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Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación.

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Presentación del tema: "Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación."— Transcripción de la presentación:

1 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de Colombia Implementación de los Procesos Misionales para un grupo de Secretarías de Educación participantes en el Proyecto de Modernización Octubre de 2008 CONVERSATORIO DE DISEÑO Y CREACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO EFECTIVOS

2 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Recordemos nuestras reglas de juego !!!

3 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Diseño y Creación de Equipos de Trabajo Efectivos

4 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Construyendo Equipos Efectivos pReconocer los conceptos básicos: Definiciones claves para poder formar equipos efectivos de mejora o de aprendizaje a nivel organizacional, personal y grupal. pComprender su estilo de aprendizaje de tal forma que pueda identificar las fortalezas y debilidades que ello implica para la integración efectiva en un equipo. p Integrarse y organizarse con eficiencia en un equipo de aprendizaje. Al finalizar el Seminario, los participantes podrán :

5 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ¿ Qué es un Grupo ? - Un conjunto de personas (dos o más) que interactúan entre sí de modo que cada persona recibe la influencia de cada una de las otras personas y a su vez ejerce influencia en ellas. - Un conjunto estructurado (en diverso grado) con metas, normas y roles acordados (Explícita e implícitamente).

6 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Tipos de grupo: por el grado de cohesión e intimidad Primario - Pequeño en número (menos de 18) Asociación íntima cara a cara (Familia, amigos) Son fundamentales en la formación de naturaleza social, la persona es lo importante en el afecto mutuo. Ejemplo: Familia, Amigos de vecindad Amigos de trabajo Secundario - Grandes (más de 18) Contacto intermitente Comunicación intergrupal es más escrita que verbal Relaciones Formales: la tarea, similitud de intereses, son vínculos primordiales. Ejemplo: Grupos formales de trabajo, estudio, profesión

7 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Características claves de los Equipos La gente tiene una noción de que lo importante para trabajar en equipo es el hacer sacrificios por conseguir la meta común en un grupo. Normalmente se exhorta a trabajar juntos y tener buena interacción para lograr el compromiso dedicado y el sacrificio mencionado. Esta concepción es errónea y se presta a confusión. No todo grupo que lo llamemos equipo lo es. La característica principal de los equipos es la interdependencia en el logro de una meta compartida o propósito, esto es que el trabajo de cada miembro del equipo es dependiente sobre el trabajo de al menos alguno de los otros.

8 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Diferencias claves entre Grupo y Equipo Líder fuerte y centrado en la Tarea. Responsabilidad individual. Propósito del grupo es el mismo que el de la organización. El producto del trabajo es generado en forma individual. Celebran reuniones eficientes. El liderazgo es compartido. La responsabilidad es individual y conjunta. El propósito es específico del equipo, que es quien lo consigue. Se generan productos fruto de trabajo colectivo. Se fomentan discusiones abiertas y objeto de las reuniones es resolver problemas en forma activa. Grupo de TrabajoEquipo de Trabajo

9 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Organización de los Equipos de Trabajo La forma tradicional: un supervisor dirige el equipo desde un punto de vista administrativo y operativo, él toma la mayor parte de las decisiones sobre qué se debe hace y quién hace cuales cosas. El jefe los deja solos, en el cómo hacer el quehacer operacional a aquellos que tienen experiencia, y les delega o comparte alguna autoridad. La forma autodirigida: Es la participación de todos los miembros del equipo en decisiones antes reservadas a los supervisores y gerentes. Hay evidencias que es una forma de lograr ser competitivos a nivel global. También ayuda a eliminar los costos de los supervisores y gerentes. Pueden ser usados donde la gente trabaja interdependientemente y puede responsabilizarse por la producción de un producto o proveer un servicio a un cliente interno o externo.

10 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia El proceso de formación de un equipo efectivo Para organizar un equipo efectivo: 1) Es definida la misión entre la gerencia y los integrantes. 2) Son aclarados los objetivos que se requieren del equipo. 3) Se establecen la estructura, los roles de liderazgo, de registro de los acuerdos y las normas y procedimientos. 4) Se desarrollan las capacidades requeridas por los objetivos y la estructura. 5) Diseño o construcción de un equipo, interrelaciones entre el proceso psicológico afectivo y el diseño efectivo.

11 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Determine la Estructura del Equipo Esto implica entre otras cosas: Definir la composición del Equipo La identificación de las tareas a ser desempeñadas debe determinar quién es el que se incluye en el equipo. Lo critico es la interdependencia, las actividades a ser integradas, la gente que necesita comunicarse para enfrentar los asuntos pendientes y el trabajo que debe ser coordinado para producir un producto relativamente completo o proveer un servicio. Esto determinará cuales son los Roles / Funciones, tareas y responsabilidades que deben ser incluidos dentro de las DINÁMICA del equipo. Luego, implica buscar la gente que pueda desempeñar esos roles. ¿Cuáles habilidades necesitan los miembros para este desempeño efectivo? ¿Se necesita dedicación parcial o a tiempo completo, durante cuanto tiempo?

12 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Una Organización por Equipos de Trabajo Características Claves: Unidades permanentes de trabajo. Producen productos o servicios. Equipos son de producción/servicio. Trabajo continuo. Composición estable. SECRETARIA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL PROES S.A. INGENIEROS CONSULTORES EQUIPO DE FACILITADORES EQUIPO DE LÍDERES DE ÁREA GERENTE DE MODERNIZACIÓN

13 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Desarrolle las Capacidades del Equipo Cuando la estructura está diseñada el asunto principal es desarrollar la habilidad del equipo para desempeñar las tareas. Se hace de dos formas: Proveer Acceso a Recursos de Información. Acceder a recursos críticos especialmente la información que necesita para hacer su trabajo y las herramientas que necesita para gerenciar, analizar y comunicar esta información. Proveer entrenamiento (continuo).

14 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Construcción y Diseño del Equipo La construcción del Equipo involucra el diseño como un paso primordial. El conflicto es inevitable, incluso en los equipos mejor diseñados, incluso más si los miembros del equipo son muy motivados y provienen de diversas profesiones. La participación y el compromiso de todos los miembros necesitan ser animados, muchos equipos necesitan enfocarse en las metas mientras hacen sus tareas. Los miembros necesitan comunicarse unos con otros, en todo diseño del equipo. La construcción del equipo es valiosa para el diseño, pues los procesos de grupo están frecuentemente marcados por tensión, conflicto, falta de concentración, desconfianza e insensibilidad. Se neutralizan estos impactos negativos con intervenciones de construcción de equipo.

15 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Un buen diseño ayuda a las condiciones de buena interacción humana. confianza e integración humana pueden pulir las aristas en un equipo bien diseñado. El último fin no es la efectividad del equipo sino la de la organización, por lo que esta necesita crear macroestructuras que apoyen actividades de equipo y aseguren que todos estén alineados con la estrategia y las metas organizacionales. Equipos Usuarios Organiza ción Tecnolog. Informac. La unidad con poder de cambios Grupo de gente inter- dependiente con meta común. Las herramien- tas y sistemas de información.y comunicacion.

16 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Lo que requiere el Diseño y el Trabajo de Equipos El diseño de un equipo se debe adaptar creativamente, no adoptarlo porque funcionó en alguna otra parte. La complejidad de la gerencia de un equipo no permite un enfoque simple de que la gente se sienta bien. Requiere planificación cuidadosa, esfuerzo, considerable paciencia y sobre todo, conocimiento acerca de lo que permite trabajar en equipo efectivamente.

17 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Concentrándose en lo Básico del Equipo Exitoso Resultados de desempeño Productos de trabajo colectivo Compromiso Crecimiento personal Metas especificadas Enfoque común Propósito significativo Habilidades Responsabilidades Resolución de problemas Técnico funcional Interpersonal Mutua Número pequeño de gente Propósito significativo

18 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Equipos en su Evolución El pseudoequipo: Se dice qué es, pero realmente no tiene el grado de cooperación creativa necesaria. El equipo potencial: Tiene la capacidad para convertirse en equipo. La tarea debe ser realizada en equipo. Falta más integración.

19 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Los equipos en evolución El equipo real: Tiene todas las características anotadas; habilidades complementarias, responsabilidad, compromiso con la misión, aunque falta un compromiso con el crecimiento personal de todos. Equipo de Alto Rendimiento: Además de las condiciones dichas, se tiene un compromiso por el crecimiento personal de todos los miembros del equipo.

20 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Normas del Equipo 1. Funcionales 2. De Interacción o de Relación 3. De Calidad de Trabajo El equipo acuerda o acepta por consenso normas adecuadas

21 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Normas Funcionales Quién hace que rol Las fechas y horarios de reunión ¿Cuáles consecuencias sufren los infractores, o los incentivos positivos que disfrutan los que cumplen? Contribuciones económicas

22 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Normas de Interacción 1. Trato como colegas 3. Ambiente de Confianza para el diálogo y la exploración 4. Discusión abierta y experta para toma de decisiones 7. Confidencialidad 2. Escuchar con Empatía Atención sin interrumpir 5. Dar y recibir Retroinformación. 6. Responder sin defensividad

23 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Normas de Calidad de Trabajo 1. Cooperación Creativa 3. Preparar Reuniones 4. Se resuelven conflictos donde todos ganan 2. Decidir cómo decidir: Por consenso u otro criterio. 5. El secretario Hace y distribuye minutas en máximo de 24 h. 6. Reflexión periódica sobre el proceso para mejorarlo.

24 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Proceso de Aprendizaje en Equipo 3.Planificación Conjunta 2. Significado Compartido 4. Acción Coordinada 1. Observación y Reflexión Pública

25 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Ciclo del Aprendizaje Individual 3. Conceptualizar y Conectar la teoría con la práctica. 2. Reflexionar y observar sobre la experiencia 4. Aplicación y Evaluación, experimentación. 1. Vivir la experiencia concreta

26 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Divergente Asimilador Convergente Acomodador Experiencia Concreta. Observación Reflexiva. Conceptualización Abstracta Experimentación Activa Descubrir Problemas Inventar Soluciones Aplicar y Evaluar Soluciones Producir Soluciones en Proyectos Estilos de Aprendizaje

27 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Ventajas: Divergentes: Son intuitivos y creativos. Aprenden de vivencias. Asimiladores: Son capaces de resolver problemas con profundidad teórica. Convergentes: Estudia y da ideas aplicables, puntualidad en cumplir promesas. Acomodadores: Contribuyen con ideas prácticas, y las aplican. Desventajas: Pueden tardarse más tiempo en aspectos de tareas teóricas. Pero se desconectan de la práctica, no se involucran en ejercicios, ideas a veces no útiles. La impaciencia y el afán por encontrar la solución correcta puede molestar. Caen en el pragmatismo y cortoplacismo, les gusta más actuar que estudiar. Ventajas y Desventajas de cada Estilo para Formar Equipos

28 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Divergente: Predominan la experiencia concreta y la observación reflexiva. Es propio de psicólogos, antropólogos, científicos que ven el todo, que ven muchas soluciones a un problema. Asimilador: Predominan la observación, la reflexión y la conceptualización abstracta, inventan soluciones, quieren asimilar al mundo, meterlo en sus categorías. Convergente: Predomina la conceptualización abstracta, el buscar una sola respuesta correcta a los problemas, son muy secuenciales y buscan la puntualidad. Es propio de ingenieros, de médicos especialistas. Acomodador: Predomina la aplicación de las ideas a la práctica del día a día, acomoda y cambia las ideas para que sirvan a la práctica. Es propio de administradores. Estilos de Aprendizaje Experiencial

29 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Reflexión…

30 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia ¿Entiendo la diferencia entre grupo y Equipo de trabajo? ¿Qué tengo para aportar a mi equipo de trabajo? ¿Cuál es la clave del éxito en un equipo de trabajo? ¿Entiendo la diferencia entre grupo y Equipo de trabajo? ¿Qué tengo para aportar a mi equipo de trabajo? ¿Cuál es la clave del éxito en un equipo de trabajo?

31 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Sesión de Preguntas ¿¿¿ ???

32 Modernización de Secretarías de Educación Ministerio de Educación Nacional República de Colombia MUCHAS GRACIAS


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