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Topicos Avanzados de Ingeniería Profesor: Ing. Pedro Chávez Farfán Semana 8.

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1 Topicos Avanzados de Ingeniería Profesor: Ing. Pedro Chávez Farfán Semana 8

2 El modelo PMI. Conceptos generales de la gestión de proyectos. Areas de Conocimiento: Gestión de alcance en los proyectos y gestión de tiempo. Areas de Conocimiento: Gestión de costo y gestión de calidad y gestión de recursos humanos. Areas de Conocimiento: Gestión de riesgo y gestión de comunicaciones. Areas de Conocimiento: Gestión de compras y proveedores en el proyecto. Areas de Conocimiento: Gestión de integración. Topicos Avanzados de Ingeniería

3 La Dirección y Gestión de Proyectos no es un tema nuevo, en los últimos años la fuerte aceleración en los cambios tecnológicos y el entorno industrial altamente competitivo han contribuido a que, cada vez más los proyectos y su gestión sean herramientas competitivas para las empresas. Sin embargo, frecuentemente los proyectos no culminan con el presupuesto establecido o no se cierran en plazo o bien no es finalizado con la calidad especificada. Es por ello que dominar las fases que componen un proyecto, la aplicación de los métodos, el seguimiento, el control y la evaluación con ayuda de las herramientas informáticas son claves para conseguir los objetivos planteados. Contexto de la administración de Proyectos

4 ¿QUÉ ES UN PROYECTO? UN PROYECTO ES UN CONJUNTO DE FASES, EVENTOS, ACTIVIDADES Y TAREAS DE NATURALEZA CONCRETA O ABSTRACTA, DEBIDAMENTE PLANEADAS Y COORDINADAS CON LIMITES Y ALCANCES DEFINIDOS EN UN AREA O CAMPO DETERMINADO Y CUYO OBJETIVO ES SATISFACER NECESIDADES HUMANAS, DENTRO DE UN MARCO DE REFERENCIA PREVIAMENTE ESTABLECIDO

5 TIPOS DE PROYECTOS De infraestructura: Edificación Urbanización Caminos Puentes Túneles Comunicaciones Puertos Aeropuertos Represas De Investigación: Científicos Tecnológicos Económicos y Sociales De Informática: Sistemas de Información Sistemas de Control Creación de Software De Productos: Consumo masivo

6 ¿Qué realmente constituye un proyecto exitoso? El éxito de un proyecto incluye el logro de sus resultados € € A tiempo. € € Dentro del presupuesto. € Al nivel apropiado de especificación (calidad). € A satisfacción del cliente. € Sin causar disturbios con el flujo de trabajo principal de la organización. € Mejorando la cultura de la organización.

7 FACTORES CRITICOS DE EXITO Metas y misión del proyecto claramente definidas. Respaldo de la alta dirección Un gerente de proyectos competente Un equipo de proyectos competente Recursos suficientes Participación y consultas clientes/consumidores. Buena comunicación Sensibilidad hacia los clientes. Supervisión y retroalimentación apropiados. Tecnología apropiados.

8 Resolution Type 1, or project success: The project is completed on-time and on-budget, with all features and functions as initially specified. Resolution Type 2, or project challenged: The project is completed and operational but over-budget, over the time estimate, and offers fewer features and functions than originally specified. They will cost 189% of their original estimate. Resolution Type 3, or project impaired: The project is canceled at some point during the development cycle. Estudio: Chaos, Standish Group www. Standishgroup.com ¿Cuántos proyectos tienen éxito? 250 Billion USD, 175,000 Projects Contexto de la administración de Proyectos

9 Según StandishGroup: En el 52% de los proyectos el costo será superior 189% al presupuesto En las grandes empresas solo el 9% de proyectos son entregados a tiempo y dentro del costo presupuestado Según Boston Consulting Group las 2/3 partes de los proyectos en las grandes empresas fracasan De acuerdo al Wall Street Journal el 42% de los proyectos de TI iniciados en USA son abandonados antes de su finalización. Con mas de 250 Billones USD invertidos en TI cada año esto significa una pérdida de 105 Billones de USD Contexto de la administración de Proyectos

10 PMI Worldwide PMI fue creada en el año 1969 en Filadelfia USA Mas de 200,000 profesionales en mas de 125 países Los profesionales provienen de las industrias mas importantes como: aeroespacial, automoviles, administración de negocios, construcción, ingeniería, servicios financieros, tecnología de la información, salud y telecomunicaciones. The Project Management Institute is the worlds leading not-for-profit global professional organization for project management knowledge, information and professionalism Contexto de la administración de Proyectos

11 11 Por mas de 36 años, PMI ha estado comprometido en la definición de estándares profesionales, desarrollo de investigación y promoción de la profesión de administración de proyectos a través de la certificación, redes de trabajo y desarrollo de comunidades de interés. Project Management Institute

12 Las fases son grupos de procedimientos de trabajo definidos para llevar el control del proyecto Las fases agrupadas forman el ciclo de vida del Proyecto Las fases de un proyecto son concluidas con la presentación de un entregable tangible y verificable. Las fases definen el trabajo técnico y los recursos involucrados Contexto de la administración de Proyectos

13 El desarrollo de un proyecto se compone de 5 grupos de procesos (fases): –Inicio –Planificación –Control –Ejecución –Cierre PMI

14 Grupos de Procesos

15 PMI grupo de procesos área de conocimiento proceso de gestión _pertenece_ _agrupa_ El desarrollo de un proyecto implica el conocimiento de diversas áreas especializadas: Describen los conocimientos y las prácticas de la dirección de proyectos que toda gestión de proyectos debe gestionar.

16 Estructura del PMBOK Integration Scope Time Cost Quality Human Resources Communications Risk Procurement Project Management Knowledge Areas Initiation (IP) Planning (PP) Executing (EP) Control (CoP) Closing (ClP) Management Processes Groups grupo de procesos área de conocimiento proceso de gestión _pertenece_ _agrupa_ Project Management Processes

17 Modelo Matricial de Procesos de PMI

18 Los grupos de procesos y las áreas de conocimiento son transversales; es decir, la gestión de recursos humanos tiene actividades y entregables dependiendo del grupo de procesos al que haga referencia. Las actividades son matriciales. La metodología indicar el que hacer, el como hacerlo depende de cada organización. PMI

19 19 PROCESOS DE ADMINISTRACION GENERAL Mejores practicas para la mayoría de proyectos en todos los tiempos

20 Grupos de procesos de la gerencia de proyectos Iniciación. Define y autoriza el proyecto o una fase. Planeación. Define y precisa los objetivos, y planea el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. Ejecución. Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto. Seguimiento y Control. Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas necesarias para cumplir los objetivos del proyecto. Cierre. Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termona ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.

21 21 Inicio Medioambiente de la empresa Cliente Valores de la organización Planeación Ejecución Monitoreo Y Control Cierre Políticas, Procedimientos Estándares, Guías, Procesos Definidos, Información Histórica, Lecciones Aprendidas Cultura de la empresa Administración de Proyectos Sistema de información Fondo de RRHH Documento de proyecto Alcance de Proyecto preliminar Contrato Documento de Trabajo Plan de Proyecto Entregables Cambios solicitados Cambios solicitados implementados Información de la ejecución del trabajo Acciones correctivas implementadas Acciones preventivas implementadas Reparación de defectos implementada Cambios solicitados aprobados Cambios solicitados rechazados Acciones correctivas aprobadas Acciones preventivas aprobadas Reparación de defectos aprobados Plan de proyecto (actualizado) Alcance de Proyecto (actualizado) Acciones correctivas recomendadas Acciones preventivas recomendadas Reporte de ejecución de avance Reparación de defectos recomendados Pronósticos Reparación de defectos verificados Entregables aprobados Sponsor Procedimientos de cierre administrativo Procedimiento de cierre de contrato Producto final Servicio o resultado GRUPOS DE PROCESOS DE ADMINISTRACION PROYECTOS La administración de proyectos es una tarea integrada

22 22 PROCESOS DE ADMINISTRACION GENERAL Los procesos de administración de proyectos tienen interfaces bien definidas pero en la practica se superponen de una manera dinámica difícil de describir. El resultado de los procesos están controlados por objetivos Los grupos de procesos son guías para emplear apropiadamente los conocimientos y habilidades de la administración de proyectos El éxito del proyecto se alcanzara manejando la complejidad de cada proyecto, la experiencia del equipo y la madurez de la organización.

23 AREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

24 Gerencia Recursos Humanos Gerencia Adquisiciones Contratos Gerencia Riesgo Gerencia Costo Gerencia Comunicaciones Informes Gerencia Tiempo Gerencia Alcance Gerencia Calidad Gerencia Integración GERENCIA DE PROYECTOS AREAS DEL CONOCIMIENTO PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS SEGÚN PMI (PMBoK-2004)

25 Gestión de la Integración del Proyecto GERENCIA DE PROYECTOS Desarrollar el acta de constitución del proyecto. Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto preliminar. Desarrollar el plan de gestión del proyecto. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto. Supervisar y controlar el trabajo del proyecto. Control integrado de cambios. Cerrar el proyecto. Gestión del Alcance del Proyecto Planeación del alcance. Definición del alcance. Crear EDT. Verificación del alcance. Control del alcance. Gestión del Tiempo del Proyecto Definición de las actividades. Establecimiento de la secuencia de las actividades. Estimación de Recursos de las Actividades Estimación de la duración de las actividades. Desarrollo del cronograma. Control del cronograma. Gestión de los Costos del Proyecto Estimación de costos. Preparación del presupuesto de costos. Control de costos. Gestión de Calidad del Proyecto Planeación de la calidad. Realizar aseguramiento de calidad. Realizar control de calidad. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto Planificación de los recursos Humanos. Adquirir el Equipo del Proyecto. Desarrollar el Equipo del Proyecto. Gestionar el Equipo del Proyecto. Gestión de las Comunicaciones del proyecto Planeación de las comunicaciones. Distribución de la información. Informar el Rendimiento. Gestionar a los interesados. Gestión de los Riesgos del Proyecto Planeación de la Gestión de Riesgos. Identificación de Riesgos. Análisis Cualitativo de Riesgos. Análisis Cuantitativo de Riesgos. Planeación de la Respuesta a los Riesgos. Seguimiento y Control de Riesgos. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto Planificar las Compras y Adquisiciones. Planeación de los contratos. Solicitar respuestas a vendedores. Selección de vendedores. Administración del contrato. Cierre del contrato.

26 INTEGRACIÓN DE LA GERENCIA DE PROYECTOS: Fuente del éxito Ciclo de Vida del Proyecto GerenciaAlcanceGerenciaCalidadGerenciaTiempoGerencia Costos Costos Administración de Información /ComunicaciónGerencia Compras/ Compras/ContratacionesGerencia Recursos RecursosHumanosGerencia Riesgos Riesgos Secuencia de Planeación Secuencia de Producción Funciones Secundarias (Interactivas y Adaptables) Funciones Primarias (Objetivos o Restricciones) Satisfacción del Cliente o Propietario Integración Gerencia Información /Comunicación 26 PROYECTO EXITOSO PLANEAR Y EJECUTAR

27 27 Administración de la Integración de Proyectos Incluye los procesos y actividades necesarias para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades dentro de los grupos de procesos de la Administración de Proyectos La integración implica desarrollar actividades cruciales que contribuyan al cierre del proyecto, al éxito en el manejo de las expectativas y en el cumplimiento de los requerimiento de los clientes y los stakeholders. La integración es efectuar los cambios en el manejo y el uso de los recursos diarios, anticipandose a problemas, manejandolos antes de que sean críticos y coordinando el trabajo general del proyecto.

28 28 Documento Proyecto Medioambiente de la empresa Valores de la organización Alcance Preliminar Ejecución Proyecto Monitoreo Y Control Control Cambio Integrado Políticas, Procedimientos Estándares, Guías, Procesos Definidos, Información Histórica, Lecciones Aprendidas Cultura de la empresa Administración de Proyectos Sistema de información Fondo de RRHH Documento de proyecto Contrato Documento de Trabajo Plan de Proyecto Entregables Cambios solicitados Cambios solicitados implementados Acciones correctivas implementadas Acciones preventivas implementadas Reparación de defectos implementados Información de performance del trabajo Plan administración alcance WBS, diccionario WBS Plan de administración programa Plan de administración de costos Plan de administración de calidad Plan de mejora de procesos Plan de administración staff Plan de comunicaciones Plan de administración de riesgo Plan de administración compras Sponsor Procedimientos de cierre administrativo Diagrama de Flujo Procesos de Administración de Integración del Proyecto Plan de Proyecto Definición Alcance Declaración de alcance preliminar del proyecto Desarrollo Plan Procesos de administración de proyectos Cierre Cambios solicitados Acc. correctivas recomendadas Acc. Preventivas recomendadas Reparaciones recomendadas Pronósticos Acciones correctivas aprobadas Acciones preventivas aprobadas Cambios solicitados aprobados Reparación de defectos aprobadas Cambios solicitados rechazados Plan de proyecto actualizado Alcance de proyecto actualizado Entregables Cliente Producto final Servicio o resultado Cierre Contrato Administr Contrato Procedimiento de cierre de contrato Valores organizacionales actualizados

29 29 Administración del Alcance de Proyectos Procesos que permiten definir claramente el trabajo necesario para completar exitosamente un proyecto Alcance del Producto: Funciones y características que definen un producto o servicio. Alcance del Proyecto: Trabajo que debe ser desarrollado para entregar un producto o servicio con las especificaciones y características especificadas.

30 30 Plan Alcance Medioambiente de la empresa Valores de la organización Definición Alcance Verificar Alcance Control Alcance Plan de administración del Alcance Plan administración proyecto Declaración del alcance Plan Administración Alcance (actualizado) Declaración Alcance (actualizado) WBS / WBS diccionario Plan Administración Alcance (actualizado) Línea base Alcance Solicitudes de cambio Acciones correctivas recomendadas Plan de Proyecto (actualizado) Declaración alcance (actualizado) WBS (actualizado) WBS diccionario (actualizado) Línea de base actualizada Diagrama de Flujo Procesos de Administración del Alcance del Proyecto Creación WBS Desarrollo Plan Proyecto Solicitudes cambio aprobadas Desarrollo Documento Proyecto Cierre Proyecto Reporte de Performance Valores de procesos organizacionales actualizados Desarrollo Alcance Preliminar Documento de Proyecto Declaración preliminar del alcance Entregables aceptados Control Integrado Cambio Solicitudes de cambio Gestión de Ejecución Proyecto Reportes de Performance Work Performance Information Entregables

31 31 Administración del Tiempo de Proyecto ® Procesos que permiten desarrollar las actividades del proyecto a tiempo

32 32 Definición Actividades Medioambiente de la empresa Valores de la organización Secuencia Actividades Estimación Duración Control Programa Lista de actividades Atributos de actividades Milestone list Plan administración proyecto Programa de proyecto Modelo de datos de programa Línea base de programa Req.Recursos / Calendario (actualizado) Diagrama de Flujo Procesos de Administración del Tiempo del Proyecto Estimación Recursos Desarrollo Plan Proyecto Definición Alcance Cierre Proyecto Reporte de Performance Valores de procesos organizacionales actualizados Crear WBS Declaración de Alcance WBS / WBS diccionario Control Integrado Cambio Cambios solicitados Plan de administración (actualizado) Estimación Costos Reportes de Performance Desarrollo Programa Disponibilidad de recursos Políticas, información Histórica, calendario proyecto Diagrama de red de programa Cambios solicitados Requerimiento recursos x actividad RBS / Calendario de recursos (actualizado) Cambios solicitados Estimados duración x actividad Plan de administración (actualizado) Cambios solicitados Programa / Cambios solicitados Correcciones recomendadas Medida de performance Lista y atributos actividad (actualizado) Plan administración (actualizado) Línea base del programa (actualizado) Modelo datos programa (actualizado)0 Selección Proveedor Contratación Team Plan de riesgo Administración ejecución Disponibilidad recursos Estimados costos Registro de riesgo WPI

33 33 Administración del Costo de Proyecto ® Procesos que permiten el cumplimiento de los presupuestos aprobados en el proyecto. También pueden incluir los costos asociados al uso, manejo y mantenimiento de los productos y/o servicios creados con el proyecto.

34 34 Estimación Costos Valores de la organización Presupuestos Costos Control Costos Diagrama de Flujo Procesos de Administración del Tiempo del Proyecto Ejecución Proyecto Desarrollo Programación Valores de procesos organizacionales actualizados Control Y monitoreo Del Proyecto Plan de administración Proyecto Estimados de costos x actividad Detalle de estimados de costos x actividad Selección Proveedores Work Performance Information Información histórica Políticas organizacionales Plan de administración costos (actualizado) Cambios Solicitados Cambios solicitados Plan administración costos (actualizado) Definición Alcance Crear WBS Estimación recursos x actividad Reporte de Performance Declaración de Alcance WBS / WBS diccionario Programación del proyecto Medioambiente de la empresa Condicion e s de mercado Base de datos comerciales Desarrollo Plan de Proyecto Plan de administración Costos Cambios solicitados aprobados Correcciones aprobadas Control Integrado Cambio Línea base de costos Requerimientos fondos Plan administración proyecto (actualizado) Correcciones recomendadas Cambios solicitados Línea base de costos (actualizado) Estimados costos (actualizado) Medidas de performance WPI Contrato Calendario de recursos Cierre Proyecto Reportes de performance

35 35 Administración de la Calidad La calidad es el grado con que un grupo de características cumplen con los requerimientos. El propósito de la Administración de Calidad en los proyectos de Sistemas de Información es minimizar errores. Procesos que determinan las políticas, objetivos y responsabilidades de calidad en la ejecución del proyecto y que determinaran el grado de satisfacción de las necesidades que debe cumplir el proyecto. Estos procesos determinan el Sistema de Administración de Calidad a través de los procesos, procedimientos y políticas de la planeación, aseguramiento y control de calidad.

36 36 Administración de la Calidad del Proyecto PMI Planeación de la Calidad Aseguramiento de la Calidad Control de la Calidad Administración de la Calidad

37 37 Administración del Riesgo Es el arte y la ciencia de identificar, valorar y responder los diferentes riesgos que se presentan durante el desarrollo de un proyecto de modo que se logren los objetivos. El objetivo de la Administración del Riesgo es incrementar la probabilidad e impacto de los eventos positivos y disminuir la probabilidad e impacto de los eventos negativos De esta manera se podrá lograr los objetivos del proyecto: -Costo -Programación de tiempos -Performance técnica

38 38 Administración del Riesgo del Proyecto PMI Administración de la Calidad Plan de Riesgo Identific. Del Riesgo Análisis de la Calidad del Riesgo Análisis de la cantidad de Riesgo Plan de Respuesta de Riesgo Monitoreo y Control de Riesgo


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