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Indice 1.Introducción 2.Marco Legal 3.Entornos de actuación 4.Obligaciones 5.Visión de procesos: nuestra solución.

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2 Indice 1.Introducción 2.Marco Legal 3.Entornos de actuación 4.Obligaciones 5.Visión de procesos: nuestra solución

3 Introducción ¿Qué es la factura electrónica? La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. El Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información define la factura electrónica como un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor.

4 De está definición extendida en todo el mercado, se transmite 3 condicionantes para la realización de e-Factura: Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros) Es necesario una transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador, y ser recogida por otro ordenador). Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida. Introducción

5 El artículo 3.3 de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre define la firma electrónica reconocida como: la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Es decir, se tienen que dar tres condicionantes para que se de la firma electrónica reconocida: Que sea una firma electrónica avanzada Que esté basada en un certificado reconocido, siendo certificado reconocido aquél que cumpla los requisitos establecidos en esta Ley en cuanto a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes. Marco Legal

6 Que los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse sólo una vez y asegura razonablemente su secreto. Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generación de firma no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que la firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente encada momento. Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante contra su utilización por terceros. Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma. (Art. 24.3). Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, es decir, aquel que ofrece, al menos, las siguientes garantías: Marco Legal

7 Por último y para que tuviera la facturación electrónica la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor). Marco Legal

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9 Entornos de Actuación Emisores y Receptores Entidades que emiten facturas electrónicamente con el formato Facturae Empresas con las que me puedo relacionar como cliente o proveedor mediante formato Facturae Prestadores de Servicio Entidades que se ofrecen como terceros, para prestar servicios de facturación electrónica, a aquellos obligados tributarios que lo deseen Empresas que permiten externalizar el servicios de facturación electrónica mediante formato Facturae Desarrolladores Empresas que ofrecen soluciones de software, que permiten al obligado tributario directamente facturar con el formato Facturae Empresas que venden software que permite realizar facturación electrónica mediante formato Facturae

10 Obligaciones Emisor de factura Conservar los datos de las facturas: la base de datos que permite generarlas, no es necesario conservar la factura emitida como tal. Firma electrónica reconocida. Garantizar el acceso completo a la factura. Aceptación del receptor, de esta modalidad. Receptor de factura Conservar factura original de manera integral, con la firma digital incluida. Conservar la factura en papel o almacenada. Asegurar la legibilidad en formato original. Garantizar acceso completo a la factura. Software que permita verificar la firma del emisor y la vigencia del contrato.

11 Beneficios de la Factura Electrónica Ahorro de costes Mejora de la eficiencia Integración con nuestro ERP Optimización de la Tesorería Obtención de la información en tiempo real

12 Reducción de tiempos de Gestión Agilidad en la toma de decisiones Administración y contabilidad automatizadas Control de acciones erróneas Uso eficaz de recursos financieros Beneficios de la Factura Electrónica

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14 Archivado Visión de procesos Gestor Documental ERP Gestión Contable Gestión de Compras Facturador Gestión de clientes Gestión de facturas Emisión y firma Archivado Intranet: acceso a las aplicaciones y gestión documental Consulta de facturas Intranet: acceso a las aplicaciones y gestión documental Consulta de facturas Firma Factura Escaneado y OCR Conformación Validación Publicación o envío Factura Proveedores Empleados Clientes Portal ProveedorPortal del Cliente

15 Visión de procesos Si analizamos el proceso anterior, podremos comprobar que no se produce el ahorro que se indica en los estudios que hemos detallado, dado que la empresa debería comprar varias plataformas y además no estarían integradas ni sincronizadas entre sí. Qué solución podemos buscar?

16 En una sola plataforma todas las funcionalidades integradas y sincronizadas entre sí, para la gestión de la factura electrónica.

17 Validación Conformación Envío Nuestra Solución Acortamos el tiempo del Ciclo de vida de la Gestión de la factura electrónica Proveedores Empleados Clientes Factura

18 # Gestión Financiera # Contabilidad Analítica # Tesorería # Gestión Comercial # CRM # Gestión Empresarial # Gestión de Recursos Humanos 1.Recepción de la información para procesar. 2.Panel para la validación de datos 3.Conversión a formatos PDF u otro estándar que se requiera. 4.Almacenamiento e indización mediante nuestro Gestor Documental. 5.Gestión para el envío de facturas y comprobar el estado de aprobación. 6.Posibilidad de descargar una copia de las facturas emitidas así como su impresión para los clientes que lo requieran. 7.Sistema de validación de la firma electrónica, utilidades de firma electrónica y certificado. 8.Permite realizar consultas internas para su auditoría. 9.Información integrada con nuestras aplicaciones: Nuestra Solución

19 prosoft.es Información comercial Tel: MADRID Maria Tubau, 4, 3º Madrid Tel.: Fax.: Mail: BARCELONA Castillejos, Barcelona Tel.: Fax.: Mail: A CORUÑA Avda. Fernando Pérez de Traba Culleredo - A Coruña Tel.: Fax.: Mail:


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