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Su satisfacción es nuestra meta.... NUESTRAS OFICINAS Nuestras oficinas en: En México, D.F.:Porfírio Díaz No. 57, Col. Del Valle, C.P. 03210. Delegación:

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1 Su satisfacción es nuestra meta...

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3 NUESTRAS OFICINAS Nuestras oficinas en: En México, D.F.:Porfírio Díaz No. 57, Col. Del Valle, C.P Delegación: Benito Juárez. At'n.: Ing. Antonio Juan Franco Rodríguez Teléfonos: y Fax: En Chihuahua, Chih.:Pascual Orozco No. 20 Col. San Felipe Chihuahua, Chih. At'n.: Sr. Rafael Duarte Guzmán Teléfono, Fax y Contestadora: 01 (614)

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5 1)OBJETIVOS: El objetivo del Sistema de Administración de los bienes de Activo Fijo es mantener actualizada la información existente relacionada al activo fijo ubicado en sus instalaciones, así como proveer las herramientas adecuadas para un eficiente y eficaz mantenimiento futuro de las misma, de tal forma que esta información pueda ser oportunamente utilizada para la toma de decisiones y emisión de reportes de las áreas financieras, administrativas y contables. 2)ALCANCE DE LOS TRABAJOS Los bienes de Activo Fijo que generalmente incluimos en el SAAF, son los señalados por las Empresas como de su propiedad y normal mente son los siguientes: Terrenos

6 Construcciones. Mejoras a los inmuebles Maquinaria y equipo Mobiliario y equipo de oficina

7 Equipo de cómputoEquipo de transporte y reparto Equipo de laboratorio Moldes

8 3)FECHAS DE LOS TRABAJOS La fecha de referencia inicial que normalmente utilizamos, en el SAAF, es la fecha de terminación de los trabajos. Después si ustedes lo desean podemos seguir apoyándolos mensualmente con la administración de los activos. 4)METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE LOS TRABAJOS Para cumplir con el objetivo planteado para el SAAF es necesario realizar las siguientes etapas:

9 Levantamiento de inventario de Activo Fijo En esta etapa hacemos un levantamiento físico del inventario de activo fijo, tomando el detalle de los mismos, incluyendo una descripción genérica del activo, marca, modelo, número de serie y descripción complementaria de activo. El inventario realizado por Vicosa, normalmente puede servir de base para la realización de diversos avalúos. Como una opción más, estamos en posibilidad de ofrecer un servicio de etiquetado de los activos. Las etiquetas propuestas por nosotros para este servicio son con código de barra, en dimensiones de 1 ½ x 1, fabricadas en poliéster a una sola tinta con pegamento 3M.

10 Conciliación Contable En esta etapa para llevar a cabo la correlación entre los bienes existentes en el sistema contable y el inventario físico realizado, llevamos a cabo las siguientes etapas: Conciliación Directa. Se empleará esta metodología cuando las descripciones de la base contable permitan asignar cada valor histórico de la misma a una unidad de inventario en forma segura a través de la descripción. Conciliación por Asignación. Se empleará esta metodología cuando la descripción contable no permita asignar de manera directa el valor histórico. Esto significa que existe un grado menor al de la Conciliación Directa. También se hará esta asignación cuando a una unidad mínima indivisible del inventario, en la base contable se encuentre dividida en varios componentes, por lo que será necesario unir los diferentes conceptos en un solo registro. Revisión y definición de los procedimientos administrativos para dirigir el flujo de información al sistema de administración de activos fijos.

11 La metodología de trabajo incluye las siguientes tareas: Revisión de flujos administrativos existentes, se trata de recabar información sobre los procedimientos administrativos relacionados al activo fijo; documentando los procesos. Elaboración del modelo propuesto, basados en los resultados del levantamiento anterior; elaboraremos nuestra recomendación respecto del modelo futuro, teniendo en cuenta en todo momento el objetivo planteado. Elección del modelo definitivo, comentamos con el personal involucrado de la Empresa, las alternativas posibles para definir el modelo de manera condensada definiendo el modelo definitivo que detallará las actividades futuras.

12 Como resultado de esta etapa obtenemos el Manual de Procedimientos, que tiene como objetivo regular las acciones que se desarrollan con relación a la administración de los activos fijos. Preparación de la información para subirla al software de administración de activos fijos. Es necesario realizar una preparación de la información para adecuarla a los formatos que utiliza el Software de Administración de Activo Fijo. Esta tarea consiste en adecuar el formato actual de hoja de Excel a un formato homogéneo que reconozca el Software de Administración de Activo Fijo.

13 Instalación del software de control de activo fijo y puesta en marcha del mismo. En esta etapa se hace el suministro e instalación del software para el control de los bienes de Activo Fijo en las computadoras que sean definidas por los procedimientos administrativos del control de activo fijo. Se verifica el correcto funcionamiento del mismo de acuerdo a los requerimientos por nivel de usuario. Capacitación para el uso del Software de Control de Activo Fijo. Se capacita al personal involucrado en la Administración de Activo Fijo en las funciones necesarias para realizar las tareas definidas por los procedimientos de Control de Activo Fijo con relación al Software. Adicionalmente se recomienda la adquisición de una póliza de Mantenimiento del Software para la solución de problemas vía telefónica y/o asistencia de nuestro personal para la solución de problemas en sitio por el lapso de un año posterior a la puesta en marcha del software.

14 Carga de Información adicional como fotografías de los activos y documentos fuentes. Incluyendo digitalización de toda la información correspondiente. Supervisión del funcionamiento del modelo de Administración de Activos Fijos, incluyendo software y procedimientos. Se hace una revisión final del correcto funcionamiento del Modelo de Administración de activo Fijo, considerando información real y corriendo los procedimientos en vivo. Elaboración de resguardos. Para esta etapa, es necesario, para la elaboración de resguardos el contar con una base de datos actualizada que combine el activo fijo a un usuario o a un centro de costo específico, es necesario que se realice un levantamiento físico que haga esta correlación. Una vez que el sistema esté alimentado con los datos correctos, este tiene la capacidad para generar los resguardos. Será obligación de la Empresa el recabar las firmas con su personal.

15 5)INFORME DEL TRABAJO Y PRODUCTOS A ENTREGAR Entregamos como resultados y productos finales lo siguiente: a)Inventario de Activo Fijo etiquetado y correlacionado a la base contable. (Inventario y conciliación contable). b)Diagramas de flujo del proceso actual de administración de activo fijo (Documentación del proceso actual).

16 c)Manual de procedimientos con el modelo aprobado conjuntamente con la Empresa para la administración del Activo fijo. d)Programa y licencias de uso del Software Sistema de Administración de Activo Fijo (SAAF) e)Capacitación del personal

17 f)Sistema de Administración de Activo Fijo funcionando, incluyendo el correcto funcionamiento de software y procedimientos. g)Documentos Digitalizados y cargados en el SAAF h)Resguardos para firma del personal.

18 6)LIMITACIONES DE RESPONSABILIDAD : Los servicios que ofrecemos pueden venderse en paquete y/o por separado cada uno, realizándose una cotización individual. VICOSA, solo asumirá la responsabilidad sobre la parte que haya sido contratada. En algunos casos cuando se trate de tareas que son requeridas para algún servicio subsecuente y estas no hayan sido contratadas con VICOSA y se requiera del servicio final, esto se hará sobre una cotización específica. La realización del etiquetado incluye únicamente una etiqueta pegada al activo fijo; en el caso de que se requieran una placa ya sea remachada o adherida por algún otro medio será responsabilidad de la Empresa el adquirirla y adherirla o será motivo de otra cotización por parte de nosotros. VICOSA no realizará ajustes contables derivados del uso del nuevo sistema de administración de activo fijo.

19 La carga de información al software, considera que nosotros haremos el levantamiento físico y la conciliación contable. Si este no fuera el caso se haría sobre una nueva cotización. Los procedimientos de control de activo fijo, consideran el levantamiento del proceso actual y la propuesta de un nuevo procedimiento considerando la utilización del software. No se incluye la depuración y/o actualización de las bases de datos proporcionadas por la Empresa, tales como personal, cuentas contables, depreciaciones, etc.

20 Las ventajas del uso del Software de Control de Activo Fijo son: Control de cuentas contables. Control del Inventario detallado de activo fijo, incluyendo descripciones detalladas y relación de padres e hijos para cada activo. Cálculo de depreciaciones fiscales y contables. Actualización de valores de Activos Fijos por índices específicos. Carga de los valores de avalúo. Control de presupuestos para compras de activos fijos. Selección entre activos fijos capitalizables y controlables. Multimoneda. Carga de Valores de Seguro. Consulta de imágenes digitalizadas para cada activo (puedes incluir facturas, pedimentos, fotografías, póliza de seguro, etc.) Opera en Red (es multiusuarios y multiempresas) Opciones por nivel de usuario. Opciones de Consulta y de Emisión de Reportes. Compara inventarios físicos contra inventario del software. Control de Cambios (Registra cualquier movimiento y lo guarda en memoria)

21 La póliza de mantenimiento del software incluye Vigencia de 1 año a partir de su contratación. Instalación de actualizaciones del sistema que sean liberadas en el periodo contratado. Soporte telefónico o por cualquier medio de comunicación para solucionar posibles anomalías en las rutinas del sistema. Soporte en sitio cuando no ha sido solucionada la anomalía a través de soporte técnico o cualquier otro medio electrónico hasta resolver la situación. Envío por correo electrónico de índices de precios. Envío de tipos de cambio por correo electrónico. Asesoría para digitalización de imágenes e integración al sistema. Descuentos en productos y servicios relacionados al sistema

22 El seguimiento mensual incluye: Carga al sistema, mes con mes, de los movimientos de los bienes de activo fijo. Digitalización de documentos e inclusión de fotografías. Impresión de los reportes mensuales 7)CONSIDERACIONES GENERALES Para que el desarrollo de nuestro trabajo sea en forma adecuada, es necesario que la empresa nos proporcione lo siguiente:

23 Sistema de Administración de los bienes de Activo Fijo. Disponibilidad del personal de todas las áreas que corresponda para participar en las definiciones correspondientes al Manual de Procedimientos para la Administración de Activo Fijo. Disponibilidad del personal responsable del área de sistemas para la carga del software del SAAF y la asignación de accesos a redes y servidores. Proporcionar información contable necesaria para la realización de la conciliación de los activos fijos Acceso a facturas o pólizas de seguros para la digitalización de las mismas. Permisos de toma de fotografías Relación de todos los activos fijos registrados en su contabilidad, con fecha y costo de adquisición, en formato Excel e impreso.


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