Sandy Romero Cuello Instructora

Presentación del tema: "Sandy Romero Cuello Instructora"— Transcripción de la presentación:

1 Sandy Romero Cuello Instructora
SENA CENTRO INDUSTRIAL Sandy Romero Cuello Instructora Integrantes: Artus Medina. Carlos Benjumea. Ramiro Venera. Edwin Zabaleta A. Grupo : Administración del Ensamble y Mantenimiento de Computadores y Redes.

2 Guía para elaborar Manual de Procedimientos:
Integración, Clasificación, Áreas, Análisis y Técnicas de Información.

3 INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Una vez que se cuenta con la información de las áreas involucradas en el estudio, se debe ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su análisis.

4 CÓMO CLASIFICAR LA INFORMACIÓN
Para facilitar la tarea de integración, es recomendable que la información obtenida se vaya accesando a equipos de cómputo para salvaguardarla y facilitar su manejo. Con este propósito se pueden: •Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla (separarla) en función de la división del trabajo. •Crear bases de datos o programas específicos. •Utilizar paquetes acordes con las necesidades específicas del proyecto. •Combinar los puntos anteriores para optimizar resultados. En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados específicos con los documentos fuente del estudio, en las que se debe compendiar (resumir) la información por área, sistema, procedimiento, equipos, políticas, etcétera. Es conveniente que los documentos que se recaben contengan el visto bueno de la persona que suministra la información. También es recomendable que conforme se recaben datos sobre algún aspecto, se concentren en un documento de trabajo que pueda servir de memoria en el diseño posterior del proyecto.

5 ÁREAS PARA AGRUPAR LA INFORMACIÓN
Se debe tomar en cuenta la reglamentación jurídico-administrativa que regula la realización del trabajo, como se ha atendido por parte de las unidades responsables de hacerlo y qué efecto ha tenido sobre otras unidades, organizaciones, clientes y/o usuarios. También es oportuno, en su caso, considerar la evolución o desarrollo de las estructuras organizacionales anteriores y los resultados que se obtuvieron, lo cual permite contar con un marco de referencia histórico para comprender mejor la situación actual. Se toma en cuenta los siguientes aspectos: •Objetivos •Estructura orgánica Normas y políticas administrativas •Funciones •Procedimientos •Instrumentos jurídico-administrativos •Equipo •Condiciones de trabajo •Ambiente laboral.

6 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crítico de cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron con el propósito de conocer su naturaleza, características y comportamiento, sin perder de vista su relación, interdependencia o interacción interna y con el ambiente, para obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa. Esta mecánica de estudio puede seguir la siguiente secuencia: •Conocer •Describir •Descomponer •Examinar críticamente •Ordenar cada elemento •Definir las relaciones •Identificar y explicar su comportamiento

7 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Un enfoque muy eficaz en el momento del análisis de los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionarios fundamentales: •¿Qué trabajo se hace? (Se trata de saber qué operaciones se efectúan para lograr el cometido o propósito del mismo) •¿Para qué se hace? (Para buscar la justificación y objetivos de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento. Para así saber si alguno(s) de éstos tienen o no objeto que se sigan desarrollando) •¿Quién lo hace? (Se refiere a las unidades que intervienen en el procedimiento y al factor humano ya sea como individuos o como grupos, y a sus aptitudes (c) para la realización de un trabajo específico) •¿Cómo se hace? (Se refiere a los métodos y técnicas aplicados para realizar el trabajo, acerca de los equipos e instrumentos que se utilizan en el desarrollo de las labores •¿Con qué se hace? (Herramientas, equipos e instrumentos necesarios que se utilizan para llevar a cabo la labor o el servicio) •¿Cuándo se hace? (Se refiere a la información sobre la fase y secuencia del trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una operación. Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, las mismas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta ¿por qué?. Las nuevas respuestas que se obtengan darán la pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento administrativo.

8 TÉCNICAS DE APOYO PARA EL ANÁLISIS
Son los recursos técnicos que se emplean para estudiar la información obtenida con el fin de conocerla en forma detallada y determinar alternativas de acción específicas que permitan derivar soluciones óptimas para lograr los resultados deseados. Entre las técnicas que generalmente se utilizan para auxiliar el análisis administrativo en este campo, se encuentran las siguientes: Organizacionales: Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común y para lograrlo deben cumplirse las reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una empresa. Administración por objetivos: Es un modelo que a través del cual todos los gerentes de una organización establecen metas para sus administraciones.

9 TÉCNICAS QUE SE UTILIZAN PARA AUXILIAR EL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
Análisis de sistemas: Es un estudio detallado, de los componente que interrelacionan en un conjunto y actúan de manera unitaria. Análisis de costo-beneficio: Es el racionamiento basado en el principio de obtener los mayores y mejores resultados al menor esfuerzo invertido. Análisis de estructuras: Examinar detalladamente la disposición y orden de las partes dentro de un todo. Árbol de decisiones: Son diagramas lógicos-secuenciales que nos muestran sus posibles resultados. Auditoría administrativa: Es una revisión sistemática y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente. Autoevaluación: Es el proceso de evaluación orientado a la mejora de la calidad, y llevado a cabo por las propias instituciones o empresa, con la participación de sus actores sociales. Control total de calidad: Se refiere al énfasis de calidad que enmarca la organización entera, desde el proveedor hasta el consumidor. La administración de la calidad total enfatiza el compromiso administrativo de llevar un proceso constante, donde haya cero defectos.

10 TÉCNICAS QUE SE UTILIZAN PARA AUXILIAR EL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
Estudio de factibilidad:   Es el análisis amplio de los resultados financieros, económicos y sociales de una inversión, es decir, es la fase de pre-inversión de un proyecto que se desea llevar a cabo. Estudio de viabilidad: Se trata de definir la función de producción que optimice la utilización de los recursos disponibles en la producción de un bien o servicio determinado, es decir, para que sea viable, por lo menos debe tener los requerimientos de capital, mano de obra, recursos y materiales. Benchmarking: (medida de calidad), Es un proceso sistemático y continuo para evaluar comparativamente los productos, servicios y procesos de trabajo en organizaciones. Desarrollo organizacional: Es el esfuerzo libre e incesante de la gerencia y todos los miembros de la organización en hacer creíble, sostenible y funcional a la Organización en el tiempo, poniéndole énfasis en el capital humano, dinamizando los procesos, creando un estilo y señalando un norte desde la institucionalidad. Análisis de series de tiempos: Es el método donde se requieren conocer el comportamiento futuro de ciertos fenómenos con el fin de planificar, prever o prevenir factores que interfieran con el progreso de la empresa u organización.

11 TÉCNICAS QUE SE UTILIZAN PARA AUXILIAR EL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
Reingeniería organizacional: Reingeniería es el replanteamiento fundamental y el rediseño de los procesos en los negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas de rendimiento de la empresa, tales como costos, calidad, servicios, rapidez, optimizar los flujos de los trabajos y la productividad de una organización. Por ejemplo: Cliente: es la razón de ser del servicio, es a quien buscamos satisfacer, y por lo tanto hay que pensar como él desea ser atendido. Competencia: las organizaciones deben ser cada vez más competitivas, para así poder sobrevivir en un entorno cambiante y exigente en aras de tener y preservar su segmento de mercado. Cambio: busca que las empresas sean más efectivas. Eficiencia + eficacia = efectividad. Reorganización: Consiste en analizar la organización actual y corregir errores, ya que todas las empresas requieren de una revisión constante de sus objetivos, estrategias, políticas, procedimientos, estructuras orgánicas y sistemas administrativos para corregir sus deficiencias y/o actualizarse, según sus necesidades. Las empresas exitosas son resultado en gran parte de su buena organización ya que de ella depende la implementación de la planeación y la distribución de actividades formales así como la asignación de recursos y mecanismos de coordinación y decisión que a su vez contribuya a determinar un comportamiento. Cuantitativas: Es el método que permite examinar los datos de manera científica, o de manera más específicamente en forma numérica, generalmente con ayuda de herramientas del campo de la estadística. Por ejemplo, Permite al investigador “predecir” el comportamiento del consumidor, los métodos de investigación incluyen: Experimentos y Encuestas, los resultados son descriptivos y pueden ser generalizados.

12 TÉCNICAS QUE SE UTILIZAN PARA AUXILIAR EL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
Correlación: Es el conjunto de técnicas estadísticas empleado para medir la intensidad de la asociación entre dos variables. El principal objetivo del análisis de correlación consiste en determinar que tan intensa es la relación entre dos variables. Normalmente, el primer paso es mostrar los datos en un diagrama. Modelos de inventario: El objetivo de los modelos de inventarios es presentar algunos métodos que ayuden a lograr una buena administración en los inventarios y una relación eficiente entre ellos con la Administración Financiera. Muestreo: Es la recolección, análisis e interpretación de datos, ya sea para ayudar en la toma de decisiones o para explicar condiciones regulares o irregulares de algún fenómeno o estudio aplicado en una población. Números: Un número es una entidad abstracta que representa una cantidad (de una magnitud). se usan en la vida diaria como etiquetas (números de teléfono, numeración de carreteras), como indicadores de orden (números de serie), como códigos (ISBN), etc. En matemática, la definición de número se extiende para incluir abstracciones tales como números fraccionarios, negativos, irracionales, trascendentales y complejos. Números índices: Es una medida estadística que permite estudiar las fluctuaciones o variaciones de una magnitud (cantidad) o de más de una en relación al tiempo o al espacio. Programación dinámica: Es un método para reducir el tiempo de ejecución de un algoritmo mediante la utilización de subproblemas, superpuestos y subestructuras óptimas se utiliza para optimizar problemas complejos que pueden ser discretizados (convertidos) y secuencializados.

13 TÉCNICAS QUE SE UTILIZAN PARA AUXILIAR EL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
Programación lineal: Es un procedimiento o algoritmo matemático mediante el cual se resuelve un problema indeterminado, formulado a través de ecuaciones lineales, Consiste en optimizar (minimizar o maximizar) la función objetivo, también lineal. Simulación: Es el proceso de diseñar un modelo de un sistema real y llevar a término experiencias con él, con la finalidad de comprender el comportamiento del sistema o evaluar nuevas estrategias -dentro de los límites impuestos por un cierto criterio o un conjunto de ellos - para el funcionamiento del sistema. Teoría de colas o de líneas de espera: La teoría de colas es el estudio matemático de las líneas de espera o colas dentro de una red de comunicaciones. Su objetivo principal es el análisis de varios procesos, tales como la llegada de los datos al final de la cola, la espera en la cola, entre otros por ejemplo, los procesos enviados a un servidor para su ejecución forman colas de espera mientras no son atendidos; la información solicitada, a través de Internet, a un servidor Web puede recibirse con demora debido a la congestión en la red. Teoría de los grafos: En matemáticas y en ciencias de la computación, la teoría de grafos (también llamada teoría de las gráficas) estudia las propiedades de los grafos (también llamadas gráficas). Un grafo es un conjunto, no vacío, de objetos llamados vértices (o nodos) y una selección de pares de vértices, llamados aristas (edges en inglés) que pueden ser orientados o no. Típicamente, un grafo se representa mediante una serie de puntos (los vértices) conectados por líneas (las aristas). Ejemplo, la cantidad de computadores en una red (vértice), que se interconecta entre sí por medio de cable (nodos ó arista).

14 TÉCNICAS QUE SE UTILIZAN PARA AUXILIAR EL ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
Teoría de las decisiones: Es una área interdisciplinaria de estudio, relacionada con casi todos los participantes en ramas de la ciencia, ingeniería principalmente la psicología del consumidor (basados en perspectivas cognitivo-conductuales). Concierne a la forma y al estudio del comportamiento y fenómenos psíquicos de aquellos que toman las decisiones (reales o ficticios), así como las condiciones por las que deben ser tomadas las decisiones óptimas. Es decir, concierne a la identificación de la mejor decisión que pueda ser tomada, asumiendo que una persona que tenga que tomar decisiones y sea capaz de estar en un entorno de completa información, capaz de calcular con precisión y completamente racional.

15 PREPARACIÓN DEL PROYECTO DEL MANUAL
Una vez que se cuenta con toda la información del manual se procederá a integrarlo; para tal actividad se requiere convocar a todos los participes de la presentación del manual, para revisión del contenido y presentación de cada apartado. Validación: La información verificada de cada área o unidad administrativa deberá presentarse a la persona entrevistada para que firme de conformidad en un espacio específico para este objetivo; debe verificar que la información esté completa y comprensible. Estructuración: Una vez que se reúne la información revisada y firmada por cada área, los involucrados en la presentación del manual deben reunirse para compaginar e integrar el proyecto final del manual.

16 …Gracias por su atención.