La Gestión del Conocimiento en las Universidades Miguel A. Esteban Dptmto. Ciencias de la Documentación Universidad de Zaragoza.

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1 La Gestión del Conocimiento en las Universidades Miguel A. Esteban Dptmto. Ciencias de la Documentación Universidad de Zaragoza

2 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Sistema de conocimiento Interacción dinámica de elementos organizados – Personas. – Estructuras organizativas. – Normas de funcionamiento. – Recursos humanos y materiales. – TICs. – Métodos y procesos. Con el fin de producir, conservar, transformar y aplicar valores, saberes y técnicas.

3 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 La Universidad es un sistema de conocimiento Sistema de conocimiento de su comunidad. Su materia es el conocimiento: – Función investigadora: crea conocimiento. – Función educadora: transmite y forma conocimiento. – Función gestora: administra conocimiento. La Universidad debe estar en la vanguardia de las nuevas técnicas de gestión de conocimiento. – Coinciden docencia e investigación. – Para mantener su influencia social.

4 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Iniciativas con la etiqueta gestión del conocimiento en las universidades /1 Generales de acceso y difusión de información. – Portales. – Intranets. Administración. – Repositorios de documentos y FAQs. – Automatización de procesos académicos. – Relación académica estudiante-Universidad. – Sistemas de racionalización administrativa.

5 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Iniciativas con la etiqueta gestión del conocimiento en las universidades /2 Docencia y aprendizaje. – Sistemas de información de campus. – Repositorios de materiales educativos. – Aula virtual. – Comunidades de práctica y aprendizaje. Investigación. – Acceso a recursos de información biblioteca digital. – Identificación de capacidad científica. – Fomento de grupos y redes de investigación. – Promoción y difusión de resultados de investigación. – Creación de empresas spin-off.

6 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Iniciativas con la etiqueta gestión del conocimiento en las universidades /3 Dirección estratégica. – Plan estratégico. – Plan de calidad. – Sistemas de contabilidad analítica. – Oficina de sugerencias y reclamaciones. – Sistemas de apoyo para la toma de decisiones.

7 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 ¿Qué les falta a esas iniciativas para ser gestión del conocimiento? Identificación como iniciativas de GC. Planificación global. Inserción en una estrategia destinada a: – Identificar conocimientos. – Organizar recursos de información. – Valorar y evaluar conocimiento e información. – Crear una cultura de compartir. Convencimiento real por la dirección del carácter estratégico de la información.

8 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Fin de la Gestión del Conocimiento en la Universidad Crear un sistema de producción, conservación, organización y circulación de conocimiento Destinado a la mejora y la efectividad de – La toma de decisiones. – La resolución de procesos estratégicos de negocio. En las tres dimensiones del conocimiento: – Su producción. – Su docencia y aprendizaje. – Su administración.

9 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Claves de un Plan de GC en la Universidad Consideración de acción estratégica. – Mediado por valores corporativos. – Determinado por objetivos institucionales. – Incluido en el Plan Estratégico. Vinculación con política de calidad. Asunción efectiva por el Rectorado. – Fijación de responsables. – Dotación de recursos suficientes. – Establecimiento de un calendario. Evaluación y rendición de cuentas.

10 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Contenido del Plan de GC Identificación y valoración de – Capital intelectual. – Recursos de información. Con el fin de – Explicitar su existencia reunir y medir. – Incrementar su uso y comparto. – Mejorar la calidad de los procesos que sostienen. Con intervención de las TICs para su: – Organización. – Acceso.

11 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Áreas fundamentales del Plan de GC en una Universidad Aumento de la capacidad de acceso, análisis y uso de información y conocimiento por la comunidad universitaria. Reingeniería de procesos y actividades con el fin de mejorar – Administración. – Enseñanza y aprendizaje. – I+D+I. Implementación de TICs como apoyo.

12 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Por dónde comenzar el Plan de GC Saber elegir los campos pioneros. – Centrarse en ámbitos muy concretos de las tres áreas de la Universidad, con participación de diversas estructuras y miembros. con posibilidad de obtener resultados con prontitud. – Orientación hacia el proceso. Incidir en la creación de sistemas de recursos de información convierte en prioritarias: – Auditoría de necesidades y recursos de información. – Explicitación de capital intelectual.

13 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Procedimiento de implantación de un SRI Formación del equipo. Auditoría de recursos de información. Fijación de directrices y procedimientos. Estimación y organización de recursos. Diseño de TICs de apoyo. Definición de procedimientos de gestión. Transferencia de recursos al sistema. Formación del personal. Evaluación y corrección del sistema.

14 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Fines de la auditoría de recursos de información Identificar la información disponible. Descubrir qué información es esencial, por qué y para quién. Diagnosticar cómo se usa y comparte. Proponer cambios para la mejora de la gestión de la información.

15 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Etapas de la auditoría de recursos de información Análisis de la organización. Análisis del entorno informativo. Decisión de los recursos a auditar. Identificación y localización. Inventario. Valoración. Evaluación.

16 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 ARI: 1. Análisis de la organización Determinación de su misión, fines y objetivos. Descubrimiento de su cultura y valores. Situación en el entorno mediante un análisis DAFO. Descripción de la estructura orgánico-funcional. Identificación y análisis de los procesos estratégicos de negocio o de prestación de servicios. Fijación de procedimientos, flujos de trabajo y trámites administrativos asociados a los PEN.

17 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 ARI: 2. Análisis del entorno informativo Identificación de las necesidades de información: – Generales de la organización. – Generales de tipos de usuarios. – Particulares de usuarios relevantes. Descubrimiento de: – Fuentes. – Canales de circulación. – Restricciones de acceso. Todo en una doble dimensión: – Entorno interno (la propia organización). – Entorno externo (donde actúa la organización).

18 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 ARI: 3. Decisión de los recursos de información a auditar Elección de los recursos de información presentes en los PEN que serán auditados. – Datos. – Información en bruto. – Flujos de información. – Documentos. – Información documental. Elección de los elementos asociados a esos objetos también a auditar: – Tecnologías. – Procesos y trámites. – Flujos de trabajo. – Personas.

19 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 ARI: 4. Identificación y localización de recursos De almacenes o depósitos. De modos de presentación o codificación. De medios de comunicación. De canales de circulación.

20 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 ARI: 5. Inventario de recursos Denominación. Definición. Descripción de caracteres y estructura. Análisis de la dinámica de – producción, – uso, – circulación. Representación gráfica de la dinámica en el PEN. Clasificación en una taxonomía de recursos.

21 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 ARI: 6. Valoración Valoración de la utilidad de – cada recurso de información de modo individual, – la totalidad de los recursos. Para satisfacer las demandas y necesidades de información que motivan su creación y uso. Teniendo en cuenta los siguientes factores: – Costes de creación, mantenimiento y circulación. – Los resultados de las decisiones y acciones. – Carácter e importancia del PEN en el que participa.

22 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 ARI: 7. Evaluación Resumen sintético para cada recurso de información que pone en relación – Sus caracteres. – Su dinámica de producción, uso y circulación. – Su valor utilitario Se acompaña de una propuesta de – medidas de corrección o de mejora de su naturaleza, su dinámica y su modo de gestión, – con el fin de aumentar su valor potencial.

23 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 ARI: Criterios de evaluación La evaluación no se realiza mediante unos criterios universales. Se evalúa en el contexto de cada organización, de acuerdo con sus – fines, – valores, – necesidades – y modos de actuación.

24 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Seis sugerencias para el diseño de un Plan de GC Tener en cuenta el contexto de la organización. Sacar partido de las prácticas existentes. Centrarse en las personas y sus necesidades. Explicitar la información usada en los procesos. Mejorar los resultados. Auxiliarse de la tecnología pero sin plegarse a su dirección.

25 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Tener en cuenta el contexto de la organización Atender a necesidades reales. Aprovechar y dar respuesta al análisis DAFO. Lo pequeño es hermoso. – Proyectos muy concretos. – Límites precisos. – Ambición limitada. – Mancha de aceite.

26 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Sacar partido de las prácticas existentes Cómo elegir la práctica. – Que tenga valor estratégico. – Donde ya se funcione. – Donde existan líderes reales para apoyarse. – Donde haya personas motivadas. Ampliar el horizonte de una práctica. – Integración en un programa. – Corregir disfunciones reales e importantes. – Realizar con más efectividad. Motivar. Crear espíritu de emulación.

27 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Centrarse en las personas y sus necesidades Responder a necesidades reales. Adaptarse a las posibilidades. Animar al uso y comparto. Formar en la práctica del uso de información. Mejorar y facilitar el trabajo.

28 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Explicitar la información usada en los procesos Incentivar y mejorar el uso de recursos de información. La espiral del conocimiento – Del conocimiento tácito individual – al conocimiento explícito organizacional. La auditoría de recursos de información como técnica fundamental. Evitar aplicar modelos ideales por irreales.

29 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Mejorar los resultados Necesidad de obtener evidencias de mejora. Fin último: aumentar la calidad de los servicios. Consecuencia para la medidas: – Instrumentales. – Para su contexto. – De validez local.

30 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Auxiliarse de la tecnología pero sin plegarse a su dirección La Universidad ha sido pionera en la implantación de TICs en sus procesos. La decepción ante TICs implantadas sin una intervención previa en el entorno de aplicación: – Resistencias a la docencia virtual. – Escepticismo ante procesos académicos de gestión cada vez más compleja y larga. Necesidad de avance simultáneo de cultura tecnológica y cultura informacional.

31 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Conclusión: ¿quién se ocupa de la GC en las Universidades? Responsabilidad diluida entre los protagonistas de las iniciativas: – Vicerrectores de modo autónomo. – Gerencia y mandos administrativos. – Responsable de planes estrátegico, de calidad. – Director del sistema de información y comunicaciones. – Dirección de centros. – Profesores individuales. – Bibliotecarios.

32 Miguel A. Esteban (Universidad de Zaragoza). FESABID 2005, IX Jornadas Españolas de Documentación. Madrid, 15/4/05 Conclusión: ¿quién debe ocuparse de la GC en las Universidades? Necesidad de una oficina de gestión del conocimiento. Dependencia directa del Rector. Con relaciones para planificar y coordinar proyectos con: – Vicerrectorados. – Gerencia. – Centros, Departamentos e Institutos. Trabajo conjunto con: – Sistema de información y comunicaciones. – Mandos administrativos intermedios. – Biblioteca. – Archivo.