4. Mantenimiento de los espacios de trabajo. Manual de formación 2 4. Modificación de los espacios de trabajo 4.1 Introducción……………………………….……..……..…pág.

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1 4. Mantenimiento de los espacios de trabajo

2 Manual de formación 2 4. Modificación de los espacios de trabajo 4.1 Introducción……………………………….……..……..…pág. 64 4.2 Los distintos elementos web....………...….……..…….pág. 70 4.3 Gestión de atributos………………...…..………………..pág. 73 4.4 Las vistas ……………………………….……..…………...pág. 75 4.5 Propiedades de los elementos web ……….…….……pág. 78 4.6 Crear y agregar elementos web ………....…………...…pág. 79 4.7 Eliminar, cerrar: eliminar elementos web …..…..….pág. 82 4.8 Seguridad de los elementos web …………..……...……pág. 85

3 Manual de formación 3 Los espacios de trabajo del Portal del Conocimiento y Participación tienen las listas y bibliotecas que se han considerado necesarias en las fases de diseño e implantación. Sin embargo, a lo largo de la vida del Portal, y como resultado del trabajo diario podremos necesitar elementos nuevos, eliminar elementos, o modificar la forma de presentarlos. En este manual se explica cómo mantener vivos estos espacios de trabajo, adaptando su contenido a las necesidades de los usuarios. 4.1 Introducción

4 Manual de formación 4 Página principal: nos permite volver a la página principal del espacio de trabajo. Documentos y listas: nos muestra los elementos que hay creados en nuestro espacio de trabajo. Crear: nos permitirá crear nuevos elementos. Configuración del sitio: nos permite administrar la seguridad y modificar el nombre del sitio. En todo espacio de trabajo encontraremos el siguiente menú: 4.1 Introducción. Menús de configuración.

5 Manual de formación 5 Si pulsamos Documentos y listas, obtenemos la siguiente página con sus correspondientes menús de vistas. 4.1 Introducción. Menús de configuración.

6 Manual de formación 6 Si pulsamos Crear, obtenemos las distintas opciones de elemento a crear. 4.1 Introducción. Menús de configuración.

7 Manual de formación 7 Si pulsamos Configuración del sitio, obtendremos la siguiente página: 4.1 Introducción. Menús de configuración.

8 Manual de formación 8 Agregar a mis vínculos: nos permitiría tener un enlace a este elemento desde la página principal del Portal (en el PCyP no tenemos el elemento que nos los muestra). Enviarme alertas: configura el envío de correos cuando cambia un documento o un elemento de la lista. Exportar a hoja de cálculo: guardamos el contenido en una hoja Excel en el PC, sólo si hay Office2003. Modificar configuración y columnas: desde aquí vamos a modificar la configuración del elemento. Nombre, seguridad, atributos nuevos, vistas, etc. Toda la configuración del elemento se hace desde aquí. En todos los elementos de un espacio de trabajo, pulsando en su denominación obtendremos dos menús: Vistas y Acciones. En el menú de vistas podremos acceder a los distintos objetos del elemento correspondiente o según los criterios de selección que se hayan definido. En el menú de acciones disponemos de las siguientes opciones: 4.1 Introducción. Menús de configuración.

9 Manual de formación 9 4.2 Los distintos elementos web.

10 Manual de formación 10 4.2 Los distintos elementos web.

11 Manual de formación 11 4.2 Los distintos elementos web.

12 Manual de formación 12 Para entrar en la configuración de un elemento tipo lista, hay que pinchar en el nombre. A la izquierda tendremos un menú de acciones que podemos realizar; entre ellas, Modificar configuración y columnas. Pinchando en dicha opción, aparece una pantalla de personalización. Pulsamos en Agregar una nueva columna. 4.3 Gestión de atributos.

13 Manual de formación 13 Al pulsar Agregar una nueva columna, aparecerá un cuestionario que pasaremos a cumplimentar. Esta columna debe contener información: indicaremos si la columna es un campo obligatorio o no. Podemos agregar la columna a la vista predeterminada o la podemos dejar oculta. En la parte inferior de la página, haga clic en Aceptar. Repita estos pasos para agregar columnas adicionales. Si queremos modificar o eliminar una columna podemos pinchar sobre el nombre de la columna para acceder y poder modificar sus propiedades, o para eliminarla. 7. Crear un atributo 4.3 Gestión de atributos.

14 Manual de formación 14 Conceptos importantes Permite agrupar los elementos bajo distintos criterios. Es necesario etiquetar los elementos para que se puedan mostrar las vistas. Denominamos vistas a las diferentes formas en que pueden presentarse las listas o bibliotecas de documentos. A la izquierda de los elementos de trabajo aparece el menú de vistas disponibles. Las vistas se basan en los atributos de los elementos de una lista o de los documentos de una biblioteca. 4.4 Las vistas.

15 Manual de formación 15 Crear una nueva vista Nos permite crear nuevas vistas de los documentos. Independizamos la estructura física de la lógica. Al entrar debemos elegir Vista Estándar. Nombre Damos un nombre a la vista y marcamos si será la vista predeterminada. Audiencia Nos permite definir si es una vista personal o pública. Recomendamos que sea siempre pública. 4.4 Crear vistas.

16 Manual de formación 16 Filtro Nos permite filtrar los documentos que queremos Mostrar. Límite de elementos Definimos cuántos elementos mostraremos en la vista. Columnas Marcamos las columnas que queremos nos muestre la vista. Agrupar por Nos permite agrupar los documentos bajo los criterios de las columnas. Ordenar Elegimos los criterios de ordenación de la vista. Nota: ordenar, filtrar y agrupar siempre será en base a los atributos de la biblioteca o lista. 4.4 Crear vistas.

17 Manual de formación 17 Cuando creamos una biblioteca, o una lista, y la agregamos a la página, tenemos la posibilidad de tener dos vistas diferentes, una externa y otra cuando entramos en la biblioteca. Cambiamos la vista externa desplegando la lista de acciones y seleccionando Modificar elemento web compartido. Vista externa Desplegando el combo podemos seleccionar una vista que esté creada. Desde Editar vista actual podemos definir la vista que queremos. Definimos si queremos barra de herramientas o no 4.5 Propiedades de los elementos web.

18 Manual de formación 18 Para crear un nuevo elemento, pinchamos en Crear, en el menú superior. Elegimos el tipo de biblioteca o lista que queremos crear y cumplimentamos el cuestionario correspondiente. 4.6 Crear y agregar elementos web.

19 Manual de formación 19 Una vez que hemos creado un elemento, lo tenemos que mostrar en la página. Para ello, editamos la página, vamos a Agregar elementos Web y luego a Examinar. Aparecerá una pestaña lateral con todos los elementos creados. Basta con arrastrarlo a la página. 4.6 Crear y agregar elementos web.

20 Manual de formación 20 Si queremos cambiar de posición un elemento, editamos la página y seleccionamos Diseñar esta página. 4.6 Crear y agregar elementos web.

21 Manual de formación 21 Hemos visto que podemos añadir Bibliotecas y listas, que podemos generar páginas y organizar las bibliotecas y listas en ellas. Para eliminar permanentemente un elemento web hay que ir a Modificar la configuración y columnas, y seleccionar la opción Eliminar esta lista. No es lo mismo eliminar que cerrar. En cualquier caso, la información no desaparece. 4.7 Eliminar, cerrar: elementos web. Sitio sin pestañas: Editar pág. Compartida. Después desplegamos el menú de acciones del elemento desde el triángulo… Tenemos que Diseñar la página para poder cambiar el aspecto del sitio. Sitio con pestañas: Modificar elemento web compartido. Pero, ¿cómo eliminamos la información? Minimizar. Eliminar. Cerrar. Cerrar, oculta el objeto en la página, sigue cargándose, aunque no se ve. Eliminar, lo quita de la página. El servidor no lo carga. Nota

22 Manual de formación 22 Desde el menú Modificar elemento web compartido, la opción Cerrar, el elemento desaparece de la página, pero se carga. ¡¡EVITARLO AL MÁXIMO!! No es lo mismo eliminar que cerrar. En cualquier caso, la información no desaparece. Tenemos 3 formas de eliminar un elemento: desde el triangulo del elemento, vamos Modificar elemento web compartido, y luego la opción Eliminar. El elemento desaparece de la página, pero sigue estando disponible. Para eliminarlo totalmente, pinchando en el nombre del elemento yendo a Modificar configuración y columnas y Eliminar lista. Supongamos que hemos Cerrado o eliminado uno de los elementos. ¿Cómo hacemos para volver a asomarlo? Desde el menú Modificar esta área de trabajo, (o Editar pág. Compartida) vamos a Agregar elemento web, y elegimos la opción EXAMINAR. 4.7 Eliminar, cerrar: asomar elementos que han sido ocultados en la página.

23 Manual de formación 23 Los elementos CERRADOS estarán en la Galería de la página de elementos Web. Los elementos ELIMINADOS estarán en la Galería NOMBRE_DEL_SITO. En cualquiera de los dos casos, tendremos la lista de elementos web, seleccionamos el que queremos volver a llevar a la página, y lo arrastramos a su posición. 4.7 Eliminar, cerrar: asomar elementos que han sido ocultados en la página.

24 Manual de formación 24 Puede suceder que dentro de un espacio de trabajo la visibilidad de la información sea diferente para unos usuarios y para otros. Seleccionamos los grupos que vienen por defecto y pinchamos en Quitar usuarios seleccionados. Una vez eliminados estos usuarios, vamos a Agregar usuarios. Para modificar la seguridad de un elemento web vamos a Modificar configuración y columnas yModificar permisos para esta lista (o biblioteca). 4.8 Seguridad de los elementos web.

25 Manual de formación 25 Si pulsamos en Libreta de direcciones podremos seleccionar los usuarios de la lista de contactos de Outlook. Si no, podemos escribir tanto las direcciones de correo como los login de usuario (n000000..). Una vez hemos seleccionado a quiénes queremos dar acceso, seleccionamos qué tipo de permisos queremos darle y vamos aSiguiente. En la pantalla siguiente se nos confirma que los usuarios sean correctos, y podemos decidir si mandar un correo o no para avisar que le hemos dado ciertos permisos. 4.8 Seguridad de los elementos web.