS SUBPROCESORegistro de Personal (Funcionarios y Parlamentarios)PROCESOSelección y Contratación de Personal Realizar alta en SS Recoger firma de la toma de posesión o del Contrato Apertura de Expediente Entrega la tarjeta identificativa 1, del Manual de Acogida, Calendario laboral, normas... Funcionarios de carrera, Interinos y contratados Parlamentarios Personal Eventual Apertura de Expediente Realizar alta en SS Apertura de Expediente Remitir los Expedientes al Archivo del Parlamento (Dirección de Estudios) Toma de posesión del funcionario Firma del contrato Selección y Contratación de Personal NOTA 1 Para funcionarios sujetos a control horario Acreditación de Parlamentarios Recepción de la Credencial de la Junta Electoral Recepción de la comunicación del Grupo Parlamentario de incorporación del personal Técnico Presidente o miembros de la Mesa

126 ENTRADAS Toma de Posesión ACTIVIDADES Recoger datos personales y entrega de las condiciones salariales Notificar a todos los funcionarios la nueva incorporación Realizar la acogida al nuevo funcionario Establecer de los objetivos de la persona incorporada Realizar la ruta y visita por la Administración Parlamentaria Revisar los objetivos marcados Entregar un breve informe a la Dirección de Organización y RRHH SALIDAS Notificación a la Mesa como Funcionario de Carrera SUBPROCESOPlan de AcogidaPROCESOSelección y Contratación de Personal OBJETO Facilitar la integración de las nuevas incorporaciones (funcionarios, interinos o contratado laboral) en la Administración Parlamentaria PROVEEDORES Personal de la Administración Parlamentaria CLIENTES Personal recién incorporado a la Administración Parlamentaria CODIGOA212 EDICIÓN1 FECHA06/07/05 RESPONSABLE DEL PROCESO Dirección de Organización y RRHH INDICADORES Selección y Contratación de Personal

127 SUBPROCESOPlan de acogidaPROCESOSelección y Contratación de Personal ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOSDIRECCIONES/ JEFATURASPROTOCOLO Recoger datos personales y entrega de las condiciones salariales Notificar a todos los funcionarios la nueva incorporación Realizar la acogida al nuevo funcioario Entregar el Manual Informativo para el personal del Parlamento Vasco y el Reglamento, realizando una explicación Establecer de los objetivos de la persona incorporada Informar sobre los programas a utilizar Realizar la ruta por la Administración Parlamentaria Realizar visita Guiada y formación básica Revisar los objetivos marcados Establecer un programa formativo individualizado Entregar un breve informe a la Dirección de Organización y RRHH Notificar a la Mesa para su nombramiento como funcionario de carrera

128 ENTRADAS Registro diario de fichajes Permisos para autorizar Recepción de listados de cada jefe justificando las horas ACTIVIDADES Recoger fichajes en función de los turnos establecidos previamente para cada persona, el calendario anula y las vacaciones y recepcionar los justificantes de los permisos (retribuídos) solicitados Cotejar la información Remitir a los Directores /Jefes el listado de los fichajes Realizar el cómputo de horas extras y permisos SALIDAS Listados para justificar las horas y listado con cómputo mensual de horas Permisos autorizados con el VºBº SUBPROCESOControl HorarioPROCESOAdministración de Personas OBJETO Comprobar que los funcionarios realizan las horas de jornada que deben, contabilización de horas extras, control de permisos y licencias retribuidos solicitados y vacaciones, estudios sobre absentismos, incidencias de permisos, horas extras acumuladas, etc CODIGOA221 EDICIÓN1 FECHA06/07/05 PROVEEDORES Funcionarios (contratados, de carrera, interinos) CLIENTES Funcionarios de carrera, interinos, contratados. RESPONSABLE DEL PROCESO Dirección de Organización y RRHH INDICADORES Administración de personas

129 ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOSDIRECTORES/ JEFES SUBPROCESOControl horarioPROCESOAdministración de Personas Recoger fichajes diarios 1 Cotejar la información Remitir a Directores/Jefes (mensualmente) el listado de los fichajes Cumplimentar la información con los días autorizados para el cómputo de horas extras Realizar cómputo de horas extras, retrasos y permisos Revisión de fichajes de cada mes Recepcionar los justificantes de los permisos solicitados Administración de personas NOTA 1 Previamente se introduce en el sistema informático el calendario laboral, los turnos elegidos por cada persona y las vacaciones

130 ENTRADAS ACTIVIDADES Propuesta de satisfacción periódica Recoger datos Modificar fechas, introducir altas, bajas, etc. Elaborar nómina Remitir nómina a intervención SALIDAS Recibos de nóminas TC a la Seguridad Social SUBPROCESOConfección de NóminasPROCESOAdministración de Personas OBJETO Confeccionar mensualmente las nóminas del personal (funcionarios, eventuales e interinos), de los parlamentarios, de los gastos de locomoción de los parlamentarios y de las subvenciones a grupos parlamentarios. CODIGOA222 EDICIÓN1 FECHA06/07/05 PROVEEDORES CLIENTES Parlamentarios Personal (funcionario, eventual o interinos) Intervención RESPONSABLE DEL PROCESO Dirección de Organización y RRHH INDICADORES Nº de errores en la Confección de nómina Nº de Reclamaciones relativas a la confección de las nóminas Administración de personas

131 ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOSINTERVENCIÓN SUBPROCESOConfección de Nóminas.PROCESOAdministración de Personas Modificar fechas e introducir altas, bajas, etc Recoger datos de distintas fuentes Editar la Nómina Remitir Nómina y TC a Intervención Recepcionar de las Nóminas Verificar y control de las nóminas Preparar los listados de tranferencias Ejecutar el Pago Administración de personas Remitir TC a Seguridad Social Emitir los recibos de las nóminas a los interesados

132 ENTRADAS Circular o propuesta de Protocolo Justificantes de gastos del interesado ACTIVIDADES Recepcionar circular o acuerdo de Mesa Registrar en registro de Personal Autorización y cálculo de indemnizaciones Remitir autorización a intervención Recepcionar justificantes de gastos Elaborar informes de indemnizaciones Remitir informes a intervención Archivo SALIDAS Informe de autorización de gastos SUBPROCESOIndemnizaciones por razón de servicioPROCESOAdministración de Personas OBJETO Liquidar los gastos de dietas y gastos recogidos en la Normativa Reguladora en los que incurren funcionarios, parlamentarios, Tribunales de oposiciones, concursos, etc por razones de servicio, previa autorización del Órgano competente. PROVEEDORES Protocolo Funcionarios, Parlamentarios, comparecientes, Miembros de los Tribunales.... CLIENTES Intervención CODIGOA223 EDICIÓN1 FECHA06/07/05 RESPONSABLE DEL PROCESO Dirección de Organización y RRHH INDICADORES Errores en la contabilización de las dietas y gastos. Administración de personas

133 ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS SUBPROCESOIndemnizaciones por razón de servicioPROCESOAdministración de Personas Administración de personas Parlamentarios y Funcionarios Comparecientes y Miembros de Tribunales Nota de Protocolo Calcular y autorizar las indemnizaciones Entrada en Registro Personal Justificantes de gastos y solicitud de liquidación Remitir el informe de indemnizaciones a Intervención Impreso de gastos y justificantes

134 ENTRADAS Necesidades Formativas Plan trienal de la formación ACTIVIDADES Ver diagrama de flujo en página siguiente. SALIDAS Certificados de asistencia. Material formativo. SUBPROCESOPlan de FormaciónPROCESOGestión de Formación OBJETO Implementar la formación del Plan trienal, así como las necesidades identificadas en las Direcciones y realizar un análisis de los resultados obtenidos. PROVEEDORES Funcionarios IVAP, Consultoras externas CLIENTES Funcionarios del Parlamento Vasco Ararteko. CODIGOA23 EDICIÓN1 FECHA06/07/05 RESPONSABLE DEL PROCESO Dirección de Organización y RRHH INDICADORES Porcentaje de aplicación de lo aprendido en el entorno laboral. Gestión de Formación

135 ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS LETRADO MAYOR EMPRESAS EXTERNAS FUNCIONARIOS SUBPROCESOPlan de FormaciónPROCESOGestión de Formación Gestión Contable Detectar necesidades de Formación Establecer contacto con empresas de formación/IVAP Seleccionar opciones de formación Elaborar y presentar proyecto de Plan de Formación Informar a los directores para que informen al personal de acciones formativas Aprobar proyecto de Plan de Formación Recepción de listas de asistencias Informar a las empresas/IVAP Organizar grupos Recepción de la solicitud de asistencia Recepcionar certificados por parte del IVAP Cumplimentar encuesta Impartir formación Comunicar memoria a funcionarios Entregar análisis y memoria de resultados a Letrado Mayor Entregar certificados a funcionarios

136 ENTRADAS Contacto con el Servicio médico ACTIVIDADES Contactar con el Médico Planificar las revisiones médicas Comunicar el inicio de las Revisiones médicas a toda la administración Recoger las solicitudes del personal sobre las revisiones que desean realizar Planificar la Cita SALIDAS Realización de la Revisión SUBPROCESOCoordinación de las revisiones médicasPROCESO Gestión de la Seguridad y la Prevención de Riesgos Laborales OBJETOPlanificar la realización de las revisiones médicas entre el personal de la Administración Parlamentaria PROVEEDORES Servicio médico CLIENTES Personal de la Administración Parlamentaria CODIGOA241 EDICIÓN1 FECHA06/07/05 RESPONSABLE DEL PROCESO Dirección de Organización y RRHH INDICADORES Gestión de la Seguridad y la Prevención de Riesgos Laborales

137 ORGANIZACIÓN Y RRHH SUBPROCESOCoordinación de las revisiones médicas.PROCESO Gestión de la Seguridad y la Prevención de Riesgos Laborales Contactar con el Médico Planificar las revisiones médicas Comunicar el inicio de las Revisiones médicas a toda la administración Recoger las solicitudes del personal sobre las revisiones que desean realizar Planificar la Cita Controlar las Facturas Remitir las Facturas a Intervención

A3. Gestión de los Recursos Físicos y Materiales

139 Inventario de procesos de Gestión de Recursos Físicos y Materiales Mantenimiento Preventivo Mantenimiento correctivo El proceso de Gestión de Recursos Físicos y Materiales engloba el mantenimiento, conservación y mejora de las instalaciones actuales, desde los edificios a las infraestructuras, la preparación de propuestas y presupuestos de obras y la relación y comunicación con proveedores. Conducción de las instalaciones Ampliación y mejora de instalaciones

140 Mantenimiento Correctivo ENTRADAS Solicitudes generales Solicitudes personales (mail o llamada telefónica demandando asistencia técnica) Incidencias que se detectan. ACTIVIDADES Recepcionar la solicitud Revisar urgente no urgente Ejecutar el trabajo o comunicar a empresa externa Comunicar al peticionario la realización de los trabajos. SALIDAS Trabajo ejecutado SUBPROCESOPROCESOMantenimiento Correctivo OBJETO Canalizar todas las peticiones y solicitudes del Parlamento Vasco recepcionadas en el Servicio de Mantenimiento para la ejecución de los trabajos dando respuesta a todas las solicitudes de asistencia y apoyo técnico recibidas. CODIGOA31 EDICIÓN1 FECHA07/07/05 PROVEEDORES Funcionarios de la administración del Parlamento Vasco Grupos Parlamentarios Presidencia CLIENTES Funcionarios de la administración del Parlamento Vasco Grupos parlamentarios RESPONSABLE DEL PROCESO Servicio de Mantenimiento INDICADORES Registros de actividad

141 SERVICIO DE MANTENIMIENTO Mantenimiento Correctivo SUBPROCESOPROCESOMantenimiento Correctivo Recepción de petición 1 ¿URGENTE? Comunicar al peticionario Incorporar en planificación semanal SI NO Elegir al personal (Interno o externo) Supervisar el trabajo realizado Ejecutar la actividad Cumplimentar la hoja de actividad NOTA 1 Si la petición presupone una compra se solicita justificación escrita

142 Mantenimiento Preventivo ENTRADAS Plazos y necesidades de revisiones de equipos. ACTIVIDADES Identificación de los equipos Elaboración del Plan de mantenimiento Preventivo Realización del Mantenimiento preventivo Revisión del Plan de Mantenimiento Preventivo SALIDAS SUBPROCESOPROCESOMantenimiento Preventivo OBJETO Control de elementos (equipos) específicos de la instalación con seguimiento de su funcionamiento por parte del Servicio de Mantenimiento y por personal específico de empresas auxiliares. CODIGOA32 EDICIÓN1 FECHA07/07/05 PROVEEDORES Empresas mantenedoras Personal interno CLIENTES Parlamento Vasco RESPONSABLE DEL PROCESO Servicio de Mantenimiento INDICADORES Incumplimientos de contratos

143 SERVICIO DE MANTENIMIENTO SUBPROCESOPROCESOMantenimiento Preventivo Identificación de los equipos Elaboración del Plan de Mantenimiento Preventivo Realización del Mantenimiento Revisión del Plan de Mantenimiento Preventivo

144 Ampliación y mejora de las instalaciones ENTRADAS Solicitudes generales Solicitudes personales (mail o llamada telefónica demandando solución a la carencia.) Incidencias que se detectan. ACTIVIDADES Recepcionar la solicitud Revisar urgente no urgente Búsqueda de solución Cuantificar la solución y si es cara conseguir financiación (presupuesto) Informe a la Mesa para autorizar. SALIDAS Trabajo ejecutado SUBPROCESOPROCESOAmpliación y mejora de instalaciones OBJETO La experiencia en la gestión de las instalaciones hace que se detecten carencias, equipos o instalaciones que no funcionan correctamente bien por mala concepción o por obsolescencia y que es viable su mejora. Esta circunstancia es muy frecuente. CODIGOA33 EDICIÓN1 FECHA07/07/05 PROVEEDORES Personal del Servicio y otros funcionarios Grupos Parlamentarios Presidencia CLIENTES La Institución en su conjunto RESPONSABLE DEL PROCESO Servicio de Mantenimiento INDICADORES Registros de actividad

145 SERVICIO DE MANTENIMIENTO Ampliación y mejora de las instalaciones SUBPROCESOPROCESOAmpliación y mejora de las instalaciones Recepción de petición 1 ¿URGENTE? Comunicar al peticionario si existe Incorporar en planificación semanal SI Elegir al personal (Interno o externo) Supervisar el trabajo realizado Ejecutar la actividad Cumplimentar la hoja de actividad NOTA 1 Si la petición presupone una compra se solicita justificación escrita Bºº NO Búsqueda de solución cuantificada. Documentar la solución Presupuesto e informe para asegurar financiación

146 Conducción de las instalaciones ENTRADAS Actividad semanal Solicitudes personales principalmente de Presidencia y Protocolo (mail o llamada telefónica demandando asistencia técnica) ACTIVIDADES Recepcionar la solicitud o leer egutegia. Valorar necesidad y planificar. Ejecutar el trabajo o comunicar a empresa externa SALIDAS Trabajo ejecutado SUBPROCESOPROCESOConducción de las instalaciones. OBJETO Conducir todo el equipamiento en tiempo real, en campos relativos a audiovisuales (plenos, comisiones, reuniones y actos extraordinarios), climatización, electricidad, incendios, telefonía etc. CODIGOA34 EDICIÓN1 FECHA07/07/05 PROVEEDORES Administración del Parlamento Vasco Protocolo Grupos Parlamentarios Presidencia CLIENTES La institución parlamentaria. RESPONSABLE DEL PROCESO Servicio de Mantenimiento INDICADORES Registros de actividad

147 SERVICIO DE MANTENIMIENTO Conducción de las instalaciones SUBPROCESOTrabajos de atención al plenoPROCESOConducción de las instalaciones Lectura de egutegia o recepción de petición 1 Presupuesto e informe para asegurar financiación SI NO Elegir al personal y negociar pautas Supervisar el trabajo realizado Ejecutar la actividad Cumplimentar la hoja de actividad NOTA 1 Si la petición presupone una compra o contratación externa se solicita justificación escrita Valorar las necesidades y planificar las soluciones Elegir al personal ¿Interno ?

A4. Gestión de Compras y Contrataciones

149 Inventario de procesos de Gestión de Compras y contrataciones Gestión de compras y contrataciones El proceso de Gestión de compras y subcontrataciones engloba al despliegue de las tareas administrativas que se producen desde la atención de la solicitud o necesidad de realizar una determinada adquisición hasta la distribución de la misma, y las actividades inherentes a ello (contratación mediante concurso público, relación y gestión de proveedores…) Gestión de compras y contrataciones en Biblioteca

150 Gestión de Compras y contrataciones ENTRADAS Escrito ACTIVIDADES Recepcionar el informe de adquisición de materiales Fiscalización del gasto Realizar la Petición Recepcionar y controlar los suministros Realizar la Contabilidad de gastos SALIDAS Informes presentados a Intervención General Acuerdos de autorización de gastos Facturas SUBPROCESOPROCESOGestión de compras y contrataciones OBJETORealizar todos los trámites necesarios para la adquisición de los medios materiales y servicios necesarios CODIGOA41 EDICIÓN1 FECHA18/02/05 PROVEEDORES Grupos Parlamentarios Mesa Administración Parlamentaria CLIENTES Grupos Parlamentarios Mesa Administración Parlamentaria RESPONSABLE DEL PROCESO Intervención General INDICADORES Rapidez en autorizar el gasto (Punto crítico: a veces las urgencias hacen inviable el cumplimiento del procedimiento)

151 SUBPROCESOPROCESOGestión de compras y contrataciones Gestión de Compras y contrataciones SERVICIO REQUERIDOINTERVENCIÓN GENERAL Realizar la petición escrita de materiales Recepcionar la petición escrita Estudiar las distintas posibilidades de aquisición- compra Realizar y enviar el informe o solicitud a Intervención General Recepcionar el informe Recepcionar y controlar los suministros Recepcionar la factura y dar el VºBº NOTA 1 La persona responsable de autorizar el gasto será distinta en función de la cuantía: AUTORIZACIÓN DEL LETRADO MAYOR: Para cuantías de gastos entre 3000 y 6000 COMPRA DIRECTA POR LA DIRECCIÓN: Para cuantías de gastos inferiores a 3000 AUTORIZACIÓN DE LA MESA DEL PARLAMENTO: Para cuantías de gastos superiores a 6000 que se pueden subdividir en: Sistema de petición de ofertas, para casos que en que no sea preciso u obligatorio el sistema de concurso público Sistema de concurso público, cuando sea obligatorio o así los estime la Mesa del Parlamento NOTA 2 Excepcto la de los gastos autorizados por Mesa que las realiza la Intervención General Autorizar el gasto 1 Fiscalización del gasto Contabilidad de gastos Contabilidad de gastos Realizar la Petición 2

152 ENTRADAS Necesidad de Monografías y Suscripciones ACTIVIDADES Recepcionar el petitorio Elaborar y enviar el informe de consignación a la Mesa Comunicar la autorización a la Dirección de Estudios Realizar el pedido de nuevas adquisiciones Recepcionar y verificar el pedido Recepcionar las facturar y visar Realizar la Contabilidad de gastos SALIDAS Monografía- Suscripciones Factura SUBPROCESOPROCESOGestión de compras y contrataciones en la biblioteca OBJETO Realizar todos los trámites administrativos necesarios para la adquisición de material bibliográfico por parte de la Dirección de Estudios. PROVEEDORES Dirección de Estudios CLIENTES Dirección de Estudios CODIGOA42 EDICIÓN1 FECHA18/02/05 RESPONSABLE DEL PROCESO Director de Estudios Gestión de Compras y contrataciones en Biblioteca INDICADORES

153 SUBPROCESOPROCESOGestión de compras y contrataciones en la biblioteca Gestión de Compras y contrataciones en Biblioteca DIRECCIÓN DE ESTUDIOSINTERVENCIÓN GENERAL ¿Monografías- Subscripciones? SI NO Elaborar el petitorio incluido precios Recepcionar el petitorio Elaborar y enviar el informe de consignación a la Mesa Comunicar la autorización a la Dirección de Estudios Realizar el pedido de nuevas adquisiciones Recepcionar y verificar el pedido Recepcionar las facturas Comprobar y visar las facturas Remitir las facturas a intervención Contabilidad de gastos Contabilidad de gastos

A5. Gestión de la Seguridad

155 Inventario de procesos de Gestión de la seguridad Gestión de accesos internos El proceso de Gestión de la seguridad pretende realizar los trámites administrativos y coordinar los recursos humanos necesarios para proporcionar seguridad a los parlamentarios, visitas y funcionarios de la administración del Parlamento Vasco. Gestión de la seguridad externa Gestión de tarjetas acreditativas a las instancias del Parlamento Vasco Control de acceso de personas Carga y descarga de Paquetería Coordinación de seguridad con la policía municipal, autonómica y estatal

156 Gestión de Accesos Internos ENTRADAS Necesidad de Acreditación/Desacreditación de entrada al Parlamento. ACTIVIDADES ALTA Recopilar la documentación de las personas a acreditar Elaborar un escrito informando de las personas a acreditar Enviar datos a Seguridad Archivo de la documentación y realización de la tarjeta acreditativa Entregar la tarjeta al área correspondiente Entregar la tarjeta a la persona a acreditar BAJA Elaborar un escrito informando de las personas que causan baja y enviarlo a Seguridad junto con la tarjeta acreditativa Cursar la baja informáticamente y destrucción de la tarjeta acreditativa SALIDAS Tarjeta acreditativa. SUBPROCESO Gestión de tarjetas acreditativas a las instancias del Parlamento Vasco PROCESOGestión de accesos internos OBJETO Correcta gestión de las altas y bajas de las acreditaciones de entrada a las dependencias del Parlamento y la Administración Parlamentaria. CODIGOC511 EDICIÓN1 FECHA27/06/05 PROVEEDORES Protocolo (Acreditación de prensa) Informática (Trabajos contratados) Mantenimiento (Trabajos contratados o Trabajos temporales) Personal (Funcionarios, Funcionarios eventuales, Trabajos contratados temporalmente) CLIENTES Ciudadanos Prensa Funcionarios Empresas contratadas Parlamentarios RESPONSABLE DEL PROCESO Jefe de Seguridad INDICADORES

157 DIRECCIÓN/ SERVICIO/MESA 1 SEGURIDAD SUBPROCESO Gestión de tarjetas acreditativas a las instancias del Parlamento Vasco PROCESOGestión de accesos internos Gestión de Accesos Internos Necesidad de Acreditación Enviar datos a seguridad Recepcionar la Tarjeta Archivo de la Documentación Realizar informáticamente la tarjeta acreditativa Entregar la tarjeta al área correspondiente Elaborar un escrito informando de las personas a acreditar y de los datos necesarios para la realización de la acreditación ALTA BAJA Comunicar la baja de la persona acreditada Elaborar un escrito informando de las personas que causan baja Enviar el escrito a Seguridad acompañado de la tarjeta acreditativa Cursar la baja informáticamente y destrucción de la tarjeta acreditativa Recopilar la documentación de las personas a acreditar NOTA 1 En el Caso del Personal adscrito a los Grupos Parlamentarios, una vez el Grupo se constituye envían su propuesta de las personas de confianza a la Mesa para la aprobación y esta aprobación se envía a Seguridad para la realización y entrega de las tarjetas acreditativas. En caso de Baja es obligatoria la entrega de la tarjeta acreditativa. Entregar la tarjeta a la persona a acreditar

158 Gestión de Accesos Internos ENTRADAS ACTIVIDADES VºBº al listado de personas enviado por las áreas Envío del listado a la unidad de ujieres VºBº de las personas que acceden al Parlamento Control de acceso y entrega de la tarjeta de visitante Recepción de la persona SALIDAS SUBPROCESOControl de los accesos de personasPROCESOGestión de accesos internos OBJETOControlar a las personas que visitan o tienen acceso al Parlamento en pos de la seguridad de los mismos CODIGOC512 EDICIÓN1 FECHA27/06/05 PROVEEDORES Servicios de la Administración del Parlamento Vasco Parlamentarios CLIENTES Ciudadanos Prensa Parlamentarios Funcionarios Empresas contratadas Grupos de visitas Etc RESPONSABLE DEL PROCESO Jefe de Seguridad INDICADORES

159 SEGURIDADUNIDAD DE UGIERES/ ERTZAINTZA 2 SUBPROCESOControl de los accesos de personasPROCESOGestión de accesos internos Gestión de Accesos Internos Recepción de las áreas 1 del listado de personas autorizadas NOTA 1 Protocolo (prensa no acreditada o sustitutos) y Mantenimiento (Comunica el inicio y fin de obra y las personas que acceden) NOTA 2 En la sede administrativa es el servicio de Ujieres y en la sede principal es la Ertzaintza Vº Bº al listado de personas enviado por las áreas Envío del listado a la Unidad de Ujieres VºBº de las personas que acceden al Parlamento Recepción del listado de personas que acceden al Parlamento Persona que accede a la sede Recepción 2 de la persona Se comunica a la persona a la que visita Control de acceso y entrega de tarjeta de visitante

160 Gestión de Accesos Internos ENTRADAS Albaranes Mercancías ACTIVIDADES ENTRADA Autorizar la paquetería Escanear la paquetería Distribuir la paquetería SALIDA VºBº de la autorización de salida Comprobar que la persona que se lleva la mercancía es la persona autorizada SALIDAS SUBPROCESOControl de carga y descarga de paqueteríaPROCESOGestión de accesos internos OBJETOControlar y revisar la seguridad de los paquetes recibidos en el Parlamento Vasco CODIGOC513 EDICIÓN1 FECHA27/06/05 PROVEEDORES Varios CLIENTES Parlamentarios Funcionarios de la administración del Parlamento Vasco RESPONSABLE DEL PROCESO Jefe de Seguridad INDICADORES

161 PERSONAL DE SEGURIDAD/ERTZAINTZADIRECCIÓN/ SERVICIOSEGURIDADUNIDAD DE UJIERES SUBPROCESOControl de carga y descarga de paqueteríaPROCESOGestión de accesos internos Gestión de Accesos Internos ENTRADA SALIDA Correos Otra Paquetería 1 NOTA 1 En el caso de Suministros de Mantenimiento, el Servicio de Mantenimiento previo a la recepción de la mercancía informará al Servicio de Seguridad de la mercancía suministrada, el vehículo y la persona que trae la mercancía, la persona de mantenimiento que recepcionará la mercancía. Autorizar la Paquetería Escanear la Paquetería Distribuir la Paquetería Autorización de salida VºBº de la Autorización de Salida Envíar la Autorización de Salida Recepción de la Autorización de Salida Comprobar que la persona que se lleva la mercancía es la persona autorizada

162 Gestión de la seguridad externa ENTRADAS Necesidad de Coordinación de la Seguridad por la realización de actos ACTIVIDADES Solicitar del departamento de Interior (Ertzaina) los medios necesarios para garantizar la seguridad y el orden en el espacio de seguridad restringido del Parlamento Vasco. SALIDAS Seguridad Coordinada SUBPROCESO Coordinación de la seguridad con la policía municipal,autonómica y estatal PROCESOGestión de la seguridad externa OBJETOCoordinar los recursos humanos necesarios para proporcionar la seguridad externa CODIGOC521 EDICIÓN1 FECHA27/06/05 PROVEEDORES Parlamentarios Funcionarios de la Administración Parlamentaria CLIENTES Parlamentarios Funcionarios de la Administración Parlamentaria RESPONSABLE DEL PROCESO Jefe de Seguridad INDICADORES

A6. Gestión de los Sistemas de Información

164 Inventario de procesos de Gestión de los sistemas de Información Gestión de la Seguridad Informática Gestión de aplicaciones informáticas El proceso de Gestión de los Sistemas de Información engloba todas las actividades asociadas a la Gestión de los sistemas informáticos, para asegurar su buen funcionamiento y mejora y afecta a todas las personas que trabajan en el Parlamento.

165 Gestión de Aplicaciones Informáticas ENTRADAS Necesidades de los usuarios ACTIVIDADES Diseñar o modificar sistemas de información Realizar el mantenimiento de las aplicaciones informáticas existentes Dar formación a los usuarios SALIDAS Nueva aplicación informática Modificaciones en Aplicaciones informáticas Formación a los usuarios SUBPROCESOPROCESOGestión de Aplicaciones Informáticas OBJETO Diseñar e implantar los sistemas de información necesaria para la actividad del Parlamento Vasco, de forma que garantice a los usuarios el manejo de las aplicaciones informáticas. CODIGOA61 EDICIÓN1 FECHA26/10/04 PROVEEDORES Parlamentarios Funcionarios CLIENTES Parlamentarios Funcionarios RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES

166 SERVICIO DE DESARROLLO DE APLICACIONES SUBPROCESOPROCESOGestión de Aplicaciones Informáticas Detectar necesidades de los usuarios Diseñar o modificar sistemas de gestión Realizar el mantenimiento de los sistemas informáticos Dar formación en aplicaciones informáticas a los usuarios

167 Gestión de la Seguridad Informática ENTRADAS ACTIVIDADES Según lo descrito en los procedimientos documentados e implantados desde Marzo del 2003 SALIDAS SUBPROCESOPROCESOGestión de la seguridad informática OBJETOGarantizar la seguridad de los sistemas informáticos y el acceso a los mismos CODIGOA62 EDICIÓN1 FECHA26/10/04 PROVEEDORES Usuarios de las aplicaciones informáticas CLIENTES Usuarios de las aplicaciones informáticas RESPONSABLE DEL PROCESO INDICADORES

ANEXO 1: Simbología de los Flujogramas

169 Simbología en flujogramas Símbolos utilizados en los flujogramas de procesos Proceso detallado en otro flujograma Proceso Decisión Documento Documento múltiple Archivo físico input / output Fin de proceso Almacenamiento de datos en el sistema informático NOTA En los flujogramas se indica con un asterisco (*) la unidad organizativa Responsable de proceso

ANEXO 2: Responsable de Proceso

171 Resp.AResp.BResp.C PROPIETARIO PROCESO Es el responsable de su definición, análisis, seguimiento y mejora. Es aquel puesto de trabajo / sección / servicio que por su participación relevante en el proceso o subproceso se le atribuye la función de asegurar el buen funcionamiento del mismo y su mejora continua, a través de los mecanismos que se establezcan. Es la persona responsable del buen funcionamiento del proceso y de que el resultado satisfaga las expectativas de sus clientes. Es, en definitiva, el encargado de garantizar que el proceso sea eficaz, eficiente y flexible. Habrá de tener poder para actuar sobre el mismo, capacidad de liderazgo y una visión global del efecto del proceso sobre el entorno. Responsable de Proceso

172 3. Asignación de responsabilidades Cada proceso va a tener una única persona responsable de su gestión Conoce las necesidades y expectativas de clientes Con autoridad y conocimientos necesarios para coordinar el proceso y aprobar cambios Con capacidad para liderar equipos Factor clave de éxito en la implantación operativa del proceso Asume la responsabilidad sobre el proceso en su conjunto Responsable de alinear los objetivos del proceso con los de la organización y efectuar su seguimiento Gestiona los recursos asignados al proceso, cualquiera que sea la unidad funcional a la que pertenecen No tiene que por qué tener autoridad jerárquica sobre todo el Personal implicado en el proceso, pero participa en la definición de su perfil y gestiona su planning de trabajo Motor de mejora continua del proceso Gestionará interacciones con otros procesos Responsable de Proceso

MANUAL DE PROCESOS Administración parlamentaria Vitoria-Gasteiz, 14 de Julio de 2005.

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