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Ramón R. Abarca Fernández. 1. Principios de la Estrategia a.Orientación principal: los Usuarios b.Es posible mejorar la calidad (en todas las cosas existe.

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1 Ramón R. Abarca Fernández

2 1. Principios de la Estrategia a.Orientación principal: los Usuarios b.Es posible mejorar la calidad (en todas las cosas existe variación) y eficiencia simultáneamente c.Liderazgo de la Alta e Intermedia Autoridad d.Generar el compromiso de todos e.Exigencia de analizar: el entorno, la competitividad, los recursos, la participación y comunicación f.Debe contarse con recursos y formación g.Estudiar los Procesos h.Realizar Evaluación y Seguimiento i.Generar Sist. de Información (sin olvidar la intuición) Luis F. Hevia

3 Ramón R. Abarca Fernández PLANIFICAR ESTRATÉGICAMENTE ES... Es crear el porvenir. Es un proceso de aprendizaje de todos!... tomar decisiones HOY, a la luz de lo que ocurre en el ambiente y de lo que deseamos que ocurra en el futuro.

4 Ramón R. Abarca Fernández PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Consta de: a.Análisis del entorno (Oportunidades y Amenazas): entorno social, necesidades y su priorización, competencia (oferta). b.Análisis interno (Fortalezas y Debilidades): audit de la organización, recursos y capacidad, expectativas de los profesionales, estructura organizativa.... c.Estrategia: trata de adaptar las exigencias del entorno con la capacidad de los recursos para anticiparse a las exigencias con una buena capacidad de respuesta. Tiene por objetivo elaborar un plan o una estrategia que se formaliza en orientaciones, fines, objetivos y metas a largo plazo (5 años) y de amplitud variable, en respuesta a un estudio y priorización de necesidades o problemas.

5 Ramón R. Abarca Fernández La Planificación Estratégica exige examinar Visión/Misión/Valores Análisis del Ambiente Determinación de Puntos Críticos Identificación de Objetivos y Metas Propuestas correctivas de mejoramiento c on actores claves identificados Externo Oportunidades Debilidades Interno Fortalezas Debilidades

6 Ramón R. Abarca Fernández Año 2005 Año 2007 Año 2008 Año 2010 Auditoría de Acreditación CERTIFICACION ISO 9001:2000 Pre-Auditoría 2ª Auditoría Interna 1ª Auditoría Interna Autoevaluación Año 2006 UCSM Enero - Diciembre 2004 Plan Estratégico Año 2009 Acciones Correctivas Autoevaluación Resolución Nº 8406-R-2003

7 Ramón R. Abarca Fernández 2. ANÁLISIS FODA Y LAS GRANDES ESTRATEGIAS Muchas Ambiente Amenazas Oportunidades Críticas Fortalezas Valiosas Posición de la Unidad Académica Debilidades Críticas Estrategias de Defensa: Reducir tamaño Estrategias de Estabilidad: Mismos usuarios Mismos productos Mantener mercados Igual utilidad Estrategias de Crecimiento: Expansión Fusión Adquisición

8 Ramón R. Abarca Fernández Autoevaluación según el modelo EFQM Cada criterio tiene un peso específico distinto dentro del modelo, por lo que las puntuaciones, por criterio, deben ponderarse para alcanzar la puntuación final: Agentes 500 puntos (50%) Resultados 500 puntos (50%) Liderazgo 100 puntos (10%) Personas 90 puntos (9%) Política y Estrategia 80 puntos (8%) Alianzas y Recursos 90 puntos (9%) Procesos 140 puntos (14%) Resultados en las personas 90 puntos (9%) Resultados en los usuarios 200 puntos(20%) Resultados en la Sociedad 60 puntos (6%) Resultados Clave 150 puntos (15%) no olvidemos que lo importante no es la puntuación sino la reflexión compartida y la identificación (entre todos) de qué es lo que debemos hacer para mejorar.

9 Ramón R. Abarca Fernández 2.1. LIDERAZGO a. Desarrollar la misión, visión y valores actuando como modelo de referencia dentro de una cultura de Excelencia. b. Garantizar el desarrollo y mejora continua del sistema de gestión de la Unidad Académica mediante un compromiso personal. c. Implicarse con los usuarios, semejantes y representantes de la sociedad d. Motivar, apoyar y reconocer el aporte de las personas de la Unidad Académica.. Las funciones del líder son:

10 Ramón R. Abarca Fernández VISIÓN ¿Hacia dónde Vamos?: LOS VALORES COMO CAUCE ESTRATÉGICO HACIA EL FUTURO MISIÓN ¿Dónde estamos ahora? 2004 P r o c e s o s c o t i d i a n o s Procesos cotidianos ¿Qué camino seguir? Valores como cauce estratégico ¿Cuál es la situación deseada? ¿Cuál es la situación actual? Se hace necesario responder las Preguntas:

11 Ramón R. Abarca Fernández ¿Cuál es la situación actual? a.¿En qué condición se encuentra el Programa Profesional y la Unidad Académica en este momento? b.¿En qué medida los programas y servicios ofrecidos se ajustan a los propósitos declarados? c.¿Cómo se ubica el Programa Profesional dentro del mercado que le corresponde? d.¿Quiénes son la competencia, y qué están haciendo? e.El Programa Profesional ¿Qué cosas está haciendo bien en este momento ? ¿Cuáles son las debilidades de la carrera, y cómo podrían corregirse? 2004

12 Ramón R. Abarca Fernández ¿Cuál es la situación deseada? b.¿Los conocen y comparten todos los integrantes de la comunidad académica? c.¿Cuánto sabemos acerca de los cambios posibles en nuestro entorno que podrían afectar lo que hace la Unidad Académica? d. ¿Es posible mejorar el ajuste entre los programas y servicios ofrecidos y los propósitos declarados, en el marco de los cambios en el entorno? ¿Cómo? VISIÓN 2010 a.¿Cuáles son los objetivos del Programa Profesional?

13 Ramón R. Abarca Fernández ¿Qué sería necesario hacer para avanzar hacia la situación deseada? ¿Qué cursos alternativos de acción tiene la Unidad Académica o cada Programa Profesional para lograr sus objetivos? ¿Qué recursos - humanos y financieros - se necesitan para implementar las distintas alternativas? ¿La Unidad Académica está en condiciones de asumir esos retos? Está en condiciones de no asumirlos? ¿ Q u é c a m i n o s e g u i r ?

14 Ramón R. Abarca Fernández ¿Cuál es la situación actual? ¿Cuál es la situación deseada? a.Análisis institucional b.Gestión del cambio c.Planificación d.Control y seguimiento 2.3. INSTRUMENTOS PARA ABORDAR EL TEMA: a. Objetivos y Metas b. Definición de calidad a.Análisis de la Unidad b.Autoevaluación c.Evaluación externa ¿Qué camino seguir?

15 Ramón R. Abarca Fernández Para definir los objetivos es necesario: a.Realizar un análisis interno para identificar y valorar las FORTALEZAS y DEBILIDADES de la Unidad Académica. b.Evaluar el entorno o análisis externo para identificar las OPORTUNIDADES y AMENAZAS 2.4. ANÁLISIS INTERNO Y ANÁLISIS EXTERNO (FODA)

16 Ramón R. Abarca Fernández El análisis FODA, estratégicamente, busca respuesta a cinco preguntas: a. ¿Quiénes somos a. Examen de la misión, filosofía y valores de la Unidad. ¿A qué nos dedicamos?, ¿Qué clase de Unidad Académica tenemos? b. ¿Dónde estamos ahora a. Análisis interno: Perfil de la Unidad Académica: servicios y programas, recursos humanos, financiación, instalaciones, gestión y organización... Identificar Fortalezas, Debilidades y Aspiraciones c. ¿Hacia dónde nos dirigimos a. ¿Qué sucede en el mundo que nos rodea? ¿ Cómo nos afecta? Análisis del entorno: Oportunidades y Amenazas. Cambios en las expectativas de los usuarios, demográficos, financieros, tecnológicos....

17 Ramón R. Abarca Fernández El análisis FODA, estratégicamente, busca respuesta a cinco reguntas: II d.¿Qué rumbo deberíamos tomar a)Identificar y evaluar las metas estratégicas clave y sus riesgos. b)Crear alternativas de estrategia: ¿qué podemos hacer con el entorno?, ¿organización, competencia, recursos y cultura? ¿qué queremos hacer con nuestra misión, valores personales y aspiraciones y el staff en general? ¿qué debemos hacer con las necesidades de la comunidad, obligaciones hacia nuestros usuarios? e.¿Qué hacer para alcanzar la Visión a)Elaborar el plan estratégico especificando los objetivos y metas para conseguir el cambio.

18 Ramón R. Abarca Fernández MATRIZ DE ESTRATEGIAS (SURGE DEL DIAGNOSTICO INTERNO Y DEL ANALISIS DEL ESCENARIO EXTERNO) Fortalezas (F) Lista de 3.- Fortalezas Debilidades (D) Lista de 3.- Debilidades Oportunidades (O) Lista de 3.- Oportunidades Amenazas (A) Lista de 3.- Amenazas Estrategias (FO) Uso de fortalezas 3.- para aprovechar 4.- Oportunidades 5.- Estrategias (DO) Vencer debilidades 3.- aprovechando 4.- Oportunidades 5.- Estrategias (DA) Reducir al mínimo 3.-debilidades y evitar 4.- Amenazas 5.- Estrategias (FA) Usar fortalezas para 3. evitar Amenazas

19 Ramón R. Abarca Fernández 3. AUTOEVALUACION, es Un proceso de evaluación, mediante el cual un P rograma, la U nidad, o la Institución: a.Reúne y analiza información sustantiva acerca de sí misma, b. Contrasta sus propósitos declarados con un conjunto de estándares previamente definidos y aceptados, c. Apoya la toma de decisiones.

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21 3.1. CONDICIONES FUNDAMENTALES PARA UN PROCESO AUTOEVALUATIVO ADECUADO a ) Existencia de una Comisión de Autoevaluación que facilite y promueva, en todo momento, la participación activa de los integrantes de la Unidad. b) Interés y participación permanente. c) Disponibilidad de información sustantiva y válida, y capacidad de análisis de la misma. d) Compromiso de los participantes con la búsqueda de resultados concretos de mejoramiento.

22 Ramón R. Abarca Fernández 3.2. SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL PLAN ESTRATÉGICO OPERATIVO 2004 Proceso dinámico y permanente, que garantiza la retroalimentación y la toma de acciones correctivas, relacionadas con el desarrollo y ejecución del Plan Estratégico Operativo. 4 Decano, Directores y Jefes de Departamento, Coordinadores 4 Comisión de Autoevaluación y Oficina de Control Interno. 4 Generar reportes e informes de gestión 4 Informe de avance del Plan Estratégico Operativo. 4 Tomar decisiones y acciones correctivas Acciones Correctivas Seguimiento y Evaluación P E Ciclo Deming PLAN ESTRATÉGICO OPERATIVO 2004

23 Ramón R. Abarca Fernández EL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN NO... SÍ... Dedicar mucho tiempo a la recogida de datos. Es imprescindible rellenar todas las tablas (pueden usarse nuevas tablas). Dedicar mucho tiempo a la recogida de datos. Es imprescindible rellenar todas las tablas (pueden usarse nuevas tablas). * Flexibilidad * Flexibilidad * Rigor * Rigor * Flexibilidad * Flexibilidad * Rigor * Rigor Analizar los datos. Emitir juicios de valor fundados. Proponer acciones de mejora. Analizar las causas de la falta de datos y proponer soluciones. Analizar los datos. Emitir juicios de valor fundados. Proponer acciones de mejora. Analizar las causas de la falta de datos y proponer soluciones. * Gran dedicación * Gran dedicación * Objetividad, rigor * Objetividad, rigor * Transparencia * Transparencia * Participación * Participación * Consenso * Consenso * Gran dedicación * Gran dedicación * Objetividad, rigor * Objetividad, rigor * Transparencia * Transparencia * Participación * Participación * Consenso * Consenso

24 Ramón R. Abarca Fernández 3.3. EN LA UNIVERSIDAD CATÓLICA Taller de Autoevaluación - Arequipa, enero de 2004 Cambio de actitud personal (ver los problemas desde la perspectiva de los usuarios) Labor permanente de mejora y actualización de los procedimientos y acciones que cada uno realiza Sondeo continuo del grado de cumplimiento de los compromisos asumidos y del nivel de satisfacción de los usuarios Constituirán una Fortaleza cuando sean evaluados los servicios que se presta a cada usuario Efectos del Servicio prestado EL CAMBIO DE ACTITUD ES UNA EXIGENCIA

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26 CONSULTORIA INTEGRAL CON SENTIDO EMPRESARIAL GerenteLíder 1.Planifica 2.Organiza 3.Nombra/despide 4.Da instrucciones 5.Fija controles 6.Dirige personas 1.Motiva 2.Comunica correctamente 3.Guía 4.Da directrices 5.Inspira a otros 6.Influye en otros Antes Ahora OPOSICIÓN: LÍDER CONTRA GERENTE El Paradigma: Mi personal está mal, Yo estoy bien, debe ser desterrado. El Paradigma: Mi personal está mal, Yo estoy bien, debe ser desterrado. ¡Yo soy el jefe!

27 Ramón R. Abarca Fernández 3.5. LA AUTOEVALUACIÓN BENÉFICA Permite a la Universidad: a. Discernir fortalezas y debilidades b. Distinguir potencialidades c. Desarrollar un plan de mejora d. Efectuar un seguimiento del progreso realizado

28 Ramón R. Abarca Fernández 3.6. PLAN DE CALIDAD Y OBJETIVOS ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Unidad de Auditoría Académica Plan de calidad de los servicios y gestión de la Unidad Evaluar los niveles de calidad de los servicios y sus resultados Racionalizar los procedimientos administrativos Explotar los avances y tecnologías de la información y del conocimiento Mejorar la selección y la formación continua del Profesorado Fomentar el trabajo en equipo y participativo en red dentro de la propia UCSM y las iniciativas conjuntas con otras universidades Establecer públicamente compromisos de calidad con los usuarios Integrar las demandas de los usuarios a la oferta de servicios Mejorar la calidad y accesibilidad a la información Diseñar y ejecutar planes de mejora continua de los servicios OBJETIVOS

29 Ramón R. Abarca Fernández 3.7. MODELO DE EXCELENCIA 1. Quiero ser una Institución excelente Quiero tangibilizar los principios de TQM ¿qué hago? 2. Me fijo en un modelo de Excelencia que me sirva de referencia ¿Cuál? ¿cómo lo utilizo? 3. Realizo autoevaluaciones para comparar mi Unidad Académica frente al modelo ¿qué consigo? 4. Detecto Fortalezas y áreas de mejora, es decir, preciso lo que hago y lo que no hago y debería hacer EFQM Camino seguro


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