PROYECTO CENTRO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL ARCHIVO CENTRAL

Presentación del tema: "PROYECTO CENTRO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL ARCHIVO CENTRAL"— Transcripción de la presentación:

1 PROYECTO CENTRO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL ARCHIVO CENTRAL

2 JUSTIFICACIÓN EN CUMPLIMIENTO A LOS ACUERDOS O48 Y 049 DEL AGN, LA UNIVERSIDAD LIBRE COMO PRESTADORA DE UN SERVICIO PÚBLICO DEBERÁ EJECUTAR LA CONSERVACIÓN TOTAL, CONSERVACIÓN PREVENTIVA, RESTAURACIÓN Y CUSTODIA DOCUMENTAL CON EL OBJETO DE GARANTIZAR LA PERMANENCIA, PERDURABILIDAD Y LEGIBILIDAD DEL DOCUMENTO, ADEMÁS DE LA GUARDA O TENENCIA DE LOS DOCUMENTOS QUE IMPLICA RESPONSABILIDAD JURÍDICA EN LA ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS MISMOS LO CUAL PERMITIRÁ A LA UNIVERSIDAD TENER UN SISTEMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO.

3 MARCO LEGAL CONSTITUCIÓN POLÍTICA LEY 594 DEL 2000
ARTICULO 8 LEY 594 DEL 2000 (LEY GENERAL DE ARCHIVOS) ACUERDO 048 DEL 2000 (CONSERVACIÓN PREVENTIVA Y RESTAURACIÓN DOCUMENTAL) ACUERDO 049 DEL 2000 (CONDICIONES DE EDIFICIOS DESTINADOS A ARCHIVOS)

4 VENTAJAS NEUTRALIZA LOS COSTOS GENERADOS POR SANCIONES AL INCUMPLIMIENTO DE LA LEY. MAXIMIZA LA PRODUCTIVIDAD DEL TRABAJADOR. OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN, AL ACCEDER OPORTUNAMENTE A LA INFORMACIÓN. EFICIENCIA Y EFICACIA EN LA ATENCIÓN AL USUARIO CONSERVACIÓN ADECUADA DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA UNIVERSIDAD. SALVAGUARDA DE LOS ARCHIVOS SIN RIESGOS IGNÍFUGOS, HUMEDAD, TEMPERATURA Y PLAGAS. CONCENTRAR LA INFORMACIÓN ÚTIL YA SEA PARA LA TOMA DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS, ACADÉMICAS O PARA EL CONOCIMIENTO DEL DESARROLLO HISTÓRICO INSTITUCIONAL. GENERA UTILIDADES POR LA REDUCCIÓN DE GASTOS EN ALMACENAMIENTO.

5 FASES DEL PROYECTO DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL (ENTREGADO)
VOLUMETRÍA DOCUMENTAL AG Y AC (918 ML) MAPA DE ESTRUCTURA DOCUMENTAL MATRIZ MEFI INVENTARIO DOCUMENTAL DEL FONDO ACUMULADO (PROPUESTA) INVENTARIO EN ESTADO NATURAL, CON 10 CAMPOS DE DESCRIPCIÓN. CODIFICACIÓN A UNIDADES DOCUMENTALES Y CAJAS. ENTREGA EN APLICATIVO PARA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO CENTRAL. ADECUACIÓN FÍSICA DEL CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL (PROPUESTA) TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL LEVANTAMIENTO DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (SERIES Y SUBSERIES) ANÁLISIS Y VERIFICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (FASE I)

6 CENTRO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL ARCHIVO CENTRAL
ARQUITECTA NIDIA AMPARO SALAZAR HERREÑO - TESIS LAUREADA- MAYO 2013

7 PROYECTO ARQUITECTURA AL SERVICIO DE LOS ARCHIVOS
PROYECTO No. 1 ADECUACION Y CONSOLIDACION ARQUITECTONICA PARA EL CENTRO DE DOCUMENTACION DOCUMENTAL ARCHIVO CENTRAL

8 JUSTIFICACION OBJETIVO GENERAL
Continuar con el fortalecimiento del centro de documentación documental – archivo central- de La Institución mediante la adecuación arquitectónica del espacio actualmente del archivo central y la incorporación de los espacios aledaños con el fin mejorar la capacidad documental y protección de la memoria de la institución (Marco legal norma del del Archivo General de la Nación )

9 OBJETIVO ESPECIFICO Aplicar las técnicas recomendadas por el Archivo general de la Nación , en la adecuación de los espacios y características en muros, techos, cielo rasos, pisos, mobiliario y ambiente de humedad y temperatura para la conservación de los documentos.

10 ALCANCES El proyecto se orienta hacia el mejoramiento de la conservación y gestión documental, de igual manera mediante las siguientes adecuaciones: Área de correspondencia Área de consulta y préstamo Área de servicios técnicos Área de administración Área de Deposito documental

11 LOCALIZACION, DIAGNOSTICO CARACTERISTICAS Y AREAS PARA EL PROYECTO
CARACTERISTICAS: NO PRESENTA RIESGO DE HUMEDAD SUBTERRANEA, MANTENIMIENTO DE CUBIERTAS, ESTABILIDAD, FACIL ACCESO, BUENA VENTILACIONDON DONDE SE REQUIERE. CAMBIO TOTAL DEL SISTEMA ELECTRICO EL TECHO ES IDEAL POR SER INCLINADO

12 ZONIFICACION ORGANIGRAMA RECEPCION PERSONAL ARCHIVO JEFE LIMPIEZA
AUXILIAR DESINFECCION APOYO SELECCION ENCUADERNACI. ENTREGA DE ARCHIVO ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HIT.

13 FLUJO DE FUNCIONABILIDAD
manipulación, transporte y seguridad de la documentación. adecuación climática establecidas para la conservación del material elementos de control y aislamiento zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las de almacenamiento

14 DISEÑO ARQUITECTONICO 1 PISO
MUROS AISLADOS CON CAMARA DE AIRE Y MATERIAL TERMOAISLANTES LUZ EXTERIOR RETIRADAA 2 MTS LUZ INCANDESCENTE PUIERTAS CON FALDONES DE CAUCHO Paredes claras pintura EPOXICA

15 MEZANINE

16 SISTEMA ESTRUCTURAL MEZANINE

17 UBICACIÓN DE ESTANTERIA
ESTANTERIA TIPO MECANO Y LISA SEPARACION EL ESTANTE DE LA PARED .20CMS

18 ASPECTO ESTRUCTURAL Y CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material documental El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental R PLACA1200 k/mt2 R ESTANTERIA 100 KG/1ML ACABADOS PISOS , MUROS, TECHOS Y PUERTAS SERAN CONSTRUIDOS CON MATERIAL IGNIFUGOS DE ALTA RESISTENCIA

19 CONDICIONES AMBIENTALES
Humedad relativa entre 45% y 60% LA TEMPERATURA DEBE SER CONTROLADA ENTRE 15 Y 18 MAX lumínica, menor o igual a 100 lux. - Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen. Almacnamiento magnetico Temperatura 14 a 10 oC. Humedad relativa de 40% a 50% extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta.

20 LOS ARCHIVOS DEBEN ESTAR AL ABRIGO DE LAS CONDICIONES EXTREMAS DE HUMEDAD Y TEMPERATURA
CONSERVACION EXTERNA INTERNA DE LA DOCUMENTACION Actividades periodicas LIMPIADORES MAGNETICOS (DUST MAGNET) MEDIDAS PARA PRESERVAR LA DOCUMENTACION SELLAMIENTO TOTAL DE VENTANAS HENDIDURAS Y PISOS INTERNA OXIDACION-proceso natural producido por el aire ACIDEZ-por factores de calor y humedad (SINTOMA COLOR AMARILLENTO) PAPEL DE ALTO CONTENIDO LIGNINA Y EL PAPEL CONSOLIDADO CUBRIMIENTO DE VENTANAS DE VENTILACION EN ZONA DEBIDAMNETE PINTADAS EXTERNA FISICOS---luz humedad, temperat. MECANICOS-condiciones de almc. QUIMICOS-metal isecticida,sudor lo BIOLOGOS-microorg. Hogos, cucaracha, polilla etec LA INTESIDAD LUMINICA LA EXCESIVA LUZ NATURAL O LA ARTIFICIAL(SOBRETODO LA FLUORESCENTE) OCACIONAN EL DECOLARCION DE LOS TINTES LOS INSECTOS TIZANUROS(PECECILLO DE PLANTA) ORTOPTEROS(CUCARACHAS) COLEOPTEROS(ESCARABAJOS)

21 RUTA DE EVACUACION PUERTAS CONTRA FUEGO

22 SISTEMA DE AIRE ACONDICONADO Y RED CONTRA INCENDIOS
PARA MANTENER LA TEMPERATURA Y HUMEDAD REQUERIDA SE DEBEN MANTENER LOS EQUIPOS PRENDIDOS LAS 24 HORAS DEL DIA Y LOS 365 DIAS DEL AÑO AIRE ACONDICIONADO DESHUMIDIFICADORES MANTENIMIENTO PREVENTIVO DETECTOR DE HUMO Y DE INCENDIO CONECTADO A UNA ESTACION DE BOMBEROS MAS CERNANA

23 UBICACIÓN DE LAMPARAS

24 CUADRO DE AREAS Y CAPACIDAD DEPOSITO

25 PRESUPUESTO

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28 ESPECIFICACIONES TECNICAS
FRESCASA DE FABER GLASS --AISLANTE TERMICO

29 AIRE ACONDICONADO

30 DESHUMIDIFACOR

31 SISTEMA DRY WALL PARA CIELO RASO Y MUROS

32 Por qué concreto pulido?
PISO PARA DEPOSITO El concreto pulido es sin duda la alternativa en pisos más importante desarrollada durante los últimos 10 años. La superficie del concreto es destroncada y pulida (brillada), luego es aplicado un endurecedor penetrante. El resultado es una superficie que es altamente reflectiva, bella, durable, resistente a la abrasión, ambientalmente amigable y fácil de mantener. Hoy en día es una de las superficies preferidas en los proyectos LEED. certificados Por qué concreto pulido? •Durabilidad •Bajo mantenimiento •Encanto •Facilidad de limpieza •Reflectividad de luz (30% incremento) •Ambiente saludable Bajo mantenimiento Concreto pulido ofrece un mantenimiento extremadamente bajo para cualquier aplicación. No necesita encerarse-cristalizarse Bajo circunstancias normales no necesita Re-pulirse u otro mantenimiento que implique alto trabajo. Pero si por alguna circunstancia hay que rehacerlo el día de mañana su costo será cerca de la mitad de su costo inicial

33 Reflectividad de la luz
La reflectividad del piso de concreto pulido reduce la demanda de iluminación necesaria para aclarar los espacios adecuadamente.  La reflectividad de la luz en un ambiente industrial puede crear un área de trabajo más eficiente y productiva. Un espacio sombreado puede convertirse en un entorno luminoso con sensación confortable gracias al concreto pulido. La combinación del pulido y la aplicación profesional de endurecedores de silica crea una superficie que es hasta dos veces más dura que el concreto sin tratar. El brillo que sale del concreto pulido en la superficie del concreto, no es  una cera o alguna otra capa superficial es Un briilo NATURAL por lo tanto no es resbaloso.  El uso diario del concreto pulido resulta en una superficie aun más brillante. El nivel de durabilidad es inigualado por cualquier otro producto para piso.  Es resistente a raspaduras, trafico de maquinaria, polvo y abrasión. Es inigualado por terminados epóxicos, terrazo, vinilo, cerámica.

34 PISO EN PORCELANATO PARA ZONA DE CORRESPONDENCIA, CONSULTA SERVICIOS TECNICOS, ADMINISTRACION

35 Pintura epoxica para Piso Y Muros

36 Precio: $ 2.800.000= más IVA. ($ 3.248.000 IVA incluido)
MOBILIARIO   Archivo rodante con desplazamiento  mediante impulso manual. Consta de  dos módulos dobles rodantes y dos módulos  fijos sencillos, y un total de 6 estantes  metálicos de 200 x 92 x 30 cm, cada uno  con 6 entrepaños (4 de ellos graduables).  Con cerradura y capacidad para 360 AZs. Precio: $ = más IVA. ($ IVA incluido) Planoteca horizontal de 5 gavetas. Con capacidad aproximada  para 500 planos de 100 x 70 cm. Fabricada en lámina cold rolled, con acabado en pintura electrostática color  gris, beige o negro.

37 Silla giratoria tipo secretaria sin brazos
Silla giratoria tipo secretaria sin brazos. Ergonómica,  base neumática, tapizada  en paño. Varios colores. Precio: $ más 16% IVA ($ !49.640, IVA incluido) Con brazos: $ más IVA ($ , IVA incluido) Estante de 200 cm de alto, 92 cm  de ancho y 40 cm de fondo, con 6 entrepaños graduables.  Ideal para almacenar cajas X200 Capacidad: 20 o 24 cajas (si se utiliza  el entrepaño superior). Precio (sin las cajas)  $ = más IVA  ($ =, IVA incluido) Archivador aéreo. Tapa ecualizable  (se desliza sobre el mueble). 90 cm de ancho, 40 cm de alto,  37 cm de fondo. Con frente en madera: $ más IVA ($ =, IVA incluido) Con frente en lámina: $ más IVA ($ =, IVA incluido) Silla Isósceles.  Base en tubo cold rolled con pintura electrostática. Asiento  y espaldar en plástico. Apilable. Precio: $ más IVA ( $ , IVA incluido   Distribuidor Industrias Cruz Muebles Bogotá D.C. - Colombia

38 CAJAS Caja X200 con impresión personalizada Con capacidad aproximada para 15 carpetas tamaño oficio. Dimensiones: 26 cm de alto, 21 cm de ancho y 40 cm  de fondo, con tapa frontal. En cartón corrugado de 400 gramos. Adecuada para archivo activo o inactivo. Troquelada, técnicamente diseñada y muy fácil  de armar (no requiere pegante). Impresa a una tinta, con el nombre y logo de la  empresa o entidad, más espacios para identificar  la caja y su contenido.  Precio por unidad: $ 3.200= más IVA Cantidad mínima que se imprime y envía: 200 cajas Precio de las 200 cajas: $ =, IVA incluido Precio por unidad para 500 o más cajas: $ 3.000= más IVA Los precios indicados no incluyen el costo del envío a ciudades diferentes a Bogotá Caja X300, sin impresión Con capacidad aproximada para 30 carpetas tamaño oficio. Dimensiones: 27 cm de alto, 31 cm de ancho y 41 cm de fondo, con tapa independiente (medidas netas, sin incluir  la tapa). En cartón corrugado de 400 gramos, con pared sencilla más dos pestañas internas que sirven para  colocar carpetas colgantes, y dos orificios que  funcionan como manijas.   Adecuada para archivo activo o inactivo. Troquelada, técnicamente diseñada y muy fácil  de armar (no requiere pegante) Precio por unidad: $ 4.500= más IVA Cantidad mínima que se envía: 30 cajas Precio de las 30 cajas: $ =, IVA incluido Precio por unidad para 100 o más cajas: $ 4.100= más IVALos precios indicados no incluyen el costo del envío a ciudades diferentes a Bogotá

39 ESTANTERIA MEDIDAS estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación.

40 COCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
PRACTICAS DE CONSERVACION PREVENTIVAS LIMPIEZA PERIODICA DE ESTANTERIAS, CAJAS Y DOCUMENTOS FUMIGACIONES PERIODICAS COLOCACION DE DOCUMENTOS EN CAJAS DEPOSITO CLIMATIZADOS A 20% A 50% HR (ideal par controlar el desarrollo microorganismo) PERSONAL capacitado} PLAN ANUAL presupuestado para limpieza general DEBEMOS RECORDAR EL DETERIORO NO SE PUEDE DETENER Y SINO RETARDARSE ARCHIVO PARA 2 KM DE ARCHIVO

41 IMÁGENES

42 INTERIOR

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