CONTROL ÁGIL DE LOS DOCUMENTOS.

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1 CONTROL ÁGIL DE LOS DOCUMENTOS

2 EL PAPEL Y LA TINTA ¡ME HAS ARRUINADO PARA SIEMPRE!
¡AL CONTRARIO, AHORA ERES UN DOCUMENTO!

3 ¡UN GUARDIAN DE LOS PENSAMIENTOS DEL HOMBRE!

4 DIVERSOS TIPOS DE DOCUMENTOS
Políticas, objetivos y metas; manuales de la calidad; procedimientos; instrucciones de trabajo; viajeros (formularios para préstamo de libros);

5 DIVERSOS TIPOS DE DOCUMENTOS
dibujos y especificaciones (diagramas de instalaciones escolares, requisitos para trámites, listas de materiales para laboratorios, ejemplos de llenado de formularios);

6 DIVERSOS TIPOS DE DOCUMENTOS
programas (inscripción, auditorías, calibración, mantenimiento, estudios, formación, revisión por la dirección); contratos (inscripciones, órdenes de compra, contratos personal docente, convenios); planes estratégicos (metas de la organización, inversiones, decisiones de alto nivel);

7 DIVERSOS TIPOS DE DOCUMENTOS
descripciones de puestos. manuales para el usuario (alumnos, padres de familia); información de productos (planes de estudio, requisitos de inscripción).

8 DOCUMENTOS POCO CONVENCIONALES
Pizarrones (programa diario, avisos, estado del trabajo); carteles, notas adhesivas; muestras maestras (circuito armado en un laboratorio de electrónica, dibujo iluminado en un jardín de niños).

9 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
Son parte de la documentación del sgc; al controlarlos cuidar: acceso; preservación; conciencia del estado de las revisiones; cómo obtener los más actualizados; armonización de requisitos entre documentos (externos –internos).

10 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
Algunos ejemplos son: normas (como la ISO 9001:2000); documentación de alumnos y personal docente (certificados de estudios, actas de nacimiento, currículum vítae); leyes y reglamentos (Ley General de Educación, Reglamentos Escolares); manuales de operación y mantenimiento (equipos, software);

11 CLASIFICACIÓN SENCILLA
1 – Manual de la calidad 2 – Procedimientos 3 – Instrucciones de trabajo y otros documentos NOTA: Cualquier nivel puede incluir formularios.

12 RESPONSABLES Dependen del tamaño de la organización y lo complejo de los procesos. La interrelación de los documentos es reflejo de la interrelación de los procesos y por ende, la documentación es reflejo de la eficacia de la comunicación e interacción de las personas involucradas. Responsabilidad compartida de los documentos. Involucrar al usuario de la documentación en su elaboración y revisión, a fin de garantizar que la comprende y que ésta es adecuada.

13 RESPONSABLES Recomendable coordinar la comunicación, distribución y actualización de la documentación desde una sola área, pero evitar obstruir la interacción entre los dueños de procesos. El almacenamiento y preservación de la documentación que no está en red se facilita si se hace responsable a alguien en cada área. La distribución de la documentación o el acceso a ésta se facilita si los responsables usan matrices que definan a las personas con esos privilegios.

14 RESPONSABLES De ser necesario, es conveniente definir quiénes serán los responsables de formar o refrescar la formación del personal, ya sea en relación con la nueva documentación o con los documentos actualizados. Asimismo, conviene tener responsables de dirigir y asegurar que los cambios sean comunicados, entendidos e implementados.

15 RELACIÓN ENTRE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Proveen la definición de requisitos. Se relacionan con entradas. REGISTROS Suministran la evidencia del cumplimiento con los requisitos. Se relacionan con resultados. PROCESO DOCUMENTO REGISTRO ENTRADA RESULTADO

16 RELACIÓN ENTRE DOCUMENTOS Y REGISTROS
PROCESO DOCUMENTO REGISTRO CONTRATACIÓN DOCENTES REQUISITOS PARA DOCENTES DOCUMENTACIÓN DOCENTES VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DOCUMENTACIÓN DOCENTES INFORME DE LA VERIFICACIÓN En una cadena de procesos, los resultados de un proceso vienen a ser entradas del siguiente proceso. No se puede tener un resultado si no se tiene un requisito que cumplir (entrada).

17 RELACIÓN ENTRE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Los documentos están vivos, esto es, pueden actualizarse. Los registros están muertos, ¡no pueden revisarse!.

18 CONSEJOS PARA LOS QUE ELABORAN LOS DOCUMENTOS.
Considerar al usuario; normalizarlos y simplificarlos (procedimiento de elaboración); dar cursos de elaboración si es necesario; escribir claramente el propósito y el campo de aplicación; incluir los registros que deben dejarse al aplicarlos;

19 CONSEJOS PARA LOS QUE ELABORAN LOS DOCUMENTOS.
cuando no aplique algún requisito del procedimiento de elaboración poner N/A; escribir de manera concisa y sin complicaciones; incluir información de la revisión y cambios del documento; limitar las descripciones escritas;

20 CONSEJOS PARA LOS QUE ELABORAN LOS DOCUMENTOS.
incluir formularios simples, tales como: listas de verificación con los pasos a seguir; incluir ilustraciones de ser posible; preocuparse porque los formularios incluyan sólo la información apropiada del proceso en cuestión; evitar fusilarse formularios de otras organizaciones a menos de que sean rediseñados para adaptarlos a la organización y sus procesos;

21 CONSEJOS PARA LOS QUE ELABORAN LOS DOCUMENTOS.
usar diagramas de flujo si conviene; si se usan memorandos para comunicar requisitos, controlarlos; si se usan acrónimos y abreviaturas asegurarse de que los usuarios del documento sepan qué significan; evitar repeticiones; hacer referencias a otros documentos;

22 CONSEJOS PARA LOS QUE ELABORAN LOS DOCUMENTOS.
omita el número de revisión en las referencias si es posible; evitar el uso de palabras tales como: “todo”, “nunca”, “siempre” a menos de que sea necesario; “Ver procedimiento para auditorías internas 8.2.2” “Toda compra de insumos requiere que la solicitud sea entregada a más tardar a las 11h00 al Subdirector de Adquisiciones”

23 GESTIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Documento controlado: aprobado y adecuado; estado de revisión identificado; legible e identificable. La aprobación no necesariamente requiere de una firma. El estado de revisión puede hacerse por secciones de un documento. Evitar identificarlos por medio de códigos complicados.

24 GESTIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Cuando se usan documentos electrónicos y la impresión de éstos está permitida, es común definir las copias impresas como documentos no controlados. Para el caso de documentos impresos es frecuente establecer que sólo los que tienen firma o sello originales son los controlados.

25 GESTIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
La formación en relación con el control de los documentos es la forma más eficaz de mantenerlo.

26 REEMPLAZO DE DOCUMENTOS EN PAPEL
Sucios o manchados; tinta corrida; impresión descolorida o borrosa; demasiadas notas que causan confusión sobre su validez; roto en las líneas de pliegue por tanto uso; daños en bordes de hojas que llegan hasta donde están las especificaciones.

27 DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Proteger archivos con un software antivirus apropiado, restringiendo bajar archivos no autorizados de Internet; respaldar periódicamente el sistema para garantizar la integridad y el acceso continuo a los datos.

28 DOCUMENTOS OBSOLETOS La mejor forma de no tener documentos obsoletos que puedan usarse sin intención es la formación; en caso de requerirse pueden conservarse debidamente identificados.

29 ACCESO A LOS DOCUMENTOS
La documentación debe estar disponible para quien la necesita; dar acceso a información no necesaria para alguien puede crear desorden e incrementar la probabilidad de confusión. ¿?

30 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
Un control eficaz de este tipo de documentos es que lo realice el dueño del proceso que los utiliza o el área que los recibe primero en caso de que su uso sea más extendido.

31 CONSEJOS PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La gestión de los documentos es un proceso más del sgc y debe tratarse como tal; no existe la “mejor manera” para gestionar los documentos, ya que esto depende de muchas combinaciones de tipos de documentos, dueños de proceso, prácticas y métodos de control.

32 CONSEJOS PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS
estudiar otros procesos para determinar cómo se gestionan los documentos individualmente; una vez que se conocen las interfaces, gestionar sus documentos considerando esas coacciones; revisar las prácticas de documentación para descubrir si existen duplicaciones que incrementen el riesgo de confusión y error;

33 CONSEJOS PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS
impartir formación y compartir la propiedad del proceso; reconocer que existen sistemas más pequeños dentro del sistema de control de documentos. No tienen que ser el mismo pero deben funcionar juntos como un sistema; asegurarse de contar con los recursos apropiados, incluyendo tiempo y personas;

34 CONSEJOS PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS
existe software diverso para gestionar la documentación, los cuales facilitan mucho esta actividad. Si se piensa utilizar alguno debería evaluarse la aplicabilidad en su organización.

35 MANEJO DE REVISIONES Y DESVIACIONES
Es conveniente que el procedimiento para control de documentos, establezca quién está autorizado para hacer anotaciones que modifiquen un documento y bajo qué condiciones la práctica está autorizada (*). Lo anterior es útil cuando las actividades para la realización del producto no pueden detenerse y el documento correspondiente está en proceso de revisión y actualización debido a que: el proceso o el procedimiento han cambiado; la especificación ha cambiado pero el cliente no ha enviado la revisión correspondiente; (*) Sólo cuando la agencia reguladora u otro organismo gubernamental lo permiten.

36 MANEJO DE REVISIONES Y DESVIACIONES
Para el caso de las desviaciones, los avisos de desviación son una de las herramientas más eficientes para manejar cambios temporales a la documentación, los cuales pueden originarse por el uso de una materia prima, un proceso, un componente, un proveedor o un equipo alternos; generalmente, la desviación no afecta el producto ni cambia el resultado del proceso; lo importante es no perder el control y dar seguimiento.

37 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Escribirlo después de evaluar: los diversos tipos y cantidad de documentos existentes en los procesos del sgc; los medios de soporte de la documentación; cuántos dueños del proceso comparten la responsabilidad; y qué tanto control es apropiado para la organización.

38 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Orientarlo a los usuarios, quiénes buscarán en él: cómo tener acceso a los documentos que necesiten; quién está autorizado para aprobar o actualizar un documento y cómo se determina que es adecuado; qué deberían hacer si consideran que un documento está equivocado; cómo elaborar los documentos del sgc; cómo identificar la última revisión de los documentos; cómo saber qué cambios sufrió un documento que se actualizó; cuál es la diferencia entre un documento controlado y otro no controlado; qué hacer con la documentación vieja u obsoleta; cómo se controlan los documentos de origen externo.

39 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Hacer una lista de los dueños de procesos y pedirles una relación de las personas que manejan la documentación de sus procesos; entrevistar a las personas que manejan la documentación para saber qué documentación utilizan, en qué medio está y cómo la controlan actualmente; elaborar una tabla organizando la información para apoyar la elaboración del procedimiento (la información puede ser: área, documentos que se utilizan, medios en los que están, cantidad de documentos, quién los controla y que autoridad y responsabilidad tienen en relación con ellos); Deje que el personal de informática y sistemas escriba la sección sobre medios electrónicos, desde luego con su participación en relación con el cumplimiento de los requisitos del apartado de la norma ISO 9001:2000.

40 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Una vez que haya recolectado la información que necesita, escriba su procedimiento siguiendo los requisitos establecidos en el apartado de la norma ISO 9001:2000. 4.2.3 Control de los documentos. Definir controles para: Aprobar adecuación antes de emitirlos; revisar, actualizar y volver a aprobar; identificar cambios y revisión actual; disponibilidad en puntos de uso; legibles y fácilmente identificables; identificación de los de origen externo y distribución controlada; prevenir uso no intencionado de documento obsoletos e identificarlos si se conservan por alguna razón.

41 BIBLIOGRAFÍA Norma ISO 9000:2000 Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y Vocabulario. Norma ISO 9001:2000 Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos. Reporte Técnico ISO 10013:2001 Directrices para la documentación de sistemas de gestión de la calidad. Document Control. Denise Robitaille Paton Press LLC. Edición 2005.

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¡MUCHAS GRACIAS! por su amable atención Roberto V. Salinas Díaz Más artículos e información en