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La Supervisión a través de Auditorías de Rendimiento Auditoría del Rendimiento Queretaro, México Mayo 2012 Page 1.

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1 La Supervisión a través de Auditorías de Rendimiento Auditoría del Rendimiento Queretaro, México Mayo 2012 Page 1

2 Misión de la GAO La GAO tiene como finalidad apoyar al Congreso en el cumplimiento de sus responsabilidades constitucionales, ayudar a mejorar el rendimiento y asegurar la rendición de cuentas del Gobierno Federal en beneficio del pueblo estadounidense. Page 2

3 Independencia de la GAO Bajo la dirección de la Contraloría General Selección conjunta / proceso de designación que implica el Congreso y el Presidente 15 años de mandato Sólo puede ser removido por juicio político o la resolución conjunta del Congreso por razones específicas. El personal de la GAO en todos los niveles son funcionarios, sin nombramiento político. Page 3

4 La Misión de los Equipos de la GAO Adquisiciones y Gestión de Abastecimiento Investigación Aplicada y Métodos Manejo de Capacidades de la Defensa Educación, Fuerza Laboral y seguridad en el ingreso Aseguramiento de la Administración Financiera Mercados Financieros y Comunidad de Inversiones Cuidado de la Salud Seguridad y Justicia Tecnología de la Información Asuntos Internacionales y Comercio Recursos Naturales y Medio Ambiente Infraestructura Física Asuntos Estratégicos Page 4

5 Fuentes y Prioridades para el inicio del trabajo Los Mandatos del Congreso Peticiones del Congreso Las solicitudes de los altos líderes del Congreso y comité / subcomité de presidentes y miembros de alto rango Las solicitudes de los miembros individuales, con una consideración adicional a las solicitudes de los miembros que están en los comités en materia de competencia Iniciado bajo la autoridad de la Contraloría General 5

6 Selección de Medidas de Desempeño por la Agencywide Testimonios Beneficios Financieros Otros beneficios Nuevas recomendaciones Implementación de recomendaciones anteriores Porcentaje de productos con las recomendaciones Oportunidad

7 Líneas de productos de la GAO Testimonios Libro azul Reportes informativos Correspondencia Contralor General de las decisiones y las decisiones de protesta de licitaciones Publicaciones especiales

8 Categorías de Trabajo de la GAO (cont.) Desarrollo de Actividades Compartir las mejores prácticas e información de evaluación comparativa, horizontalmente a través del gobierno y verticalmente entre diferentes niveles de gobierno Planeación de Actividades Identificar las principales tendencias y desafíos emergentes antes de que alcancen proporciones de crisis. Algunos ejemplos son los desafíos de una población que envejece. Cuidado de la salud potencial y de seguridad social Adjudicación de actividades Oferta resolución de protesta Opinión jurídica 8

9 Categorías de Trabajo de la GAO Actividades de Supervisión Determinar si los órganos de gobierno están Llevando a cabo sus tareas asignadas, El gasto de fondos para los fines previstos, y Cumplimiento de leyes y reglamentos Utilizamos las auditorías de gestión para llevar a cabo actividades de supervisión 9

10 Definición de Auditoría de Rendimiento por las Normas de Auditoría Gubernamental Las auditorías de desempeño se definen como los compromisos que aseguran conclusiones basadas en una evaluación de evidencia suficiente y apropiada respecto a los criterios establecidos, como los requisitos específicos, medidas, o que delimitan las prácticas empresariales. Las auditorías de rendimiento proporcionan un análisis objetivo para que la administración y los encargados del gobierno y la supervisión puedan utilizar la información para mejorar el rendimiento del programa y las operaciones, reducir costos, facilitar la toma de decisiones por las partes con responsabilidad para supervisar o iniciar una acción correctiva, y contribuir a la rendición pública de cuentas. Programas = entidad, organización, actividades, y funciones. Page 10

11 Fase 1 - Aceptación Fase 2 – Planificación y Diseño Fase 3 – Recopilación de datos y análisis Fase 4 – Desarrollo de productos y distribución Fase 5 – Resultados El proceso de participación de la GAO

12 Los altos ejecutivos de la GAO discuten y deciden para aceptar las solicitudes, la manera en que se compromete el trabajo Está dentro de su autoridad legal y competencia ; Se gestiona en el nivel apropiado; e Involucra a los interesados, expertos y especialistas. 12 Fase 1 – Aceptación

13 La GAO asegura que: La contratación de personal adecuado; Los grupos de interés internos adecuados están involucrados; Las partes directamente afectadas sean notificadas; y Las entidades externas tales como Inspectores Generales y las agencias hermanas de la GAO (CBO y el SRC) no duplican el trabajo. El equipo de trabajo: Prepara un plan de auditoría y la matriz de diseño; Identifica al segundo socio (un crítico de alto nivel); Obtiene la participación de los interesados en el diseño; Se reúne con los solicitantes para discutir el enfoque de auditoría ; y Prepara y envía cartas de compromiso. 13 Fase 2 – Planificación y Diseño

14 El equipo de trabajo reúne los datos, realiza una evaluación de su fiabilidad y los analiza. La gerencia del equipo y las partes interesadas están de acuerdo en el mensaje del producto. Las decisiones acordadas se registran en mensaje para minimizar la posibilidad de malos entendidos posteriores. El equipo comunica el avance del trabajo al solicitante. 14 Fase 3 – Recopilación de Datos y Análisis

15 Subdirector / el supervisor determina que los principales análisis y conclusiones estén documentados como la mejor evidencia documental posible. El equipo elabora el producto en conjunto con el analista de comunicación. El Director del equipo revisa el producto para asegurar se cumplan los valores fundamentales y las normas profesionales. El producto está sujeto a hacer referencia a los procedimientos que verifican los datos y los hechos denunciados. La referencia es una clave del proceso de control de calidad, porque una persona independiente revisa el producto para asegurarse de que no hay discrepancias entre la información facilitada y las pruebas obtenidas. 15 Fase 4– Desarrollo del Producto y Distribución

16 El equipo deberá hacer referencia a los comentarios antes de enviar el informe a la agencia para su revisión. Documento que los interesados y el segundo socio han estado de acuerdo con el informe del proyecto; y Enviar el informe a la agencia para su revisión y comentarios antes de la emisión final (2 semanas a 1 mes) Asegurarse de que los comentarios de la agencia se han obtenido y se aborden adecuadamente antes de la emisión de informe. 16 Fase 4– Desarrollo del Producto y Distribución

17 El equipo de trabajo da seguimiento a la situación y cierre de las recomendaciones, identifica y documenta los resultados de las recomendaciones por lo menos anualmente después de la emisión de productos. El equipo de trabajo prepara un informe de los logros que contribuyen significativamente a los beneficios financieros y no financieros. 17 Fase 5 – Publica los Resultados de la Auditoría

18 Herramientas clave de Compromisos y Definiciones Diseño de la Matriz (Fase de Planeación) La fiabilidad de datos en el Formulario de Evaluación (Diseño / Fase de prueba) Fiabilidad de los datos afecta el alcance de la auditoría y la metodología, y Metodología de auditoría afecta a lo que podemos hacer / decir y cómo se puede informar. Elementos de los Resultados (Fase de Informes) Documentos de Resultados de Auditoría Formulario de referencia Page 18

19 Matriz de Diseño Page Problemas a investigar Los criterios y la información necesaria Alcances y Metodología limitacionesLo que probablemente permitirá decir el análisis de la GAO. Los equipos utilizan una matriz de diseño en la fase de planificación y diseño para desarrollar y documentar los aspectos claves de una auditoría de gestión Fase 2 - Planificación y Diseño

20 Los problemas a investigar son definidos por los objetivos de la auditoría. ¿Qué es lo que queremos determinar a través de la auditoría? Los problemas a investigar deben ser claros, específicos y medibles. Hay 4 tipos de problemas a investigar: 1.- Descriptivo 2.-Normativo 3.-Comparativo 4.-Prospectivo Problemas a investigar Criterios e Informacion Necesaria Alcances y Metodología LimitacionesLo que probablemente permitirá dicir el análisis de la GAO

21 Descriptivo - ¿Cuál es la condición? Ejemplo: ¿Qué número de personas que han contraído el SIDA en los dos últimos años calendario? - Descriptivo sólo proporciona información al lector. Normativa / comparativo Las revisiones de cumplimiento Economía y eficiencia Impacto - Mide el efecto de los programas, leyes, acciones de gestión Ejemplo: ¿El programa de intercambio de jeringas reducen la incidencia de SIDA? Prospectiva - Estima el impacto probable de una acción propuesta Ejemplo: ¿Cuál es el costo total para los Estados Unidos en caso de que las Naciones Unidas dé un préstamo a tasa de mercado para financiar su renovación? Problemas a investigar Criterios e Informacion Necesaria Alcances y Metodología LimitacionesLo que probablemente permitirá dicir el análisis de la GAO

22 Descriptivo - ¿Cuál es la condición? Ejemplo: ¿Qué número de personas han contraído el SIDA en los dos últimos años calendario? - Descriptivo sólo proporciona información al lector. Normativa / comparativo Las revisiones de cumplimiento Ejemplo: ¿En qué medida la ONU cumplió con los reglamentos de sus compras? Economía y eficiencia Impacto - Mide el efecto de los programas, leyes y acciones de gestión Ejemplo: ¿El programa de intercambio de jeringas reducen la incidencia de SIDA? Prospectiva - Estima el impacto probable de una acción propuesta Ejemplo: ¿Cuál es el costo total para los Estados Unidos en caso de que las Naciones Unidas dé un préstamo a tasa de mercado para financiar su renovación? Problemas a investigar Criterios e Información Necesaria Alcances y Metodología LimitacionesLo que probablemente permitirá decir el análisis de la GAO

23 Alcance - Define los parámetros de la auditoría - El alcance incluye periodo de tiempo revisado, la fiabilidad de los datos necesarios, los lugares de trabajo de campo, ¿cuántos años de datos se pondrá a prueba, etc Metodologías Las etapas específicas y los auditores llevarán a cabo pruebas para abordar los objetivos de la auditoría Problemas a investigar Criterios e Información Necesaria Alcances y Metodología LimitacionesLo que probablemente permitirá decir el análisis de la GAO

24 Limitaciones Es importante identificar todas las circunstancias que pueden limitar el alcance de la auditoría y la metodología y cómo estas limitaciones pueden afectar al producto. Los ejemplos incluyen: Datos de los problemas de confiabilidad Problemas con Data Access Incapacidad para generalizar o extrapolar los resultados a una población Problemas a investigar Criterios e Información Necesaria Alcances y Metodología LimitacionesLo que probablemente permitirá decir el análisis de la GAO

25 Lo que probablemente permitirá decir el análisis de la GAO Los resultados preliminares con fines ilustrativos Ayuda a garantizar las respuestas frente a la pregunta de investigación Problemas a investigar Criterios e Información Necesaria Alcances y Metodología LimitacionesLo que probablemente permitirá decir el análisis de la GAO

26 Los tipos de evidencia de auditoría Física La inspección de personas, propiedades o eventos; puede ser documentado en las notas, fotografías, o muestras físicas Documental Cartas, contratos, registros contables, de gestión e información sobre el rendimiento Testimonial Obtenida a través de consultas, entrevistas o cuestionarios Analítico Cálculos, comparaciones, la separación de la información en componentes, y los argumentos racionales Fase 3 - Recolección de datos y Análisis

27 Evidencia basada en la Norma ¿Hay suficiente evidencia? ¿La evidencia se relaciona directamente con el hallazgo? ¿Es la evidencia válida y fiable? Fase 3 - Recolección de datos y Análisis

28 El hallazgo ¿Qué se puede denunciar? Utiliza elementos de un hallazgo para resumir los resultados. Resumir las pruebas o los hechos desarrollados en respuesta a los problemas a investigar. Señala las situaciones que requieren programas de corrección, o resaltar políticas y procedimientos que funcionan bien (por ejemplo, las mejores prácticas) Fase 3 - Recolección de datos y Análisis

29 Elementos de un hallazgo Criterios Condición Causa Efecto Fase 3 - Recolección de datos y Análisis

30 Criterios: Los estándares utilizados para evaluar un programa Los criterios no siempre están bien establecidos. Los auditores pueden necesitar criterios aceptablemente desarrollados que sean convincentes para una persona razonable. Ejemplo: las leyes, reglamentos, normas de control interno Elementos de un hallazgo Fase 3 - Recolección de datos y Análisis

31 Condición: La situación que existe; identifica "lo que es Lo que se ha determinado y documentado durante un enfrentamiento Ejemplo: Una agencia no tiene suficiente control interno sobre la contratación. Elementos de un hallazgo Fase 3 - Recolección de datos y Análisis

32 Causa: La razón subyacente para reunir la condición, que no cumplen, o superan los criterios. ¿Por qué algo sucedió o no sucedió como se esperaba? Ejemplo: La agencia no cuenta con procedimientos detallados para los contratistas de vigilancia. Elementos de un hallazgo Fase 3 - Recolección de datos y Análisis

33 Efecto: Consecuencias positivas o negativas de la brecha entre los criterios y condiciones. Puede significar consecuencias o el impacto en función de los objetivos del trabajo La determinación del efecto debe ser lo suficientemente convincente Ejemplo: Desde que la agencia no cuenta con procedimientos de monitoreo para los contratistas, estos pueden ser pagados a pesar de que los servicios o bien no cumplen con las especificaciones del contrato. Elementos de un hallazgo Phase 3 – Data Gathering and Analysis

34 Las recomendaciones deben: Lógicamente fluir de la pregunta de investigación, pruebas y conclusiones; Indicar claramente las acciones a tomar; (¡Importante!) Enlace a un problema o una causa, y Ser viable, práctico y rentable. Recomendaciones Fase 3 - Recolección de datos y Análisis

35 Mediante el trabajo se identifica una necesidad significativa para la acción por parte del Congreso o de una agencia El potencial de mejora significativa en las operaciones y el desempeño se fundamenta en el hallazgo Se observaron casos importantes de incumplimiento de las leyes y reglamentos y posibles fraudes, actos ilegales, violaciones de contratos y subvenciones Se encuentran abusos o debilidades significativos en los controles de gestión ¿ Cuándo se formulan recomendaciones? Phase 3 – Data Gathering and Analysis


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