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C.I.O. Milenio Novedades Versión 7.9 1 Tekhne Novedades CIO Versión 7.9 Julio 2009.

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1 C.I.O. Milenio Novedades Versión Tekhne Novedades CIO Versión 7.9 Julio 2009

2 C.I.O. Milenio Novedades Versión Resumen de Novedades Versión 7.9 Julio 2009 Nuevo Estimador para crear presupuestos automáticamente. Permite crear presupuestos en cuestión de minutos, con base en preguntas sencillas predefinidas. Mejorado el proceso de iniciar nuevos presupuestos. Nuevas opciones para controlar el valor unitario en Pedidos. Opción de desactivar control de porcentajes en sub-análisis. Integración con Tekhne EnVivo. Tekhne

3 C.I.O. Milenio Novedades Versión Control del Valor Unitario en Pedidos - 1 Tekhne Ahora hay mucho más control sobre el valor unitario de compras en el almacén. Estas opciones permiten definir con mucha precisión exactamente cuales precios se debe utilizar para las compras, y como se pueden modificar. Las opciones se encuentran en la ventana de Control/Configuración, hoja Pedidos. El manejo de precios puede ser distinto en cada proyecto, y se puede cambiar en cualquier momento. Las opciones se dividen en dos partes - Primero, cual precio CIO debe utilizar. Segundo, que tipo de modificación esta permitida.

4 C.I.O. Milenio Novedades Versión Control del Valor Unitario en Pedidos - 2 Tekhne Hay tres fuentes posibles de precios de compra : El valor unitario teórico del Kárdex - al principio este es el precio originalmente presupuestado, pero se puede modificar en cualquier momento. Un juego de precios en la base de datos - con esta opción se puede mantener un juego de precios actualizado en la base de datos que sirve para definir precios de compra para todos sus proyectos. Finalmente se puede utilizar el precio definido en la requisición correspondiente (si existe). Esta opción es complementaria a las otras opciones, porque y no todos los pedidos tendrán requisiciones asociadas.

5 C.I.O. Milenio Novedades Versión Control del Valor Unitario en Pedidos - 3 Tekhne Cuando crean un nuevo pedido en CIO, el sistema buscará el precio correspondiente, de acuerdo con las opciones elegidas, y lo colocará como precio unitario base. Luego hay unas opciones para determinar que tipo de modificación se puede hacer a este precio base. Si esta opción no esta marcada, el precio no se puede modificar - el pedido quedará con el mismo precio unitario base. Marcando la opción de Permitir modificación... permite ajustar el precio hacia abajo. Marcando Permitir exceder… permite aumentar el precio. Aun en caso de permitir modificación del precio, CIO seguirá controlando el precio máximo. Si el precio teórico del almacén es mayor que el precio base en el pedido, el pedido no puede superar el precio teórico. Si el precio base en el pedido es mayor que el precio teórico, este precio base será el tope.

6 C.I.O. Milenio Novedades Versión Porcentajes en Sub-Análisis Tekhne En la versión 7.7 de CIO implementamos una restricción sobre el manejo de insumos de tipo % en los sub- análisis. Las razones detrás esta decisión están expuestas mas adelante en esta presentación. El problema radica en la presentación de estos componentes en los reportes, porque pueden dar la impresión de inconsistencias, aunque en realidad CIO los calcula perfectamente bien. En la versión 7.9 hemos dejado la opción de utilizar o no componentes de este tipo en los manos del usuario. Esta hoja en Configuración/General permite desactivar este control por parte del CIO.

7 C.I.O. Milenio Novedades Versión Acceso Directo a EnVivo Tekhne Para los clientes utilizando nuestro servicio Tekhne EnVivo para coordinación de proyectos por Internet, es posible acceder directamente a su sitio web EnVivo desde adentro de CIO. La opción se encuentra en el menú de Servicios Internet. Debe configurar CIO con la dirección de su página web EnVivo.

8 C.I.O. Milenio Novedades Versión Creando un Nuevo Presupuesto Tekhne Ahora, al crear un nuevo presupuesto, CIO permite más manejo de los datos iniciales. La ventana de creación permite escoger el código del presupuesto, y definir de una vez la descripción, juego de precios y moneda. También se puede agregar notas o comentarios. Con la excepción de escoger el código, era factible modificar todos estos parámetros antes, pero con la ventana nueva eliminamos unos pasos adicionales dispendiosos.

9 C.I.O. Milenio Novedades Versión El Estimador para Presupuestos - 1 Tekhne En esta versión de CIO hemos agregado un nuevo ambiente para crear presupuestos. Se llama el Estimador, y el propósito es poder crear presupuestos preliminares con base en unas preguntas sencillas. El usuario puede configurar absolutamente todo relacionado con el Estimador, y tener muchos diferentes formatos para crear diferentes tipos de presupuesto. Hay dos pasos importantes en el uso del Estimador….. Primero hay que definir las preguntas necesarias (ej. cuantos pisos, tipo de acabados, etc.), y las acciones que el Estimador debe tomar para crear un presupuesto (ej. multiplicar cantidades por el número de pisos, cambiar análisis unitarios para reflejar cambios en especificaciones). Luego, cualquier usuario puede entrar al Estimador, responder a las preguntas, y generar un presupuesto.

10 C.I.O. Milenio Novedades Versión El Estimador para Presupuestos - 2 Tekhne Al abrir un proyecto, ahora se ve las tres diferentes opciones para crear o editar el presupuesto…. El ambiente original, con el presupuesto presentado como una lista. El usuario crea capítulos y sub- capítulos, selecciona APUs e Insumos de la base de datos, y edita y controla cada dato en detalle para crear presupuestos de construcción precisos. El Asistente para Presupuestos. Este permite crear un presupuesto en un ambiente mas controlado, con fáciles opciones para copiar información de presupuestos existentes, y para reorganizar y editar los datos más importantes. Y ahora tenemos el Estimador. El Estimador esta diseñado para crear presupuestos preliminares en cuestión de minutos. El usuario no tiene que saber como presupuestar, ni como utilizar el CIO en detalle. Después de crear el presupuesto preliminar, se puede editar y detallarlo en cualquier de los otros dos ambientes en CIO.

11 C.I.O. Milenio Novedades Versión El Estimador para Presupuestos - 3 Tekhne Este es un ejemplo de cómo puede aparecer el Estimador… en este caso es para crear el presupuesto para un restaurante de comida rápida con base en unos módulos y especificaciones estándares. Pero el usuario puede crear tantos formatos para el Estimador como necesita, para diferentes tipos de obra. Preguntas para definir los parámetros importantes del presupuesto. Varias hojas de preguntas Respuestas en forma de listas de opciones pre-definidas. Organización clara y sencilla.

12 C.I.O. Milenio Novedades Versión El Estimador para Presupuestos - 4 Tekhne Lo más importante del Estimador es como crear y manejar los formatos. Esto se hace desde el menú de Proyectos con la opción de Configurar Estimador. Este es un tema grande, entonces hay una sección nueva explicando todo en el Tutorial de CIO Light. También hay que configurar los permisos para controlar cuales usuarios tienen acceso a la configuración del Estimador. En cada proyecto, en la sección de administración de usuarios y permisos, puede definir si el Estimador estará disponible o no.

13 C.I.O. Milenio Novedades Versión Resumen de Novedades Versión 7.7 Abril 2008 Notas de Crédito. Crear notas de crédito para descontar posteriormente de las ordenes de pago. Crear Orden de Pago automáticamente de un Registro de Documento. Esta opción hace mucho mas eficiente la creación de ordenes de pago, cuando la orden solamente incluye un documento. CIO creaba movimientos con valor cero para IVAs y para cuentas por pagar (por ejemplo en casos donde todo el valor era anticipo ). Esto se corrigió. Opción para copiar Hojas de Vida en el módulo de Nómina. Alarma para el vencimiento de pólizas de los subcontratos. Tekhne

14 C.I.O. Milenio Novedades Versión Resumen de Novedades Versión 7.7 Abril 2008 Opción de calcular anticipos en subcontratos sobre el valor antes de IVA. Indicador para mostrar cuando un subcontrato tiene Otrosí. En Almacén, opción para cancelar la cantidad pendiente de un insumo. Esto complementa las notas de crédito, para situaciones cuando deben cambiar un pedido después de autorizarlo. Mejorada la ayuda para seleccionar el destino de una salida. Descripciones sin limite para los insumos. Ajustes en el manejo de componentes por porcentaje en los análisis. Tekhne

15 C.I.O. Milenio Novedades Versión Resumen de Novedades Versión 7.7 Abril 2008 La interfase del Panel de Control ha sido mejorada, y el Area de Trabajo ya aparece en el Panel y en la ventana de Login. CIO ahora actualiza las cantidades ejecutadas (en el reporte de Registro de Ejecución) automáticamente. Sistema de Auditoría. Hemos colocado el primer paso de un sistema completo de auditoría, con un registro de la entrada y salida para cada usuario del programa. Mejoras en varias funciones para los reportes impresos. Transferencia de licencia por llave USB o tarjeta SD (antes solo posible utilizando diskette). Tekhne

16 C.I.O. Milenio Novedades Versión Notas de Crédito - 1 Desde la ventana inicial de Registro de Documentos y Facturas, ahora se puede crear Notas de Crédito. Hay una opción en la lista para crear notas nuevas, y otra para consultar las notas ya existentes en el sistema. Desde la ventana de consulta también se pueden crear nuevas notas, o modificar o borrar las notas existentes (aunque una vez que una nota es utilizada en una orden de pago, queda protegida contra modificación). Se pueden utilizar las notas de crédito creadas aquí para el pago parcial o total de ordenes de pago al mismo tercero. El uso típico sería para proveedores, cuando el detalle de algún pedido cambia después de generar la factura. Tekhne

17 C.I.O. Milenio Novedades Versión Notas de Crédito - 2 La ventana para crear notas es bastante sencilla. El campo No. Documento es para colocar el número o identificación de la nota dado por el proveedor. Finalmente se puede colocar una descripción, y el valor de la nota. Este valor queda disponible para abonar a cualquier orden de pago hecha para este tercero. Se termina el proceso con Confirmar como es usual. Se debe dar un número único a cada nota y la fecha. Luego se debe seleccionar el proveedor o tercero a que le corresponda la nota - doble clic en el campo trae la ayuda normal para escoger terceros. Tekhne

18 C.I.O. Milenio Novedades Versión Notas de Crédito - 3 La opción de Consultar Notas de Crédito muestra esta ventana. La lista puede mostrar todas las notas, o hay varias opciones como solo las notas pendientes, notas de un solo tercero, etc. Estos rangos deben ser elegidos en la ventana inicial. El valor disponible es el valor de la nota aún disponible para utilizar contra ordenes de pago. Se puede seleccionar cualquier nota, y modificar o borrarla. Pero una vez que una nota es utilizada en una orden de pago, no se puede modificar ni borrar. Este botón muestra las ordenes de pago en las cuales una nota de crédito ha sido utilizada Tekhne

19 C.I.O. Milenio Novedades Versión Notas de Crédito - 4 Para utilizar una Nota de Crédito, se debe seleccionar la opción de Agregar un concepto en la orden de pago. En la ventana de Liquidación del Pago, ahora existe la opción de Aplicar la Nota de Crédito. Al lado CIO muestra el valor de notas disponibles para este tercero. El botón solo estará activado si hay algún valor disponible. Tekhne

20 C.I.O. Milenio Novedades Versión Notas de Crédito - 5 La nota de crédito aparece en la liquidación. Si existen varias notas de crédito, CIO las aplica en orden de fecha hasta cancelar toda la cuenta por pagar, o gastar todas las notas disponibles. Cada nota aparecerá en una línea aparte. Por ejemplo, si la cuenta por pagar es $ , y hay notas por $ y $ (en esta orden de fecha), CIO crea una línea aplicando la nota de $ , y una segunda línea aplicando $ de la nota de $ Queda disponible $ de la segunda nota para utilizar en otra orden de pago. Con la opción de Modificar un concepto, se puede ajustar el valor aplicado de cualquier nota. Tekhne

21 C.I.O. Milenio Novedades Versión Creación Automática de Ordenes de Pago - 1 Hay una nueva opción para facilitar la creación de ordenes de pago. En CIO, es posible cancelar varias facturas (Registros de Documento) con una sola orden de pago. Pero si la orden es para un solo documento, CIO ahora puede copiar toda la información del Registro automáticamente a la orden de pago. Todas las ventanas que muestran Registros de Documentos ahora tienen este botón. Al oprimirlo, CIO crea una orden de pago, y llena la mayoría de campos inmediatamente. Tekhne

22 C.I.O. Milenio Novedades Versión Creación Automática de Ordenes de Pago - 2 Este ejemplo es típico… CIO ha llenado el Número de Orden con el siguiente número disponible, el tercero, fechas, descripción y el campo Documento. Adicionalmente los valores del registro señalado han sido puestos en la ficha de liquidación. Solo falta completar la liquidación del pago, y tal vez los datos del cheque si es el caso. Tekhne

23 C.I.O. Milenio Novedades Versión Subcontratos 1 Esta nueva opción en la ventana de Configuración de Control, activa una ventana de control de vencimiento de pólizas. Cada vez que se abre CIO (o cambia de área de trabajo), el programa revisa todas las pólizas de cada subcontrato de cada proyecto que tiene el control activado. Aparecerá un reporte mostrando : - con un aviso rojo las pólizas ya vencidas. - con un aviso amarillo, las pólizas con 15 días o menos de vigencia. - con un aviso verde, las pólizas con 30 días o menos de vigencia. Si ninguna póliza tiene menos que 30 días de vigencia, el reporte no aparecerá. Tekhne

24 C.I.O. Milenio Novedades Versión Subcontratos 2 Ahora es más fácil saber si un subcontrato tiene otrosí - aparecerá este aviso en la ficha. Para evitar que CIO de avisos para pólizas vencidas de subcontratos antiguos ya terminados, se debe colocar el Estado del subcontrato como Terminado. Esta nueva opción en Configuración de Control hace que CIO calcule el valor de anticipos sobre el valor contratado antes de IVA. Tekhne

25 C.I.O. Milenio Novedades Versión Cantidades Ejecutadas CIO ahora actualiza las cantidades ejecutadas en el presupuesto de manera automática. Antes era necesario ir al reporte de Control/Registro Ejecución y seleccionar la opción para calcular. Para entender el funcionamiento y uso de las cantidades ejecutadas, se debe estudiar las páginas correspondientes en la sección de Control del Presupuesto del tutorial. Es necesario tener las cantidades ejecutadas calculadas para utilizar varios reportes de control, como los de Variaciones..., los de...proyección de la ejecución y el reporte de Control de Items. Ahora cada vez que se crea o modifica un acta de obra, o un registro de trabajo en el módulo de Nómina, CIO actualiza las cantidades ejecutadas para cada actividad del presupuesto afectada. Como CIO solamente actualiza las actividades afectadas en un momento dado (las actividades del acta por ejemplo), para cada presupuesto ya en ejecución es necesario inicializar las cantidades. Para lograr esto se debe ir al reporte de Registro Ejecución y utilizar la opción de Calcular Cantidades Ejecutadas para que CIO calcule las cantidades de todo el presupuesto. Una vez hecho esto (y solamente necesita hacerse una vez para cada presupuesto en ejecución cuando se instale esta actualización), CIO mantendrá las cantidades automáticamente de ahí en adelante. Tekhne

26 C.I.O. Milenio Novedades Versión Almacén En las salidas tipo Consumo de Obra, la ayuda para escoger el destino ya presenta la lista de actividades formateadas de acuerdo con la estructura del presupuesto, para facilitar la selección del ítem correcto. Los ítems identificados como destinos para el consumo del material por salir, quedan organizados en sus capítulos y subcapítulos y el usuario puede seleccionar cualquier ítem marcado con >>>. Si por cualquier razón un pedido no se va a completar en su totalidad, ahora es posible cancelar la cantidad pendiente de cada insumo. Esto no afecta el valor total del pedido, aquí se debe utilizar como complemento las notas de crédito - el proveedor debe entregar una nota de crédito que corresponde al valor del material cancelado. Tekhne

27 C.I.O. Milenio Novedades Versión Componentes de APUs por % - 1 En esta versión de CIO estamos implementando una regla muy sencilla. LOS SUB-ANALISIS NO DEBEN TENER COMPONENTES DE TIPO PORCENTUAL CIO permite incluir componentes calculados como porcentajes en los análisis unitarios. Hay tres tipos : 1. Insumos con unidad %MdeO. Cualquier tipo de insumo puede tener esta unidad y toma su valor como un porcentaje del valor de la mano de obra del APU, sin tener en cuenta ningún insumo de tipo porcentual. 2. Insumos con unidad %. Insumos de tipo Equipo, Transporte o Mano de Obra pueden tener unidad %. En este caso su valor es el porcentaje del costo total de los materiales, equipos, mano de obra, transportes y subcontratos incluidos en el análisis. Ningún insumo por porcentaje es incluido en el calculo del valor base. 3. Tipo de insumo = %Subcontrato. Este es un tipo distinto de insumo (y diferente al tipo Subcontrato). Cuando un insumo de tipo %Subcontrato es incluido en un APU, el usuario indica en el campo de Cantidad el porcentaje, y el valor de este insumo es calculado como el porcentaje dado de los demás componentes. Entonces si los otros componentes valen $1000 y agregamos un insumo %Subcontrato con cantidad 5%, su valor será de $50. Si el valor de algún otro componente varia, el insumo por porcentaje varia automáticamente. Incluye insumos en las categorías 1 y 2 ya descritos arriba para el calculo del valor base. Tekhne

28 C.I.O. Milenio Novedades Versión Componentes de APUs por % - 2 Esto esta bastante claro. La complicación llega con el uso de sub-análisis, o sea cuando utilizan un análisis como componente de otro análisis. Lógicamente, para calcular el valor del APU y el listado de insumos y sus cantidades requeridos para desarrollar el trabajo, CIO desglosa automáticamente todos los niveles de sub-análisis, y produce un listado consolidado. Entonces por ejemplo, si están utilizando un tipo particular de cemento en un sub-análisis, y también en el análisis principal, CIO calcula las dos cantidades y las suma para el informe final. El cemento solo aparece una sola vez en el reporte de cantidades y costos del APU (y en reportes para licitaciones). Otra forma de manejar esto será tratar los sub-análisis como si fueran un solo componente sencillo. Pero en este caso nos toca asignarlos a un tipo en particular (material, mano de obra, etc), y obviamente esto no va a funcionar, en particular cuando se quiere hacer la ejecución y control de obra, manejando los insumos individuales. Desglosando los sub-análisis esta perfecto para insumos normales, pero para insumos de tipo porcentual, tenemos un problema. Tomando un ejemplo, si tenemos un insumo de tipo %MdeO en un sub-análisis, el valor de este insumo es calculado únicamente sobre la mano de obra en el sub-analisis. Pero si tenemos otro insumo %MdeO en el análisis principal, los dos insumos van a tener aparentemente la misma unidad, pero calculado sobre bases diferentes. Tekhne

29 C.I.O. Milenio Novedades Versión Componentes de APUs por % - 3 La situación será aun peor si el mismo insumo está en los dos análisis. El ejemplo clásico será algo como Herramienta menor, 5% MdeO agregado a todos los APUs. Si aparece en el sub-análisis y también en el análisis principal, no hay forma de presentarlo lógicamente en un reporte del APU. No se puede sumar porcentajes en la misma forma de una cantidad normal cuando las bases del porcentaje son distintas como es el caso, porque uno de los porcentajes será sobre el valor de mano de obra únicamente en el sub-análisis, y el segundo será sobre la mano de obra de todo. La otra posibilidad será tener el mismo insumo repetido en el reporte del APU, pero en este caso vamos a ver Herramienta menor 5% MdeO, dos veces, y con valores bases y valor total diferente, que tampoco es lógico. En vista de esto, en esta versión de CIO estamos implementando una regla muy sencilla. Los sub-análisis no deben tener componentes de tipo porcentual. Si necesitan tener un insumo como el ejemplo, agregando el insumo Herramienta menor 5% MdeO en el análisis principal será suficiente, porque CIO automáticamente calcula el valor de toda la mano de obra del análisis, incluyendo los sub-análisis, y utiliza esto como el valor base. Tekhne

30 C.I.O. Milenio Novedades Versión Auditoría de Usuario CIO ahora tiene un sistema de auditoría. En este momento el sistema monitorea quien entra y sale de CIO y en que momento. En Utilidades/Administración/Consulta de Auditoría puede consultar quienes estaban trabajando en CIO y en que momento. El sistema de auditoría se activa por defecto, pero se puede desactivar desde Utilidades/Administración/Opciones de Administración. En el futuro, el sistema de auditoría será ampliado para incluir detalles de cada proceso de edición de datos en el programa. Tekhne


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