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Claves para la preparación de propuestas al VII Programa Marco ¿Cómo redactar y presentar una propuesta al VII PM? Eva Pérez 18 de diciembre de 2006 Málaga.

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1 Claves para la preparación de propuestas al VII Programa Marco ¿Cómo redactar y presentar una propuesta al VII PM? Eva Pérez 18 de diciembre de 2006 Málaga

2 Contenidos 1.Aspectos generales 2.Detección de la oportunidad de participación 3.Pasos a seguir: de la idea al proyecto 4.Documentación 5.Etapas básicas: a)La idea. Consideraciones previas b)Formación del consorcio c)Elaboración de la propuesta d)Presentación de la propuesta e)Evaluación de la propuesta ¿Cómo redactar y presentar una propuesta al VII PM?

3 ¿Quién puede participar? Toda entidad jurídica establecida en cualquier país. Principalmente: PYME y Grandes empresas Universidades y sus grupos de investigación Centros de investigación (públicos y privados) Asociaciones o agrupaciones de empresas, particularmente de PYME. La Administración Pública Entidad jurídica: persona física o jurídica constituida de conformidad con el Derecho nacional aplicable en su lugar de establecimiento o con el Derecho comunitario o internacional, dotada de personalidad jurídica y que tenga la capacidad, en nombre propio, de ser titular de derechos y obligaciones de todo tipo. En el caso de las personas físicas, se entenderá que el establecimiento se refiere a la residencia habitual. 1. Aspectos generales

4 Valor añadido a nivel europeo : Novedad internacional Consorcio europeo: Compartir recursos y conocimientos Al menos 3 entidades independientes de 3 Estados Miembros de la UE o Estados Asociados. Idioma de trabajo: Inglés Sitio web: Recomendación: seguir al pie de la letra las instrucciones de la Comisión Europea sobre la preparación y envío de la propuesta 1. Aspectos generales

5 CORDIS es el servicio de difusión de información de I+D+i de la Unión Europea Es lugar de visita obligada Informa sobre el Programa Marco ( calendarios, convocatorias, eventos, etc.) Permite descargar toda la información necesaria para la preparación de propuestas Permite acceder a información sobre proyectos de I+D europeos y sobre las empresas participantes Dispone de un servicio de búsquedas de socios Etc, etc. 1. Aspectos generales

6 1. Aspectos generales

7 Disponibilidad y compromiso ¿Qué implica un proyecto europeo? – Compromiso del tiempo y los recursos necesarios para el correcto desarrollo del mismo (desde preparación de oferta hasta final proyecto) – Agilidad en los trámites – Asumir (y compartir) riesgos con otros socios del proyecto, derivados de la propia ejecución del mismo – Trabajo en red; compartir conocimientos en un consorcio europeo no proyectos con altamente confidenciales o que permitan una importante ventaja competitiva (salvo posibilidad de ejecución en solitario: Ideas) – Aceptar que el idioma de trabajo es el inglés 1. Aspectos generales

8 2. Detección de la oportunidad de participación Proyecto propio: tenemos una idea/necesidad que queremos desarrollar en colaboración con entidades de otros países europeos y solicitando financiación comunitaria. (entidades de asesoramiento y apoyo) ¿Encaja la idea en el Programa de Trabajo? Proyecto externo: la idea/necesidad surge de una entidad extranjera o nacional y a nuestra empresa le interesaría participar como socio. (colaboraciones previas y/o conocimiento sobre redes y entidades de apoyo) FORMAS DE ACCEDER A UN PROYECTO

9 Elaboración y presentación de la propuesta IdeaConsorcio Apertura Convocatoria ¿Éxito? Negociación y firma del contrato PROYECTO NOSI Programa de Trabajo Consulta idea Convocatoria (DOUE) Guía del solicitante Manual de evaluación Notas para evaluadores Guía Financiera Formularios Envío telemático Formularios de preparación del contrato 3. Pasos a seguir. De la idea al proyecto Proceso de evaluación ¿Dimensión Europea? SI NO Alternativas

10 Guía del solicitante Información y formularios para redactar las propuestas Programa de Trabajo Temario detallado para una o varias convocatorias Convocatoria (DOUE) Líneas de investigación del programa de trabajo abiertas, plazos de presentación, direcciones, referencias Documentos esenciales para elaborar una propuesta: Manual de evaluación Procesos y criterios de selección de propuestas (Incluido en la Guía del Solicitante) Guía Financiera Aspectos financieros: marco legal y ejemplos Notas para evaluadores Basado en el Manual de evaluación y específico de cada convocatoria (Incluido en la Guía del Solicitante) 4. Documentación

11 5. Etapas básicas a) La idea. Consideraciones previas b)Formación del consorcio c)Elaboración de la propuesta d) Presentación de la propuesta e) Evaluación de la propuesta 5. Etapas básicas

12 a) La idea. Consideraciones previas ¿ Qu é debe cumplir la idea para que pueda considerarse dentro del VII PM? - Idea excelente e innovadora que aporte un valor añadido a nivel europeo –Debe estar justificada la dimensión y/o colaboración transnacional del proyecto –Contribución a la solución de algún problema y/o respuesta a necesidad de mejora existente a nivel europeo –Respeto a los principios éticos fundamentales –En ideas sobre posible cooperación internacional: considerar problemas/necesidades concretas de los terceros países o de carácter mundial

13 ¿ En qué momento y sobre qué tema se puede presentar una propuesta? Los proyectos se presentan respondiendo a las convocatorias oficiales de propuestas que lanza la Comisión Europea Deben respetarse rigurosamente los procedimientos y fechas límite especificadas en las mismas Las convocatorias se publican en el Diario Oficial de la Unión Europea (DOUE) y en la página web del VII PM a) La idea. Consideraciones previas

14 ¿ Encaja mi idea en el Programa de Trabajo? a) La idea. Consideraciones previas - REQUISITO FUNDAMENTAL es identificar el área y la línea del PM a la que más se ajuste la idea de proyecto. - En muchos casos es necesario asesoramiento externo (CDTI, NCPs, redes y entidades conocedoras del PM, etc.)

15 a) La idea. Consideraciones previas Consulta preliminar sobre la idea -Se recomienda realizar una consulta preliminar sobre dicha idea. -Comprobación de la idoneidad de la línea de actuación y esquema de financiación escogidos, así como del enfoque de la idea de proyecto. -Consulta a CDTI y, en caso de grandes proyectos consulta a la CE dar a conocer la idea de propuesta y obtener una primera opinión sobre ella

16 Requisito imprescindible (Normas de participación): 3 entidades independientes, de 3 Estados Miembros o Países Asociados COMPOSICI Ó N b) Formación del consorcio

17 Formas de participar en un consorcio COORDINADOR Responsable de la gestión administrativa y de la coordinación técnica del proyecto Es el interlocutor principal con la Comisión (pagos y anticipo, informes, etc) EL CONSORCIO b) Formación del consorcio PARTICIPANTE Puede firmar el contrato con la CE (Adhesión al contrato) Es responsable solidario del proyecto y tiene los derechos de explotación y uso de los resultados que genere SUBCONTRATISTA Presta servicios pagados al 100% por un socio No tiene acceso a los resultados USUARIO Puede participar en cualquiera de las categorías anteriores. Ayuda a definir objetivos en la fase inicial del proyecto y a comprobar la utilidad de los resultados mediante demostraciones finales

18 b) Formación del consorcio Definici ó n de perfiles de los socios Para comenzar a formar el consorcio de un proyecto (o ampliarlo), es necesario que la idea haya alcanzado un cierto desarrollo Identificación de objetivos, hitos, etapas, principales actividades y resultados Definición del perfil que deberían tener los socios que necesitamos para el proyecto (tipo entidad, país, experiencia específica, infraestructuras disponibles, etc.) Tener en cuenta los requisitos mínimos del consorcio y las condiciones específicas que pudiera haber en el programa de trabajo y la convocatoria en cuestión

19 ¿Qué necesito? Resumen del proyecto (claro pero conciso para no dar pistas a posibles competidores) Listado de actividades que se espera que realice el socio buscado Ofrecer información sobre el área del VII PM donde se encuadra el proyecto Ofrecer información sobre el esquema de financiación elegido B Ú SQUEDA DE SOCIOS (I/III) b) Formación del consorcio

20 ¿Cómo encontrar socios? Contactos propios y colaboraciones previas Jornadas, talleres, seminarios (de temas específicos) CORDIS: búsquedas de socios CDTI y Puntos de contacto nacional (NCPs) Red pymERA Herramienta Ideal-ist (sólo Prioridad Temática 3: TIC) B Ú SQUEDA DE SOCIOS (II/III) b) Formación del consorcio

21 B Ú SQUEDA DE SOCIOS (III/III) ¿Cómo me uno a un consorcio en formación? CORDIS (consutar búsquedas de socio; incluir perfil de la entidad) NCPs Redes de apoyo y asesoramiento Contactar estos mecanismos y expresar el interés de participar, indicando qué líneas son de interés para su entidad

22 Texto legal publicado en el Diario Oficial de la Comunidad Europea (DOUE) y en Cordis (http://cordis.europa.eu) Contiene: Líneas de investigación abiertas y presupuestos asociados Requisitos mínimos para participar Plazos de presentación Modalidades de presentación (fases, instrumentos, etc.) Acciones especiales Direcciones, referencias, etc. ¡¡ Hay que estar muy atento a las fechas!! CONVOCATORIA c) Elaboración de la propuesta

23 CONVOCATORIA c) Elaboración de la propuesta

24 Documentos de lectura obligada (Paquete informativo) : Programa de trabajo (lectura previa) Texto de la Convocatoria (lectura previa) Guía del solicitante Manual de evaluación Notas para evaluadores Guía Financiera (Consulta) ¿Dónde encontrarlos? En la página web de la convocatoria correspondiente (http://cordis.europa.eu ) DOCUMENTACIÓN c) Elaboración de la propuesta

25 Parte A: Formularios Administrativos Parte B: Memoria técnica ¿Dónde? GUÍA DEL SOLICITANTE Guide for applicants ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA c) Elaboración de la propuesta

26 Parte A: Formularios Administrativos Tres tipos de formularios: Formulario A1: Información general de la propuesta (1 solo formulario) Formulario A2: Información sobre el consorcio (1 formulario por socio) Formulario A3: Desglose del presupuesto por actividad y socio (1 solo formulario) Son formularios sencillos y no se necesitan firmas ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA c) Elaboración de la propuesta

27 Parte B: Memoria Técnica (Parte evaluada) Objetivos del proyecto. Plan de trabajo. Relevancia para los objetivos de la Prioridad Temática. Impacto potencial Gestión del proyecto Recursos del proyecto Aspectos éticos c) Elaboración de la propuesta ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA

28 c) Elaboración de la propuesta El presupuesto. Costes subvencionables y no subvencionables. Costes subvencionables Costes reales, económicos y necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto, con arreglo a los principios de contabilidad habituales del participante. Éstos deben: – Haberse generado en el curso del proyecto, salvo informes finales – Estar registrados en las cuentas del participante y pagados – Excluir costes no subvencionables

29 c) Elaboración de la propuesta El presupuesto. Costes subvencionables y no subvencionables. Costes NO subvencionables - Impuestos indirectos identificables, incluido el IVA –Derechos e intereses adeudados –Provisiones (posibles pérdidas o cargas futuras) –Pérdidas por cambio de moneda –Costes sobre remuneración del capital –Costes declarados, generados o reembolsados en relación con otro proyecto comunitario –La deuda y el servicio de la deuda –Gastos excesivos o irresponsable –Cualquier otro que no sea coste subvencionable

30 c) Elaboración de la propuesta El presupuesto Personal (esfuerzos) Viajes y manutención Otros (fungibles, certificados auditorías, etc.) Costes indirectos El cálculo del presupuesto de este tipo de proyectos en consorcio suele ser un proceso iterativo

31 c) Elaboración de la propuesta El presupuesto. Costes indirectos. Identificación y declaración de los costes indirectos asociados al proyecto Posibilidad de adoptar un porcentaje fijo para el cálculo de los costes indirectos. En el VII PM se eliminan los modelos de coste existentes en anteriores Programas Marco. Para el c á lculo de los costes indirectos de un participante:

32 Recomendaciones 1/2 Leer y entender la documentación necesaria: la idea tiene que encajar Ponerse en el lugar del evaluador (poco tiempo y mucho que leer) Presentar la información claramente: Formato inteligible (estructura, índice, inglés claro, tamaño letra, figuras, tablas, etc.) ¿se encuentran las cosas de manera rápida y clara? Propuesta concisa: ajustarse a lo que piden (ir al grano) El evaluador evalúa lo que lee, no asumir otra cosa Cuidar el lenguaje: parafrasear adecuadamente Programas de Trabajo, Guía de Evaluadores, otros documentos de referencia, etc. Redactar pensando en: ¿quién y cómo me va a evaluar?: lenguaje, área, criterios de evaluación ¿en qué tópico va a encajar mi propuesta? Leer y entender la documentación necesaria: la idea tiene que encajar Ponerse en el lugar del evaluador (poco tiempo y mucho que leer) Presentar la información claramente: Formato inteligible (estructura, índice, inglés claro, tamaño letra, figuras, tablas, etc.) ¿se encuentran las cosas de manera rápida y clara? Propuesta concisa: ajustarse a lo que piden (ir al grano) El evaluador evalúa lo que lee, no asumir otra cosa Cuidar el lenguaje: parafrasear adecuadamente Programas de Trabajo, Guía de Evaluadores, otros documentos de referencia, etc. Redactar pensando en: ¿quién y cómo me va a evaluar?: lenguaje, área, criterios de evaluación ¿en qué tópico va a encajar mi propuesta? c) Elaboración de la propuesta

33 Recomendaciones 2/2 No dejar contradicciones o incoherencias evidentes que la puedan descalificar: REPASO Solicitar a terceras personas que evalúe la propuesta previamente Evaluar propuestas es la mejor escuela para aprender a redactarlas adecuadamente Asegurarse de cumplir todos los requisitos de elegibilidad!! No dejar contradicciones o incoherencias evidentes que la puedan descalificar: REPASO Solicitar a terceras personas que evalúe la propuesta previamente Evaluar propuestas es la mejor escuela para aprender a redactarlas adecuadamente Asegurarse de cumplir todos los requisitos de elegibilidad!! c) Elaboración de la propuesta

34 Antes de presentar una propuesta: ¡¡Cumplir requisitos de elegibilidad!! Disponibles en la Guía del Proponente Requisitos básicos: Fecha de recepción de la propuesta (por parte de la Comisión) anterior a la fecha de cierre de la convocatoria Consorcio formado por al menos el número mínimo indicado Tipo de esquema de financiación contemplado en la convocatoria Línea de investigación contemplada en el Programa de Trabajo Y la convocatoria Propuesta completa: no debe faltar ningún formulario (administrativos y descripción técnica) Otros (ej.: límite presupuestario) d) Presentación de la propuesta

35 Modalidades de presentación (2 posibilidades según convocatoria): Presentación de propuestas en una sola fase: Propuesta completa con todos los detalles Presentación de propuestas en dos fases: Primera Fase: Propuesta corta (10-20 páginas. Ver texto convocatoria) Subconjunto de criterios de evaluación Sólo los aprobados envían propuesta completa a la segunda fase de evaluación. Segunda Fase: Como en el caso de presentación en una sola fase ¡¡Modalidad de presentación especificada en la Convocatoria!! d) Presentación de la propuesta

36 Modalidad de envío: De forma general, la modalidad de presentación de propuestas en el VII PM será electrónica EPSS – Electronic Proposal Submission System - Accesible a través de la página web de la convocatoria correspondiente - Necesario solicitar alta ¡¡Consultar posibilidad de modalidad de envío en la Convocatoria!! ¡¡ Muy estrictos con la fecha de cierre de la convocatoria!! d) Presentación de la propuesta

37 Evaluación Principios Evaluación expertos Criterios Calidad Transparencia Igualdad de trato Imparcialidad Eficacia y rapidez Consideraciones éticas 1) Excelencia científica y/o tecnológica (en relación con líneas de investigación VII PM: topics) 2) Impacto 3) Implementación Guía de evaluadores e) Evaluación de la propuesta Puntuación criterios: 0-5

38 e) Evaluación de la propuesta Criterios de evaluaci ó n 1) Excelencia científica y/o tecnológica (en relación con líneas de investigación VII PM: topics) 2) Impacto 3) Implementación Generalidades: Puntuaciones: de 0 a 5 Umbrales individuales: 3 sobre 5 Umbral global: 10 sobre 15 Condiciones y requisitos adicionales según áreas: Consultar los Programas de Trabajo, Convocatorias y Guías del solicitante!!

39 e) Evaluación de la propuesta Excelencia científica y/o tecnológica (relación topics) ImpactoImplementación Todos esquemas financiación - Relevancia implícita - Definición de objetivos y calidad del concepto - Impacto tal y como se establece en el topic del programa de trabajo a nivel europeo e int. - Beneficios más amplios relacionados con el área/tema -Estructura de gestión y procedimientos -Calidad y relevancia de los socios individuales Proyectos colaborativos - Progreso más allá del estado del arte - Calidad y efectividad de la metodología y plan de trabajo - Adecuación de las medidas propuestas para la difusión y/o explotación de resultados, gestión de la propiedad intelectual - Calidad del consorcio en su conjunto (complementariedad, equilibrio) -Asignación adecuada y justificación de recursos Redes de excelencia - Contribución a la integración a largo plazo de investigación de calidad - Calidad del programa conjunto de actividades (JPA) - Adecuación de las medidas propuestas para extender la excelencia, explotación de resultados y difusión del conocimiento a través de compromiso con los agentes relevantes de fuera de la red -Calidad del consorcio en conjunto, habilidad para afrontar fragmentación -Experiencia y recursos para llevar a cabo la JPA

40 Excelencia científica y/o tecnológica (relación topics) ImpactoImplementación Acciones de coordinación y apoyo -Contribución a una coordinación de alta calidad - Calidad de los mecanismos propuestos y plan de trabajo asociado - Adecuación de las medidas propuestas para extender la excelencia, explotación de resultados y difusión del conocimiento a través de compromiso con los todos los agentes relevantes relacionados -Calidad del consorcio en su conjunto (complementariedad, equilibrio) -Asignación adecuada y justificación de recursos. Investigación en beneficio de las PYME - Carácter innovador con relación al Estado del Arte - Contribución al avance del progreso tecnológico y el conocimiento - Calidad y efectividad de la metodología científico- tecnológica propuesta y plan de trabajo asociado - Adecuación de las medidas propuestas para la difusión y/o explotación de resultados, gestión de la propiedad intelectual. -Calidad del consorcio en su conjunto (complementariedad, equilibrio) -Asignación adecuada y justificación de recursos. e) Evaluación de la propuesta

41 Gracias por su atención Tfno Fax: C/ Leonardo da Vinci, 2 Isla de La Cartuja Sevilla Eva Pérez Dpto. Programas Internacionales


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