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Ingeniería de Sistemas UNIDAD 3. Propiedades y características de los Sistemas.

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1 Ingeniería de Sistemas UNIDAD 3. Propiedades y características de los Sistemas

2 Entropía y Sinergia ENTROPÍA La entropía es una medida de desorden tomada de la termodinámica, en donde ésta se relaciona con la probabilidad de ocurrencia de un arreglo molecular particular en un gas.

3 Entropía y Sinergia Etimológicamente entropía, asociada a la termodinámica, surgió como palabra acuñada del griego, de em (en: en, sobre, cerca de...) y sqopg (tropêe: mudanza, giro, alternativa, cambio, evolución).

4 Entropía y Sinergia La termodinámica, por definirla de una manera muy simple, fija su atención en el interior de los sistemas físicos, en los intercambios de energía en forma de calor que se llevan a cabo entre un sistema y otro y tiene sus propias leyes.

5 Entropía y Sinergia Uno de los soportes fundamentales de la Segunda Ley de la Termodinámica es la función denominada entropía que sirve para medir el grado de desorden dentro de un proceso y permite distinguir la energía útil, que es la que se convierte en su totalidad en trabajo, de la inútil, que se pierde en el medio ambiente.

6 Entropía y Sinergia La segunda ley de la termodinámica fue enunciada por S. Carnot en Se puede enunciar de muchas formas, pero una sencilla y precisa es la siguiente: La evolución espontánea de un sistema aislado se traduce siempre en un aumento de su entropía.

7 Entropía y Sinergia La palabra entropía fue utilizada por Clausius en 1850 para calificar el grado de desorden de un sistema. Por tanto la segunda ley de la termodinámica está diciendo que los sistemas aislados tienden al desorden, a la entropía.

8 Entropía y Sinergia Este desorden se grafica en la mayor o menor producción de energía disponible o no disponible, y sobre esta base, también podemos definir la entropía como el índice de la cantidad de energía no disponible en un sistema termodinámico dado en un momento de su evolución.

9 Entropía y Sinergia Según esta definición, en termodinámica hay que distinguir entre energía disponible o libre, que puede ser transformada en trabajo y energía no disponible o limitada, que no puede ser transformada en él.

10 Entropía y Sinergia Para comprender conceptualmente lo dicho, analicemos el ejemplo de un reloj de arena, que es un sistema cerrado en el que no entra ni sale arena. Abajo, aumenta la entropía.

11 Entropía y Sinergia La cantidad de arena en el reloj es constante; la arena ni se crea ni se destruye en ese reloj. Esta es la analogía de la primera ley de la termodinámica: no hay creación ni destrucción de la materia- energía.

12 Entropía y Sinergia Aunque la cantidad de arena en el reloj es constante, su distribución cualitativa está constantemente cambiando: la cavidad inferior se va llenando, mientras la cavidad superior se vacía. Esta es la analogía de la segunda ley de la termodinámica, en la que la entropía (que es la arena de la cavidad inferior) aumenta constantemente.

13 Entropía y Sinergia La arena de la cavidad superior (la menor entropía) es capaz de hacer un trabajo mientras cae, como el agua en la parte superior de una catarata. La arena en la cavidad inferior (alta entropía) ha agotado su capacidad de realizar un trabajo.

14 Entropía y Sinergia El reloj de arena no puede darse la vuelta: la energía gastada no puede reciclarse, a menos que se emplee más energía en ese reciclaje que la que será desarrollada por la cantidad reciclada.

15 Entropía y Sinergia También podemos hacer el análisis tomando como ejemplo una cadena alimenticia.

16 Entropía y Sinergia En las cadenas alimenticias al ir subiendo de nivel (de productores a consumidores) se va perdiendo energía química potencial. A medida que subimos en los niveles de la cadena, el contenido total de este tipo de energía es menor pero va aumentando la liberación de otro tipo de energía: El calor.

17 Entropía y Sinergia Este último es un tipo de energía con menor probabilidad de aprovecharse ya que podemos generar menos trabajo con este tipo de energía que con la energía química potencial.

18 Entropía y Sinergia Al proceso por el cual la energía pierde su capacidad de generar trabajo útil o, mejor dicho, se transforma en otra energía que es menos aprovechable, se le llama entropía.

19 Entropía y Sinergia Mirado desde otro punto de vista, y para una comprensión y aplicación más general del concepto, la entropía se entiende como el grado de desorden de un sistema.

20 Entropía y Sinergia Así, por ejemplo, en la medida en que vamos subiendo niveles en la cadena alimenticia, cada vez tenemos menos control sobre la energía química potencial que sirve para generar trabajo ya que ésta se ha ido transformando en calor y nosotros podemos aprovechar (controlar) menos este tipo de energía, es decir va aumentando el grado de descontrol (desorden) que tenemos sobre la cadena alimenticia.

21 Entropía y Sinergia Por eso se dice que todo sistema biológico tiende a la entropía; es decir, al desorden. Como podemos apreciar, la entropía es el elemento esencial que aporta la termodinámica, ciencia de los procesos irreversibles, es decir orientados en el tiempo.

22 Entropía y Sinergia Ejemplos de procesos irreversibles pueden ser: la descomposición radioactiva, la fricción o la viscosidad que modera el movimiento de un fluido. Todos estos procesos poseen una dirección privilegiada en el tiempo, en contraste con los procesos reversibles.

23 Entropía y Sinergia Precisamente, la distinción entre procesos reversibles e irreversibles la introduce en termodinámica el concepto de entropía, que Clausius asocia ya en 1865 al segundo principio de la termodinámica.

24 Entropía y Sinergia Todos hemos visto alguna vez un plato que se cae desde una mesa y se hace añicos contra el suelo. Lo que antes estaba ordenado en una única pieza de porcelana, se convierte en una multitud de fragmentos desordenados. Fragmentos de plato con alta entropía.

25 Entropía y Sinergia Pero la situación contraria, la recomposición de un plato a partir de sus fragmentos de manera espontánea, al menos que se sepa, no la ha visto nadie. La ruptura del plato es un suceso natural e irreversible, una secuencia temporal adecuada; su recomposición, en cambio, no lo es.

26 Entropía y Sinergia Es la evolución natural del orden al desorden o, en términos científicos, la natural tendencia del Universo a aumentar su entropía.

27 Entropía y Sinergia Todos tenemos una cierta idea, intuitiva, de lo que significa orden y desorden, pero desconocemos que el paso de una situación a la otra implica, de forma indefectible, el final de todo movimiento, la muerte del Universo. La entropía acabará con el Universo.

28 Entropía y Sinergia La entropía es una magnitud física que permite mediante calculo determinar, la parte de la energía que no puede utilizarse para producir trabajo.

29 Entropía y Sinergia Cuando se traspone a la cibernética y a la teoría general de sistemas, la entropía se refiere a la cantidad de variedad en un sistema, donde la variedad puede interpretarse como la cantidad de incertidumbre que prevalece en una situación de elección con muchas alternativas distinguibles.

30 Entropía y Sinergia La entropía, incertidumbre y desorden, son conceptos relacionados. Utilizamos el término dualismo o dualidad, para referirnos a los valores significativos que adquieren estas variables en los dos extremos de sus espectros respectivos.

31 Entropía y Sinergia Un sistema muestra una alta o baja entropía (variedad, incertidumbre, desorden). Reducir la entropía de un sistema, es reducir la cantidad de incertidumbre que prevalece.

32 Entropía y Sinergia La incertidumbre se disminuye al obtenerse información. La información, en el sentido de la teoría sobre la información, posee un significado especial que está ligado al número de alternativas en el sistema.

33 Entropía y Sinergia Wiener y Shannon influyeron en el establecimiento de la equivalencia de la entropía (incertidumbre) con la cantidad de información, en el sentido de la teoría sobre la información.

34 Entropía y Sinergia Estos conceptos sostienen un punto central en la teoría general de sistemas, similar al que sustentan los conceptos de fuerza y energía en la física clásica.

35 Entropía y Sinergia Estos conceptos pueden utilizarse para caracterizar los sistemas vivientes y no vivientes. Los sistemas no vivientes (considerados generalmente como cerrados), tienden a moverse hacia condiciones de mayor desorden y entropía. Los sistemas vivientes (y por tanto abiertos), se caracterizan como resistentes a la tendencia hacia el desorden y se dirigen hacia mayores niveles de orden.

36 Entropía y Sinergia La teoría general de sistemas explica estas tendencias por medio de: a) el procesamiento de información que causa una reducción correspondiente en la entropía positiva, y b) derivar energía del medio (un incremento de entropía negativa), que contradice las tendencias declinantes de procesos naturales irreversibles (un incremento en la entropía positiva). La especulación es la información a medias.

37 Entropía y Sinergia Por consiguiente, cuando los datos reducen su entropía, pasan a ser información, reduciendo los niveles de incertidumbre.

38 Entropía y Sinergia Todo sistema es sinérgico en tanto el examen de sus partes en forma aislada no puede explicar o predecir su comportamiento.

39 Entropía y Sinergia Sinergia proviene del griego. Que significa cooperación, concurso activo y concertado de varios órganos para realizar una función.

40 Entropía y Sinergia Se dice que el término sinergia es utilizado por varias disciplinas. Por ejemplo: Para la biología es la organización de órganos que realizan una función. Para la teología es la concertación del propósito humano con la gracia divina para alcanzar la salvación del alma. Para la física, sinergia se relaciona con la concurrencia de energías o fuerzas.

41 Entropía y Sinergia También la sinergia ha sido incorporada como concepto por la totalidad de las ciencias.

42 Entropía y Sinergia El término sinergia incrementa su concepto gracias a la teoría general de sistemas, desarrollada por Ludwig von Bertanlanffy.

43 Entropía y Sinergia Una definición genérica de los sistemas puede enunciarse como un conjunto de componentes que interactúa entre si para lograr uno o mas propósitos.

44 Entropía y Sinergia Tales componentes tienen nexos y en sus relaciones, varían sus características, asumiendo cualidades distintas por la influencia de otros componentes o del todo. Cada parte es, en sí misma, un subsistema del todo en la medida que cuente con características sistémicas.

45 Entropía y Sinergia Se puede concluir que solo existe sinergia cuando el resultado o el objetivo alcanzado por un todo, es mucho mayor siendo alcanzada en conjunto que si se consiguiera de los aportes de cada una de sus partes.

46 Entropía y Sinergia Todo sistema es sinérgico cuando el examen de sus partes en forma aislada no puede explicar o predecir su comportamiento. La sinergia es, en consecuencia, un fenómeno que surge de las interacciones entre las partes o componentes de un sistema (conglomerado).

47 Entropía y Sinergia Este concepto responde al postulado aristotélico que dice que "el todo no es igual a la suma de sus partes". La totalidad es la conservación del todo en la acción reciproca de las partes componentes.

48 Entropía y Sinergia Podría señalarse que la sinergia es la propiedad común a todas aquellas cosas que observamos como sistemas.

49 Entropía y Sinergia Como un todo es un sistema en que sus partes son inseparables entre sí, los investigadores que primero estudiaron los fenómenos desde esta perspectiva se dieron cuenta que hay un fenómeno nuevo que emerge y se observa sólo cuando hay un todo funcionando, fenómeno que no se aprecia cuando lo observamos parte por parte, y ese fenómeno se llama la sinergia.

50 Entropía y Sinergia Un ejemplo es el del reloj: ninguna de sus partes contiene a la hora, en el sentido de que ninguna pieza del reloj es capaz de mostrar el factor tiempo. Podría pensarse que las piezas pequeñas deberían indicar los segundos; las piezas medianas los minutos y el conjunto, la hora; pero nada de eso ocurre, como bien sabemos.

51 Entropía y Sinergia Sin embargo, el conjunto de piezas del reloj una vez interrelacionadas e interactuando entre ellas, sí es capaz de indicarnos la hora o medir el tiempo. Esto es lo que se llama sinergia. La sinergia no es fácil de ser apreciada, pero tampoco es completamente difícil de captar.

52 Entropía y Sinergia En los sistemas mecánicos suele identificarse con facilidad: la sinergia de los automóviles es que transportan gentes y cosas (ninguna de sus partes es capaz de transportar nada), lo mismo los sistemas aéreos como los aviones, en que ninguna de sus partes puede volar por sí misma.

53 Entropía y Sinergia En cambio, los sistemas humanos no presentan la misma facilidad para mostrar sus sinergias. La sinergia de la familia es la vida y la preservación de la especie y de su entorno (social, económico y cultural).

54 Entropía y Sinergia La sinergia de una agrupación humana cualquiera es algo en que se manifiesta toda la humanidad de sus integrantes en su más amplio sentido, no aquello que produce en forma directa.

55 Entropía y Sinergia La sinergia de un club puede que sea el placer de encontrarse y disfrutar de la vida, más que la actividad específica que los reúne: deportes, arte, u otra actividad.

56 Entropía y Sinergia En cuanto a los sistemas sociales, éstos son siempre sinérgicos. Por ejemplo, el sistema social de una ciudad (en cuanto a lo que es y produce como un socio espacio en que se desarrolla un conjunto de seres humanos) no puede ser explicado ni analizado tomando cada una de sus partes por separado, como el sistema vial, el de salud, el de educación, etc.

57 Entropía y Sinergia Lo mismo sucede si tomamos a una escuela como sistema social, ninguna de sus partes por separado puede producir en pequeño lo que es su producto final: miembros de la sociedad en condiciones de desempeñarse plenamente como tales.

58 Entropía y Sinergia Eso sí, la sinergia surge cuando los elementos que componen el sistema están bien integrados entre sí. A eso se le llama sinergia positiva.

59 Entropía y Sinergia Una organización con líderes autoritarios, despóticos, auto referentes y con miembros apáticos, sólo produce sinergia negativa porque tiende a la desintegración de sus miembros y a no aportarle a la sociedad aquello que esta en sus fines, como deportes, mejoramiento de sus miembros, etc.

60 Entropía y Sinergia El término consiste en que se consiguen ventajas en el trabajo asociado. Es el efecto adicional que dos organismos obtienen por trabajar de común acuerdo, la sinergia es la suma de energías individuales que se multiplica progresivamente, reflejándose sobre la totalidad del grupo.

61 Entropía y Sinergia La valoración de las diferencias (mentales, emocionales, psicológicas) es la esencia de la sinergia. Y la clave para valorar esas diferencias consiste en comprender que todas las personas ven el mundo no como es, sino como son ellas mismas.

62 Entropía y Sinergia Se ha afirmado comúnmente que un objeto posee sinergia cuando el examen de una o alguna de sus partes (incluso a cada una de sus partes) en forma aislada, no puede explicar o predecir la conducta del todo.

63 Entropía y Sinergia "Sinergia es acción y creación colectivas; es unión, cooperación y concurso de causas para lograr resultados y beneficios conjuntos; es concertación en pos de objetivos comunes".

64 Entropía y Sinergia El sinergismo hace referencia a asociaciones que se refuerzan mutuamente. De ahí que todo proceso sinérgico produzca resultados cualitativamente superiores a la suma de actuaciones aisladas e individuales.

65 Entropía y Sinergia Es por ello que la forma más importante de capital que se encuentra en el seno de toda comunidad es el capital sinergético. La capacidad social de promover acciones en conjunto dirigidas a fines colectiva y democráticamente aceptados.

66 Entropía y Sinergia El capital sinergético potencia y articula todas las demás formas colectivas de capital de una sociedad (capital institucional, capital social, capital cívico, capital cultural, capital humano, etc.) para generar desarrollo: la paz como la base fundamental, la economía como factor del progreso, el medio ambiente como base de la sostenibilidad, la justicia como pilar de la sociedad y la democracia como buen gobierno

67 Sistemas duros y Sistemas suaves Sistemas Duros Se habla sobre la existencia de una dicotomía entre la teoría de sistemas "rígidos" (duros) y la teoría de sistemas "flexibles" (blandos), los sistemas "rígidos" son típicamente los encontrados en las ciencias físicas y a los cuales se puede aplicar satisfactoriamente las técnicas tradicionales del método científico y del paradigma de ciencia.

68 Sistemas duros y Sistemas suaves Cuando se comparan las propiedades típicas de los sistemas "rígidos" y "flexibles" no es sorprendente encontrar que los métodos de la ciencia que se pueden aplicar en el primero, pueden no ser totalmente apropiados para el segundo.

69 Sistemas duros y Sistemas suaves Generalmente, los sistemas "rígidos" admitirán procesos de razonamiento formales, esto es, derivaciones lógico- matemáticas.

70 Sistemas duros y Sistemas suaves Los datos comprobados, como se presentan en esos dominios, generalmente son replicables y las explicaciones pueden basarse en relaciones causadas probadas.

71 Sistemas duros y Sistemas suaves Muy a menudo las pruebas son exactas y las predicciones pueden averiguarse con un grado relativamente elevado de seguridad.

72 Sistemas duros y Sistemas suaves Los sistemas duros se identifican como aquellos en que interactúan hombres y maquinas. En los que se les da mayor Importancia a la parte tecnológica en contraste con la parte social.

73 Sistemas duros y Sistemas suaves La componente social de estos sistemas se considera coma si la actuación o comportamiento del individuo o del grupo social solo fuera generador de estadísticas. Es decir, el comportamiento humano se considera tomando solo su descripción estadística y no su explicación.

74 Sistemas duros y Sistemas suaves En los sistemas duros se cree y actúa como si los problemas consistieran solo en escoger el mejor medio, el óptimo, para reducir la diferencia entre un estado que se desea alcanzar y el estado actual de la situación.

75 Sistemas duros y Sistemas suaves Esta diferencia define la necesidad a satisfacer el objetivo, eliminándola o reduciéndola, Se cree que ese fin es claro y fácilmente definible y que los problemas tienen una estructura fácilmente identificable.

76 Sistemas duros y Sistemas suaves CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DUROS. Los conceptos básicos de sistemas representan una excelente manera de analizar y tratar sistemas tanto duros como blandos.

77 Sistemas duros y Sistemas suaves Ahora se verán como algunos conceptos se comportan cuando se aplican al tratamiento de un sistema duro (SD). Objetivos Medidas de Desempeño Seguimiento y Control Toma de Decisiones

78 Sistemas duros y Sistemas suaves a) El proceso de la toma de decisiones sea un proceso cuyas variables de decisión sean medibles, cuantitativas y fáciles de determinar. b) Cuando los estados futuros de lo que puede pasar son claramente identificables. c) Cuando la asignación de los recursos del sistema a las áreas que lo soliciten sean fácil y expedita.

79 Sistemas duros y Sistemas suaves En general los sistemas permiten procesos de razonamiento formal en los cuales las derivaciones Lógico - matemáticas representan un papel muy importante.

80 Sistemas duros y Sistemas suaves En esta forma podemos ver que los experimentos realizados en estos sistemas son repetibles y la información y evidencia obtenida de los mismos puede ser probada cada vez que el experimento se efectué teniendo así relaciones de tipo CAUSA - EFECTO.

81 Sistemas duros y Sistemas suaves Finalmente, y debido a este tipo de relaciones CAUSA - EFECTO, los pronósticos o predicciones del futuro esperado del sistema bajo ciertas condiciones especificas son bastantes exactos y/o seguros.

82 Sistemas duros y Sistemas suaves OBJETIVISMO Los sistemas duros al ser estudiados, observados y analizados poseen propiedades que no se prestan a interpretaciones de diferente significado dependiendo del tipo de preparación y conocimiento que la persona que lleve a cabo el estudio tenga.

83 Sistemas duros y Sistemas suaves Esta es una característica de gran peso en la determinación del grado de "DUREZA" o "SUAVIDAD" de un sistema dado, ya que, aun y cuando el sistema sea analizado por un equipo interdisciplinario de gentes, las conclusiones, comentarios y consideraciones de cada elemento del equipo así como las del equipo como un todo no deben diferir significativamente entre sí.

84 Sistemas duros y Sistemas suaves La objetividad de los sistemas duros proporciona además grandes ventajas para la aplicación de técnicas cuantitativas que requieren de variables fáciles de identificar y que representan la característica del sistema bajo consideración.

85 Sistemas duros y Sistemas suaves MODELOS MATEMÁTICOS Otra característica que se ha encontrado en el tratamiento de los Sistemas Duros es la relativa sencillez con que sus operaciones, características, relaciones y objetivos se pueden expresar en términos matemáticos.

86 Sistemas duros y Sistemas suaves Esta situación es de gran utilidad para el ingeniero o analista ya que, la construcción de un modelo matemático del sistema no presenta dificultades mayores que impidan el manejo del modelo para optimizarlo o bien para simplemente simular diferentes políticas o cursos de acción y observar el comportamiento del sistema modelado sin necesidad de hacer costosos y a veces peligrosos experimentos con el sistema real.

87 Sistemas duros y Sistemas suaves Sistemas blandos Los sistemas "flexibles" están dotados con características conductuales, son vivientes y sufren un cambio cuando se enfrentan a su medio. los sistemas "flexibles" típicamente serian del domino de las ciencias de la vida y las ciencias conductual y social.

88 Sistemas duros y Sistemas suaves A los sistemas "flexibles" puede aplicarse la. metodología del paradigma de sistemas. En vez de basarnos exclusivamente en el análisis y la deducción, necesitamos sintetizar y ser inductivos.

89 Sistemas duros y Sistemas suaves En vez de basarnos estrictamente en métodos formales de pensamiento, debemos tomar en cuenta lo siguiente: 1. Los procesos de razonamiento informales, como el juicio y la intuición. 2. El peso de los datos comprobados, derivados de unas cuantas observaciones y muy poca oportunidad de réplica. 3. Las predicciones basadas en datos comprobados endebles, más que en explicaciones. 4. Mayor discontinuidad de dominio y la importancia del evento único.

90 Sistemas duros y Sistemas suaves Los sistemas suaves se identifican como aquellos en que se les da mayor importancia a la parte social. La componente social de estos sistemas se considera la primordial.

91 Sistemas duros y Sistemas suaves El comportamiento del individuo o del grupo social se toma coma un sistema teleológico, con fines, con voluntad, un sistema pleno de propósitos, capaz de desplegar comportamientos, actitudes y aptitudes múltiples.

92 Sistemas duros y Sistemas suaves Al comportamiento no solo hay que describirlo sino hay que explicarlo para conocerlo y darle su propia dimensión. Un sistema suave es un sistema con propósitos, que no solo es capaz de escoger medios pare alcanzar determinados fines, sino que también es capaz de seleccionar y cambiar sus fines.

93 Sistemas duros y Sistemas suaves En estos sistemas se dificulta la determinación clara y precisa de los fines en contraste a los sistemas duros. Los problemas en los sistemas suaves no tienen estructura fácilmente identificable.

94 Sistemas duros y Sistemas suaves Los sistemas blandos son también, desde el punto de vista de la Teoría General de Sistemas, sistemas y es precisamente esta circunstancia la que da lugar a que existan situaciones comunes a ambos tipos de sistemas; los blandos y los duros.

95 Sistemas duros y Sistemas suaves La teoría general de sistemas a través de su enfoque, el enfoque de sistemas, posee conceptos e ideas que sirven para el tratamiento de ambos tipos de sistemas.

96 Sistemas duros y Sistemas suaves Algunos de ellos se pueden encontrar en la literatura como: Análisis de sistemas, Ingeniería de sistemas, Diseño de sistemas, Sistemas de Información, etc.

97 Sistemas duros y Sistemas suaves Aquí cabe aclarar que el énfasis esta hecho en el enfoque" o en la " Filosofía" de sistemas y no tanto en las técnicas y/o Metodologías debido a que existen Metodologías para sistemas duros y para sistemas blandos.

98 Sistemas duros y Sistemas suaves Este último es precisamente una diferencia que surgió ante los resultados insatisfactorios que se obtuvieron al extrapolar Metodologías de sistemas duros a sistemas blandos.

99 Sistemas duros y Sistemas suaves En la Teoría de sistemas se define a un sistema como un conjunto de elementos interrelacionados entre sí que buscan lograr un objetivo.

100 Sistemas duros y Sistemas suaves Al utilizar esta definición observaremos que tanto los sistemas duros como los blandos son conceptualizados de la misma manera.

101 Sistemas duros y Sistemas suaves En "Esencia pura", los paradigmas de análisis, diseño e implementación y/o de sistemas son extremadamente similares, sin embargo, se deberá tener cuidado en no utilizar metodologías de sistemas de un dado tipo.

102 Sistemas duros y Sistemas suaves Cuando se habla de Ciencias Sociales y Ciencias del Comportamiento se habla necesariamente del hombre y sus organizaciones y así vemos que esta es una característica que se encuentra en casi todo tipo de sistema blando: El hombre es un componente del sistema y la forma en que se organiza (Interrelaciona) con los elementos (Hombre. Maquinas, etc.) adquieren gran importancia.

103 El proceso administrativo. 4.1 El proceso administrativo La toma de decisiones es un proceso en el que uno escoge entre dos o más alternativas. Todos y cada uno de nosotros nos pasamos todos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones.

104 El proceso administrativo. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella. La toma de decisiones en una organización se circunscribe a todo un colectivo de personas que están apoyando el mismo proyecto.

105 El proceso administrativo. Debemos de empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia en el trabajo del mando. La toma de decisiones en una organización, invade cuatro funciones administrativas, que son: Planeación, Organización, Dirección y Control.

106 El proceso administrativo. * Planeación.- ¿Cuales son los objetivos de la organización a largo plazo? ¿Qué estrategias son mejores para lograr este objetivo? ¿Cuales deben ser los objetivos a corto plazo? ¿Cómo de altas deben ser las metas individuales?

107 El proceso administrativo. * Organización.- ¿Cuanta centralización debe existir en la organización? ¿Cómo deben diseñarse los puestos? ¿Quién está mejor calificado para ocupar un puesto vacante? ¿Cuando debe una organización instrumentar una estructura diferente?

108 El proceso administrativo. * Dirección.- ¿Cómo manejo a un grupo de trabajadores que parecen tener una motivación baja? ¿Cuál es el estilo de liderazgo más eficaz para una situación dada? ¿Cómo afectará un cambio específico a la productividad del trabajador? ¿Cuando es adecuado estimular el conflicto?

109 El proceso administrativo. * Control.- ¿Qué actividades en la organización necesitan ser controladas? ¿Cómo deben controlarse estas actividades? ¿Cuando es significativa una desviación en el desempeño? ¿Cuando está la organización desempeñándose de manera efectiva?

110 El proceso administrativo. El tomador de decisiones debe ser totalmente objetivo y lógico a la hora de tomarlas. Tiene que tener una meta clara y todas las acciones en el proceso de toma de decisiones llevan de manera consistente a la selección de aquella alternativa que maximizará la meta.

111 El proceso administrativo. Vamos a analizar las tomas de decisiones de una forma totalmente racional: * Orientada a un objetivo.- Cuando se deben tomar decisiones, no deben existir conflictos acerca del objetivo final. El lograr los fines es lo que motiva que tengamos que decidir la solución que más se ajusta a las necesidades concretas.

112 El proceso administrativo. * Todas las opciones son conocidas.- El tomador de decisiones tiene que conocer las posibles consecuencias de su determinación. Así mismo tiene claros todos los criterios y puede enumerar todas las alternativas posibles. * Las preferencias son claras.- Se supone que se pueden asignar valores numéricos y establecer un orden de preferencia para todos los criterios y alternativas posibles.

113 El proceso administrativo. EL PROCESO RACIONAL DE LA TOMA DE DECISIONES A pesar de la existencia de modelos alternativos, la mayoría de los cuales son mucho más exactos, el modelo racional sigue siendo dominante en el proceso administrativo.

114 El proceso administrativo. El proceso administrativo presupone que el tomador de decisiones es del todo racional, ya sea que ofrezca guías sobre cómo hacer una planeación estratégica, cómo diseñar la estructura de una organización o como medir la efectividad organizacional.

115 El proceso administrativo. Etapas De La Toma De Decisión 1. Identificación y diagnostico del problema 2. Generación de soluciones alternativas 3. Evaluación de alternativas 4. Selección de la mejor alternativa 5. Implantación de la decisión 6. Evaluación de la decisión

116 El proceso administrativo. 1. Identificación y diagnóstico del problema: Reconocemos en la fase inicial el problema que deseamos solucionar, teniendo en cuenta el estado actual con respecto al estado deseado. Una vez que el problema es identificado se debe realizar el diagnóstico y luego de esto podremos desarrollar las medidas correctivas.

117 El proceso administrativo. 2. Generación de soluciones alternativas: La solución de los problemas puede lograrse por varios caminos y no sólo seleccionar entre dos alternativas, se pueden formular hipótesis ya que con la alternativa hay incertidumbres.

118 El proceso administrativo. 3. Evaluación de alternativas: La tercera etapa implica la determinación del valor o la adecuación de las alternativas que se generaron. ¿Cuál solución será la mejor? Los gerentes deben considerar distintos tipos de consecuencia.

119 El proceso administrativo. Por supuesto que deben intentar predecir los efectos sobre las medidas financieras u otras medidas de desarrollo. Pero también existen otras consecuencias menos definidas que hay que atender. Las decisiones establecen un precedente y hay que determinar si este será una ayuda o un obstáculo en el futuro.

120 El proceso administrativo. Por supuesto, no es posible predecir los resultados con toda precisión. Entonces pueden generar planes de contingencia, esto es, curso alternativo de acción que se pueden implantar con base en el desarrollo de los acontecimientos.

121 El proceso administrativo. 4. Selección de la mejor alternativa: Cuando el administrador ha considerado las posibles consecuencias de sus opciones, ya está en condiciones de tomar la decisión. Debe considerar tres términos muy importantes. Estos son: maximizar, satisfacer y optimizar.

122 El proceso administrativo. Maximizar: es tomar la mejor decisión posible Satisfacer: es la elección de la primera opción que sea mínimamente aceptable o adecuada, y de esta forma se satisface una meta o criterio buscado. Optimizar: Es el mejor equilibrio posible entre distintas metas.

123 El proceso administrativo. 5. Implementación de la decisión: El proceso no finaliza cuando la decisión se toma; esta debe ser implementada. Bien puede ser que quienes participen en la elección de una decisión sean quienes procedan a implementarla, como en otras ocasiones delegan dicha responsabilidad en otras personas.

124 El proceso administrativo. Debe existir la comprensión total sobre la elección de la toma de decisión en sí, las razones que la motivan y sobre todo debe existir el compromiso de su implementación exitosa. Para tal fin, las personas que participan en esta fase del proceso, deberían estar involucradas desde las primeras etapas que anteriormente hemos mencionado.

125 El proceso administrativo. A continuación citaremos los pasos que los gerentes deben considerar durante la planeación de su ejecución: Determinar cómo se verán las cosas una vez que la decisión esté funcionando completamente. Orden cronológico (de ser posible con un diagrama de flujo) de los pasos para lograr una decisión totalmente operativa.

126 El proceso administrativo. Considerar recursos disponibles y actividades necesarias para poner cada paso en práctica. Considerar el tiempo que tomará cada una de las etapas. Asignación de responsabilidades a personas específicas para cada etapa.

127 El proceso administrativo. Podemos estar seguros de que cuando una toma de decisión es tomada, ésta probablemente generará ciertos problemas durante su ejecución, por lo tanto los gerente deben dedicar el tiempo suficiente al reconocimiento de los inconvenientes que se pueden presentar así como también ver la oportunidad potencial que estos pueden representar.

128 El proceso administrativo. De esta manera, podríamos decir que es fundamental que los gerentes se pregunten: ¿Qué problemas podría causar esta acción, y qué podríamos hacer para impedirlo? ¿Qué beneficios u oportunidades no intencionales podrían surgir?

129 El proceso administrativo. ¿Cómo podremos asegurarnos de que sucedan? ¿Cómo podemos estar preparados para actuar cuando se presenten las oportunidades?

130 El proceso administrativo. 6. Evaluación de la decisión: "Evaluar la decisión", forma parte de la etapa final de este proceso. Se recopila toda la información que nos indique la forma como funciona una decisión, es decir, es un proceso de retroalimentación que podría ser positiva o negativa.

131 El proceso administrativo. Si la retroalimentación es positiva, pues entonces nos indica que podemos continuar sin problemas y que incluso se podría aplicar la misma decisión a otras áreas de la organización.

132 El proceso administrativo. Si por el contrario, la retroalimentación es negativa, podría ser que: 1) tal vez la implementación requiera de más tiempo, recursos, esfuerzos o pensamiento o 2) nos puede indicar que la decisión fue equivocada, para lo cual debemos volver al principio del proceso (re)definición del problema.

133 El proceso administrativo. Si esto ocurriera, sin duda tendríamos más información y probablemente sugerencias que nos ayudarían a evitar los errores cometidos en el primer intento.

134 El proceso administrativo. LA TOMA DE DECISIONES APLICADA A LOS SISTEMAS La toma de decisiones se presenta en nuestras vidas a todo momento en el que necesitemos escoger el mejor camino en el tema o actividad que estemos desarrollando, ya que se basa en el análisis de varias alternativas que se nos van presentando durante el proceso, y estas posibilidades pueden llevarnos a terminar el proceso ya sea de la mejor manera o conducirnos al error.

135 El proceso administrativo. Como todo proceso, la toma de decisiones tiene unos pasos o recomendaciones que se podrían tener en cuenta, como lo es el analizar y tener un buen conocimiento del problema o incógnita que se tiene para saber de verdad cual es la mejor manera de resolverlo; y también sería importante evaluar cada una de las alternativas que se irán a presentar, ya que así se sabrá escoger la que más le convenga al problema en análisis.

136 El proceso administrativo. Este proceso, aplicado al análisis de los Sistemas, siempre se va a presentar, ya que, primero que todo, al tratar de resolver alguna entropía o problema que presente el sistema, se van a presentar de seguro, varias alternativas o vías, que pueden ser viables o no, de acuerdo a las características del proceso, y analizar cada una puede tomar un buen tiempo, porque se debe optar por lo que mas le convenga a todas las partes que tengan relación con dicha entropía.

137 El proceso administrativo. Un sistema, para que sea exitoso, debe tener varias relaciones de acuerdo al medio en el que se encuentre, por consiguiente, va a tener entradas de información o energía, que pueden ser, tanto de gran utilidad para todas sus partes, como también pueden ser perjudiciales para el proceso que se tenga en desarrollo, y en algunos sistemas se puede presentar que a varias de sus partes (subsistemas) estos datos pueden ser muy provechosos, pero para otras, puede incluso, llevar a la destrucción.

138 El proceso administrativo. Por eso, es importante usar la toma de decisiones para saber cual es la información que le va a servir, y le va ayudar a tener una regularidad, no constante pero si a menudo estable a todo el sistema en general, teniendo en cuenta las necesidades de cada una de sus partes.

139 El proceso administrativo. En un sistema social, como los que se presentan en las empresas, se puede demostrar como interviene el proceso de toma de decisiones en el trabajo grupal, que en muchas ocasiones puede resultar más beneficioso que el trabajo individual, ya que se puede experimentar con las diferentes opciones que den cada uno de los miembros de dicha organización, y así llegar a una unanimidad, que va a llevar al sistema por el mejor camino.

140 El proceso administrativo. Pero si cuando el trabajo lo realiza uno, se toma un determinado tiempo, en una organización se incrementa mucho más, por las teorías o decisiones que tengan cada una de las personas, y por supuesto, en este tipo de sistemas se debe tener muy en cuenta la posición en la que se encuentre cada uno.

141 El proceso administrativo. En conclusión, la toma de decisiones se presenta en todo momento en nuestras vidas, cuando debamos seleccionar entre varias opciones o caminos, y este proceso se va a presentar mucho más para un analista de sistemas, ya que para realizar un sistema, o modificar errores (entropías) que encuentre en estos, va a tener que optar por la forma mas eficaz de resolverlo, teniendo en cuenta, tanto las necesidades que tenga, como todas las partes que lo constituyen.

142 El proceso administrativo. Además, la eficacia y eficiencia en tomar la decisión que al final va a ser la acertada, ya sea en un sistema, o cualquier problema que se nos presente, se forma en la objetividad y claridad que nos puedan mostrar los datos o la información que se tiene, porque si se conoce bien lo que se esta realizando, no vamos a tener inconvenientes que sean perjudiciales.

143 El proceso administrativo. Sin lugar a dudas existen ciertas cualidades que hacen que los tomadores de decisión sean buenos o malos.

144 El proceso administrativo. Cuatro son las cualidades que tienen mayor importancia a la hora de analizar al tomador de decisiones: experiencia, buen juicio, creatividad y habilidades cuantitativas. Otras cualidades podrán ser relevantes, pero estas cuatro conforman los requisitos fundamentales.

145 El proceso administrativo. Experiencia: Es lógico suponer que la habilidad de un mando para tomar decisiones crece con la experiencia. El concepto de veteranía en una organización con aquellos individuos que tienen el mayor tiempo de servicio, se funda en el valor de la experiencia y por lo tanto reciben un mayor salario.

146 El proceso administrativo. Cuando se selecciona a un candidato para algún puesto de la organización, la experiencia es un capítulo de gran importancia a la hora de la decisión. Los éxitos o errores pasados conforman la base para la acción futura, se supone que los errores previos son potencial de menores errores futuros. Los éxitos logrados en épocas anteriores serán repetidos.

147 El proceso administrativo. Buen juicio: Se utiliza el término juicio para referirnos a la habilidad de evaluar información de forma inteligente. Está constituido por el sentido común, la madurez, la habilidad de razonamiento y la experiencia del tomador de decisiones. Por lo tanto se supone que el juicio mejora con la edad y la experiencia.

148 El proceso administrativo. Creatividad: La creatividad designa la habilidad del tomador de decisiones para combinar o asociar ideas de manera única, para lograr un resultado nuevo y útil.

149 El proceso administrativo. Habilidades cuantitativas: Esta es la habilidad de emplear técnicas presentadas como métodos cuantitativos o investigación de operaciones, como pueden ser: la programación lineal, teoría de líneas de espera y modelos de inventarios.

150 El proceso administrativo. Estas herramientas ayudan a los mandos a tomar decisiones efectivas. Pero es muy importante no olvidar que las habilidades cuantitativas no deben, ni pueden reemplazar al buen juicio en el proceso de toma de decisiones.

151 El proceso administrativo. Las organizaciones, o más precisamente, las personas que toman las decisiones importantes, no pueden hacer lo que desean. Se enfrentan a distintas limitantes: financieras, legales, de mercado, humanas y organizaciones, que inhiben algunas acciones.


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