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MODELO DE GOBIERNO ELECTRÓNICO PARA LA GESTIÓN UNIVERSITARIA EN EL INSTITUTO DE ALTOS ESTUDIOS NACIONALES MAESTRÍA EN GERENCIA DE REDES Y TELECOMUNICACIONES.

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1 MODELO DE GOBIERNO ELECTRÓNICO PARA LA GESTIÓN UNIVERSITARIA EN EL INSTITUTO DE ALTOS ESTUDIOS NACIONALES MAESTRÍA EN GERENCIA DE REDES Y TELECOMUNICACIONES Autora: María Soraya Carrasco Ruano Director: Crnl. Marco Vinicio Quintana Cifuentes, PhD. Sangolquí, junio 2013

2 CAPÍTULO I GOBIERNO ELECTRÓNICO Y LA GERENCIA UNIVERSITARIA

3 Gobierno Electrónico GOBIERNO ELECTRÓNICO CIUDADANOS ENTIDADES TIC GESTIÓN PÚBLICA EFICAZ Y LEGÍTIMA

4 Modelos de Gobierno Electrónico más utilizados en América Latina Portal gubernamental Reingeniería de procesos Servicios en línea Inclusión ciudadana y e-participación ColombiaChileUruguayBrasilArgentinaBolivia

5 Gestión Educativa IAENIAEN Políticas Públicas Compromiso Social Capacitación Formación

6 CAPÍTULO II LOS PROCESOS EN EL IAEN: DIAGNÓSTICO A TRAVÉS DE INDICADORES DE RESULTADOS

7 Mapa de procesos

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9 Mapa de procesos: DOCENCIA

10 Metodologías de investigación Seguridad y privacidad Eficacia y eficiencia Frecuencia de uso Accesibilidad y disponibilidad Cambio en procesos Observador externo en conjunto con personal interno Implementación de TIC ENCUESTAS ENTREVISTAS

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12 CAPÍTULO III ANÁLISIS DE LAS HERRAMIENTAS DEL MODELO DE GOBIERNO ELECTRÓNICO

13 Componentes del Gobierno Electrónico aplicado al IAEN DEFINICIÓNCOMPONENTE APLICADO AL IAEN Capacidad institucional para el desarrollo del gobierno electrónico. Aplicación de leyes, decretos y reglamentos del Estado que promueven el uso de las TIC en los servicios del sector público. Aplicación de reglamentos internos que apoyen la implementación de las TIC en los procesos del IAEN. Incentivos a la demanda en el acceso y uso de las tecnologías de la información y comunicación. Fortalecimiento del área de desarrollo de software para la automatización de los servicios. Creación de un comité especializado que analiza y evalúa las necesidades en el ámbito tecnológico del instituto. Producción de contenidos y gestión de servicios de gobierno electrónico. Desarrollo e implementación de servicios en línea en base al análisis de las necesidades reales del instituto. El acceso a ellos se concentran a través del portal web del IAEN.

14 Componentes del Gobierno Electrónico aplicado al IAEN DEFINICIÓNCOMPONENTE APLICADO AL IAEN Desarrollo tecnológico de las plataformas operativas de gobierno electrónico Análisis, diseño, desarrollo, puesta en producción, administración, mantenimiento y evaluación de servicios que apoyen a la optimización de las actividades de las áreas del instituto. Ampliación del marco legal y normativo al gobierno electrónico Aplicación de políticas y manuales para asegurar la correcta administración, gestión y uso de los servicios IT, alineados a las reglas emitidas por el Estado Ecuatoriano en cuanto a las TIC. Entorno Geográfico: El entorno del IAEN es de tipo Regional. Basada en la división zonal del territorio ecuatoriano. Funcional: Enfocado a la Administración Pública.

15 Matriz de relación diagnóstica con indicadores por resultado

16 Evaluación del Modelo de Gobierno Electrónico para Gerencia Universitaria Auditorías.- Grado de cumplimiento de los requisitos iniciales de un sistema. Revisiones sistemáticas.- Identificación de la conveniencia, adecuación, eficacia y eficiencia de un sistema de gestión de calidad con respecto a los objetivos y a la política de la calidad. Autoevaluación.- Posibilita la obtención de una visión global y sistemática de las actividades y resultados de la organización. Mejora continua.- Probabilidad de aumentar la satisfacción de los clientes.

17 CAPÍTULO IV MODELO Y EVALUACIÓN DE GOBIERNO ELECTRÓNICO

18 Evaluación del Modelo de Gobierno Electrónico para Gerencia Universitaria Marco Estratégico.-. Misión, Visión, Objetivos Estratégicos y Principios. Marco Organizativo.- Estructura y definición de roles. Marco Tecnológico.- Plataformas de atención al cliente: externo e interno. Marco de Comunicación.- Canales de comunicación para la prestación de servicios electrónicos. Marco Normativo.- Normas que regulan las condiciones, garantías y efectos jurídicos de los Servicios Públicos Electrónicos en las relaciones con el cliente externo e interno.

19 Plan Piloto Fase I: Definición y consolidación del equipo directivo que liderará la implementación de Gobierno Electrónico para la Gestión Universitaria. Fase II: Desarrollo e implementación del modelo de Gobierno Electrónico para la Gestión Universitaria.

20 Fase II Modelo Estratégico Misión El Instituto de Altos Estudios Nacionales – IAEN – es la Universidad de Postgrado del Estado, con la misión de formar, capacitar y brindar educación continua, principalmente a las y los servidores públicos; investigar y generar pensamiento estratégico, con visión de prospectiva sobre el Estado y la Administración Pública; y, desarrollar e implementar conocimientos, métodos y técnicas relacionadas con la planificación, coordinación, dirección y ejecución de las políticas y la gestión pública. Visión El IAEN consolidado, Institucional y académicamente, como Universidad de postgrado del Estado

21 Fase II Modelo Estratégico Objetivos estratégicos Formar y capacitar a las y los servidores públicos Fortalecimiento científico tecnológico del instituto Fortalecimiento de la estructura física y organizacional del instituto Principios Disponibilidad, Integridad, Confiabilidad, Accesibilidad, Interoperabilidad

22 Fase II Modelo Organizativo Director Es parte del Comité de Desarrollo Tecnológico. Responsables del direccionamiento y planificación estratégica así como de la identificación de las necesidades del cliente. Coordinador Es el responsable de la comunicación con el Director, con las áreas involucradas y con el equipo de Gestión de Servicios Electrónicos para la recopilación de toda la información y análisis de la información en forma de datos valederos.

23 Fase II Modelo Organizativo Gestión de Servicios Electrónicos Son los responsables del análisis, desarrollo, ejecución, implementación, mantenimiento, soporte y administración técnica de los procesos.

24 Fase II Modelo Tecnológico: Front Office a) Portal web La externa (Internet), la cual presentará toda información referente a la gestión académica, eventos a realizarse, noticias, información sobre rendición de cuentas y los enlaces de acceso a los servicios en línea que el IAEN oferta. La interna (intranet), la cual presentará información interna sobre comunicaciones, informativos, enlaces de acceso a los servicios que manejan las áreas que conforman el instituto.

25 Fase II Modelo Tecnológico: Front Office b) Catálogo de servicios Inscripciones en línea: sistema que permite inscribirse a los programas de formación y capacitación de manera digital. Evaluaciones en línea: sistema que permite realizar de manera digital las evaluaciones a la planta docente por parte de los estudiantes de cada uno de los programas de formación y capacitación. Gestión Académica: sistema que permite el acceso a toda la información académica de manera digital.

26 Fase II Modelo Tecnológico: Back Office Comprende el análisis, diseño, definición de parámetros (variables, algoritmos, scripts, interfaces), lenguajes de programación, estructuración de bases de datos, y todo aquello relacionado directamente con el desarrollo de los sistemas a través de los cuales se proveerá los servicios objeto del presente estudio. Componentes: a)Gestor de contenidos b)Repositorio de contenidos

27 Fase II Modelo de Comunicación Difusión de la información de los servicios a través del portal web, campaña de comunicación externa y difusión en las redes sociales. Envío de información sobre el tipo de servicios a los que pueden acceder los estudiantes y/o los interesados.

28 Fase II Marco Normativo La ejecución de resoluciones sobre el uso de un servicio. Legalización de manuales de utilización de los sistemas.

29 Evaluación del Modelo de Gobierno Electrónico Objetivo diagnóstico: evaluar la gestión de Gobierno Electrónico ITEMDESCRIPCIÓNDETALLE VARIABLE Servicios y procesos automatizados. Inscripciones en línea Evaluaciones en línea Gestión Académica INDICADORES Número de servicios y procesos automatizados por el periodo de un año. 3 TÉCNICAObservación directa. Permitirá obtener los datos para el ítem INFORMACIÓN. INFORMACIÓN Procesos automatizados. Acciones ejecutadas en los procesos para promover la gestión a través de la automatización. Identificación de las actividades secuenciales en cada proceso (flujograma).

30 Evaluación del Modelo de Gobierno Electrónico Objetivo diagnóstico: Identificar el uso del gobierno electrónico del IAEN por parte de los diferentes actores de la comunidad universitaria ITEMDESCRIPCIÓNDETALLE VARIABLE Número de usuarios que utilizan los servicios automatizados. Inscripciones en línea, evaluaciones en línea y gestión académica. INDICADORES Número de usuarios de la comunidad universitaria que utilizan los servicios automatizados durante un año. TÉCNICAObservación directa. Permitirá obtener los datos para el ítem INFORMACIÓN. INFORMACIÓN Grado de utilización de los servicios automatizados por parte de la comunidad universitaria del instituto. Grado de utilización de los servicios automatizados diferenciados por usuarios: internos y externos.

31 Evaluación del Modelo de Gobierno Electrónico Objetivo diagnóstico: analizar la optimización de los procesos y sistemas del IAEN con el modelo propuesto de gobierno electrónico ITEMDESCRIPCIÓNDETALLE VARIABLE Tiempo de respuesta de los servicios automatizados. Determinar el tiempo que se demora un usuario en culminar el proceso de cada uno de los servicios automatizados. INDICADORES Tiempos de respuesta de los servicios automatizados. Tiempo que dura el proceso de cada uno de los servicios automatizados: inscripciones en línea, evaluaciones en línea y gestión académica. TÉCNICASimulación y comparación. Simular el proceso de los servicios automatizados y establecer la comparación con su correspondiente previo a ser automatizado. INFORMACIÓN Tiempos de respuesta de los servicios automatizados en relación a los establecidos de manera tradicional. Comparativo entre los tiempos que conlleva el proceso de cada servicio con y sin automatización.

32 CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

33 Conclusiones El IAEN debe hacer efectivos todos los procesos académicos y administrativos involucrando las Tecnologías de Información y Comunicación de manera integral con el objetivo de lograr la satisfacción del cliente final agregando valor a la relación entidad - ciudadano. Las Tecnologías de la Información y Comunicación aplicadas a los procesos de Gestión Universitaria permiten la optimización de recursos estratégicos (mejoramiento de tiempo de respuestas, fiabilidad de la información, acceso universal a datos, disponibilidad de servicios) lo cual genera un impacto directo en la calidad de servicios y productos ofrecidos a los clientes así como fomenta su inclusión a través de su participación activa en el mejoramiento de los mismos.

34 Conclusiones El Gobierno Electrónico garantiza el acceder libremente a la información generada en entidades públicas o privadas que manejen fondos del Estado o realicen funciones públicas, con lo cual el IAEN contribuye al derecho de todo ciudadano ecuatoriano como lo dicta la Constitución vigente del Ecuador en su artículo 18 -Sección Tercera, apoyando así a la política de transparencia y rendición de cuentas que este gobierno ha adoptado como primordial. La evaluación del modelo de Gobierno Electrónico sobre la Gestión Universitaria del IAEN permitió la identificación de información relevante para el mejoramiento de la gestión académica y administrativa como es la redefinición de nuevas estructuras en los procesos internos que permiten la optimización de recursos a través del uso de las TIC.

35 Recomendaciones El modelo de Gobierno Electrónico en la Gestión Universitaria del IAEN se enfoca a emprender un mejoramiento enfocado al salto tecnológico de la institución buscando transparencia en la gestión, fiabilidad en la información y acceso universal a las TIC a través del mejoramiento de procesos y utilización adecuada de recursos. Este significa un apoyo al cambio organizacional, ya que esto implica un cambio desde la cultura de los funcionarios hasta el gerencial, tanto en el entorno interno (madurez de la institución) como en el de los usuarios finales (clientes externos) lo cual involucra al entorno del país. La evaluación del modelo de Gobierno Electrónico para la Gestión Universitaria del IAEN debe ser establecida de manera concurrente ya que es necesario el análisis permanente de la realidad cambiante del instituto, alineándose a las nuevas exigencias y ajustándose a los enfoques en el ámbito educativo que conlleva la educación de nivel superior.

36 GRACIAS POR SU ATENCIÓN


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