La descarga está en progreso. Por favor, espere

La descarga está en progreso. Por favor, espere

Oficina Asesora de Planeación INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL - IPES.

Presentaciones similares


Presentación del tema: "Oficina Asesora de Planeación INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL - IPES."— Transcripción de la presentación:

1 Oficina Asesora de Planeación INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL - IPES

2 CONTENIDO DE LA PRESENTACIÓN GENERALIDADES DEL SIG Definición Componentes (SGC, MECI, PIGA) Beneficios Metodología Qué tenemos que hacer? GENERALIDADES DEL SIG Definición Componentes (SGC, MECI, PIGA) Beneficios Metodología Qué tenemos que hacer?

3 Oficina Asesora de Planeación - IPES-

4 1. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ¿Sabes que es un SIG? Es una herramienta de gestión que le permite a la organización de manera sistémica dirigir y evaluar su desempeño institucional de manera eficaz e integrada. Enfocada al cliente y basada en un modelo de operación por procesos. Es una herramienta de gestión que le permite a la organización de manera sistémica dirigir y evaluar su desempeño institucional de manera eficaz e integrada. Enfocada al cliente y basada en un modelo de operación por procesos. SIG PIGACALIDADMECI

5 1. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA Interacción mutua que se establece entre los elementos que componen un todo y conducen al logro de objetivos GESTIÓN Conjunto de acciones que permiten interrelacionar cada uno de los elementos con el fin de dirigir las organizaciones DIRIGIRCONTROLAR SISTEMA DE GESTIÓN Conjunto de actividades que, interrelacionadas y a través de acciones específicas, permiten definir e implementar los lineamientos generales y de operación de las entidades públicas.

6 CICLO PHVA P PLANIFICAR H HACER Actuar Preventivamente V VERIFICAR A ACTUAR Definir las Metas Definir los métodos que permitirán alcanzar las metas propuestas Educar y Entrenar Ejecutar la tarea y recoger los datos Verificar los resultados de la tarea ejecutada ENTRADAS SALIDAS Es una herramienta de la mejora continua, presentada por Deming a partir del año 1950, la cual se basa en un ciclo de 4 pasos: Planificar (Plan), Hacer (Do), Verificar (Check) y Actuar (Do).

7 GESTIÓN Usuarios Entorno de la Entidad Normatividad Servidores Junta Directiva Proveedores Otros PLAN DE DESARROLLO OBJETIVOS ESTRATEGICOS PLANEARHACERVERIFICARACTUAR Indicadores, evaluación de procesos, Rendición de cuentas auditorias, control político Prevención de Inconformidades Acciones correctivas, preventivas y de mejora Satisfacción de los usuarios y partes interesadas

8 1.2 COMPONENTES SIG 1.CALIDAD2.MECI3.PIGA

9 DEFINICIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Decreto 4110 de 2004 NTCGP 1000

10 Entidad Comprometida con el USUARIO Entidad Comprometida con el USUARIO ¿Qué se busca con un SGC? ENTIDAD CON CALIDAD

11 Satisfacción de las necesidades y expectativas del usuario. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos ¿Qué es Calidad? HACER LAS COSAS BIEN

12 1.2.1 ¿Cómo hacer las cosas bien? CULTURA PREVENTIVA ReChazos Re Procesos ReTrazos Repetición Retornos Desperdicios ReChazos Re Procesos ReTrazos Repetición Retornos Desperdicios EVITAR

13 NTCGP 1000: REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Ó PRESTACIÓN DEL SERVICIO 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 2. OBJETO Y CAMPO DE ACCIÓN 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 1. INTRODUCCIÓN

14 1.2.1 ¿Qué requiere un SGC? CALIDAD Definir el servicio Identificar usuarios Identificar procesos Gestionar por procesos OFERTA DEMANDA MODELO DE OPERACIÓN PRINCIPIOS

15 PLANEACIÓN ESTRATEGICA Y TACTICA GESTIÓN DE COMUNICACIONES PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS MISIONALES PROCESOS DE APOYO PROCESOS DE EVALUACIÓN EVALUACIÓN INTEGRAL IDENTIFICACIÓN, CARACTERIZACIÓN Y REGISTRO DE POBLACIÓN SUJETO DE ATENCIÓN POTENCIACIÓN DE CAPITAL HUMANO Y SOCIAL APOYO A INICIATIVAS PRODUCTIVAS, COMERCIALES Y LABORALES DESARROLLO DE ALTERNATIVAS COMERCIALES GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO GESTIÓN RECURSOS FISICOS GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DE RECURSOS TECNOLOGICOS GESTIÓN JURIDICA MAPA DE PROCESOS INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL CODIGO: DE-008 VERSIÓN: 04 FECHA: Mayo 31 de 2010 GESTIÓN CONTRACTUAL SERVICIO AL USUARIO GESTIÓN RECURSOS FINANCIEROS

16 Oficina Asesora de Planeación - IPES-

17 2. ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER? Determine previamente cuales de los documentos que soportan el Sistema Integrado de Gestión requieren revisión y ajuste periódico y elabore un cronograma anual para la realización de dicha revisión. Debe tener en cuenta en este punto la caracterización del proceso.la caracterización del proceso. Roles del equipo operativo SIG Verifique mensualmente que los documentos identificados en el punto anterior estén plenamente revisados y ajustados conforme las necesidades del proceso al que usted pertenece.documentos identificados Informe mensualmente a su superior inmediato o al coordinador o interventor de su contrato sobre las acciones adelantadas frente a la revisión y actualización documental que haya adelantado y tramite las respectivas autorizaciones para legalizar los ajustes realizados. DOCUMENTAR

18 2. ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER? Cerciórese permanentemente que se le esta dando pleno cumplimiento a las generalidades y demás aspectos contemplados en la norma NTCGP. 1000: 2004 en su numeral 4.2: Gestión Documental, respecto a los documentos del sistema integrado de gestión que debe manipular o tramitar con ocasión del ejercicio de sus funciones, actividades o responsabilidades contractuales e informe al líder del proceso, a su superior inmediato o al interventor, cuando considere que cualquiera de los documentos que estén a su vista no cumpla dichos requisitos de la norma. Roles del equipo operativo SIG Asegúrese de leer y comprender claramente todos los componentes de la plataforma estratégica de su entidad y de tomar conciencia cual es el aporte que con su trabajo cotidiano, está dando al cumplimiento de la Misión, la Visión y los objetivos de la institución.plataforma estratégica de su entidad MISIÓN, VISIÓN, POLITICAS, OBJETIVOS, ESTRATEGIAS INSTITUCIONALESPOLITICAS CONTROL DE DOCUMENTOS

19 2. ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER? Incentive y solicite espacios para la discusión y el análisis de grupo, frente a la evaluación de resultados de la gestión del proceso al cual usted pertenece y el impacto de estos en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Roles del equipo operativo SIG Realice los registros diarios, semanales, mensuales, trimestrales, sementarles o anuales que deba realizar, conforme las características de cada indicador a su cargo, para el control de la gestión de su desempeño frente a las metas previamente concertadas.. INDICADORES FORMATOS

20 2. ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER? Asegúrese de conocer y comprender claramente todos y cada uno de los principios y valores del código de ética de su entidad y participe activamente en los procesos de evaluación del cumplimento de los mismos que se programen con el equipo de trabajo respectivo. Roles del equipo operativo SIG Revise periódicamente el mapa de procesos de la entidad y del proceso al cual esta usted vinculado, para evaluar y verificar que se estén ejecutando permanentemente las acciones necesarias para controlar y administrar los riesgos que puedan poner en peligro el cumplimiento de las metas, los objetivos o la misión institucional y asegúrese de informar en forma oportuna cualquier eventualidad que detecte frente a este elemento de control. ´ MAPA DE RIESGOS CÓDIGO DE ETICA

21 CICLO PHVA DEL MECI Y LA NTCGP 1000 PLANEARACTUAR HACERVERIFICAR SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO 4. Requisitos Generales (4.1; 4.2) SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION 7. Realización del producto y/o Servicio (7.1 – 7.6 y 6.2.2) 8. Medición Análisis y Mejora (8.1 – 8.4) 6. Gestión de Recursos (6.1 – 6.4) 5. Responsabilidad de la Dirección (5.1 – 5.6) 8. Medición Análisis y Mejora (8.5 )

22 1.2.2 MECI Es el MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO que permite el diseño, desarrollo y operación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado, expedido por el Gobierno Nacional (Decreto 1599 de 2005) que proporciona la estructura básica para EVALUAR la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo. CONTROL ESTRATÉGICO CONTROL DE GESTIÓN CONTROL DE EVALUACIÓN ESTRUCTURA DEFINICIÓN

23 GESTIÓN INTEGRAL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI LLa evolución de los Sistemas de Gestión y la dinámica que han venido desarrollando pretenden que la Administración Pública sea más cercana al ciudadano y cumpla los fines propuestos con eficacia, eficiencia y efectividad. SISTEMA DE GESTIÓN EN EL ESTADO COLOMBIANO

24 SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL POLITICAS DESARROLLO TECNOLOGICO PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS OBJETIVOS ESTRATEGIAS ESTRUCTURA ORGANICA CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA ENTIDAD SATISFACCIÓN DEL USUARIO Y/O CIUDADANO SISTEMAS DE GESTIÓN PARA LA ENTIDAD Y LA ENTIDAD COMO SISTEMA

25 EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO Y EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD COMO HERRAMIENTA GERENCIAL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO NTCGP 1000 : 2004 ESTRUCTURA DE LOS MODELOS Tres (3) subsistemas Nueve (9) componentes Veintinueve (29) elementos Doscientos cuarenta y dos (242) requisitos normativos, divididos en: Ocho (8) capítulos Tres (3) generales Cinco (5 especificos

26 BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN Y CONTROL ESTRATEGIA GESTIÓN Contribuye a la mejora continua, ya que las metas y la visión estratégica son consistentes Incrementa la calidad de las decisiones Consolidación del enfoque por procesos Se incrementa la capacidad y velocidad para adaptarse a los cambios. Se alienta una comunicación abierta en toda la entidad Aumento en la capacidad de servicio al cliente Modelo Avanzado en la Gestión Publica Colombiana

27 ARTICULACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Y EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. Planes, programas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, información y medios de comunicación. Orientan la entidad hacia el cumplimiento de visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN Diferentes mecanismos de verificación y evaluación.

28 ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO AUTOCONTROL AUTOREGULACIÓN AUTOGESTIÓN Enfoque hacia el cliente Liderazgo Participación activa funcionarios públicos Enfoque por procesos Enfoque sistema de gestión Mejora continua Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones Relaciones mutuamente beneficiosas Coordinación, cooperación y articulación Transparencia PRINCIPIOS MECI PRINCIPIOS CALIDAD

29 1.2.2 Estructura del MECI

30 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO CONTROL ESTRATEGICO 1.1 AMBIENTE DE CONTROL 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.3 ADMINISTRACIÒN DEL RIESGO

31 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN CONTROL ESTRATEGICO 2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL 2.2 INFORMACÍÓN 2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA

32 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN CONTROL ESTRATEGICO 3.1 AUTOEVALUACIÓN 3.2 EVALUACIÓN INDEPENNDIENTE 3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO

33 Metodología DIRECCIÓN REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Jefe OAP EQUIPO DIRECTIVO SIG EQUIPO GESTOR SIG EQUIPO OPERATIVO SIG

34 BENEFICIOS Mayor control y seguridad en los procesos. Mejoramiento de los canales de comunicación Mejoramiento de la coordinación interna. Elimina duplicidad de funciones Trabajo en equipo Conocimiento y satisfacción de los usuarios Cultura de Autocontrol Orientación hacia la mejora continua

35 PARA REFLEXIONAR. UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN NO ES : UN CONJUNTO DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS ESCRITO. ALGO QUE SE LE PUEDE ENCARGAR A ALGUIEN UNA LIMITACIÓN DE LA IDENTIDAD, OBJETIVOS Y METAS DE LA ORGANIZACIÓN. UNA CAMISA DE FUERZA QUE ESTABLEZCA EL COMO SE DEBEN REALIZAR LAS ACTIVIDADES, PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN. TRABAJO ADICIONAL.

36 PARA REFLEXIONAR. LO QUE SE ESPERA DE USTEDES ES: COMPROMISO CON LA ENTIDAD. TRABAJO EN EQUIPO PROACTIVIDAD (PARTICIPACIÓN ACTIVA) LIDERAZGO EN SUS EQUIPOS DE TRABAJO. RESPONSABILIDAD TRANSPARENCIA

37 GRACIAS Oficina Asesora de Planeación- IPES-


Descargar ppt "Oficina Asesora de Planeación INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL - IPES."

Presentaciones similares


Anuncios Google