Contratación pública electrónica

Contratación pública electrónica
Alicante, 17 de octubre de 2011

Índice Introducción legal a la contratación pública
Ventajas de la contratación electrónica. Gestión electrónica de expedientes. Publicación y perfil del contratante Papel de la firma electrónica Licitación y subasta electrónica Adjudicación, firma y ejecución del contrato Plataformas existentes Impacto para los trabajadores públicos.

Necesidad de regular la contratación pública
La contratación pública es una materia de natural controversia en la gestión de la Administración Pública: El interés público exige que los contratos públicos se rijan por principios de reducción del gasto y aprovechamiento de los recursos. El hecho de que personas físicas participen en la adjudicación puede levantar suspicacias, que requieren mecanismos que garanticen la transparencia y el escrutinio público. Las empresas de los sectores implicados se ven beneficiadas por poder acceder a estos contratos, por lo que hay que garantizar la accesibilidad y las adecuadas condiciones de concurrencia. Para proteger los intereses públicos y asegurar el buen funcionamiento de la contratación pública, existe una regulación compleja y detallada de los procesos de contratación.

Normativa aplicable a la contratación pública
La normativa sobre contratación pública aplicable en España ha sido revisada recientemente, por lo que actualmente la lista de normas directamente aplicable es relativamente breve: Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. Ley 34/2010, de 5 de agosto, que modifica la anterior. Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, que desarrolla parcialmente la Ley 30/2007.

Principios de la contratación pública
Libertad de acceso: Eliminar barreras para facilitar el acceso de las empresas a los procesos de contratación. Igualdad y no discriminación: Se debe dar preferencia al licitador que ofrezca las mejores condiciones aplicando, en la medida de lo posible, criterios objetivos para su valoración. Publicidad y transparencia: El proceso de contratación se debe someter a público escrutinio. Determinados hitos del proceso de contratación deben anunciarse públicamente.

Principios de la contratación pública
Control del gasto: La ley exige que los criterios de selección den preferencia a la oferta económicamente más ventajosa, con el objeto de garantizar un mejor aprovechamiento de los recursos públicos. En todo caso, otros criterios también pueden tomarse en cuenta siempre que estén claramente definidos y contribuyan a obtener un servicio de mayor calidad, con mayores garantías o con algún valor añadido. Libre concurrencia como mecanismo para obtener un mejor servicio, en base a la premisa de que la competencia y el aumento de la oferta favorece al consumidor, que es en este caso la propia Administración.

Elementos básicos del proceso de contratación
El proceso de contratación pública, por tanto, requiere cumplir con una serie de requisitos formales impuestos por la Ley, entre los cuáles cabe destacar: Justificación de la necesidad y aprobación del gasto por parte del órgano competente. Esta capacidad de decisión suele estar fraccionada, en función del importe. En todo caso, se requiere una resolución que apruebe el gasto y, excepto en los contratos menores, esta resolución tiene carácter previo a la propia selección del contratista. Determinación de la tipología del contrato, en función del tipo de servicio o producto que se vaya a adquirir. La tipología del contrato es relevante para definir el elemento siguiente. Selección del procedimiento de adjudicación aplicable. Los distintos procedimientos se distinguen por su complejidad y por el nivel de garantías que ofrecen a los licitadores. En función del importe se fija una complejidad mínima, pero el órgano de contratación puede optar por uno más complejo.

Tipologías de contrato más habituales en la actividad de la Universidad: Obra: El objeto del contrato es la realización de tareas de construcción o ingeniería civil sobre un bien inmueble. Suministro: Adquisición o alquiler de bienes muebles. Servicio: Obligaciones de hacer cuyo resultado no encaja en las descripciones de obra ni de suministro.

Otras tipologías de contrato contempladas en la Ley 30/2007 Concesión de Obras públicas: Es un contrato de obra con la particularidad de que la retribución para el empresario consiste parcial o totalmente en el derecho a explotar la obra por un periodo de tiempo determinado. Gestión de Servicios Públicos: La Administración contrata a una empresa para la gestión de un servicio cuya prestación dicha Administración ha asumido como responsabilidad propia. Colaboración entre el sector público y privado: Este contrato establece una relación compleja entre la Administración y el contratista, para la realización de una actuación integrada que puede incluir obra, gestión de servicios e instalaciones, fabricación de bienes, etc, orientados a la prestación de un servicio público o una actividad de interés general.

Procedimientos de adjudicación: Menor: Consiste en la adjudicación directa a un contratista, mediante un expediente abreviado de contratación. Tiene importantes restricciones en cuanto al importe, y es importante tener en cuenta que no se puede contratar a un mismo contratista servicios similares en adjudicaciones separadas, para mantenerlas por debajo del umbral. Negociado sin publicidad: Obliga únicamente a valorar ofertas de cómo mínimo tres licitadores distintos, sin necesidad de constituir mesa de contratación ni invitar públicamente a los licitadores. Permite la negociación sucesiva de las condiciones del contrato, siempre que se dé un trato igualitario a todos los participantes. Negociado: Permite una tramitación similar a la del anterior, pero requiere una invitación pública para seleccionar a los que participarán en el proceso de negociación.

Abierto: Es el procedimiento por defecto. Requiere la constitución de una mesa de contratación, el anuncio público de la licitación, la división de las propuestas en varios sobres y su tratamiento separado y secreto, y la aplicación estricta de plazos. Restringido: Es un procedimiento similar al abierto, excepto que la invitación no se produce mediante anuncio público, sino mediante una selección previa de cómo mínimo cinco candidatos. Diálogo competitivo: Procedimiento reservado para contratos particularmente complejos, en los cuáles se hace una selección previa de candidatos, con los cuáles se discuten después el contenido del contrato y sus condiciones, previo a una fase final en la que cada uno de los seleccionados presenta su oferta definitiva. Su funcionamiento combina, teóricamente, las virtudes del negociado y del abierto.

Contratos sujetos a regulación armonizada: Independientemente del procedimiento concreto de adjudicación (que en ningún caso podrá ser negociado o menor), algunos contratos han sido específicamente protegidos por la legislación europea, debido a su importe, para que cualquier licitador de cualquier país de la Unión pueda acceder a ellos. En estos casos, por tanto, se obliga a respetar unos plazos superiores y a publicar los anuncios en el Diario Oficial de la Unión Europea.

Importe máximo para aplicar cada procedimiento
Elementos básicos del proceso de contratación Importe máximo para aplicar cada procedimiento Tipología Contrato Obra Suministro/Servicio Menor € € Negociado sin publicidad € € Negociado € € Abierto Sin límite Sin límte Regulación armonizada A partir € A partir €

Algunas particularidades de los distintos procedimientos
Elementos básicos del proceso de contratación Algunas particularidades de los distintos procedimientos Procedimiento Publicidad Competencia Plazo para ofertas Apertura de ofertas Menor Se contacta al proveedor directamente. No hay publicidad ni competencia Negociado sin publicidad Hay que publicar la adjudicación en el Perfil de Contratante Hay que invitar a tres ofertas como mínimo No se fija un plazo mínimo ni máximo Se recibe y analiza toda la documentación. Cabe negociar Abierto Hay que anunciar la convocatoria en el perfil y en el BOE o DOCV No se puede restringir la participación 15 días como mínimo desde la publicación (26 para obras) Hay que tratar cada sobre por separado, y mantener en secreto la oferta económica mientras se valora la técnica Regulación armonizada En primer lugar hay que anunciar en el DOUE 52 días desde la publicación (el plazo se puede reducir según varios criterios)

Tramitación de urgencia: La propia Ley contempla la posibilidad de que un contrato en concreto deba ser adjudicado en plazos más breves de los que se establecen con carácter general: La propia decisión de declarar la urgencia del procedimiento debe ser tomada por el órgano de contratación y incorporada al expediente. Los plazos para los trámites internos, elaboración de informes, etc. se reducen a un máximo de cinco días Los plazos para licitación y adjudicación se reducen a la mitad. El plazo entre la formalización del contrato y el inicio de la ejecución no podrá ser superior a quince días hábiles.

Tramitación de emergencia: La Ley prevé también que en casos de grave peligro o de acontencimientos catastróficos, la contratación se pueda ordenar directamente, sin ajustarse a los requerimientos formales de la Ley, pero rindiendo cuentas a posteriori. Es de esperar que esta situación no llegue a darse en el ámbito de la Universidad.

Concepto de contratación electrónica
Existe un Libro Verde sobre contratación electrónica en la Unión Europea, publicado en octubre de 2010, que define el concepto de la siguiente manera: El proceso de contratación electrónica hace referencia a la sustitución de los procedimientos basados en papel por el tratamiento y la comunicación mediante tecnologías de la información y la comunicación, a lo largo de toda la cadena de contratación pública. Supone la introducción de procedimientos electrónicos para sustentar las diferentes fases del proceso, es decir, la publicación de los anuncios de licitación, distribución de los pliegos de condiciones, presentación de ofertas, evaluación de las mismas, adjudicación, encargo, facturación y pago.

Normativa aplicable a la contratación electrónica
El curso que nos ocupa está orientado específicamente a tratar sobre la contratación pública electrónica. El Libro Verde establece unas directrices a nivel europeo. ¿Qué normativa nos habilita u obliga al uso de tecnologías de la información en la contratación pública? La Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. La propia Ley 30/2007, de 30 de octubre, introduce varios elementos: el perfil del contratante y la factura electrónica, principalmente. La Ley 11/2007, de 22 de Junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los servicios públicos. La Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Impulso de la Sociedad de la Información La normativa específica sobre Factura Electrónica: Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, de factura electrónica Orden EHA/962/2007, de digitalización de facturas. Orden PRE/2971/2007,establece el formato facturae.

La contratación electrónica en la Ley 30/2007
La Ley 30/2007 incluye ya varias previsiones que hacen referencia al uso de tecnologías de información y comunicación en los procedimientos de contratación: Perfil del Contratante: El artículo 42 presenta el perfil del contratante, un entorno electrónico publicado en internest donde cada administración deberá incluir una serie de datos sobre sus procesos de contratación (lo veremos más adelante). Reducción de plazos: En diversos artículos se contempla que los plazos de presentación de documentación por parte de los licitadores se pueden abreviar si se utilizan medios electrónicos tanto para la publicación de información como para la aceptación de ofertas ( ver artículos 96, 143, 148, 151 y 250). Medios electrónicos y telemáticos: En muchos casos, en relación con documentación concreta (publicación de pliegos, aceptación de documentaos acreditativos de la solvencia) se contempla específicamente la posibilidad de utilizar medios electrónicos.

La contratación electrónica en la Ley 30/2007
Plataforma de contratación: El título III presenta la plataforma de contratación del Estado, que está disponible para cualquier organismo público, para dar cumplimiento a los requisitos sobre tramitación electrónica impuestos por la Ley. Requisitos técnicos mínimos: Las disposiciones adicionales decimoctava y decimonovena establecen una serie de requisitos técnicos mínimos para que los medios electrónicos y telemáticos puedan ser admitidos en los procedimientos de contratación.

Objetivos del Plan de Acción Europeo
Normativa europea sobre contratación electrónica La normativa a que hemos hecho referencia responde un impulso cohesionador de los procesos de contratación pública, impulsado desde la Unión Europea mediante las Directivas 2004/17/CE y 2004/18/CE Objetivos del Plan de Acción Europeo Asegurar el buen funcionamiento del mercado interno, mediante la gestión electrónica de procesos de compra Reducir el gasto público Facilitar la gobernabilidad y transparencia Establecer un marco internacional comunitario de compras en el sector público (Facilitar el acceso a empresas europeas)

Índice Introducción legal a la contratación pública electrónica

Ventajas de la contratación electrónica
El impulso que se está dando al uso de medios electrónicos y telemáticos, responde, evidentemente, a las ventajas y mejoras que estos nos pueden ofrecer en cuanto a: Contratos públicos más accesibles: Mayor transparencia en la gestión: Mayor competencia y ahorro resultante: Ahorros directos en logística Eficiencia y eficacia:

Contratos públicos más accesibles
El uso de medios electrónicos permite que más empresas puedan acceder a cada concurso, por diversos motivos: Las barreras geográficas resultan menos relevantes, ya que todo el proceso de preparación y presentación de las ofertas se puede realizar a distancia, lo que ayuda a acercar mercados entre los distintos países de la UE, aunque después el servicio se preste, evidentemente, en el territorio del adjudicador. El esfuerzo que representa preparar y presentar la oferta es menor cuando la información está disponible en formato electrónico y se puede compartir con agilidad entre los integrantes de una empresa. Es posible automatizar la detección de anuncios, creando sistemas que generen alertas, etc, para que las empresas estén mejor informados sobre los contratos públicos que están disponibles.

Mayor transparencia en la gestión
El proceso de contratación electrónica gana mayor visibilidad y divulgación. La documentación es más completa, y las tareas de prevención del fraude, intervención, fiscalización y auditoría se simplifican.

Mayor competencia y ahorro resultante
La teoría económica demuestra que la concurrencia de más competidores en un mismo mercado acaba obligando a ofrecer precios más bajos, servicios más completos o una mayor especialización, todas ellas ventajas que redundan a favor de los clientes y consumidores, en cuyo colectivo se incluye, en este caso, la propia Administración. Por tanto, las facilidades que se ofrezcan al acceso de las empresas acaban impactando en una reducción del coste de la contratación externa para el organismo contratante.

Ahorros directos en logística
El documento electrónico es más fácil de gestionar: No consume papel para su generación. No requiere transporte para su desplazamiento No requiere espacio para su archivo Las personas que trabajan con él invierten menos tiempo en realizar las mismas tareas. El propio esfuerzo físico de archivar y recuperar expedientes, así como el tiempo invertido en su traslado, desaparecen. En conjunto, hay un ahorro directo notable en los costes logísticos del organismo contratante.

Eficienca y eficacia El uso de procedimientos digitalizados hace que la intervención de los empleados públicos sea más eficaz y eficiente: La automatización de los distintos pasos del procedimiento permite incorporar controles automatizados que evitan errores de transcripción, extravío de expedientes, etc. El control automatizado puede extenderse al cumplimiento de plazos. Hay que insistir en el tiempo que se ahorra con la eliminación de las tareas puramente burocráticas. La disponibilidad inmediata de la información en sistemas automatizados abre la puerta a la aplicación de técnicas de Business Intelligence y minería de datos para optimizar el uso de los recursos. Los medios automatizados también pueden contribuir a que el licitador cometa menos errores, guiándole en el proceso de creación y presentación de las ofertas.

Algunos casos de éxito Corea del Sur es uno de los países más avanzados del mundo en materia de contratación electrónica. Su gobierno ha puesto en marcha la plataforma KONEPS, a través de la cual se gestiona más de del 90% de la contratación pública. En el entorno europeo, Portugal ha sido pionera en esta materia. Des de noviembre de 2009 es obligatorio en todo el país el uso de medios electrónicos en todas las fases del proceso en la mayoría de contratos públicos (excluidos los menores). Una estadística en el sector de la sanidad pública portuguesa ha estimado que la reducción del gasto en obra pública en los hospitales públicos durante el 2010 alcanzó hasta el 18% respecto al año anterior (puesto en proporción al número y tipo de obras contratadas), coincidiendo con la implantación generalizada de la contratación electrónica, y el consiguiente aumento de la competencia.

Algunos casos de éxito Noruega
Las autoridades noruegas han conseguido reducir entre un 20 y un 40% los plazos de realización de los encargos, de recepción de mercancías yd e su facturación, des de que han introducido procedimientos electrónicos de contratación. La reducción en los precios se estima entre un 2% y un 10%. Dinamarca Las entidades adjudicadoras en Dinamarca impusieron la factura electrónica en Esto afecta a un volumen de unos 15 millones de facturas anuales, y se estima que, en total, esta decisión puede haber repercutido en un ahorro anual de 100 millones de euros en el conjunto del Estado.

Algunos casos de éxito Austria
La Agencia de Contratación Pública que centraliza las compras de las autoridades federales austríacas utiliza herramientas de contratación electrónica. En 2008, se estimó que el ahorro obtenido por el hecho de incorporar estas herramientas había sido de 178 millones de euros, lo que representa más de un 20% de su volumen de contratación anual. Italia En Italia, la región de Emilia-Romagna ofrece servicios de contratación electrónica, mercado electrónica, subasta y catálogo electrónica. Más de 500 administraciones la utilizan. En 2008 se tramitaron contratacion por un volumen total de 419 millones de euros, obteniendo un ahorro estimado de 67,5 millones.

El expediente de contratación
La actuación administrativa requiere una tramitación reglada que siga un procedimiento estrictamente definido por la Ley, con el objeto de: Garantizar que la actuación de los funcionarios públicos es acorde a derecho. Asegurar que se respetan los derechos de los Administrados. Ofrecer herramientas de control y auditoría de la actuación administrativa. El procedimiento de contratación pública no sólo no es una excepción en este sentido, sino que está especialmente regulado debido a la especial sensibilidad que implica la administración de las inversiones públicas. A continuación analizamos muy brevemente los pasos que componen, habitualmente, un expediente de contratación.

Inicio del expediente Licitación Adjudicación Ejecución Finalización La apertura del expediente requiere la justificación de la necesidad, la reserva del crédito y la descripción detallada del objeto del contrato (incluidos los pliegos de contratación), así como de la tipología y procedimiento de contratación. Toda esta tramitación se conduce internamente en el seno de la Administración, aunque no es extraño consultar con los potenciales proveedores a efectos de delimitar el contenido del contrato. Una vez hecho esto, se determinan los miembos de la mesa de contratación y se inicial el proceso de selección del proveedor.

Inicio del expediente Licitación Adjudicación Ejecución Finalización El trámite de licitación tiene como objeto seleccionar al proveedor cuya oferta es económicamente más ventajosa. Invitación a los licitadores: Puede hacerse individualmente (procedimientos negociados o restringidos) o mediante publicación en el DOCV, BOE, DOCE y/o Perfil del Contratante. Presentación de propuestas de licitación: los licitadores presentan sus ofertas, que normalmente deben presentarse en uno o más sobres cerrados. Acreditación de la solvencia: Determinar quiénes han cumplido con los criterios objetivos de acreditación de la solvencia. En este sentido cabe solicitar subsanación de determinados, que debe tener lugar antes del paso siguiente. Acto público de apertura de propuestas: La apertura de sobres cerrados tiene lugar en un acto público, para garantizar la transparencia y que la documentación se ha mantenido en secreto hasta este punto. Del mismo modo se hará con los sobres de oferta económica. Valoración de las propuestas: que debe hacerse en dos pasos separados, uno para los criterios que admiten juicio de valor y después otro para los que se miden mediante fórmulas o criterios objetivos

Inicio del expediente Licitación Adjudicación Ejecución Finalización Una vez determinada cuál es la oferta económica más ventajosa, la mesa de contratación decide adjudicar el contrato a ese licitador. Se procede a la notificación a los licitadores, tanto al adjudicatario como al resto de interesado, de la resolución. Contra esta resolución cabe un recurso específico con importantes restricciones en cuanto al plazo. El adjudicatario debe completar la documentación, en caso de que se haya permitido que determinados aspectos de la solvencia se acreditaran mediante documentación simplificada. Se debe firmar el contrato, que incluye habitualmente tanto los pliegos como la propia oferta y todos sus anexos. La formalización del contrato se celebra normalmente en acto privado.

Inicio del expediente Licitación Adjudicación Ejecución Finalización En el proceso de ejecución del contrato intervienen exclusivamente el adjudicatario y la propia Administración. Durante esta fase del procedimiento se sigue intercambiando gran cantidad de documentación: Certificaciones de obra. Facturas totales o parciales. Modificaciones, ampliacions y prórrogas del contrato.

Inicio del expediente Licitación Adjudicación Ejecución Finalización Una vez cumplido en su totalidad el objeto del contrato, se procede a la Liquidación definitiva de las cantidades pendientes Devolución de la garantía. Comunicación periódica al Tribunal de Cuentas y al Registro Público de Contratos.

Actuaciones en el procedimiento de contratación
Actos externos: Tienen como finalidad la comunicación con los proveedores, licitadores o interesados potenciales. Ley 11/2007 Exige que los ciudadanos (incluidas empresas) tengan la posibilidad de recibir las comunicaciones en formato electrónico, presentar documentación en ese formato y acogerse a las normas sobre interoperabilidad documental para no aportar documentos que ya estén en poder de una administración. Ley 30/2007 Establece requisitos para la publicación de la documentación y los anuncios asociados con el procedimiento de contratación. Determinados anuncios se deben publicar obligatoriamente en el perfil del contratante. Otros documentos y anuncios no son de obligatoria publicación electrónica (pliegos), pero se fomenta este canal y se permiten reducciones en los plazos. Actos internos: Se producen para dar cumplimiento a los requisitos del procedimiento, pero no tiene requisitos específicos de publicidad

Uso del documento electrónico
Como se verá más adelante en este curso, los documentos electrónicos pueden tener la misma validez que sus equivalentes en papel. La Ley 59/2003 establece dos criterios fundamentales en relación con la validez de la documentación electrónica: Reconocimiento general: principio de no discriminación No se puede negar validez a un documento por el mero hecho de estar en formato electrónico. Reconocimiento directo: principio de equivalencia funcional La firma electrónica reconocida tiene un valor equivalente, en todos los sentidos, al de la firma manuscrita.

Uso del documento electrónico
Algunos conceptos asociados al documento electrónico: Metadatos: Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como las directrices para su gestión a lo largo del tiempo. Son información estructurada o semiestructurada qeu posibilita la creación, captura, clasificación, acceso conservación y eliminación de los documentos a lo largod el tiempo. Formatos de documento: Los documentos digitales se encuentran siempre en un formato, y requiere de algún tipo de programa adicional para poderlos interpretar. Esto debe ser tenido en cuenta a la hora de compartirlos y de archivarlos a largo plazo. Cuadro de clasificación, criterios de acceso y de disposición: La gestión del documento electrónico puede ser mucho más simple y segura que la del documento en papel, pero requiere de un mayor esfuerzo de planificación.

Ventajas del documento electrónico
La introducción del documento y expediente electrónico como columna vertebral de la gestión administrativa puede comportar múltiples beneficios, como ya se ha citado anteriormente. Eliminación del uso del papel, eliminando con ello los costes en tiempo y dinero derivados de su transporte, traslado y almacenamiento. Automatización de procesos, con la posibilidad de gestionar determinados servicios de manera automática. Reducción de las tareas sin valor añadido. Mejora de la imagen de la institución, más moderna, más actual y más eficiente.

El concepto de expediente híbrido
La Ley 11/2007 impone obligaciones a las Administraciones Públicas, y reconoce derechos a los ciudadanos. Entre otros, el ciudadano tiene derecho a escoger el medio de comunicación con la Administración que más le convenga. La Administración no puede imponer la utilización de medios electrónicos a los ciudadanos (con las excepciones contempladas en el Art. 27.6). En consecuencia, se prevé un largo periodo de adaptación, durante el cula la Administración deberá hacer convivir procedimientos en papel con procedimientos digitales. El hecho de que el ciudadano tenga derecho a escoger la comunicación en papel no obliga, en ningún caso, a la Administración a mantener el expediente en este soporte. Tenemos medios de digitalización e impresión que permiten respetar el derecho de opción del ciudadano, manteniendo la congruencia funcional en la Administración.

Convivencia de documentos papel y electrónicos
La Ley 11/2007 prevé diferentes mecanismos para hacer convivir ambos formatos. Compulsa electrónica: Proceso de comprobación de documentos en formato electrónico, a su entrada a la Adminitración. El funcionario que realiza la comparación garantiza con su firma la equivalencia de la copia digital, que resulta copia auténtica. Digitalización: Conversión a formato electrónico de documentos en papel que ya están en poder de la Administración. Se pueden generar copias auténticas que hagan innecesaria la conservación del papel (de hecho, la ley permite su eliminación). Conversión de formato: Proceso de conversión a un nuevo formato electrónico de documentos que ya están en otro formato electrónico. Impresión segura: Generación de copias en papel de documentos originales electrónicos. El documento en papel va provisto de un mecanismo que permite contrastar su validez remitiéndose al original firmado.

La excepción del artículo 27.6
Existe una particularidad que favorece especialmente a los procedimientos de contratación: Art. 27.6 Reglamentariamente, las Administraciones Públicas podrán establecer la obligatoriedad de comunicarse con ellas utilizando solo medios electrónicos, cuando los interesados se correspondan con personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados, tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos.

Herramienta específica
Ventajas de la gestión íntegramente electrónica Único formato Nos ahorramos el problema de los expedientes híbridos. Gestión más simple El documento digital es más fácil de gestionar y de intercambiar. Herramienta específica Existen herramientas informáticas específicas para la gestión electrónica de expedientes, incluso propias de contratación. Interoperabilidad Existen distintos servicios de interoperabilidad, que pueden integrarse automáticamente

Interoperabilidad de servicios
La interoperabilidad es un concepto establecido también por la Ley 11/2007 Las redes de interoperabilidad nos dan acceso a una serie de servicios, tanto para dar cumplimiento a este precepto como para agilizar la gestión: Registro de Licitadores, acreditación de estar al corriente de pagos con AEAT y Seguridad Social. Publicación en Diarios y Boletines Oficiales, así como en el Perfil del Contratante. Recepción de ofertas y interacción con entornos de licitación y subasta Comunicación al Tribunal de Cuentas y al Registro electrónico de contratos Art. 6.2 Además, los ciudadanos tienen […] los siguientes derechos: […] b) A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Publicas […]

Interoperabilidad de servicios
Para aprovechar las oportunidades de Interoperabilidad es importante observar lo que establece el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las normas que lo desarrollan, en relación con: Conexión a redes de interoperabilidad Formato de los documentos y expedientes Política de firma electrónica y aceptación de certificados digitales Política de gestión documental

Dificultades Evidentemente, el cambio de modelo de trabajo requiere un esfuerzo de adaptación por parte de las personas involucradas en los procedimientos de contratación. Deberán acostumbrarse a trabajar con documentos electrónicos y al uso de las herramientas accesorias que los acompañen. La Ley nos obliga únicamente a producir determinados documentos en formato electrónico. Es decisión de la Universidad gestionar la totalidad del procedimiento en soporte electrónico para tener una mejor gestión interna y ofrecer un mejor servicio.

Ejercicio Al analizar paso por paso el expediente de tramitación, hemos destacado los diferentes elementos de seguridad o de garantía para las empresas que intervienen en cada trámite. Disponemos de las herramientas necesarias para ofrecer las mismas garantías en soporte digital? Inicio del expediente Licitación Adjudicación Ejecución Finalización

Obligaciones de publicidad
Como hemos indicado en la introducción, una de las herramientas que utiliza la LCSP para proteger los derechos de los licitadores y asegurar la transparencia del procedimiento es la publicación de información sobre la contratación: En el Diario Oficial de la Unión Europea, cuando los procedimientos están sujetos a regulación armonizada. En el BOE, con carácter general. En el Diario oficial de la Comunidad Autónoma, en sustitución del BOE, en el caso de la Universidad. En el Perfil del Contratante, en todo caso. En la mayoría de casos, el perfil del contratante no sustituye, sino que complementa, a la publicación en Diarios Oficiales.

Función del Perfil del Contratante
El Artículo 42 de la Ley 30/2007 establece la necesidad de que cada Administración Pública disponga de un espacio en línea donde poder publicar determinada información asociada con sus procedimientos de contratación. La creación del Perfil del Contratante tiene como finalidad facilitar a los licitadores una ubicación donde encontrar información de los contratos públicos que promueve cada Administración, con ventajas como: Facilidad de acceso e inmediatez: El licitador puede hacer un seguimiento fácil de las licitaciones que publcia cada Administración. La información está disponible más deprisa de lo que permite el circuito de publicación en un diario. Transparencia: Está disponible para el público en general información sobre los contratos que se celebran, cosa que puede ayudar a controlar el uso del gasto público. Acceso a documentación digital: los pliegos de cláusulas de la licitación, así como documentación adicional, están disponibles en formato electrónico de forma rápida y simple.

Requisitos tecnológicos
El Perfil del Contratante debe cumplir con una serie de requisitos tecnológicos, que incluyen: Incorporar un certificado electrónico que identifique a la entidad titular del perfil y acredite la integridad y autoría de la información publicada. Mantener un registro de evidencias electrónicas que haga prueba de la fecha y hora de publicación de los contenidos relevantes. Los requisitos tecnológicos que se exigen al perfil no son muy distintos de los que se requieren sobre la sede electrónica de la Universidad. No es de extrañar que algunas administraciones opten por asociar ambas herramientas, para aprovechar lo que tienen en común. Cabe señalar que el Perfil del Contratante es un entorno de publicación, donde la información viaja en una sola dirección. No hay que confundirlo con las Plataformas electrónicas de licitación, que permiten al licitador la presentación de ofertas. Aunque a veces pueden ir asociadas..

Alternativas para su despliegue
No existe obligación de que el perfil del contratante este desplegado en los propios sistemas informáticos de la Universidad, sino que puede optarse por colaborar con otra Administración (autonómica o central) para publicar los anuncios en un perfil proporcionado como servicio. En todo caso, la web institucional de la administración, o su sede electrónica, deberán identificar como se accede al perfil. Por tanto, existen fundamentalmente dos alternativas: Instalación en un servidor de la Universidad, que cumpla con los requisitos de una sede electrónica. Delegar su gestión en otra administración que lo ofrezca de manera centralizada.

Información a publicar
Que información es obligatorio publicar en el Perfil: Anuncios de licitación en cualquier contrato distinto de menores o negociados sin publicidad (para los negociados sin publicidad y los restringidos, se publica la convocatoria de solicitudes de participación) Adjudicación de los contratos (excluidos los menores) Celebración de acuerdos marco.

Información a publicar
Otras informaciones que pueden publicarse en el perfil del contratante: Anuncios de información previa, que permiten reducir los plazos de presentación de ofertas dentro del periodo de licitación. Documentación asociada a los anuncios de licitación, como sus pliegos de condiciones particulares. Listados de las licitaciones abiertas o en curso, así como información histórica de las anteriores. Contrataciones programadas Procedimentos anulados Puntos de contacto y medios para relacionarse con el órgano de contratación. Enlaces a la legislación relacionada y a modelos de documentos incluidos en los pliegos Cualquier otra información que se considere relevante.

Art. 3 Ley 59/2003 Concepto de firma electrónica Firma electrónica
La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Avanzada La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control. Reconocida Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Art. 3 Ley 59/2003

Firma electrónica basada en certificado digital

Evidencias electrónicas
Es importante aplicar criterios de proporcionalidad a la hora de definir el tipo de medidas de seguridad criptográfica que se aplicarán en la gestión electrónica de expedientes: Firma electrónica reconocida: Medida de máximo nivel, acredita la participación directa de una persona en la generación de un documento. Firma electrónica avanzada: Técnicamente menos exigente que la anterior Firma electrónica generada automáticamente, o sello de tiempo. Evidencia electrónica generada por el sistema. Identificación mediante claves concertadas (usuario y contraseña) Firma electrónica básica.

Evidencias electrónicas
Cuando se revisa un procedimiento para adaptarlo al uso de documentos electrónicos y de una herramienta de gestión automatizada, es importante tener en cuenta que no necesariamente todos los documentos que intervienen en el procedimiento deben ir firmados con firma electrónica reconocida. En los procedimientos de contratación que se gestionan en papel, existen muchos trámites intermedios, como informes técnicos, propuestas de resolución, vistos buenos de interventores y otros órganos de control, que actualmente se refleja con una firma manuscrita porque, en este formato, la firma es prácticamente la única medida para dar validez a un documento y identificarlo con su autor.

Preparación de la licitación
Licitación pública electrónica La fase del proceso de contratación en que la seguridad y confidencialidad de la información es más sensible, es el proceso de licitación, especialmente en el procedimiento abierto. Aunque ya hemos visto como se estructura el proceso desde el punto de vista de la normativa sobre contratación, es interesante ver como funciona la licitación desde el punto de vista de cualquier herramienta de licitación electrónica Preparación de la licitación Recepción de ofertas Apertura de plicas

Licitación pública electrónica
La prioridad en el proceso de licitación electrónica es garantizar: La accesibilidad, es decir, asegurar que ninguna empresa queda fuera del procedimiento. La confidencialidad, asegurando que la información que aportan las empresas sólo está a disposición de quienes deben trabajar con ella, y impediendo, en concreto: Que en ningún caso la oferta de una empresa pueda llegar a manos de un competidor. Que ninguna persona de la administración acceda al contenido de una de las ofertas antes de que se produzca su apertura oficial.

Proceso de licitación electrónica Preparación de la licitación Recepción de ofertas Apertura de plicas Esta fase es responsabilidad del departamento de contratación, que debe definir una serie de detalles, extraídos de los propios pliegos de contratación: Plazo de licitación y empresas invitadas Documentación que deben presentar los licitadores. Distribución en uno o más sobres Formatos, modelos, etc. Fecha y condiciones de apertura de los sobres Miembros de la Mesa de contratación

Proceso de licitación electrónica Preparación de la licitación Recepción de ofertas Apertura de plicas En esta fase actúa el licitador, asistido por la herramienta de presentación de ofertas con la que trabaje la Universidad. La herramienta asiste en la generación de la propuesta (acceso a modelos, control de los sobres, checklist de contenidos, validación de firmas) El contenido de la oferta debe ser firmado por el licitador. Cabe notar que existe actualmente una cierta laxitud en este requisito. La propuesta se cifra para garantizar su confidencialidad: Mediante un sello de cifrado del organismo destinatario Mediante una clave generada con el algoritmo de secreto de Shamir Mediante claves proporcionadas por un tercero de confianza

Proceso de licitación electrónica Preparación de la licitación Recepción de ofertas Apertura de plicas La herramienta de licitación debe controlar que concurran las condiciones para la apertura de los sobres: Constitución de la mesa Cumplimiento de plazos Apertura de sobres anteriores. La herramienta de licitación puede proporcionar, además, soluciones específicas para la celebración del acto público en línea (compartiendo información con los licitadores de manera automática). Cabe incluso la constitución virtual de la mesa.

Proceso de licitación electrónica
En procedimientos menores, negociados, o contrataciones englobadas dentro de un acuerdo marco, el proceso de licitación electrónica puede simplificarse enormemente, llegando a consistir simplemente en: Apertura del plazo para presentar propuestas Presentación de propuestas por parte de los licitadores. Dado que en los procedimientos menores y negociados cabe mucha más flexibilidad en la revisión de las propuestas, no es necesaria tanta rigidez en su presentación.

Subasta pública electrónica
La subasta pública electrónica es en realidad una forma del proceso de licitación pública, en la que concurren características específicas que permiten que se pueda aplicar un mecanismo más ágil que el de la licitación tradicional y, sobre todo, uno que puede permitir conseguir un precio menor. La subasta electrónica es únicamente un procedimiento para fijar el precio del contrato. En algún caso puede tener aplicación para fijar algún otro elemento del contrato, siempre que se cumpla que: Sea un elemento del que sólo se discute la cuantía. Se evalúe mediante la aplicación directa de una fórmula. En los procedimientos en los que se aplique la subasta electrónica, el resto de la contratación seguirá su curso de acuerdo con el procedimiento que sea aplicable.

Requisitos de una subasta pública electrónica
Las especificaciones del contrato deben ser suficientemente claras. En concreto, todos los criterios de ponderación y evaluación de las ofertas deben ser públicos, incluida la fórmula que se usará para aplicarlos. El contenido del contrato no ha de ser de carácter intelectual. El procedimiento ha de ser abierto, restringido o negociado. Se debe haber procesado la evaluación de las ofertas desde el punto de vista técnico, para garantizar su adecuación. El proceso electrónico de subasta debe conducirse de acuerdo a lo que establece el artículo 132 de la Ley 30/2007.

Ejecución de la subasta pública electrónica
El entorno de subasta debe permitir, como mínimo: Que los licitadores puedan ofrecer sucesivamente mejoras en el precio. Que puedan acceder a información sobre el estado de la subasta. No es imprescindible publicar el importe de la oferta ganadora, pero cada licitador tiene derecho, como mínimo, a conocer su posición relativa. La decisión sobre cuanta información difundir queda al arbitrio del órgano de contratación (pero debe definirse a priori). La subasta finaliza por uno de los siguientes criterios (a definir previamente en el pliego): Fecha y hora concreta de finalización. Transcurso de un tiempo determinado sin recibir una nueva mejor oferta. Transcurso de un número límite de iteraciones en la subasta.

Adjudicación del contrato
Una vez completado el proceso de licitación, el órgano de contratación habrá determinado cual es la oferta económicamente más ventajosa, y habrá emitido una resolución adjudicando el contrato. La resolución de adjudicación pone fin a la licitación y, para todos los licitadores menos uno, pone también fin al procedimiento. Por tanto, es una resolución especialmente relevante, que debe: Estar suficientemente motivada, acompañada de las puntuaciones aplicadas en los diferentes criterios de evaluación. Estar adecuadamente firmada. En este caso, por ejemplo, es especialmente relevante que la firma digital sea reconocida. Ser notificada adecuadamente a todos los licitadores: Al adjudicatario, para que complete la documentación y formalice el contrato. A los demás, para iniciar el plazo en el que pueden recurrir.

Notificación a los licitadores
El procedimiento administrativo en general, y el de contratación en particular, está obligado a cumplir con una serie de requisitos formales. Uno de estos es la notificación fehaciente al ciudadano (empresario) afectado, en momentos concretos del procedimiento en los que se abre un plazo para que actúe el ciudadano. Como se ha introducido anteriormente, la comunicación con los licitadores puede conducirse por canales telemáticos, si el organismo contratante decide imponerlos. La Ley 11/2007 contempla la posibilidad de que la notificación telemática pueda surtir los mismos efectos que la notificación mediante correo certificado con acuse de recibo. Deben cumplirse los requisitos que se señalan a continuación.

Requisitos de la notificación electrónica
Consentimiento explícito del ciudadano. Que el sistema de notificación permita acreditar el momento de la puesta a disposición. Que el sistema de notificación permita rechazar o aceptar la notificación. Que el sistema registre el momento exacto de acceso al contenido, así como la identidad de la persona. Cumplidos todos estos requisitos, se contempla el caso de falta de colaboración por parte del ciudadano: la notificación se tiene por practicada pasados diez días desde la puesta a disposición, si se cumplen el resto de condiciones.

Plataforma de notificación electrónica

Formalización del contrato
Actualmente, la firma del contrato es en muchos casos un proceso farragoso, en el que el representante del contratista debe personarse en la Administración y firmar un gran volumen de papel (que incluye el pliego, la oferta y el contrato en sí). La firma electrónica del contrato resuelve estos inconvenientes, y puede enfocarse de dos maneras: Presencialmente: Requeriendo la presencia del representante, provisto de su herramienta de firma electrónica, para firmar en un ordenador de la entidad, invirtiendo pocos minutos. Remotamente: Accediendo a una sala virtual de firmas, que puede estar alojada en el mismo entorno seguro a través del cuál se ha realizado la licitación.

Completar Documentación del contrato
Un aspecto que puede ser conflictivo es el de la documentación del contrato, sobre todo a efectos de entregar copia al licitador: Los estándares tecnológicos y las normas de interoperabilidad recomiendan el uso de un documento .xml con firmas separadas (detached). El particular tiene mucha más facilidad para interpretar formatos ofimáticos (.pdf) con firmas incrustadas (attached). La solución a este pequeño conflicto suele pasar por la generación de copias auténticas digitales, según lo que establece el artículo 30 de la Ley 11/2007.

Completar Custodia de la documentación
La Universidad debería disponer de una plataforma de Gestión de Documentos Electrónicos, o de algún otro mecanismo adecuado para la custodia de la documentación generada en el expediente de contratación, que garantice: Su adecuada custodia y preservación. La integridad de los documentos custodiados y de las firmas asociadas. El acceso exclusivamente a las personas autorizadas. La adecuada interpretación de los metadatos asociados Su eliminación transcurrido el plazo que se establezca.

Ejecución del contrato
Durante la ejecución del contrato se seguirán intercambiando otros documentos con el contratista, como pueden ser: Entrega de documentación por parte del proveedor. Conocimientos de obra y otros albaranes de entrega que firma el órgano contratante. Facturas parciales y finales que remite el contratista Extensiones, prórrogas o ampliaciones al contrato La casuística de esta documentación es especialmente variada. Entraremos en detalle únicamente en la cuestión de la factura electrónica.

Factura electrónica La factura es un documento requerido por la legislación tributaria como obligación formal para la repercusión y recuperación del IVA. En este sentido, la propia legislación tributgaria contempla desde el 2003 y, sobre todo, desde el 2007 (Orden PRE/2971/2007) que las facturas se puedan emitir y recibir en foramto electrónico. La factura electrónica tiene el mismo contenido que la factura en papel. Por el hecho de ir acompañada de una firma avanzada, que garantiza su integridad, se considera equivalente. La factura electrónica, tal como se ha descrito más arriba, no incluye información estructurada que facilite su gestión. El formato facturae es un esquema .xml propuesto por la Administración Central para la generación de facturas dirigidas a la Administración Pública, pero nada impide que el sector privado las admita también.

Difusión de la factura electrónica
La Ley 30/2007 establece, en su Disposición Final novena, una serie de plazos para la aprobación de reglamentos que definan el formato de factura electrónica que deberá ser aceptado por la Administración Central del Estado. En base a este desarrollo reglamentario, existirá la obligación, para las grandes empresas, de facturar electrónicamente contra la Administración del Estado. Dicha obligación se extenderá, posteriormente, al resto del entramado empresarial. El hecho de que las empresas vengan obligadas a facturar electrónicamente a la AGE supone que deben proveerse de las herramientas adecuadas para generar facturas en el modelo facturae, en cuyo momento el resto de administraciones podrán beneficiarse también del uso de esta herramienta.

Alternativas de solución
Para poner en práctica los mecanismos que hemos comentado en este curso, es necesario desplegar en la Universidad una serie de herramientas para la gestión electrónica de la contratación. En este sentido, hay algunas decisiones que la Universidad debe tomar, y algunas alternativas a considerar Implantar una plataforma de contratación electrónica. Hay empresas en el mercado que disponen de herramientas específicas para la gestión electrónica de expedientes de contratación pública. Desarrollar la tramitación de los expedientes sobre una herramienta de tramitación de flujos de trabajo genérica. Integrarse con servicios y plataformas existentes, ofrecidas por la administración central o autonómica.

Implantación de una plataforma de mercado
En el mercado existen empresas que se han especializado en la gestión de los procedimientos de contratación pública usando herramientas de tramitación especialmente destinadas a este efecto. Las ventajas de trabajar con una de estas herramientas son que: La herramienta implementa ya las particularidades de los procedimientos de contratación, lo que ahorra una gran inversión en tiempo si se tienen que modelar los procedimientos internamente. El proveedor se compromete a actualizar la herramienta periódicamente, adaptándola a las novedades legislativas. La plataforma incluirá, normalmente, determinadas funcionalidades que un tramitador genérico difícilmente tenga, como la presentación de ofertas confidenciales o la ceremonia virtual de apertura de plicas.

Evidente, la adquisición de una herramienta de mercado tiene también sus inconvenientes: El coste será normalmente superior, sobre todo en cuanto a mantenimiento de las licencias, un desarrollo interno. La documentación se fracciona, ya que habrá que integrar esta plataforma con el gestor documental corporativo para que los responsables de archivo puedan gestionar los expedientes una vez completados. Del mismo modo, pueden ser necesarias integraciones con la herramienta de contabilidad y otras aplicaciones corporativas, como el directorio activo o el portafirmas.

No es el objeto de este curso hacer publicidad de ningún fabricante en concreto, pero dado que la lista de productos que existen en España actualmente es relativamente corta, se indican a continuación los que hemos tenido oportunidad de encontrar en otros proyectos: FLEXIA - Altia Consultores G3 - Guadaltel PLYCA – Nexus + eMercurio - Everis Construlink

Desarrollo de flujos de contratación
Como se ha indicado, la alternativa a la adquisición de una herramienta es el desarrollo de los procedimientos de contratación sobre una plataforma genérica de flujos de trabajo. Existen también empresas especializadas en la implementación de procedimientos sobre herramientas de este tipo, y múltiples herramientas en el mercado: Cabe destacar la herramienta de tramitación SIGEM, con la cuál ya trabaja la Universidad. El mayor inconveniente de esta alternativa es el coste en horas de trabajo que requiere la correcta modelación de los flujos de trabajo. Tanto sí se desarolla internamente como si se contrata a una empresa de consultoría para hacer la implementación, en el diseño de los procedimientos deberá participar necesariamente el departamento de contratación de la Universidad.

Conexión con una plataforma externa
Tanto en un caso como en el otro, es probable que sea interesante conectarse con los servicios de contratación y de interoperabilidad que puedan ofrecer otras Administraciones. La Administración central del Estado inició un proyecto, a través de la Dirección General de Patrimonio del Estado, para desarrollar una arquitectura de componentes de contratación pública electrónica (CODICE). El resultado de este proyecto es un mapa de procesos generales de contratación pública. Recientemente, la plataforma Red.es ha puesto en marcha su plataforma de licitación electrónica, que tiene la vocación de dar servicio a las entidades que lo soliciten. Sería necesario identificar que otros proyectos similares tiene en marcha la Generalitat Valenciana

Importancia de la gestión del cambio
La introducción de la contratación pública electrónica tiene, evidentemente, un impacto en la manera de trabajar de los empleados del departamento de contratación, así como en los de contabilidad y probablemente en otros indirectamente relacionados con la gestión del patrimonio. El cambio de entorno supone un esfuerzo de adaptación inicial, sobre todo en lo que se refiere a dejar de trabajar con documentos en papel y pasar a un entorno puramente electrónico. Sin embargo, existen importantes ventajas que hay que explotar y remarcar en el momento de presentar esta nueva metodología:

Ventajas para el trabajador público
Automatización de las tareas más mecánicas Las tareas que consumen más tiempo sin añadir valor, como tarsladar y archivar expedientes, fotocopiar documentos, etc. quedan eliminadas o reducidas al mínimo. El tiempo que se consumía en ellas se podrá destinar a otras tareas más enriquecedoras. .

Fácil acceso a la documentación Cuando sea necesario revisar la documentación de un expediente o trasladarla a otra persona, ya no habrá que zambullirse en el archivo en papel. Se reduce el tiempo inveritido en encontrar e intercambiar documentos. .

Reducción en la duración de los procedimientos Con el control automático de los pasos y trámites, y gracias a las mejoras en la eficacia de las comunicaciones, los procedimientos de contratación no se prolongarán, y será posible completarlos en plazos más breves.

Disponibilidad de indicadores estadísticos La gestión automatizada permite obtener datos estadísticos sobre todo el proceso de gestión. Esto ayuda a identificar que tareas están tomando más tiempo del esperado o deseado, y donde se producen los cuellos de botella de los procedimientos, para poder redistribuir mejor los esfuerzos. .

Calidad de la información Con los beneficios obtenidos en eficiencia, con la dedicación a tareas de mayor valor añadido y con la facilidad de acceso a la información, el departamento de contratación puede tomar cada vez decisiones más precisas, en plazos más cortos, con una oferta más amplia y unos criterios de demanda de mayor calidad. .

Aclaraciones ?

Raül Rabionet i Janssen
MUCHAS GRACIAS Raül Rabionet i Janssen AGTIC

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