UNIVERSIDAD NACIONAL DE CORDOBA FACULTAD DE FILOSOFIA Y HUMANIDADES FACULTAD DE PSICOLOGIA PROGRAMA DE MEJORA CONTINUA RRHH BIBLIOTECA Elma K. de Estrabou.

Presentación del tema: "UNIVERSIDAD NACIONAL DE CORDOBA FACULTAD DE FILOSOFIA Y HUMANIDADES FACULTAD DE PSICOLOGIA PROGRAMA DE MEJORA CONTINUA RRHH BIBLIOTECA Elma K. de Estrabou."— Transcripción de la presentación:

1 UNIVERSIDAD NACIONAL DE CORDOBA FACULTAD DE FILOSOFIA Y HUMANIDADES FACULTAD DE PSICOLOGIA PROGRAMA DE MEJORA CONTINUA RRHH BIBLIOTECA Elma K. de Estrabou Lic. Alicia Centeno Sosa Bibl. Nora Fernández

2

3

4 Respecto a la demanda/ inquietud inicial La razón principal para recurrir al Programa de Mejora Continua fue dado por la observación de la falta de motivación del personal de atención al público, fuertemente asociada a la concepción de que las mayores exigencias están en quienes tienen contacto permanente con los usuarios y sus demandas. La razón principal para recurrir al Programa de Mejora Continua fue dado por la observación de la falta de motivación del personal de atención al público, fuertemente asociada a la concepción de que las mayores exigencias están en quienes tienen contacto permanente con los usuarios y sus demandas. Asimismo, una frecuente desvalorización por las actividades de los departamentos de atención al público respecto a las actividades de otros departamentos. Asimismo, una frecuente desvalorización por las actividades de los departamentos de atención al público respecto a las actividades de otros departamentos.

5 Respecto a la demanda/ inquietud inicial Otra razón fue la de mejorar las relaciones interpersonales, poniendo todo el énfasis en el abordaje de temas laborales, dando pautas claras y precisas y cuidando que no existieran interferencias con temas personales o familiares. Otra razón fue la de mejorar las relaciones interpersonales, poniendo todo el énfasis en el abordaje de temas laborales, dando pautas claras y precisas y cuidando que no existieran interferencias con temas personales o familiares. Por último me pareció una propuesta interesante, ya que nos tratábamos como una gran familia y existía una confusión con relación a las jerarquías y roles a desempeñar. Resultaba muy difícil reunirnos, parecía que nunca había tiempo y costaba que el personal se encontrara por las diferencia de horarios y turnos. Por último me pareció una propuesta interesante, ya que nos tratábamos como una gran familia y existía una confusión con relación a las jerarquías y roles a desempeñar. Resultaba muy difícil reunirnos, parecía que nunca había tiempo y costaba que el personal se encontrara por las diferencia de horarios y turnos.

6 ACCIONES QUE SE IMPLEMENTARON Y DESARROLLARON Gracias al apoyo y asesoramiento permanente de los profesionales técnicos, como el de la Lic. Ivana Schroeder se pudieron concretar acciones que se implementaron y desarrollaron a lo largo de estos años, y que aún continúan, entre ellas: Regularidad y sistematización de los encuentros Regularidad y sistematización de los encuentros Reuniones individuales con la dirección con periodicidad semanal que permitieron abordar distintas problemáticas emergentes y estratégicas para la Biblioteca. Reuniones individuales con la dirección con periodicidad semanal que permitieron abordar distintas problemáticas emergentes y estratégicas para la Biblioteca.

7 ACCIONES QUE SE IMPLEMENTARON Y DESARROLLARON Reuniones de dirección y jefas de departamento para la coordinación interna, tratamiento de temas importantes, priorización de objetivos, la vizualización de fortalezas y debilidades en los estilos de conducción, con la elaboración compartida con una agenda previa de temas y registro en actas correspondientes de las decisiones. Reuniones de dirección y jefas de departamento para la coordinación interna, tratamiento de temas importantes, priorización de objetivos, la vizualización de fortalezas y debilidades en los estilos de conducción, con la elaboración compartida con una agenda previa de temas y registro en actas correspondientes de las decisiones. Cada jefa de Dpto. comunica al personal que tiene a cargo, y es así como toda la Biblioteca está informada de las acciones y decisiones que se tomaron. Cada jefa de Dpto. comunica al personal que tiene a cargo, y es así como toda la Biblioteca está informada de las acciones y decisiones que se tomaron. Reuniones individuales con jefes de Departamentos para el asesoramiento en temas específicos, potenciamiento de fortalezas y ajustes pendientes, ordenamiento interno de las tareas, apoyo para la delegación y comunicación efectiva, etc. Reuniones individuales con jefes de Departamentos para el asesoramiento en temas específicos, potenciamiento de fortalezas y ajustes pendientes, ordenamiento interno de las tareas, apoyo para la delegación y comunicación efectiva, etc.

8 ACCIONES QUE SE IMPLEMENTARON Y DESARROLLARON Realización de Talleres de Capacitación : Realización de Talleres de Capacitación : En el Departamento de Procesos Técnicos se realizó el Taller Gestión por procesos para la implementación del Sistema Integrado KOHA a cargo de la Lic. Josefina Villagra del Programa y con la participación de las bibliotecarias y los estudiantes de Bibliotecología del departamento. En el Departamento de Procesos Técnicos se realizó el Taller Gestión por procesos para la implementación del Sistema Integrado KOHA a cargo de la Lic. Josefina Villagra del Programa y con la participación de las bibliotecarias y los estudiantes de Bibliotecología del departamento. Con resultados como el manual de trabajo y diagramas de los procesos.

9 ACCIONES QUE SE IMPLEMENTARON Y DESARROLLARON La ausencia de la Jefa del Departamento de Servicios al Público por enfermedad de largo tratamiento, nos llevó a redefinir ese rol, incorporando acciones de gestión y coordinación interna entre secciones. La ausencia de la Jefa del Departamento de Servicios al Público por enfermedad de largo tratamiento, nos llevó a redefinir ese rol, incorporando acciones de gestión y coordinación interna entre secciones. La aceptación de Bib. Nora Fernández para desempeñar ese rol, fue muy importante para lograr realizar acciones nuevas y cumplir con los objetivos y proyectos pendientes. La aceptación de Bib. Nora Fernández para desempeñar ese rol, fue muy importante para lograr realizar acciones nuevas y cumplir con los objetivos y proyectos pendientes.

10

11 ACCIONES QUE SE IMPLEMENTARON Y DESARROLLARON Departamentode Servicios al Público

12 ACCIONES QUE SE IMPLEMENTARON Y DESARROLLARON 1.- Implementación del nuevo sistema Koha 1.- Implementación del nuevo sistema Koha 2.- Coordinación del Departamento 2.- Coordinación del Departamento

13 ACCIONES QUE SE IMPLEMENTARON Y DESARROLLARON 1.1 Acciones previas Coordinación con el Dpto. de Procesos Técnicos y la Sección de Hemeroteca, con el responsable informático para adaptar la base de libros y posteriormente la de publicaciones periódicas, a los requerimientos del nuevo sistema. Coordinación con el Dpto. de Procesos Técnicos y la Sección de Hemeroteca, con el responsable informático para adaptar la base de libros y posteriormente la de publicaciones periódicas, a los requerimientos del nuevo sistema.

14 ACCIONES QUE SE IMPLEMENTARON Y DESARROLLARON Puesta a punto de la Base de Usuarios Puesta a punto de la Base de Usuarios Parametrización del sistema, asignación de permisos, derechos, etc. Parametrización del sistema, asignación de permisos, derechos, etc. Acompañamiento en los primeros pasos hacia el aprendizaje de koha Acompañamiento en los primeros pasos hacia el aprendizaje de koha

15 ACCIONES QUE SE IMPLEMENTARON Y DESARROLLARON 1.2 Implementación propiamente dicha Configuración de los equipos destinados a la consulta de los usuarios Configuración de los equipos destinados a la consulta de los usuarios Instalación del sistema koha en coexistencia paralela al presta Instalación del sistema koha en coexistencia paralela al presta

16 ACCIONES QUE SE IMPLEMENTARON Y DESARROLLARON Tareas de actualización del sistema respecto de la información pendiente en el antiguo sistema Tareas de actualización del sistema respecto de la información pendiente en el antiguo sistema Confección de manual de procedimientos, a partir de tareas pautadas con el equipo. Confección de manual de procedimientos, a partir de tareas pautadas con el equipo.

17 ACCIONES QUE SE IMPLEMENTARON Y DESARROLLARON Trabajo en equipo con la Bibl. Mónica Navarro, responsable de Hemeroteca, en cuanto al diseño y toma de decisiones, referentes al sistema. Trabajo en equipo con la Bibl. Mónica Navarro, responsable de Hemeroteca, en cuanto al diseño y toma de decisiones, referentes al sistema. Nexo con el área informática de la Facultad. Nexo con el área informática de la Facultad.

18 ACCIONES QUE SE IMPLEMENTARON Y DESARROLLARON 2.1 2.1 Vinculación entre la Dirección y el Departamento de Servicios al Público acerca de las políticas a ser implementadas. Vinculación entre la Dirección y el Departamento de Servicios al Público acerca de las políticas a ser implementadas. Nexo de comunicación entre el Dpto de Servicios al Público y los Dptos de Procesos Técnicos, Biblioteconomía y de Comunicación Institucional y Biblioteca Virtual. Nexo de comunicación entre el Dpto de Servicios al Público y los Dptos de Procesos Técnicos, Biblioteconomía y de Comunicación Institucional y Biblioteca Virtual.

19 ACCIONES QUE SE IMPLEMENTARON Y DESARROLLARON 2.2 2.2 Reuniones individuales con las responsables de las tres secciones, para cuestiones puntuales. Reuniones individuales con las responsables de las tres secciones, para cuestiones puntuales. Reuniones con las responsables de las tres secciones para generar acuerdos en diferentes operatorias referidas a la atención del público. Reuniones con las responsables de las tres secciones para generar acuerdos en diferentes operatorias referidas a la atención del público.

20 RESULTADOS OBTENIDOS del Dpto. De Servicios al Público Como resultado de lo trabajado en el Taller Gestión por procesos para la implementación del Sistema Integrado Koha, coordinado por la Lic. Josefina Villagra. Se comprendió la importancia de formalizar los procedimientos, para ello, se comenzó a elaborar el manual de Koha, desarrollándose en esta primer etapa todo lo relacionado a la unificación de criterios del sistema PRESTA anterior, al nuevo sistema Koha. Con la intención de concluir con un manual en donde todas las operatorias estén incorporadas.

21 RESULTADOS OBTENIDOS Entre los resultados más significativos podemos mencionar: La redefinición de la organización estructural de la biblioteca lográndose un nuevo orden interno en el que se establecieron con mayor claridad roles y responsabilidades. La redefinición de la organización estructural de la biblioteca lográndose un nuevo orden interno en el que se establecieron con mayor claridad roles y responsabilidades. El fortalecimiento del rol de la Dirección frente a las autoridades de las dos facultades (Filosofía y Psicología) que impactó en un mejor posicionamiento institucional. El fortalecimiento del rol de la Dirección frente a las autoridades de las dos facultades (Filosofía y Psicología) que impactó en un mejor posicionamiento institucional.

22 RESULTADOS OBTENIDOS Con la implementación de reuniones sistemáticas con las jefas de departamento y con una agenda pre-establecida, se suspendieron las anteriores reuniones masivas de personal que no eran resolutivas, en el sentido que resultaba difícil acordar acciones inmediatas y futuras. Con la implementación de reuniones sistemáticas con las jefas de departamento y con una agenda pre-establecida, se suspendieron las anteriores reuniones masivas de personal que no eran resolutivas, en el sentido que resultaba difícil acordar acciones inmediatas y futuras. Han disminuido las situaciones de conflicto y malestar interno. Han disminuido las situaciones de conflicto y malestar interno.

23 RESULTADOS OBTENIDOS Diseño del nuevo departamento de comunicación institucional: comunicación interna y externa, que ha posibilitado desarrollar un nuevo diseño y mantenimiento de la página web. Diseño del nuevo departamento de comunicación institucional: comunicación interna y externa, que ha posibilitado desarrollar un nuevo diseño y mantenimiento de la página web. Boletines internos con la información de las con la información de las acciones que realiza cada departamento y sección, acciones tendientes a optimizar los espacios y canales de comunicación entre todo el personal estableciendo las vías adecuadas para lograrlo. Boletines internos con la información de las con la información de las acciones que realiza cada departamento y sección, acciones tendientes a optimizar los espacios y canales de comunicación entre todo el personal estableciendo las vías adecuadas para lograrlo.

24 RESULTADOS OBTENIDOS La redefinición de roles, funciones y responsabilidades internas ha posibilitado a la Dirección abocarse a otros aspectos de la gestión y seguimiento de acciones estratégicas para la Biblioteca. Entre ellos: La redefinición de roles, funciones y responsabilidades internas ha posibilitado a la Dirección abocarse a otros aspectos de la gestión y seguimiento de acciones estratégicas para la Biblioteca. Entre ellos: La elaboración de un documento con el Plan Estratégico de la Dirección, que incluye la definición de misión y visión de la biblioteca, objetivos estratégicos y objetivos específicos para el año. La elaboración de un documento con el Plan Estratégico de la Dirección, que incluye la definición de misión y visión de la biblioteca, objetivos estratégicos y objetivos específicos para el año.

25 RESULTADOS OBTENIDOS Elaboración de documentos de políticas de funcionamiento interno. Elaboración de documentos de políticas de funcionamiento interno. Actualización de planta de personal a través de llamados a concurso y gestión de pasantías y contratos. Actualización de planta de personal a través de llamados a concurso y gestión de pasantías y contratos.

26 RESULTADOS OBTENIDOS La claridad de la nueva estructura y roles internos posibilitó: el diseño de perfiles necesarios y de criterios que habrían de regir los concursos para así transparentar los procesos. Esto ha posibilitado la movilidad del personal, a través de nuevos ingresos y ascensos. La claridad de la nueva estructura y roles internos posibilitó: el diseño de perfiles necesarios y de criterios que habrían de regir los concursos para así transparentar los procesos. Esto ha posibilitado la movilidad del personal, a través de nuevos ingresos y ascensos.

27 Aportes y aprendizajes obtenidos Se destacan los siguientes aportes y aprendizajes : Tener una perspectiva más amplia y analizar situaciones desde distintos ángulos. Es un acompañamiento y apoyo muy importante ya que permite tener una actitud más segura y serena frente a situaciones internas y externas. Tener una perspectiva más amplia y analizar situaciones desde distintos ángulos. Es un acompañamiento y apoyo muy importante ya que permite tener una actitud más segura y serena frente a situaciones internas y externas. Tomar más tiempo para analizar las cosas. No todo es si ni todo es no, ni todo es para ya. Tomar más tiempo para analizar las cosas. No todo es si ni todo es no, ni todo es para ya.

28 Aportes y aprendizajes obtenidos Encontrar el modo adecuado de regular lo urgente y lo importante, estableciendo prioridades y clarificando objetivos y metas Encontrar el modo adecuado de regular lo urgente y lo importante, estableciendo prioridades y clarificando objetivos y metas Sacar lo mejor de cada uno para lograr un mejor clima no sólo a nivel institucional sino también a nivel personal. Sacar lo mejor de cada uno para lograr un mejor clima no sólo a nivel institucional sino también a nivel personal.

29 Aportes y aprendizajes obtenidos La importancia de la planificación La importancia de la planificación En la Biblioteca surgen imprevistos permanentemente y es necesario tomar decisiones coyunturales. planificar orienta y focaliza. En la Biblioteca surgen imprevistos permanentemente y es necesario tomar decisiones coyunturales. planificar orienta y focaliza.

30 Recomendaciones del Programa de Mejora Continua y de la intervención de los Psicólogos Organizacionales Lo recomendaría, de hecho ya lo hice, porque hay que aprender a ser directivo, este lugar no es fácil y uno no siempre sabe con claridad como actuar ante las distintas situaciones que se plantean. Lo recomendaría, de hecho ya lo hice, porque hay que aprender a ser directivo, este lugar no es fácil y uno no siempre sabe con claridad como actuar ante las distintas situaciones que se plantean. Este apoyo y acompañamiento orienta, posiciona, ayuda a canalizar, darle un lugar a cada cosa, a dar prioridades. Este apoyo y acompañamiento orienta, posiciona, ayuda a canalizar, darle un lugar a cada cosa, a dar prioridades. Es importante no estar solo. Es importante no estar solo.