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Page 1 CENTRAL MEXICANA DE SERVICIOS GENERALES DE ALCOHÓLICOS ANÓNIMOS, A. C. (CMSGAA) Integrante de Servicios Mundiales de Alcohólicos Anónimos C.C.C.P.

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2 Page 1 CENTRAL MEXICANA DE SERVICIOS GENERALES DE ALCOHÓLICOS ANÓNIMOS, A. C. (CMSGAA) Integrante de Servicios Mundiales de Alcohólicos Anónimos C.C.C.P.

3 Page 2 Junta de Servicios Generales Comité de Cooperación con la Comunidad Profesional C. C. C. P.

4 Page 3 Guía de Actuación Foros con profesionales sobre Alcoholismo C.C.C.P.

5 Page 4 Esta Guía tiene la finalidad de servir de apoyo a todos los Comités de Cooperación con la Comunidad Profesional; de Grupo, Distrito, Área y Región, que efectúen en sus localidades un Foro sobre Alcoholismo. PRESENTACIÓN C.C.C.P.

6 Page 5 Nosotros, que por la gracia de un Poder Superior, hoy somos privilegiados, debemos devolver la dádiva que se nos ha dado, para que aquel, que aún sufre, pueda tener la oportunidad de salvar su vida. Así que el espejo de Alcohólicos Anónimos, no refleja el maquillaje, sino la gratitud; no refleja la vanidad, sino la humildad; no refleja la espuma, sino la realidad: Refleja una experiencia inapreciable. Gracias a Dios por el privilegio de vivir El lenguaje del corazón, Pág INTRODUCCIÓN C.C.C.P.

7 Page 6 Establecer comunicación con los profesionales, que les permita: Distinguir a los grupos de la Central Mexicana de Servicios Generales de Alcohólicos Anónimos, de otros esfuerzos, como alternativa para la recuperación del alcoholismo. Clarificar las Tradiciones del Programa de A. A.. Difundir la opinión de expertos y líderes de opinión sobre la enfermedad del alcoholismo y cómo la CMSGAA puede colaborar con ellos. MISIÓN C.C.C.P.

8 Page 7 Que la comunidad profesional, entendida como toda persona, entidad, con autoridad moral e influencia sobre otros, sea un aliado, para conseguir nuestro único objetivo : Transmitir el Mensaje al enfermo, que aún sufre VISIÓN C. C. C. P.

9 Page 8 Acercar a Alcohólicos Anónimos con los Profesionales de cada comunidad, con la finalidad de Ganar aliados de por vida, ofreciéndoles información seria y actual sobre la enfermedad, así como sobre la alternativa de recuperación que ofrece nuestro programa. Objetivo del Foro sobre ALCOHOLISMO C.C.C.P.

10 Page 9 I.- Identificación : Tenemos que identificar a la comunidad profesional a la que queremos llegar y que será objeto del Foro. Es decir, los profesionales de los Organismos Gubernamentales, Empresariales y Privados como: Médicos, Psicólogos, Psiquiatras, Religiosos, Profesores, etc.. Hacer una lista para saber a cuantas personas estimamos llegar, es recomendable no tener temor, al hacer la lista. Es importante llegar a los niveles más altos en cada entidad. Está comprobado que mientras llegamos a los dueños, directores, gerentes, es decir, a los responsables en cada organización, más y mejores respuestas tendremos y los subordinados nos prestarán más atención. PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

11 Page 10 II.- APOYO DE LOS COMITÉS AUXILIARES : Es importante que para realizar el Foro contemos con el apoyo de todos los Comités de Servicio, ya que todos tienen una participación en la realización del evento y necesitamos de su servicio y cooperación para dar una buena imagen de : Alcohólicos Anónimos como un Todo PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

12 Page 11 III.- INFORMACIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN LOCALES : Es muy importante que la Televisión, Radio y Prensa sean invitados al evento y que se designe al Comité de Información Pública la responsabilidad de atender a los medios. (Aquí se ve cómo los demás Comités Auxiliares participan en la ayuda y servicio para que este evento tenga el éxito que deseamos). PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

13 Page 12 IV.- LUGAR DEL EVENTO : Para elegir el lugar en donde se llevará a cabo el Foro, tenemos que analizar todos los posibles lugares, a los que podemos acceder. Los requisitos que debe reunir el lugar son: Espacio suficiente de acuerdo al número de invitados. Buena ventilación. Sillas suficientes y disponibles en caso de mayor asistencia a la prevista. Que reúna los requisitos de seguridad en caso de sismo o siniestro. Que existan sanitarios limpios. Que el lugar sea céntrico y de fácil acceso, a fin de que nuestros invitados tarden el menor tiempo posible en trasladarse desde sus lugares de trabajo. Solicitar que se abstengan de fumar por ser lugar público. PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

14 Page 13 IV.- LUGAR DEL EVENTO : Contar con un equipo de sonido con capacidad, acorde al tamaño del lugar. Colocar el podium en una posición desde la cual los ponentes tengan suficiente visibilidad hacia la pantalla en que serán proyectadas sus presentaciones. En caso de colocar personificadores, asegurarse de que los nombres e instituciones que representen, estén bien escritos. Poner botellas de agua, lápices o plumas, tarjetas blancas y un fólder con el programa del Foro e información que deseemos que el profesional se lleve, como por ejemplo, si el Foro es organizado con motivo de un Congreso Regional o de Área, poner el folleto o programa del Congreso, si es que hemos tenido contacto con la Prensa, Radio o T. V. para anunciar el Congreso, hacer un pequeño resumen de dichas actividades de información a los medios. PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

15 Page 14 V.- Recursos necesarios para el evento : Pantalla de proyección para la presentación. Computadora. CD con la presentación. Proyector (cañón). Computadora de repuesto. Número de micrófonos de acuerdo al tamaño del presidium (2 al menos) y otro para el público (para preguntas a los ponentes). Papeletas para las preguntas. Manta para el exterior del lugar. PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

16 Page 15 V.- Recursos necesarios para el evento : Para reducir gastos, en lugar de la manta del presidium, podemos proyectar en la pantalla desde unos 40 minutos antes de que inicie el evento, el nombre del evento y otro tipo de información que deseemos sobre nuestra Agrupación y su trabajo con los profesionales o sobre nuestra Convención Nacional. Ofrecer a los invitados, café, agua, té, refrescos y si es posible bocadillos. PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

17 Page 16 V.- Recursos necesarios para el evento : Hacer lo posible por grabar las ponencias, previa autorización de los ponentes, para incluirlas en un CD que posteriormente se les pueda hacer llegar a los integrantes del presidium como un gesto de gratitud por su participación. Testimonios de gratitud con el nombre escrito correctamente del profesional, y en caso de algún ponente emergente, hacer una entrega simbólica, pero no olvidar hacerle llegar a la brevedad el testimonio con su nombre. PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

18 Page 17 V.- Recursos necesarios para el evento : Se sugiere que cuando sea posible, se entregue el testimonio enmarcado en un cuadro listo para colgarse. Esto nos asegurará que el testimonio no termine guardado en un cajón, y que otros profesionales que lo visiten también lo vean. Tener suficiente literatura disponible que proporcione información sobre las actividades que realizamos en instituciones correccionales, en centros de tratamiento, boletines Ganar Aliados, etc.. PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

19 Page 18 VI.- Invitaciones : Deben ser claras en nuestro propósito, indicando la razón de ser del Foro, la información del lugar, fecha y hora del evento. Pueden hacerse en carta membretada del Grupo, Distrito, Área y Región según sea el caso. El logotipo que se utilice deberá ser el establecido por nuestras políticas, respetando el color y leyenda Integrante de Servicios Mundiales. En caso que el Foro se realice previo a algún Congreso o Reunión que convoque la asistencia de varios Grupos, Distritos ó Áreas se deberá mencionar. Por ejemplo: En el marco del XV Congreso del Área Veracruz 2, en el que se espera la asistencia de dos mil integrantes de nuestra Agrupación, hemos organizado este Foro sobre Alcoholismo. PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

20 Page 19 VI.- Invitaciones : Además de la invitación membretada, es conveniente extenderles a los ponentes una carta invitación en la que se especifique el tema que deseamos que exponga, el tiempo que tiene para ello, los apoyos con los que contará (pantalla, computadora, cañón, etc.), si habrá tiempo para preguntas y respuestas, si estará en el presidium, etc. Asimismo, solicitarle que especifique si desea recibir apoyo para trasladarse del Foro a su centro laboral, entre otras necesidades. PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

21 Page 20 VI.- Invitaciones : Nombrar a un compañero que se ocupe personalmente de coordinar la organización y asegurarse de satisfacer las necesidades y requerimientos de los ponentes. En el caso de funcionarios importantes de gobierno, de otras organizaciones o empresarios, darles especial seguimiento días previos al Foro, con sus encargados de agenda o secretarios particulares para asegurar su asistencia, y poder manejar los imprevistos. Solicitar que se den sugerencias sobre otros profesionales que deberían ser invitados al Foro Asignar responsables para la oportuna entrega de las invitaciones. PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

22 Page 21 VII.- Confirmación de Asistencia : La lista de invitados, debe contener direcciones, teléfonos, fax y correo electrónico de cada uno de ellos, para facilitar las confirmaciones de asistencia al evento. Este trabajo se tiene que hacer entre un gran número de compañeros, para lograr el éxito en esta tarea. Podemos iniciar el proceso de invitación a través de sus correos electrónicos y, posteriormente entregarles la invitación, y darles seguimiento continuo a través de llamadas telefónicas. PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

23 Page 22 VIII.- Desarrollo del Evento : Sugerencias para el evento : Puntualidad: Es fundamental que todos los integrantes del Comité Organizador, estén cuando menos 1 hora antes del evento, y asegurarse que todo esté en orden, (si es posible planear el montaje un día antes), ya que la puntualidad y formalidad, hablan mucho de los Alcohólicos Anónimos. Si empezamos a la hora indicada en las invitaciones, las personas invitadas nos lo agradecerán y tendremos una buena imagen. PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

24 Page 23 VIII.- Desarrollo del Evento : Sugerencias para el evento : Presentación Personal: La sencillez y el vestir correctamente nos harán ver con una excelente imagen (si es posible usar corbata). Cuidar el Lenguaje: El lenguaje del corazón es de amor y respeto. Evitar totalmente la palabras soeces y altisonantes. PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

25 Page 24 VIII.- Desarrollo del Evento : Sugerencias para el evento: Organización : La organización y la capacitación anticipada nos darán mejores oportunidades de lograr nuestro objetivo de transmitir el mensaje. Sugerimos, se reúnan previamente con él o los compañeros que participarán. Cuidar de no hacer catarsis. Alcohólicos Anónimos es una nueva forma de vida. Cómo vivía antes y cómo vivo hoy en los diferentes aspectos de mi vida. Quiénes somos. PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

26 Page 25 VIII.- Desarrollo del Evento : Sugerencias para el evento: Organización : Qué hace y qué no hace Alcohólicos Anónimos (ver Pág. 68 del manual del CCCP). Por ejemplo: Si se trata del ámbito laboral, exponer en su intervención cómo es que el Programa de Alcohólicos Anónimos le ha beneficiado en ello; si el tema se relaciona con la impartición de justicia, hablar de cómo colaboramos con los gobiernos de otros estados en esto, también puede hablar de lo que hacemos en la Semana Compartiendo Esfuerzos, o en los penales del país, etc.. Si es posible, orientar la intervención del compañero, con el tema principal que se trate, o bien explicar el lema del Congreso. Afortunadamente el campo de colaboración con los profesionales se ha ido extendiendo, y los convenios que hemos establecido de igual manera pueden ser tema y ligarse con nuestros temas tradicionales. PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

27 Page 26 IX.- Guía de Coordinación del Evento : Agenda : Palabras de Bienvenida por el maestro de ceremonias Presentación del presidium (Aquí es muy importante estar en coordinación con el maestro de ceremonias, ya que en ocasiones no llegan los invitados titulares y envían representantes, por lo que hay que estar pendientes de darle al maestro de ceremonias los cambios en el (los) nombre (s) de quien (es) SÍ se encuentran en el presidium. PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

28 Page 27 IX.- Guía de Coordinación del Evento : Agenda : Introducción Temas Preguntas y Respuestas Entregar las hojas de evaluación del evento Agradecimiento Si es posible, pedir al compañero o compañera encargada de los registros que le pase al maestro de ceremonias un papel con los nombres de las instituciones presentes para agradecerles su asistencia e interés Entrega de Literatura. 10. No olvidar entregarle a cada ponente su testimonio de gratitud después de su participación. PROCEDIMIENTO C.C.C.P.

29 Page 28 El poder recabar las opiniones de los invitados profesionales, nos dará una indicación de cómo fue aceptada nuestra propuesta y conocer su punto de vista, si quedaron convencidos en apoyarnos en la transmisión del mensaje y en qué nos pueden ayudar en el futuro, qué sugerencias tienen para poder tener mayor éxito, etc. Sugerimos hacer un formato de media carta con preguntas como: *¿Qué opina Ud. del Foro? *¿Cree que el tiempo asignado a cada tema fue suficiente? *¿Le gustaría recibir más información de Alcohólicos Anónimos? SI NO *Sugerencias para mejorar este Foro. EVALUACIÓN DEL EVENTO C.C.C.P.

30 Page 29 Es fundamental que se le de seguimiento a este evento, para continuar con un directorio de los profesionales que asistieron y mantener contacto periódico con ellos, para informarles de nuestras actividades o para obsequiarles algún folleto o libro de nuestra literatura (Boletín Ganar Aliados, Separadores de Plenitud, Agendas, etc.). Asegurarnos que quede en expediente una constancia del trabajo que se realizó, ya que cuando terminemos nuestro servicio, los nuevos servidores que lleguen a ocupar nuestros lugares, es importante que cuenten con una guía de la experiencia de la realización del Foro y del seguimiento que se le dará a los profesionales que nos apoyaron en esta y otras ocasiones. SEGUIMIENTO C.C.C.P.

31 Page 30 RECOMENDACIONES GENERALES Les sugerimos revisar la ortografía desde la etapa de diseño de invitaciones, personificadores, letreros, mantas, presentaciones Power Point de compañeros alcohólicos anónimos, boletines de prensa, boletines del Área, fólderes, carpetas, programas, etc.. C.C.C.P.

32 Page 31 RECOMENDACIONES GENERALES Les sugerimos compartir con el Comité de C. C. P. de la Junta de Servicios Generales, los foros con profesionales que vayan a realizar y si les es posible, envíenos fotos, artículos de periódico, número de profesionales que asistieron, si es que tuvieron oportunidad de convocar a través de la televisión, etc. C.C.C.P.


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