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Proyecto Garantías Especificaciones Arqueo y Digitalización Garantías Comerciales Santiago, 30 marzo de 2009.

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1 Proyecto Garantías Especificaciones Arqueo y Digitalización Garantías Comerciales Santiago, 30 marzo de 2009

2 Introducción Objetivos Principales Arqueo y Digitalización Garantías a Nivel Nacional Arquear Carpetas de Garantías Comerciales, verificando que la documentación exista y que la información que ésta contiene coincida con los datos registrados en el sistema de garantías del Banco (Altair). Digitalizar los documentos esenciales contenidos en todas las Carpetas de Garantías Comerciales. Cargar las imágenes indexadas en el Content Manager administrado por Altec.

3 Diagrama Proceso Desarchivar /Archivar carpeta Preparar doctos/ Rearmar carpeta Digitalizar doctos Arquear Indexar imágenes Cargar imágenes Supervisor Eficaz

4 Generación Base de Arqueo Banco Santander entregará al proveedor una base con el detalle de las garantías a Arquear, ordenadas por sucursal y rut del cliente, al igual como se encuentran las carpetas archivadas en las Custodias de Garantías. Este archivo en formato Access contendrá los campos que se deben verificar (ver campos en Anexo 1).Anexo 1

5 Recolección/Archivo Carpeta - Custodia La recolección de las carpetas se realizará en las Custodias de Garantías, tanto en Santiago como en Regiones. Este proceso será realizado por personal de Custodia. Consiste en ubicar las carpetas y desarchivarlas para que en la siguiente etapa sean preparadas para la digitalización. En la entrega el Preparador (Eficaz) debe firmar un acta de recepción. Cuando no se encuentre una carpeta, el personal de custodia debe registrar esto en el informe Carpetas Faltantes. Custodia, recibe las carpetas ya digitalizadas y ordenadas de parte del Preparador (Eficaz) para que sean reingresadas a la bóveda. Informes: 1.- Carpetas Entregadas (Custodia): este informe debe contener las carpetas entregadas al proveedor Eficaz (Anexo 10).Anexo Carpetas Faltantes (Custodia): este informe debe contener aquellas carpetas que no fueron encontradas en el proceso, (Anexo 5).Anexo 5

6 Preparador Documentos Esta tarea consiste en separar los documentos (Tasación, Informe Final, Escritura, etc) y prepararlos para la digitalización por garantía (sacar corchetes, estirar hojas, etc.). Si falta algún documento se registrará en el Informe Documentos Faltantes (anexo 6), dicho informe será certificado por Supervisor Eficaz y enviado a Custodia-Banco. Los faltantes se reemplazarán por una hoja que contenga la frase Nombre Documento- Faltante. Esta hoja también se digitalizará. El Preparador-Eficaz recibe del Digitalizador-Eficaz los documentos procesados, para que la carpeta sea reconstituida y entregada a la Custodia-GTS, quien la reingresará a la bóveda. En este proceso se dejarán los documentos digitalizados al comienzo de la carpeta, sobre aquellos no procesados. Al entregar las carpetas a Custodia-GTS, esta firmará un acta de recepción (reutilizar informe Carpetas Entregadas).

7 Preparador Documentos El Preparador gestiona la búsqueda de aquellos documentos que devolvió el Digitalizador o Arqueador por no tener la nitidez suficiente, para que vuelvan a ser escaneados.

8 Digitalizador Digitaliza los documentos recibidos del Preparador identificándolos por el N° Garantía verifica además Rut cliente y Tipo documento. Las imágenes serán digitalizadas en blanco y negro, en formato tif de 200dpi, y serán almacenadas en el servidor del Proveedor Eficaz instalado en dependencias de Altec. Una vez digitalizados los documentos estos deben ser entregados al Preparador Eficaz para que éste reconstituya la carpeta y entregue a Custodia-GTS. Los documentos Digitalizados pasan al proceso de indexación que recibe el Indexador de las imágenes. Informes: 1.- Carga Diaria Digitalización: este informe debe contener las carpetas que se digitalizaron durante el día (Anexo 9).Anexo 9

9 Indexador En esta etapa, el Indexador primero verifica la calidad de las imágenes recibidas por el proceso de Digitalización, en caso de no ser la adecuada se solicita reprocesar el documento al Preparador. En caso contrario se procede con la indexación según las especificaciones entregadas por Altec (Anexo 12), dejando las imágenes indexadas en su servidor.Anexo 12 Una vez indexadas las imágenes de la garantía, éstas pasan a ser verificadas en contenido y captura de información para el proceso de Arqueo al Arqueador. Informes: 1.- Carga Diaria Indexación: este informe debe contener las carpetas indexadas durante el día (Anexo 9) y ser cruzado con informe de carga de Digitalización (verificar si todo lo digitalizado quedó debidamente indexado)Anexo 9

10 Arqueador Para comenzar, el Arqueador debe verificar que la indexación se encuentre correcta, cuando no es así se solicita al Supervisor Eficaz que regularice esta situación. Si la indexación esta correcta se procede a verificar que la información contenida en el sistema del Banco (Base Datos Acces entregada por Banco) sea consistente con los documentos capturados (Carpeta fisica Custodias-GTS), y cuando corresponda se capturarán los campos detallados en el Anexo 3.Anexo 3 El Arqueador debe revisar cada campo solicitado, si está correcto, debe marcarlo como ok, si la información es inconsistente, debe digitar la información correcta. Si no pudo verificar el campo, debe especificar el motivo no se encontró en el documento, documento faltante, etc).

11 Informes del Arqueador Informe: 1.- Carga Diaria Arqueo: este informe debe contener las carpetas que se arquearon durante el día (Anexo 9).Anexo Datos Certificados (uso interno Proveedor): este informe contiene la certificación de datos y muestra cual es el dato correcto cuando hay inconsistencia en la información (Anexo 7).Anexo Campos Capturados (uso interno Proveedor): este informe contiene los datos que se solicitaron capturar para las hipotecas y prendas (Anexo 8).Anexo 8

12 Supervisor - Eficaz El Supervisor será el responsable de la comunicación con el Encargado de la Custodia de Garantías y de validar los informes emitidos durante el proceso de arqueo. Recibirá el informe de documentos faltantes desde el Preparador. Luego, se comunicará con el personal de Custodia para verificar que la documentación no se encuentre en otro lugar. Una vez validada esta información procederá a generar el informe de Documentos Faltantes Definitivo. Desde el Arqueador recibe solicitud para reindexar una imagen mal indexada, si corresponde este procederá a corregir la indexación.

13 Supervisor - Eficaz Además, recepcionará los informes Datos Certificados y Campos Capturados para validar su contenido. Este proceso consistirá en revisar una muestra aleatoria, generándose los informes definitivos. Lo anterior servirá de autorización para realizar la carga de las imágenes en el Content Manager On Demand. Si el proceso tiene algún problema se generará un reporte de descuadratura que recibirá el Supervisor, quien será el responsable de resolver estas incidencias. El Banco validará la carga de las imágenes en el Content Manager On Demand y coordinar con el Supervisor la regulación de esta carga. Los requerimientos de la Carga están detallados en el Anexo 12. Anexo 12

14 Informes Supervisor Informe: 1.- Datos Certificados Definitivo: este informe contiene la certificación de datos y muestra cual es el dato correcto cuando hay inconsistencia en la información (Anexo 7).Anexo Campos Capturados Definitivo: este informe contiene los datos que se solicitaron capturar para las hipotecas y prendas (Anexo 8).Anexo 8

15 Región Metropolitana Equipo de 7 personas (2 operadores scanner, 4 arqueadores y 1 supervisor). Plazo aproximado 8 meses. Hardware y software son dispuestos por Eficaz SA. Regiones Un recurso digitalizará en cada custodia con equipos Banco (escáner), se podrá apoyar con un escaner adicional (del proveedor) en los CPO de Valparaíso, Talca, Rancagua, Concepción y Temuco, en caso de ser requerido según flujo. Equipos computacionales y software son dispuestos por Eficaz SA. El Arqueo de regiones será centralizado en Santiago. Cada custodia deberá apoyar el proceso de selección del operador del scanner, pero la contratación la realizará el Eficaz SA. Recursos

16 Plazo implementación: 30 días. Plazo Proceso: 8 meses, tanto regiones como metropolitana. Volúmenes: carpetas aproximadamente, repartidas en Santiago (Hipotecas, Prendas, Fianzas, Otras) y Regiones (Hipotecas, Prendas, Fianzas, Otras) Lugar Realización: Custodia Central de Garantías, Bandera 102 2° subterráneo, en Santiago. En regiones se realizará en cada una de las 29 custodias que posee el Banco. Condiciones

17 Horario: Lunes a Jueves 8:45 a 18:15, Viernes de 8:45 a 16:30. Seguimiento: Semanalmente se realizará una reunión donde Eficaz presentará el estado de avance del proyecto. En esta participará obligatoriamente un representante de: Eficaz y Custodia Garantías. De manera opcional puede participar también: Control y Gestión de Garantías, Gestión de la Demanda y Riesgo Controller Garantías. La unidad de custodia debe exponer cada dos semanas al Comité del Proyecto de Garantías el estado de avance del proyecto. Condiciones

18 Entregar apoyo al proveedor, mediante un recurso especializado de la custodia de garantías que hará entrega de las carpetas y ayudará a resolver dudas relacionadas a la revisión de los documentos y verificación de datos. Realizar revisiones aleatorias de los Informes Definitivos emitidos por el Proveedor. Apoyar el proceso de selección del personal en Centros de Procesos Regionales. Aprobar las cargas de imágenes en el Content Manager On Demand. Participación en las reuniones de avance. Quincenalmente informar al Comité del Proyecto de Garantías estado del proceso de Arqueo y Digitalización. Responsabilidades Custodia Banco Capacitar al personal que realizará el arqueo y se entregarán pautas para la revisión de la documentación. Las pautas de revisión por tipo de garantía que incluyen: Campos a verificar, explicando a que información corresponde. Documentos donde se pude verificar cada campo.

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20 ANEXO 1: Campos Base Datos

21 ANEXO 2: Documentos a digitalizar por garantía(1/3) NOTA: Los documentos en Amarillo reemplazan al documento inmediatamente anterior en caso que este no se encuentre

22 ANEXO 2: Documentos a digitalizar por garantía (2/3) NOTA: Los documentos en Amarillo reemplazan al documento inmediatamente anterior en caso que este no se encuentre

23 ANEXO 2: Documentos a digitalizar por garantía (3/3) NOTA: Los documentos en Amarillo reemplazan al documento inmediatamente anterior en caso que este no se encuentre

24 ANEXO 3: Campos a Capturar SOLO HIPOTECAS SOLO PRENDAS DE VEHICULOS

25 ANEXO 4: Custodias Regionales

26 Nombre: Carpetas Faltantes Definitivo Formato: Access. Campos: número de garantía, rut cliente, responsable entrega carpeta y receptor carpeta. Periodicidad: Diario. Destinatarios: Responsable custodia, Control y Gestión de Garantías. Nombre Archivo: Reporte_Carpetas_Faltantes_DDMMAAAA.xls Anexo 5: Ficha Informe Carpetas Faltantes

27 Nombre: Documentos Faltantes Definitivo Formato: Access. Campos: número de garantía, rut cliente, número de bien, documento faltante. Periodicidad: Diario. Destinatarios: Responsable custodia, Control y Gestión de Garantías. Nombre Archivo: Reporte_Doctos_Faltantes_DDMMAAAA.xls Anexo 6: Ficha Informe Documentos Faltantes

28 Nombre: Campos Certificados Definitivo Formato: Access. Campos: por definir. Periodicidad: Diario. Destinatarios: Responsable custodia, Control y Gestión de Garantías. Nombre Archivo: Reporte_Campos_certificados_DDMMAAAA.xls Anexo 7: Ficha Informe Campos Certificados

29 Nombre: Campos Capturados Definitivos Formato: Access. Campos: número de garantía, rut cliente, número de bien y los campos capturados según la garantía de la que se trate. Periodicidad: Diario. Destinatarios: Responsable custodia, Control y Gestión de Garantías. Nombre Archivo: Reporte_Campos_capturados_DDMMAAAA.xls Anexo 8: Ficha Informe Campos Capturados

30 Nombre: Carga Diaria Proceso Formato: Access. Campos: Nº Garantía, Rut cliente. Periodicidad: Diario. Destinatarios: Responsable custodia, Control y Gestión de Garantías. Nombre Archivo: Reporte_Carga_Diaria_Proceso_DDMMAAAA.xls La palabra proceso se debe reemplazar por el nombre correspondiente Anexo 9: Ficha Informe Carga Diaria Por Proceso

31 Nombre: Carpetas Entregadas Formato: Access. Campos: Nº Garantía, Rut cliente. Periodicidad: Por necesidad. Destinatarios: Proveedor. Nombre Archivo: Acta_Carpetas_Entregadas_DDMMAAAA.xls Anexo 10: Acta Carpetas Entregadas

32 Anexo 12: Especificaciones Carga Proceso de carga. Este proceso se activa una vez que los documentos han sido certificados por el Proveedor El Proveedor entregará los documentos digitalizados, con formato Tif, en blanco y negro densidad de 200x200 dpi, de bajo tamaño, almacenados en el repositorio documental del Banco (Content Manager), incluyendo la imagen, los índices y datos Cada documento deberá tener los siguientes datos : –ID del cliente : RutÍndice –Naturaleza de la documentación : 1 (fijo) Índice –Área de negocio: Garantía (fijo)Índice –ID de operación: N° GarantíaÍndice –Tipo Documento: EscrituraÍndice –Cuenta Gasto: 0 (fijo)Índice –Fecha de carga: 17/01/2009Dato –Número de páginas: 3Dato –Código de Oficina: 406Dato –Número Caja: 0 (fijo)Dato Independiente de la modalidad de carga si es on line o batch, debe permitir la cuadratura diaria de la carga en Content Manager a las 17:30 horas. Los documentos serán almacenado en los directorios del Proveedor con el fin de complementar el proceso de cuadratura


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