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1 Administración de Proyectos M. En C. Eduardo Bustos Farías.

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1 1 Administración de Proyectos M. En C. Eduardo Bustos Farías

2 2 CONTENIDO I. Presentación Objetivos Objetivos Objetivos específicos Objetivos específicos II. Conceptos básicos ¿Qué hace toda organización? ¿Qué hace toda organización? ¿Qué es un proyecto? ¿Qué es un proyecto? ¿Qué es un programa? ¿Qué es un programa? ¿Qué es la Administración de Proyectos? ¿Qué es la Administración de Proyectos? La Administración de proyectos en el tiempo La Administración de proyectos en el tiempo Elementos relacionados Elementos relacionados Ciclo de vida del proyecto Ciclo de vida del proyecto Integración del equipo Integración del equipo

3 3 CONTENIDO III. La Administración de Proyectos y sus herramientas Metodología Metodología Selección del proyecto Selección del proyecto Carátula del proyecto Carátula del proyecto Análisis de Stakeholders Análisis de Stakeholders Desglose Estructurado del Trabajo (DET) Desglose Estructurado del Trabajo (DET) Tabla de Precedencias Tabla de Precedencias Gráfica de Gantt Gráfica de Gantt Indicadores Indicadores Valuación del proyecto Valuación del proyecto

4 4 Objetivo Reconocer los fundamentos, metodología, herramientas y mejores prácticas en administración de proyectos. PRESENTACIÓN

5 5 Objetivos específicos PRESENTACIÓN Presentar las mejores prácticas en administración de proyectos. Presentar las mejores prácticas en administración de proyectos. Aplicar la metodología y herramientas para la administración de proyectos. Aplicar la metodología y herramientas para la administración de proyectos. Desarrollar un caso de estudio. Desarrollar un caso de estudio. Presentar un software auxiliar para la administración de proyectos. Presentar un software auxiliar para la administración de proyectos.

6 6 CONCEPTOS BASICOS ¿Qué hace toda organización? 2. Ejecución Proyectos Proyectos Procesos Procesos 1. Planeación Objetivos Objetivos Estrategias Estrategias Planes Planes 3. Resultados Evaluación Evaluación Reporte Reporte

7 7 ¿Qué es un Proyecto? Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan para lograr un objetivo en particular. Situación actualSituación actual RequerimientosRequerimientos ObjetivosObjetivos P R O Y E C T O ResultadosResultados Tiempo INICIO FIN CONCEPTOS BASICOS

8 8 ¿Qué es un Proyecto? Tiene principio y fin Tiene principio y fin Objetivos específicos Objetivos específicos Avance y calidad medibles Avance y calidad medibles Actividades interrelacionadas Actividades interrelacionadas Recursos limitados Recursos limitados Costo y tiempo definidos Costo y tiempo definidos CONCEPTOS BASICOS

9 9 ¿Qué es un Programa? Es un grupo de proyectos interrelacionados y manejados en forma coordinada. Un programa Incluye por lo menos un elemento de actividad continua. Proyecto A Proyecto B Proyecto C Proyecto D Proyecto E SUBPROYECTOS Proyecto F F2 F3 F1 CONCEPTOS BASICOS

10 10 ¿Qué es la Administración de Proyectos? Es la aplicación racional de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a través de una serie de actividades interrelacionadas. CONCEPTOS BASICOS

11 11 La administración de proyectos en el tiempo Se prioriza la técnica la técnica Se incorporan tiempos, costos, desempeño (calidad y tecnología) Se incorporan tiempos, costos, desempeño y voz del cliente (requerimientos) CONCEPTOS BASICOS TRADICIONAL CONTROL PROFESIONAL

12 12 Madurez de la administración de proyectos Harold Kerzner NIVEL 1 Lenguaje Común NIVEL 2 Procesos Comunes NIVEL 3 Metodología Específica NIVEL 4 Benchmarking NIVEL 5 Mejora Continua Retroalimentación Conocimiento básico Definición de procesos Control de procesos Mejora de procesos CONCEPTOS BASICOS La administración de proyectos en el tiempo

13 13 CONCEPTOS BASICOS TIEMPO COSTO RECURSOS ALCANCE, DESEMPEÑO, TECNOLOGIA, CALIDAD Buscar la satisfacción de todos los interesados. Elementos relacionados ENTORNO ENTORNO

14 14 CONCEPTOS BASICOS INTEGRACIÓN ALCANCE TIEMPO COSTO CALIDAD RECURSOS HUMANOS COMUNICA- CIONES RIESGO ADQUISI- CIONES Elementos relacionados

15 15 CONCEPTOS BASICOS MARCO REGULATORIO DESARROLLAR PROCESOS DE CALIDAD DESARROLLAR Misión y visión de la Institución Objetivos estratégicos Metas Presidenciales Leyes y reglamentos Normatividad interna Ambiente de Control Tecnología Metodologías Comunicaciones Facilidades Nuevos roles Capacitación Competencia laboral Insumos Oferta Compromiso Satisfacción de cliente Procesos mejorados Reducción de costos Compromiso de mejora P O T C C MEJORA CONTINUA ISO 9000:2000 Análisis Rediseño Mejora ENFOQUE PREVENTIVO CULTURA DE SERVICIO PRODUCTOS Y SERVICIOS PRODUCTOS ESTRATEGIASESTRATEGIAS INFRAESTRUCTURAINFRAESTRUCTURA INDICADORES Y RESULTADOS INDICADORES ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN Elementos relacionados

16 16 CONCEPTOS BASICOS 100% $, HH Avance Fase 1 Concepto Fase 2 Planeación Diseño Fase 3 Ejecución Fase 4 Pruebas y Arranque Decisión de arranque Decisiones trascendentes Instalación completa Operación completa Entrega Grado de influencia en resultados Se divide en fases para controlarlo Ciclo de vida del proyecto

17 17 CONCEPTOS BASICOS Integración del equipo Mando Superior Mando medio A Operativo Mando medio B Mando medio C Operativo FUNCIONAL Varios responsables Superior identificado Actúan por especialidad Enfoque fragmentado OIC Coordinación del Proyecto Líder del Proyecto Personal involucrado en proyectos

18 18 CONCEPTOS BASICOS Integración del equipo Mando Superior Mando medio A Operativo Mando Medio B Mando medio C Operativo FUNCIONAL - FACILITADOR Líder depende de un Mando Medio funcional No tiene toda la autoridad para decidir El apoyo depende del Mando funcional Líder, monitorea y entrega resultados Mando medio Líder del Proyecto OIC coordinador del Proyecto Personal involucrado en proyectos

19 19 CONCEPTOS BASICOS Integración del equipo Mando Superior Mando medio A Operativo Mando medio B Mando Medio C Operativo MATRICIAL Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional Líder de proyecto de tiempo completo Autoridad y la toma de decisiones compartida Operativo OIC Coordinación del Proyecto Líder del Proyecto Personal involucrado en proyectos

20 20 CONCEPTOS BASICOS Integración del equipo Mando superior Mando Medio Proyecto A Operativo Mando medio Proyecto B Mando medio Proyecto C Operativo Personal involucrado en proyectos Líder del Proyecto OIC Coordinación del Proyecto POR PROYECTOS El personal reporta directamente al Mando Superior Control total sobre el presupuesto, recursos materiales, etc El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal Puede disponerse de un pool de recursos

21 21 Un solo responsable de administrar el proyecto Dedicación de tiempo completo Uso apropiado e integral de planeación y control Lograr objetivos con los recursos disponibles Integración del equipo CONCEPTOS BASICOS

22 22 Rol de Líder de Proyecto Tomar las decisiones requeridas Enlace con todos los involucrados Negociar con áreas de apoyo Resolución de conflictos Integración del equipo CONCEPTOS BASICOS

23 23 Alto Bajo Competencias técnicas Competencias humanas Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores Integración del equipo CONCEPTOS BASICOS

24 24 Metodología ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Ciclo de la Mejora continua William Edwards Deming H VA P PLANEAR Diagnóstico Misión Visión Objetivos Estrategias MetasHACER Proyectos Procesos Servicios VERIFICAR Indicadores – –Avance – –Resultados ACTUAR Acciones: – –De desarrollo – –Preventivas – –Correctivas – –De mejora

25 25 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EJECUCIÓN CONTROL CIERRE PLANEACIÓN INICIO PASOS Metodología

26 26 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS AA AA 1. 1.Selección y priorización 2. 2.Aprobación y formalización 3. 3.Alcance 4. 4.Definición de actividades 5. 5.Plan de recursos 6. 6.Secuencia de actividades 7. 7.Duración de actividades 8. 8.Estimación de costos 9. 9.Administración de riesgos Cronograma Presupuesto BB Metodología

27 27 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Ejecución Evaluación del desempeño Seguimiento Cierre del proyecto Cierre administrativo BB Metodología

28 28 Selección del proyecto ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Gobierno que Cueste Menos Gobierno de Calidad Gobierno Profesional Gobierno Digital Gobierno con Mejora Regulatoria Gobierno Honesto y Transparente AGENDA DE BUEN GOBIERNO

29 29 Carátula del proyecto Nombre del proyecto: Responsable del proyecto: Objetivo: Beneficios: Alcance: Situación actual: Estrategias: Indicadores Metas Prioridad: ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ¿Qué? ¿Qué? ¿Quién? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cómo? ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Para qué? ¿Para qué? ¿Cuándo? ¿Cuándo? Ayuda a identificar el proyecto por parte de todos los involucrados Ayuda a identificar el proyecto por parte de todos los involucrados Proporciona información general del proyecto Proporciona información general del proyecto

30 30 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS PERSONAS ORGANIZACIONES OTROS INVOLUCRADOS O AFECTADOS PROYECTO Análisis de Stakeholders

31 31 Líder Clientes Asesores Consultores Patrocinadores Proveedores Equipo de trabajo Sociedad Etc. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Análisis de Stakeholders

32 32 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Análisis de Stakeholders Bajo Alto Interés en el proyecto Influencia en el proyecto Bajo Alto Nsciemn Budnmn Nsciemn Budnmn Rvbngh Cfdgbhn Rvbngh Cfdgbhn Nsciemn Budnmn Nsciemn Budnmn Lbhnjh Nijuhg Lbhnjh Nijuhg Nsciemn Budnmn Nsciemn Budnmn Rvbngh Cfdgbhn Rvbngh Cfdgbhn Nsciemn Budnmn Nsciemn Budnmn Lbhnjh Nijuhg Lbhnjh Nijuhg Nsciemn Budnmn Nsciemn Budnmn Rvbngh Cfdgbhn Rvbngh Cfdgbhn Nsciemn Budnmn Nsciemn Budnmn Lbhnjh Nijuhg Lbhnjh Nijuhg Nsciemn Budnmn Nsciemn Budnmn Rvbngh Cfdgbhn Rvbngh Cfdgbhn Nsciemn Budnmn Nsciemn Budnmn Lbhnjh Nijuhg Lbhnjh Nijuhg Nsciemn Budnmn Nsciemn Budnmn Rvbngh Cfdgbhn Rvbngh Cfdgbhn Nsciemn Budnmn Nsciemn Budnmn Lbhnjh Nijuhg Lbhnjh Nijuhg Post –its alto / alto bajo / alto bajo / bajo alto / bajo

33 33 Desglose Estructurado de Trabajo (DET) ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Arreglo de actividades de acuerdo a entregables Arreglo de actividades de acuerdo a entregables Al descender de nivel se incrementa el detalle Al descender de nivel se incrementa el detalle Paquetes de trabajo Sub-paquetes Actividades Productos

34 34 Desglose Estructurado de Trabajo (DET) ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Organiza, define y detalla el proyecto Organiza, define y detalla el proyecto Cada paquete, sub- paquete y actividad tiene un responsable Cada paquete, sub- paquete y actividad tiene un responsable Paquetes de trabajo Sub-paquetes Actividades Productos

35 35 Tabla de precedencias ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en el DET, y nos muestra el orden en que se ejecutarán. Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en el DET, y nos muestra el orden en que se ejecutarán. Se sugiere que como mínimo incluya los siguientes elementos: Se sugiere que como mínimo incluya los siguientes elementos: – Clave de la actividad – Actividad – Duración – Actividades precedentes – Responsable

36 36 Tabla de precedencias ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Inicio Diagnóstico y pronóstico realizado Normas y criterios establecidos Estrategia definida Programas de desarrollo realizados Plan instrumentado Edición realizada Público consultado Proyecto definido Plan aprobado por ejecutivo Publicación y difusión efectuadas Fin meses 2.5 meses 1 mes 2 meses 2.5 meses 1.5 meses 0.5 meses , ,6,7 8 9 ? Director de Planificación Director Jurídico Subsecretario Director de Planificación Director Administrativo Director de Control Director de Planificación Subsecretario Director Administrativo Clave de la actividad ActividadDuraciónResponsable Actividades precedentes PROYECTO: Plan Elaboró: Fecha : Eduardo Dávila Turcios Octubre 2002

37 37 Gráfica de Gantt ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Arreglo de actividades de acuerdo a tiempos y responsables Arreglo de actividades de acuerdo a tiempos y responsables Permite registrar avances de acuerdo a lo planeado Permite registrar avances de acuerdo a lo planeado Herramienta para el seguimiento y control Herramienta para el seguimiento y control

38 38 Indicadores ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS PROYECTOS Contribución del proyecto al cumplimiento de los objetivos GESTION Resultados de los procesos clave ESTRATEGICOS Cumplimiento de los objetivos estratégicos SERVICIO Medición de la calidad de un servicio Satisfacción percibida por el usuario DESEMPEÑO

39 39 Valuación del proyecto ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Ventajas Desventajas Beneficios Plazo Inversión Gravedad Urgencia TendenciaMuchasNingunaMuchosCortoNingunaAlta Muy urgente Se agrava PocasPocasPocosMedianoBajaMediaUrgente Se mantiene NingunaMuchasNingunoLargoAltaBaja No urge Desaparece 100 PUNTOS 50 PUNTOS 25 PUNTOS


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