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1 Company Logo UNIDAD 13 GESTIÓN ADMINISTRATIVA 1. EL SISTEMA TRIBUTARIO ESPAÑOL Todas los procesos de la empresa deben estar documentados, por dos motivos: Por el interés de la propia empresa: una buena organización exige tener constancia de todo lo que se ha hecho. Por obligaciones legales: la contabilidad o las facturas, por ejemplo, debemos conservarlas porque nos obliga el Código de Comercio u otras leyes. El proceso de gestión administrativa (así se conoce a todo el proceso relacionado con el papeleo de la empresa) para ser eficaz debe reunir tres características: No debe ocasionar retrasos en otros departamentos. Debe buscar la simplificación y la utilidad de la información generada. Ha de ser riguroso y seguro.

2 Company Logo UNIDAD 13 GESTIÓN ADMINISTRATIVA 2. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL PROCESO DE COMPRAVENTA PEDIDO: Es la petición de compra que hacemos a un proveedor para que suministre bienes o servicios. Nuestros clientes también nos harán pedidos (somos sus proveedores). Es un documento que no genera obligaciones ni derechos porque es preciso que el proveedor acepte el pedido para que empiece una relación comercial. Cuando redactemos un pedido no podemos olvidar ningún detalle en referencia a la compraventa que pretendemos realizar: Cantidad, precio, descuentos. Descripción exacta del producto que deseamos recibir. Forma de pago. Lugar de entrega. Condiciones de pago. Gastos de transporte.

3 Company Logo UNIDAD 13 GESTIÓN ADMINISTRATIVA 2. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL PROCESO DE COMPRAVENTA ALBARÁN: Una vez que el proveedor acepta el pedido, se dispone a enviar la mercancía en las condiciones pactadas. El albarán es el documento que acompaña a la mercancía, y que justifica la entrega de la mercancía. Hay dos tipos de albaranes: Albaranes valorados: en ellos aparecen los precios. Albaranes sin valorar: en ellos no aparece ningún precio, sólo las cantidades. Deben incluir además de todos los detalles de la entrega un apartado para observaciones: si el cliente debe anotar algo en la firma del albarán es mejor que lo haga a que se niegue a firmar o devuelva la mercancía. P.e.: Faltan bultos. Hay algún paquete que viene abierto. Algo ha llegado roto.

4 Company Logo UNIDAD 13 GESTIÓN ADMINISTRATIVA 2. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL PROCESO DE COMPRAVENTA FACTURA: Es el documento que justifica de manera legal una compraventa. A partir de este momento, se generan obligaciones y derechos para ambas partes: Pago de la deuda. Garantía. Aunque el IVA puede aparecer en el albarán, no es obligatorio. En las facturas es obligatorio que aparezca el IVA de manera separada de los precios. Otros requisitos que debe reunir una factura son: Identificación del vendedor y del comprador: Razón social, domicilio y CIF. Debe estar numerada y aparecer la fecha de emisión. Identificación exacta de los bienes entregados. Debemos conservarlas un mínimo de 6 años. Las facturas de compra de bienes de equipo debemos guardarlas durante 10 años, y las de bienes inmuebles durante 15 años.

5 Company Logo UNIDAD 13 GESTIÓN ADMINISTRATIVA 3. DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO RECIBI: Es el documento que justifica la entrega de una cantidad de dinero. Cada vez que cobremos o paguemos una cantidad de dinero deberíamos rellenar uno de estos. Es obligación del vendedor justificar la entrega del dinero por parte del cliente.

6 Company Logo UNIDAD 13 GESTIÓN ADMINISTRATIVA 3. DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO CHEQUE: Es un documento mercantil que incluye una orden de pago dirigida a un banco (en donde tenemos cuenta con saldo suficiente). Al ser un documento mercantil tiene valor ejecutivo: en caso de impago, no necesito probar que la deuda existe, si denunciamos el impago, el pagador es automáticamente declarado culpable. Este documento se puede endosar (transmitir a un tercero), y pueden tener un avalista (alguien que garantiza el pago del cheque).

7 Company Logo UNIDAD 13 GESTIÓN ADMINISTRATIVA TRANSFERENCIA: Es una orden dirigida a un banco (donde tenemos cuenta) para que traslade una cantidad a otra cuenta bancaria (normalmente de un proveedor o de un trabajador) para saldar una deuda que tenemos. PAGARÉ: Es un documento mercantil que contiene una promesa de pago (las promesas se cumplen en el futuro). Es decir, es un medio de pago a crédito. El pago se realiza a través de una cuenta bancaria. Al igual que el cheque tiene valor ejecutivo, se puede endosar, y pueden aparecer avalistas que garanticen el pago.

8 Company Logo UNIDAD 13 GESTIÓN ADMINISTRATIVA LETRA DE CAMBIO: Es un documento mercantil que contiene una orden de cobro en una fecha determinada. En la práctica, tiene la misma validez y la misma utilidad que el pagaré. A diferencia del pagaré (sólo lo firma el cliente), las letras deben ir firmadas por el cliente y el proveedor.

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