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Departamento del Trabajo de los Estados Unidos Departamento del Trabajo de los Estados Unidos Oficina de Estándares Obrero-Patronales (OLMS) Estados y.

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1 Departamento del Trabajo de los Estados Unidos Departamento del Trabajo de los Estados Unidos Oficina de Estándares Obrero-Patronales (OLMS) Estados y Reportes Financieros

2 Misión de la OLMS Administrar y asegurar el cumplimiento de la LMRDA Asegurar la democracia sindical Salvaguardar los bienes sindicales Estados y reportes financieros

3 Requisitos para conservar archivos Los requisitos sobre mantener archivos de la LMRDA se encuentran en la Sección 206, Conservación de Reportes. Los sindicatos deben conservar archivos que contengan la información básica requerida en los formularios LM-2, LM-3 y LM-4 de la OLMS, mismos que pueden ser revisados para verificar su veracidad. Los reportes deben conservarse por lo menos durante 5 años a partir de la fecha en que se sometió.

4 Requisitos de estatutos Existen disposiciones criminales y civiles del a LMRDA relacionados con violaciones a las reglas de la conservación de archivos. – Las disposiciones criminales están en la Sección 209 –El cumplimiento civil está localizado en la Sección 210

5 Requisitos de estatutos LMRDA Sección 501(a) – responsabilidad fiduciaria de los funcionarios. Un buen sistema de conservación de archivos puede ayudar a los funcionarios sindicales a cumplir con las responsabilidades fiduciarias de la LMRDA y sienta las bases para otros controles financieros internos.

6 ¿Qué significa no conservar reportes? El reporte requerido nunca se hizo o no se solicitó de un tercero. El reporte existió y estuvo en posesión del sindicato pero no se conservaron.

7 ¿Existe un sistema de archivos y reportes preestablecido? No existe un sistema preestablecido para conservar archivos y reportes. Gran diversidad de sistemas disponibles La OLMS no requiere un formato específico Algunos sindicatos nacionales/internacionales si cuentan con sistemas para sus sindicatos subordinados El sitio de web de la OLMS lista información y muestra cómo adaptar ciertos programas financieros (Quicken, MS Money, Peachtree) al reporte LM-2

8 ¿Qué reportes deben conservarse? Regla General: Todo tipo de reportes utilizados en las labores y actividades del sindicato.

9 Reportes de recibos básicos Libro detallado de recibos –Todo recibo deberá tener la fecha, fuente, cantidad y propósito. Recibos por duplicado – Muchos sindicatos preparan y expiden un recibo duplicado en orden secuencial y numerado para todos los fondos recibidos por el sindicato. El recibo duplicado contiene las iniciales o nombre de la persona que lo entregó.

10 Reportes de recibos básicos Archivo de fichas de depósito bancarias – Deben conservarse copias de las fichas de depósito y cualquier otro tipo de transacciones bancarias. Archivo de cuotas descontadas automáticamente, cuotas en efectivo, y/o cuotas de inscripción o inicio. – Por ejemplo, conservar un reporte actualizado de los miembros a los que el empleador le deduce automáticamente el pago de sus cuotas. (continua)

11 Reportes de recibos básicos Estados de cuenta Memoranda de créditos Formulario 1099 del IRS detallando los intereses recibidos por el sindicato Notificaciones de intereses pagados por causa de CDs (certificados de depósito) Estados de cuenta de reinversión de los CDs

12 Reportes de recibos básicos Venta de material Los recibos por duplicado son excelentes para establecer que el sindicato vendió un artículo, tal como una chaqueta o sombrero, a un miembro. – Asegurar que la información detallada esté en el recibo duplicado. –Anote la venta en el libro de recibos cuando se acepte dinero. Incluya la fecha del día de la venta, la cantidad recibida, el comprador y el artículo venido.

13 Reportes de recibos básicos Venta de boletos –Reportes de los eventos o rifas patrocinadas por el sindicato como –Anuncios o copias de publicidad para eventos –Hojas de firma o de registro –Remanentes numerados en secuencia de los boletos –Los informes de la venta total de boletos (cantidad recibida) son de mucha utilidad para preparar el reporte sindical LM

14 Reportes de recibos básicos Ingresos por rentas – Libros o calendarios con las rentas planeadas – Acuerdos o contratos de renta –Recibos duplicados numerados en orden secuencial para todos los fondos recibidos, incluyendo depósitos o pagos totales. –Mantener reportes aunque se haya cancelado la renta –Conserve informes y reportes claros y veraces

15 Reportes de gastos básicos Cheques cobrados Talonarios numerados de los cheques Libro de desembolsos Estados de cuenta bancarios Fichas de retiro Reportes de impuestos por persona enviados al órgano superior u otra organización.

16 Reportes de gastos básicos Cheques cobrados – Los cheques cobrados son parte de los archivos de gastos básicos de todo sindicato. –Los cheques cobrados documentan los pagos para la mayoría de los gastos sindicales. –Los cheques cobrados originales son un archivo sindical importante que ofrece una gran cantidad de información sobre los gastos sindicales.

17 Reportes de gastos básicos Cheques cobrados y la Ley Check 21 –En vigor el 28 de octubre de 2004 –Ya no se requiere que los bancos conserven o regresen los cheques originales cobrados –Cheques substituto facilitados mediante la Check 21 son requisito para los reportes.

18 Reportes de gastos básicos Talonario de cheques – Los talonarios de los cheques deben incluir la misma información que el cheque cancelado. – los cheques anulados deben conservarse con los archivos sindicales. – Varios/Misceláneos no es una explicación aceptable para un talón de cheques o para la descripción de cualquier otro desembolso

19 Reportes de gastos básicos Libro de gastos – La mayoría de sindicatos, sin importar la cantidad, conservan y mantienen un libro de gastos. –El libro de gastos debe incluir, como mínimo, la fecha, el destinatario, la cantidad y el propósito. Estados de cuenta bancarios –Conservar todos los estados de cuenta incluyendo memoranda de deudas o recibos que muestren otros cargos a las cuentas del sindicato.

20 Reportes de gastos básicos Prestamos y beneficios – Por ejemplo, documentos relacionados a las políticas de prestamos a los empleados, seguros, planes de pensión o de prestamos, etc., que son pagados por el sindicato a nombre de sus funcionarios o empleados.

21 Reportes de gastos básicos Reportes de nómina Los reportes de nómina deberán identificar al beneficiado, fecha, cantidad y propósito del gasto. – Los reportes también deben verificar pagos brutos, retenciones de impuestos y otras deducciones. –Deben conservarse reportes estatales y federales, autorizaciones por escrito que identifican el nivel salarial y otras compensaciones pagadas, así como todos los recibos de paga, tiempo perdido u otros gastos. (cont.)

22 Reportes de gastos básicos Cuentas y facturas – Conserve todos los estados de cuentas y facturas pagadas por el sindicato ya que son requeridas y son los mejores documentos para explicar y justificar gastos. (cont.)

23 Reportes de gastos básicos Minutas de las reuniones generales o de la Junta Directiva o – Las minutas de las reuniones generales o de la Junta Directiva deben estar completas y contener una descripción adecuada de peticiones, autorizaciones, niveles salariales, permisibles, gastos, viajes o cualquier otro gasto o recibo de los fondos sindicales. –Sobre el estado de las peticiones, debe estar claramente identificado si se ganaron o perdieron. (cont.)

24 Reportes de gastos básicos Otros reportes de gastos pueden incluir lo siguiente: -Reportes de efectivo menor caja chica -Reportes de retiros de la máquinas ATM. -Estados de cuenta de tarjetas de crédito y recibos de cargos individuales. -Cuentas de hoteles, líneas aéreas y autos rentados. -Documentos relacionados a adelantos por viajes, tales como autorizaciones, propósito y condiciones o términos para el adelanto. La información de reembolsos al sindicato por partes no utilizadas debe ser clara y veraz. -Cualquier otro reporte que explique o clarifique el gasto de fondos sindicales. (cont.)

25 Reportes de bienes Efectivo Cobro de préstamos Garantías del Tesoro de los EE.UU.. Otras inversiones Inventarios de bienes

26 Reportes de bienes Efectivo Efectivo depositado - Conservar archivos que verifiquen los fondos bancarios, incluyendo cuentas de cheques y de ahorros, certificados de depósito y cuentas de inversiones. Fondos menores caja chica - Mantenga un record de todos los pagos de la caja chica e incluya la fecha, montos, beneficiado y razón.. - Conserve todas las facturas o recibos, incluyendo los de las cajas registradoras. Mantenga un récord de cuando se rellena el fondo.

27 Reportes de bienes Cobro de préstamos – Mantenga archivos por escrito de todos los préstamos realizados por el sindicato, incluyendo a quién se le dieron, monto, términos de repago, seguridad, pagos recibidos y si el préstamo es liquidado, reducido o exentado, la razón, autorización y monto involucrado. – Es ilegal que un sindicato haga préstamos directos o indirectos a sus funcionarios o empleados que resulten en que el empleado deba más de $2,000

28 Reportes de bienes Garantías del Tesoro de los EE.UU.. – Conserve los reportes de ahorros, billetes, seguridades y notas del tesoro. – Guarde todos los informes de acciones – Conserve archivos de toda compra-venta

29 Reportes de bienes Otras inversiones –Guarde todos los reportes de otras inversiones como fondos mutuos, acciones corporativas y comerciales, seguridades y bonos municipales y extranjeras, hipotecas resultantes de compras por bloque. –Mantenga todos los informes de la compra venta de acciones

30 Reportes de bienes Inventarios de bienes –Un inventario de bienes líquidos u otros archivos sindicales deben identificar todas las cuentas de cheques, ahorros o inversión, todos los certificados de depósito y de acciones, así como otro tipo de inversiones. –Este inventario debe incluir el nombre, lugar, tipo y número de cuenta, así como el estado de cuenta de cada una. –Debe conservarse un reporte de cada propiedad de la que el sindicato de deshace. Si los activos fijos son donados, conserve toda correspondencia como la carta de agradecimiento que confirma la recepción de la donación. –Incluya los acuerdos de compra originales y títulos de automóviles

31 Reportes de bienes Inventarios de bienes –Un inventario de bienes fijos u otros archivos sindicales deben incluir los distintos tipos de equipamiento propiedad del sindicato, incluyendo automóviles u otros vehículos, mobiliario de oficina y equipo y bienes inmuebles, – Este inventario debe incluir fecha de compra aproximada, valor original o valor actual estimado o el valor anotado en los libros sindicales para este bien, así como su ubicación. – Debe mantenerse un reporte de todos los bienes fijos de los que le sindicato se deshizo.

32 Reportes de bienes Otros archivos de bienes pueden incluir: -Fichas de depósito por servicios públicos -Inventario de materiales para revender -Recibos de adelantos para viaje que no es posible reportar como préstamos -Documentación de las propiedades del sindicato incluyendo escrituras y títulos -En caso de que el sindicato tenga una caja fuerte, debe mantenerse información sobre quién tiene acceso y un inventario de sus contenidos

33 Reportes de responsabilidades Préstamos e hipotecas pagables –Toda autorización sobre préstamos deberá anotarse en las minutas de las reuniones y juntas sindicales. –Los registros deberán incluir el origen o fuente del préstamo, fecha, cantidad y objetivo, así como los términos de pago. La documentación original del préstamo debe ser conservada. –Archivos de recibos y desembolsos deben indicar cuando se hizo el préstamo y cuando se pago.

34 Reportes de responsabilidades Otras responsabilidades – Mantener reportes para verificar toda responsabilidad del sindicato, incluyendo cualquier impuesto por personal no pagado o cualquier porción retenida de impuestos u otra deducción de nómina no pagada todavía.

35 Otros reportes Constitución y reglamentos –Tener una copia de la constitución y reglamentos más recientes del sindicato y copias de los que puedan ser base para determinar los niveles salariales actuales u otras compensaciones/gastos. –Mantener reportes o interpretaciones de las políticas sindicales por escrito.

36 Otros reportes Fianza – Conservar el certificado de fianza, cobertura e información re renovación, así como prueba de los pagos realizados.

37 Otros reportes Información de los miembros –Conserve todo reporte como tarjetas de identificación o material generado por computadora que contenga información sobre miembros actuales o pasados por lo menos durante cinco años.

38 Otros reportes Reportes y documentos de trabajo –Conserve todos los reportes y documentos de trabajo producidos internamente, así como todo resultado de auditorias y reportes de la Internacional. –Los reportes de contabilidad y de trabajo deben conservarse. El sindicato debe asegurar que el contador esté consciente de este requisito de la LMRDA. (cont.)

39 Otros reportes Transferencias de fondos – A pesar de que no se reportan como recibos o desembolsos, el sindicato debe retener todos los reportes relacionados con transferencias de fondos entre cuentas, tales como documentos bancarios, reportes financieros y minutas de reuniones. (cont.)

40 Otros reportes Reportes de computadora y software –En caso de que el sindicato mantenga sus archivos en un formato electrónico o digital, éstos y el software que sea necesario para usarlos/accesarlos deben ser conservados por lo menos durante 5 años a partir de que se sometió el reporte LM (cont.)

41 Otros reportes Reportes electorales –Todos los reportes electorales deben conservarse por lo menos durante un año después de la elección. Esto incluye, por ejemplo, boletas utilizadas y en blanco, sobres para boletas, notificaciones electorales, listas utilizadas pare verificar elegibilidad y las hojas de conteo. (cont.)

42 Áreas de problemas Recibos de pago por bienes o servicios prestados por empresas externas. proporcionados En ocasiones los sindicatos no conservan los recibos originales que documentan pagos a empresas externas. Algunos ejemplos incluyen la falta de conservar recibos de comercios por pagos de materiales de oficina, refrigerios, compras de la caja chica y recibos de individuos que prestan sus servicios al sindicato como jardineros o personal de intendencia y limpieza.

43 Áreas de problemas Los recibos de pago deben incluir la siguiente información: – Fecha – Descripción de los artículos y/o servicios – Cantidad – Propósito del negocio del sindicato – Nombre, dirección y numero de teléfono de quien provee los bienes/servicios

44 Áreas de problemas Recibos de pago –Si el recibo no contiene suficiente información, ésta se debe añadir en el reverso, tal como los nombres de los individuos en un almuerzo en un restaurante. –Se requiere de un recibo si el sindicato paga la cuenta directamente o un individuo para y posteriormente somete una solicitud de reembolso.

45 Áreas de problemas Gastos en tarjetas de crédito Todo comprobante de pago y recibos de tarjeta de crédito que describen en detalle lo pagado deben conservarse. El estado de cuenta mensual sindical o individual no es suficiente. El comprobante de pago con la tarjeta generalmente incluye información confiable de la transacción. De nuevo, si estos documentos no proporcionan detalles suficientes, es necesario que se añada la fecha, el nombre y dirección de la empresa que proporciona los bienes o servicios, la cantidad y la naturaleza o propósito del sindicato en incurrir el gasto

46 Áreas de problemas Hospedaje, transporte aéreo y otros gastos de viaje –Además de la factura o recibo, debe anotarse información adicional que identifique el objetivo o razón del viaje.

47 Áreas de problemas Reportes de alimentos y bebidas deben incluir: – Nombres de los individuos presentes – Nombres/direcciones de los restaurantes/bares – Relación del evento al trabajo del sindicato Generalmente, los recibos de los restaurante no proporcionan esta información. Toda persona que solicite un reembolso por este tipo de gastos, debe escribir la información faltante en el reverso del recibo, al momento de hacer el gasto, para asegurar la confiabilidad del recibo en los archivos sindicales.

48 Áreas de problemas Asuntos/trabajo del sindicato - uso de automóviles personales – Fechas del viaje – Nombres y sitios visitados – Numero de millas recorridas – Razón para el viaje y el uso del automóvil Las bases para la aprobación del reembolso deben existir en los estatutos del sindicato, las minutas de reuniones de miembros o algún otro archivo sindical.

49 Áreas de problemas Asuntos/trabajo del sindicato – llamadas telefónicas desde la residencia particular o el celular personal, etc. – En caso de que un funcionario o empleado utilice su teléfono particular o su celular para hacer llamadas de trabajo y se le reembolsa el gasto, el sindicato debe conservar el original del recibo telefónico del empleado. –Las llamadas de trabajo sindical deben ser marcadas claramente en el recibo telefónico. (cont.)

50 Áreas de problemas Tiempo/salario perdido – Fechas – Horas específicas y número de horas que se reclama – Salario por hora – Objetivo o razón del tiempo perdido – Las descripciones como en trabajo sindical o varios son insuficientes y no son aceptables. –Si el sindicato autoriza y paga el tiempo perdido, la constitución y estatutos deben establecer claramente las circunstancias bajo las cuales el tiempo perdido se puede pagar.

51 Áreas de problemas Autorizaciones Se debe poner especial atención a las siguientes autorizaciones: –Compensaciones de los funcionarios/empleados como el salario, prestaciones incluyendo bonos y/o vacaciones, uso del automóvil del sindicato, pensiones, seguros de vida o salud, otros beneficios y gastos. –Estas autorizaciones deben ser claras e inequívocas y generalmente estarán como disposiciones de la constitución o estatutos o en las resoluciones de la Junta Directiva o de los miembros que aparecen en las minutas –Transacciones de grandes cantidades o poco usuales. (cont.)

52 Áreas de problemas Minutas de las reuniones de miembros o de la Junta Directiva El sindicato debe mantener todas las minutas de las reuniones de miembros o de la Junta Directiva, si éstas contienen información necesaria para verificar cualquier información incluida en el reporte financiero anual del sindicato. Grabaciones de audio/video de las reuniones también deben conservarse por lo menos durante cinco años a partir de la fecha en la que se sometió el reporte. (cont.)

53 Varias Responsabilidad personal del presidente y tesorero. El presidente o tesorero del sindicato, o los funcionarios correspondientes, son responsables de asegurar que el sindicato conserve estos archivos y que cumpla con las disposiciones del Título II.

54 Varias Demandas criminales o civiles Toda persona que deliberadamente no mantenga os reportes requeridos o anote información falsa, esconda, retenga o destruya los reportes puede ser procesado criminalmente. Las penas pueden incluir multas hasta por $100,000 y/o un (1) año en prisión. Estas penas solo se aplicarán a los funcionarios sindicales responsables por las finanzas y reportes del sindicato, pero también se aplicarán a cualquiera (miembro, empleado, contador, abogado) que cause la creación de un reporte falso. La Secretaria del Trabajo también pude entablar demandas civiles si una persona ha violado o está por violar los requisitos de mantener archivos adecuadamente.

55 Varias Derecho de los miembros de revisar los libros/reportes – La Sección 201 (c) de la LMRDA establece el derecho para que los miembros examinen cualquiera de los libros o reportes que son necesarios para someter un reporte a la OLMS. Este derecho se puede ejercer por un miembro que muestra causa justa para la reexaminación, mediante el establecimiento de una demanda en una corte federal de distrito

56 Contactar a la OLMS En línea en: El Centro de Llamadas del Departamento del Trabajo al: USA-DOL También puede enviar sus preguntas por correo electrónico a


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