MÉTODOS Y TECNICAS A UTILIZAR Para realizar las diferentes actividades planteadas, debemos detallar cómo se piensan llevar adelante. Este es el momento.

Presentación del tema: "MÉTODOS Y TECNICAS A UTILIZAR Para realizar las diferentes actividades planteadas, debemos detallar cómo se piensan llevar adelante. Este es el momento."— Transcripción de la presentación:

1 MÉTODOS Y TECNICAS A UTILIZAR Para realizar las diferentes actividades planteadas, debemos detallar cómo se piensan llevar adelante. Este es el momento donde debería especificarse el instrumental metodológico y técnico que se utilizará, es decir, establecer los Procedimientos de ejecución. Ej. Cuando existen varias técnicas alternativas, el problema que se plantea es el de seleccionar una de ellas. Por ejemplo, entre distintos modelos de trabajo: a través de la participación ciudadana (implicación de la ciudadanía y la búsqueda de consenso), o de la cooperación inter-institucional (trabajo en red con instituciones de diferentes sectores), o de la responsabilidad social empresaria (trabajo conjunto con empresas privadas), etc.

2 REQUISITOS DE LAS ACTIVIDADES Y TAREAS Cuando todas las actividades han concluido se considera el proyecto terminado, la suma de todas las tareas o actividades constituirá el alcance del proyecto. Es decir la enumeración de todos los trabajos que es preciso realizar para la consecución completa del proyecto. Las tareas, funciones, acciones o actividades de un plan de producción deben cumplir ciertos requisitos: Significativas: que representen una parte del trabajo que se pueda medir. Identificables: que existan procedimientos para su realización (principio, final y duración) Asignables: a una persona, grupo u otra empresa. La descomposición de un proyecto en tareas significativas, identificables y asignables puede hacerse con muy diferentes grados de detalle.

3 1.Especificación de tareas y actividades La ejecución de un proyecto supone la concreción de una serie de actividades y la realización de un conjunto de tareas. En otras palabras, lo que materializa la realización de un proyecto es la ejecución secuencial de diversas actividades. En el diseño del proyecto debe indicarse, de manera concreta y precisa, cuáles son las actividades necesarias para alcanzar las metas y objetivos propuestos, la forma en que se organizan, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas. La organización, ordenamiento y coordinación en el tiempo y en el espacio de todas las tareas que hay que realizar para el logro de las metas y objetivos del proyecto implica los siguientes aspectos:

4 12341234

5 2 y 3.Calendario de actividades Se trata de no limitarse a un simple listado de actividades y tareas, sino de establecer un curso o trayectoria que permita fijar la dinámica del proyecto en función del volumen y ritmo de las operaciones. Para ello estableceremos un calendario de actividades, graficado en cuadro de doble entrada. Puede realizarse de múltiples maneras, pero recomendamos utilizar los programas específicos para ello: excel, Gantt, etc.

6 Ej. Gantt

7 Advertencia: El calendario definitivo se elabora una vez realizado el calendario financiero, ya que debe asegurarse el suministro de insumos para cada fase del proyecto en función de las actividades. Es importante determinar la duración de cada una de las actividades: permite juzgar la factibilidad establecer si existe una distribución uniforme del trabajo si los plazos son realistas si se considera el tiempo suficiente para obtener los productos básicos que se necesitan como insumos para otras actividades si los límites de tiempo asignados a cada actividad son proporcionados entre sí y permite establecer puntos de control/supervisión.

8 4. Recursos necesarios y Factores que comprometan al proyecto. Todo proyecto requiere, para su realización, de una serie de recursos (bienes, medios, servicios, etc.) para obtener el producto y lograr el objetivo inmediato. Sin embargo estos recursos, son variables, esto es que son cambiantes y diversos. Una producción no necesitará todos los recursos juntos y al mismo tiempo, sino en momentos determinados y en cantidades concretas a lo largo de todo el proyecto. Para ello se deberá tener en cuenta: Los plazos: fechas de inicio, temporadas acotadas, compromisos comerciales asumidos o aquellos a los que nos obligan los organismos públicos cuando se solicitan subsidios, etc. Los costos: si fueran muy altos resultaría difícil obtener beneficios –dificultades de administración y financiación, etc. La calidad: naturaleza y complejidad del proyecto, expectativas de resultado, etc. En resumidas cuentas, la realización satisfactoria del proyecto solo será posible sólo si se conjugan de manera eficaz los recursos y los factores para alcanzar un determinado objetivo

9 RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, TÉCNICOS, FINANCIEROS, COMUNICACIONALES, TEMPORALES Y SIMBÓLICOS. Humanos: personas capacitadas para realizar las tareas previstas. Conviene especificar la cantidad de personal, las cualificaciones requeridas y las funciones a realizar, indicando quién es responsable de qué y cómo está distribuido el trabajo. Materiales: son las herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura física, etc., necesarios. Técnicos: se establecen las alternativas técnicas y tecnológicas a utilizar. Financieros: sobre la base de los cálculos de ejecución se realiza una estimación de los fondos que se pueden obtener, con indicación de las diferentes fuentes con que se contará: presupuesto ordinario, subvenciones, créditos (externos e internos), etc. Con ello, se podrá establecer la estructura financiera del proyecto (quién o qué financia qué). En este punto, Marchiaro distingue entre recursos económicos y financieros, siendo los segundos instrumentos para contar y administrar los recursos económicos, por ejemplo: implementación de cuentas corrientes, préstamos, etc.

10 . Disponibilidad de tiempo: es éste uno de los recursos más escasos y preciados en la actividad cultural. Generalmente, la gestión cultural no es la actividad principal de aquellos que la practican. Su aún no profesionalización implica que no sea la única labor en marcha, sostenida en gran medida por una vocación o pasión del gestor. Es por ello que el tiempo, hoy en día, es un recurso de suma importancia y es necesario administrarlo lo mejor posible. Recursos simbólicos: son aquellos que provienen de la experiencia previa de quienes gestionarán el proyecto o de los recursos humanos. Es decir los contactos, las relaciones que hemos establecido en actividades previas e incluso la percepción sobre el "color local" que cada uno tiene. Estos son los recursos que se ponen en juego tanto en el factor de incertidumbre, como en la ejecución de cada una de las tareas. No puede cuantificarse y muchas veces su descripción es imposible, pero siempre están en juego, funcionando como una amalgama entre cada aspecto formalizado y racionalizado de un proyecto. No siempre puede describirse o formalizarse –hay mucha información que resulta de utilidad sólo para los miembros del grupo de gestión, por lo que usualmente no se incluyen en el proyecto a presentar externamente, sino que funciona en el documento interno-, pero deben tenerse en cuenta como un aporte invaluable. Estos recursos son percibidos cuando se habla de la calidad y calidez humana del grupo de trabajo que ejecutó un proyecto..

11 Comunicacionales: todos aquellos recursos destinados a la comunicación de nuestra actividad. Es importante tener un cuidado especial en este aspecto, ya que toda la publicidad y prensa que pueda generarse desde y para nuestro proyecto no sólo nos permitirá el seguimiento de un indicador concreto para evaluar un aspecto del mismo, sino que también será de suma utilidad para generar el balance final, luego de su realización. Registro y documentación de los pasos y etapas de gestión, producción y realización de nuestro proyecto son tareas esenciales para ofrecer cada vez mejores actividades a los ciudadanos. Es recomendable contar con un presupuesto para realizar un seguimiento del público y de los medios respecto a nuestra actividad, tarea que generalmente la llevan a cabo investigadores especializados. No obstante, se sugiere procurar asesoramiento externo para contar con datos sobre el público y los medios. a) Para quienes? Es importante responderse esta pregunta para poder estimar los recursos comunicacionales necesarios. Además, la respuesta a esta pregunta nos ayudará a reconocer de diferentes maneras al destinatario de todos nuestros esfuerzos: el público. Existen distintas variables (demográficas, geográficas, socioeconómicas, etc.) que pueden afectar al “público” y son importantes tenerlas en cuenta.

12 b)¿Cómo identificar al publico? No debemos confundir beneficiario con publico. Podemos realizar una actividad para determinado publico, que nos conduciría en articulación con otras a un fin ultimo que tiene por destinatarios otros actores. No existe “un” público, sino muchos heterogéneos, con distintos gustos, hábitos e intereses. El conjunto de todos ellos componen el denominado “mercado”, conformado por el total de individuos consumidores.Resulta obvio que ningún producto/actividad/servicio puede alcanzar a todo el público existente, sino tan solo a una parte de aquel. Este es entonces, el primer punto que se debería tener en cuenta: la identificación de un público, su público, en singular. ¿Qué es el público potencial? Es el que integran los individuos que pueden llegar a tener interés en una actividad/producto/servisio, al que es necesario cuantificar potencialmente. Esto significa, básicamente, que hay considerar a cuánta gente se puede llegar con el producto. Habrá que pensar en la gente a la que se puede llegar y no a la que nos gustaría llegar. El universo de público potencial es importante para la proyección estimativa de ingresos que veremos más adelante.

13 . La clasificación de los espectadores puede ser múltiple. Los hay adultos, jóvenes, niños, familias, hombres, mujeres o estudiantes, trabajadores, profesionales, amas de casa o público común, público especializado, etc. Precisar cuál es el publico nos ayudará también a determinar los recursos y modificará nuestros costos: buscar un espacio acorde y un horario adecuado. Una vez que haya reflexionado sobre todas las posibles variantes que ofrece esta primera pregunta y se haya identificado potencialmente el segmento de público al que se dirigirá un proyecto, habrá que plantearse: c) ¿Cómo llegamos a él? Preguntas… Este interrogante gira sobre las herramientas (prensa, afiches, volantes, postales, e-mail por bases de datos, publicidad gráfica, etc.) que se utilizarían. Esta pregunta a su vez podrá disparar otras tantas: ¿Qué estrategias de comunicación usarían para atraerlo? ¿Cómo las implementarían? ¿Contratarían a un profesional o lo harían ustedes mismos? ¿Cómo lo llevarían a cabo? ¿En que etapa de la producción sería conveniente difundir el espectáculo? ¿Repartirían gacetillas de prensa? ¿Cómo y en dónde? ¿Qué medios periodísticos serán los indicados para la difusión? ¿Qué harían a futuro para mejorar las funciones de prensa y difusión? ¿Distribuirían volantes en la calle? ¿Imprimirían postales? ¿A dónde convendría colocar afiches de la actividad? ¿Qué resultado tuvieron los volantes, postales y afiches en proyectos anteriores? ¿Cómo armarían una base de datos eficaz para el envío de información?, ¿Qué tipo de información sería efectiva?, etc. Muchas actividades recurren a encuestas, una táctica muy simple para recabar cierta información de su publico. Esto les permite no sólo conocer las distintas opiniones o identificar a un potencial público cautivo sino que además le facilitan la organización de una base de datos (muy útil) que contribuye al armado de estrategias de comunicación y comercialización más directa y eficaz, para próximos proyectos.

14 d) Alternativas posibles para la captación de público Si hablamos de espectáculos: Ensayos artísticos con público. Ensayos (work in progress). Ensayos técnicos. (prueba de luces, de sonido) Funciones de preestreno. –a mitad de precio– Tienen el mismo sentido que los puntos anteriores pero además pueden colaborar a la hora de generar ingresos previos al estreno. Invitaciones generales. Invitaciones especiales. Convocatoria a docentes, especialistas, a diversos formadores de opinión. Funciones para grupos. Fomentar la concurrencia de grupos numerosos (escuelas de artes escénicas, sindicatos, empresas, etc.) a las funciones que suelen tener menor o escasa asistencia de espectadores ofreciéndoles entradas por paquete más económicas. Esto debe establecerse por contrato y de común acuerdo entre el colectivo teatral y la sala. Funciones a beneficio Actividades paralelas. Talleres, mesas redondas, debates, encuentros alrededor del espectáculo con creativos, artistas y técnicos del colectivo teatral, críticos especializados, investigadores, etc. Esto puede generar un interés particular alrededor del espectáculo y por otro lado, producir ingresos adicionales al de la recaudación. Sitios de Internet propios. (con casilla de mensajes) Permite entablar algún tipo de relación con el público, otros usuarios de Internet (espectadores potenciales). Suscripción o enlace a otros sitios de Internet. Presencia en distintos sitios vinculados a las artes escénicas. Todos estos puntos enunciados podrán colaborar en la motivación pero sobre todo en la transformación de un público potencial en un público alcanzado.

15 CÁLCULO DE COSTOS DE EJECUCIÓN Y ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO Es de gran utilidad práctica elaborar un presupuesto detallado de los costos que la ejecución que el proyecto significará, para así determinar y capturar fuentes de financiamiento y de recursos. Éstos deben especificarse de manera clara, por rubros y en términos monetarios. Para este paso, es conveniente contar con alguien que tenga conocimientos administrativos, para que lo asesore en la tarea. El presupuesto es la presentación por escrito, sistematizada en un cuadro, del costo y el beneficio de un proyecto, en unidades de moneda. En algunos casos se dividen los costos y los ingresos de producción de explotación.

16 . Costo de personal: se calcula sobre la base del número de personas que participan en forma remunerada en la realización del proyecto, especificando el tipo de cualificación y la dedicación que se requiere en cada caso. Dado que no todas las tareas tienen igual importancia, a la hora de presupuestar los gastos hay que distinguir entre personal técnico, auxiliares, administrativos, de servicio, etc. Dietas o viáticos: incluye los gastos por desplazamiento del personal (transporte, alojamiento y alimentación), comunicaciones, etc., necesarios para realizar actividades fuera del lugar habitual de residencia. Infraestructura/ Locales: construcción de un localización, compra y reacondicionamiento de un local, alquiler de un local Material y equipos: costo de material, gastos de transporte e instalación. Mobiliario de oficina, archivos, máquinas de escribir, calcular, fotocopiadora, etc. Infraestructura/ Gastos de funcionamiento : electricidad, agua, gas. Gastos de oficina (papelería, teléfono, comunicaciones, etc), limpieza y conservación. Seguros, contribuciones e impuestos. Adquisición de libros, revistas, etc. Imprevistos: en todo proyecto hay que prever una cierta cantidad de dinero para gastos imprevistos. Esta suma se suele calcular sobre la base del 5% del total del presupuesto de gastos.

17 Beneficios En algunos proyectos, además de los beneficios sociales pueden obtenerse beneficios monetarios. Esto es, ingresos financieros provenientes del mismo proyecto. En todos los proyectos de índole productiva este rubro debe estar presente en el presupuesto del proyecto. En otros proyectos de diferente modalidad, pueden contemplarse ingresos provenientes de los usuarios. Dichos ingresos, independientemente de que se aporten en dinero o especie (mano de obra, por ejemplo) deberán cuantificarse en unidades monetarias a la hora de elaborar el presupuesto de ingresos. Lo que hay que hacer siempre es un presupuesto de gastos y de cálculo de recursos, incluyendo la fuente y procedencia de los mismos. Pero en algunos casos, se puede -o debe- hacer un estudio de costos. En esas circunstancias se incluyen los siguientes rubros:

18 . Costos directos: son aquellos que se relacionan directamente con la presentación del servicio e inciden en forma inmediata para la realización y concreción del mismo. Costos indirectos: corresponden a los servicios complementarios que se originan como resultado de la ejecución del proyectó, por ejemplo, alquilar un equipo de amplificación, gastos de impresión de folletos, etc. Costos fijos: son los costos que no sufren variación a corto plazo cualquiera sea la magnitud de la prestación de los servicios o el nivel de producción, por ejemplo, los sueldos del personal de plantilla, el pago de alquiler de los edificios, etc. Costos variables: llamados también costos de operación. Varían directamente con el nivel de prestación de servicios o la magnitud de las actividades que se realizan, como por ejemplo, costos para la contratación de personal para tareas específicas; materias primas, energía eléctrica, etc. Costo de capital: pueden entenderse como los costos de las inversiones realizadas, o como el tipo de rédito que produciría ese capital aplicado a otra inversión. Costos corrientes : son aquellos que pierden su valor una vez que el gasto se ha efectuado. De manera general y simplificada puede decirse que para la determinación de los costos, hay que considerar tres elementos: ● los diversos factores que componen el proyecto ● la cantidad usada de cada uno de los factores ● el valor o precio de cada uno de los factores

19 FINANCIAMIENTO: FUENTES INTERNAS Y EXTERNAS a) Internas 1. Recursos propios: capital inicial con el que se cuenta reunido mediante aportes de todos o parte de sus integrantes, o por participación de un socio-inversor) (*). En ciertos grupos estables, estos recursos, pueden provenir de las ganancias que generaron sus producciones anteriores. 2. Recursos adicionales: ingresos provenientes de fiestas, rifas, actividades paralelas, etc. b) Externas 1. Subsidios o subvenciones: apoyo económico que brindan organismos públicos destinado – según la institución de la que se trate – no solo a la producción al equipamiento, funcionamiento e infraestructura de salas teatrales, a la asistencia técnica para grupos, salas o eventos, etc. 2. Venta de publicidad: ingreso generado por la comercialización de espacios publicitarios en programas de mano, afiches o postales del espectáculo. 3. Canjes comerciales: intercambio de servicios, recursos materiales, promoción, etc., entre una empresa, comercio o medio de comunicación y un proyecto teatral. Por ejemplo: ciertos diarios intercambian avisos publicitarios en sus carteleras por funciones exclusivas para sus lectores o por una cierta cantidad de localidades a lo largo de la temporada; algunos comercios proveen de materiales para la realización de escenografía o vestuario (maderas, pinturas, telas, etc) a cambio de publicidad en el programa de mano de un espectáculo; determinados ciclos radiales canjean segundos de promoción por entradas que luego se sortean entre sus oyentes, etc.

20 . 4. Venta de producto/ servicio anticipadas: ingresos que se pueden generar por la comercialización a futuro de funciones para colegios, instituciones, sindicatos, etc. Suelen hacerlo algunos grupos estables y con trayectoria. 5. Préstamos: el prestar remite aquí a “Entregar algo para que sea usado por algún tiempo, con la obligación de restituirlo”. (*) Suelen ser bienes materiales, pocas veces dinero. Por ejemplo: teatros públicos que facilitan a grupos estables, por un plazo determinado, viejos vestuarios o restos de escenografías en desuso. 6. Apoyos institucionales: las Secretarías de Cultura de ciertas provincias o municipios eventualmente pueden colaborar (lo hacen muy esporádicamente) con algunos grupos locales facilitando espacios para ensayar, algún tipo de promoción y equipamiento técnico (muy pocas veces dinero) a cambio de una mención de este apoyo en todo elemento gráfico del espectáculo. 7. Auspicios: aunque no refiera estrictamente a una fuente de financiación, el auspicio de una Embajada, una Secretaría de Cultura Nacional, Provincial o Municipal puede llegar a colaborar de manera indirecta legitimando o prestigiando el proyecto. Esto podrá imprimirle un carácter distintivo (un plus) que eventualmente serviría a la hora de procurar el apoyo económico de empresas, comercios y fundaciones de carácter privado. 8. : el patrocinio o sponsoreo. Sin embargo, estas ayudas privadas suelen estar fuera del alcance de la mayoría de las agrupaciones alternativas por su escaso nivel de convocatoria.

21 Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos básicos: 1. Precisar el monto que se debe financiar. El monto a financiar resulta de calcular el costo de producción del proyecto, de ahí la importancia de preverlo. Cuanto más precisos seamos, mejor. Es obvio que podemos calcularlo mal, que nos podemos equivocar un poco la primera vez. Sin embargo si no los prevemos, no tendremos la más mínima idea de cuánto se necesitará invertir, cuánto tendremos que conseguir o cuánto deberemos recaudar en boletería. 2. Prever los plazos que insumen estas fuentes de financiamiento. 3. Reconocer estas fuentes y sus implicancias.