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1 Tekhne Nómina y Planillas. Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 2 Tekhne Introducción C.I.O. tiene un módulo completo para el manejo de mano de.

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1 1 Tekhne Nómina y Planillas

2 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 2 Tekhne Introducción C.I.O. tiene un módulo completo para el manejo de mano de obra contratada directamente por la empresa. En el módulo de Nómina se puede crear las hojas de vida de los trabajadores, organizarlos en cuadrillas, planear las actividades del presupuesto que se van a ejecutar con personal propia, registrar el trabajo ejecutado por cada persona afectando directamente el control presupuestal, y generar planillas de liquidación para los pagos. Posteriormente se puede utilizar el módulo de Ordenes de Pago para generar los cheques correspondientes. Antes de empezar a utilizar estas funciones de C.I.O., se debe hacer una configuración de parámetros básicos de la nómina.

3 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 3 Tekhne Configuración - 1 Primero, en Configuración - Textos, se puede personalizar las descripciones y textos a utilizar en varias partes de la nómina. Estos incluyen : Tipos de Documento - por ejemplo, cédula, libreta militar, etc. Estado del empleado - para indicar vacaciones, maternidad, etc. Tipos de Horas Extras - diurnas, nocturnas, dominicales, etc. Tipos de Adicionales - estos se utilizan en las planillas para indicar pagos sobre el sueldo básico, como por ejemplo, subsidio de transporte, bonificaciones, aportes parafiscales de la empresa, etc. Tipos de Descuentos - como los adicionales, pero para manejar descuentos.

4 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 4 Tekhne Configuración - 2 Luego, en Configuración - Nómina, se puede predefinir ciertas factores, como los valores de Adicionales y Descuentos a aplicar por defecto a cada empleado al crear su hoja de vida. En la hoja de vida de cada empleado, se puede predefinir hasta cinco conceptos de Adicionales y hasta cinco Descuentos que se aplican automáticamente en cada liquidación. Las descripciones que aparecen aquí son las indicadas en Configuración - Textos.

5 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 5 Tekhne Configuración - 3 Aquí, el primer concepto de Transporte es manejado como un valor, de $ por defecto, y no es editable al momento de crear la planilla de pago. El segundo - Aportes Parafiscales Empresa - se maneja como 35% del salario, pero no se devenga al empleado. El concepto de Bonificación no tiene un valor predefinido, pero es editable en el momento de crear la planilla, para que se puede definir su valor en este momento, y es devengado al empleado. Se puede tener conceptos como los Aportes Parafiscales arriba que no se devengan al empleado, porque aunque no afectan el valor del pago al empleado, si afectan el valor causado a la empresa y en consecuencia el valor del trabajo ejecutado por la persona.

6 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 6 Tekhne Configuración - 4 Finalmente en Tablas Básicas, en Cargos y Tipos de Trabajo, se pueden definir los diferentes cargos de las personas, y clasificar los tipos de trabajo. Estas dos tablas son puramente informativas, para poder indicar en cada hoja de vida que cargo tiene la persona y que tipos de trabajo puede ejecutar. Igualmente se puede definir el tipo de trabajo de las cuadrillas. Estas dos tablas se editan como cualquier en C.I.O., creando, modificando y borrando con los botones correspondientes. Para facilitar el uso del módulo de Nómina de C.I.O., estos trabajos de configuración se deben hacer antes de empezar a utilizar la Nómina.

7 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 7 Tekhne Accediendo al Módulo de Nómina Para utilizar el módulo de la nómina, se debe escoger primero el presupuesto o proyecto en lo cual va a trabajar. Luego aparece la ventana de Opciones Nómina. Esta ventana da acceso a las diferentes reportes y ventanas. Esta dividida por las cuatro funciones principales - las hojas de vida, actividades planeadas, registros de trabajo ejecutado, y las planillas. Al seleccionar una de estas opciones, aparece un listado de opciones y reportes disponibles.

8 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 8 Tekhne Hojas de Vida - 1 En Hojas de Vida, se puede agregar los detalles de cada trabajador. Cargo que desempeña (de la tabla de cargos) Tipo de Trabajo que puede ejecutar (de la tabla de tipos de trabajo) Estado - solo trabajadores con estado Disponible pueden ser incluidos en Registros de Trabajo ejecutado Fechas de ingreso a la empresa y de retiro

9 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 9 Tekhne Hojas de Vida - 2 Datos personales del trabajador Los tipos de documento están definidos en Configuración - Textos. Estos datos son puramente informativos para el usuario.

10 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 10 Tekhne Hojas de Vida - 3 Sueldo Fijo - se utiliza típicamente para trabajadores pagados por mensualidades. Debe indicar el sueldo mensual, los días laborales en el mes y el número de horas laborales por día, para así establecer el valor de la hora laboral. Sueldo Diario - debe indicar el número de horas laborales en el día, y el sueldo diario. La información de esta página es crítica para el control presupuestal. C.I.O. necesita saber cuanto cuesta la hora laboral de cada trabajador, para calcular el valor de trabajo ejecutado y así controlar el presupuesto. También, estos datos sirven para definir los pagos a los trabajadores.

11 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 11 Tekhne Hojas de Vida - 4 Pago por Hora - indicar el valor de la hora básica. Pago por Unidad de Trabajo (destajo) - utiliza esta opción para personas quienes trabajan únicamente por destajo (un valor por unidad de trabajo ejecutado). En realidad, CIO permite pagar trabajos por destajo a cualquier trabajador. Entonces puede registrar unos trabajos por destajo a un empleado pago por día, por ejemplo.

12 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 12 Tekhne Hojas de Vida - 5 Después de crear la planilla pagando el trabajo, C.I.O. calcula el valor real de los sobrecostos incurridos en la planilla, reemplazando este estimativo inicial con los datos reales en el control presupuestal. Como normalmente hay varios costos adicionales para la empresa sobre el valor de la hora básica (como por ejemplo aportes parafiscales), aquí debe indicar un porcentaje estimado de estos sobrecostos. En el control presupuestal, C.I.O. aumentará el valor del trabajo ejecutado por esta persona por esta porcentaje.

13 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 13 Tekhne Hojas de Vida - 6 Para cada tipo de hora extra hay que indicar su valor, o por un valor fijo, o como un porcentaje del valor de la hora básica. Las descripciones de los diferentes tipos de hora extra están definidas en Configuración - Textos. Con base en la información de la hoja Pagos, C.I.O. calcula el valor de la hora básica.

14 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 14 Tekhne Hojas de Vida - 7 En esta hoja se pueden definir los conceptos de pagos adicionales que hay que incluir en las planillas de liquidación. En cada planilla, C.I.O. aplicará estos valores y conceptos a la liquidación de este trabajador. En Configuración - Nómina se puede definir los valores iniciales, y también permitir que se editan los conceptos en el momento de hacer la liquidación. Las descripciones de los diferentes tipos de adicionales están definidas en Configuración - Textos.

15 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 15 Tekhne Hojas de Vida - 8 Exactamente lo mismo ocurre con los conceptos de descuentos. C.I.O. aplica estos descuentos a la liquidación del trabajador cada vez que se crea una planilla. Estos descuentos afectan el valor del pago al empleado, pero no afectan el valor del trabajo ejecutado - C.I.O. los considera como causados en el presupuesto. Por ejemplo los Aportes Parafiscales del Empleado no se pagan al empleado, pero tampoco son un ahorro para la empresa en el valor del trabajo, porque hay que consignar el mismo valor en el plan de seguros, etc. del empleado.

16 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 16 Tekhne Editando Hojas de Vida Edición de las Hojas de Vida funciona como cualquier otra parte de C.I.O. Al crear una nueva hoja de vida, las páginas de Adicionales y Descuentos automáticamente asumen los valores o porcentajes indicados en Configuración - Nómina. Crear Modificar Borrar ConfirmarDescartar

17 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 17 Tekhne Cuadrillas La opción Cuadrillas permite organizar los trabajadores y asignarlos a trabajos como un conjunto, en lugar de uno por uno. Indicar si la cuadrilla se paga por unidad de trabajo ejecutado - si es el caso, solo permite agregar trabajadores pagados por unidad de trabajo a la cuadrilla. No se pueden mezclar trabajadores pagos por hora, día o mes, con trabajadores pagos por destajo en una cuadrilla. Indica si la cuadrilla es activa - solamente cuadrillas activas están disponibles para ejecutar actividades. Trabajadores que conforman la cuadrilla.

18 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 18 Tekhne Creando Cuadrillas - 1 La forma mas sencilla para agregar trabajadores a la cuadrilla, es arrastralos desde la ventana Hoja de Vida. Si esta ventana no esta abierta, se puede abrirla desde la ventana Opciones Nómina. Para crear una nueva cuadrilla, primero se debe llenar los datos básicos - descripción, código, tipo de trabajo, si es activa o no, y si es una cuadrilla pagada por unidad de trabajo. Luego debe confirmar estos datos. Confirmar Ahora se puede agregar los integrantes de la cuadrilla. Esto se puede lograr de dos maneras.

19 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 19 Tekhne Creando Cuadrillas - 2 La otra manera de agregar un trabajador a una cuadrilla es con el botón Crear. Después de seleccionar Crear, aparece una ventana dando la opción de crear una cuadrilla nueva, o agregar un integrante a la cuadrilla actual. Seleccione la opción Integrante. Ahora se puede seleccionar el trabajador a agregar a la cuadrilla del listado. Personas ya incluidas en la cuadrilla no aparecen en el listado. Finalmente confirma, y la persona queda adentro de la cuadrilla.

20 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 20 Tekhne Actividades Planeadas Las Actividades Planeadas son las actividades del presupuesto que se van a ejecutar con personal propio por medio del módulo de Nómina. Incluyen actividades traídas directamente desde el presupuesto, y actividades agregadas manualmente, típicamente trabajos adicionales o que no se incluyeron en el presupuesto original por cualquier razón. Los procesos de creación y edición de las actividades son muy parecidos al manejo de Gastos Generales.

21 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 21 Tekhne Creando Actividades Como en cualquier parte de CIO, existen las dos formas de agregar información de la ejecución, trayendo trabajos desde el presupuesto con la opción de Escoger del Presupuesto, o creando información manualmente que genera sobrecostos frente al presupuesto inicial. La diferencia entre las dos opciones ya ha sido explicada varias veces en el tutorial. En este caso, obviamente solamente podemos traer trabajos de tipo Mano de Obra desde el presupuesto. Escoger del Presupuesto - permite traer trabajos directamente desde el presupuesto. La ejecución de estas actividades será comparado con el presupuesto en el módulo de Control. Crear una actividad manualmente. CIO tratara cualquier actividad creada así como un sobrecosto frente al presupuesto.

22 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 22 Tekhne Estructura de Información Estado de ejecución Código único Tipo de trabajo (opcional) Actividad del presupuesto para cargar los costos Cantidad y valor unitario de la actividad Descripción de la actividad Esta casilla marca las actividades que deben ser utilizadas para calcular la cantidad ejecutada de cada actividad del presupuesto.

23 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 23 Tekhne Editando Asignaciones del Presupuesto El corazón del sistema de control de CIO es la manera de asignar actividades y trabajos desde el presupuesto hacia los módulos de control - almacén, subcontratos, nómina y gastos generales. Se pueden editar totalmente las asignaciones desde el presupuesto en el módulo de nómina. Este proceso es muy diferente a sencillamente editar la cantidad planeada. Si editamos la cantidad planeada, colocando 50 en lugar de 100, CIO asume que no vamos a ejecutar los otros 50m2. El proceso de editar la asignación es para reorganizar trabajo presupuestado, no para eliminar o adicionar trabajos por fuera del presupuesto. La asignaciones del presupuesto funcionan de la siguiente manera. Como ejemplo, hay una actividad en el presupuesto, digamos Mamposteria, con una cantidad de 100m2. Asignamos la mano de obra de este trabajo al módulo de nómina con la opción de Escoger del Presupuesto - CIO genera una actividad en el listado de Actividades Planeadas para ejecutar estos 100m2. Luego decidimos dar la mitad del trabajo a un subcontratista, pero si vamos al presupuesto, encontramos que todo ya esta asignado. Entonces primero toca ir a la actividad en la nómina y devolver 50m2 al presupuesto. Luego se puede reasignar estos 50m2 al nuevo subcontrato.

24 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 24 Tekhne Editando Asignaciones - Nómina Para editar asignaciones, debe identificar la actividad y oprimir el botón de Editar Asignación. CIO muestra la ventana de edición, indicando la cantidad asignada desde el presupuesto a esta actividad, cuanto queda disponible en el presupuesto, y cuanto se puede devolver hacia el presupuesto, si es el caso. Obviamente trabajos ya ejecutados no se pueden devolver. Debe indicar si quiere aumentar o disminuir la cantidad asignada a la nómina, y la cantidad del ajuste. En el caso ilustrado, se puede devolver hasta 20.24m2 al presupuesto (como no hay ejecución), o traer hasta 10m2 adicionales desde el presupuesto.

25 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 25 Tekhne Registrando la Ejecución 1 Con las hojas de vida y cuadrillas organizadas en el sistema, y el listado de actividades para ejecutar, se puede empezar a registrar la ejecución de trabajos. Esto se hace por medio de Registros de Trabajo. En estos documentos se puede registrar la actividad, la cantidad ejecutada, y cuales personas hicieron el trabajo y cuantas horas gastaron. CIO utiliza la información en los Registros de Trabajo para el control del presupuesto, junto con los datos de actas de obra, consumos del almacén y los registros de gastos generales. Posteriormente se puede crear planillas de pago, donde CIO consolida la información de trabajo ejecutado por cada persona. Otro mecanismo para registrar la ejecución es por medio de Hojas de Trabajo. Estas son hojas donde se pueden registrar todos los trabajos hechos por una persona o cuadrilla entre determinadas fechas.

26 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 26 Tekhne Registro de Trabajo - permite registrar el trabajo hecho en una sola actividad. Para registrar ejecución en el módulo de Nómina, debe seleccionar el botón Registros de Trabajo en la ventana principal de la Nómina. Hay dos opciones para registrar el trabajo ejecutado : Hoja de Trabajo - permite registrar todos los trabajos hechos por una o mas personas. Registrando la Ejecución 2

27 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 27 Tekhne Registros de Trabajo Actividad ejecutada (del listado de Actividades Planeadas) Código único del registro Cantidad ejecutada Fecha del trabajo Valor unitario teórico Listado de trabajadores quienes ejecutaron el trabajo, con horas invertidas

28 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 28 Tekhne Creando Registros de Trabajo 1 Debe seleccionar una actividad del listado de Actividades Planeadas - otra vez se puede solicitar ayuda si no conoce el código. Después de seleccionar la opción para crear un Registro de Trabajo, debe ingresar un código y la fecha. En cada caso se puede pedir ayuda con el botón de ayuda o con un doble-clic con el mouse en el campo. Ingrese la cantidad, y cualquier nota adicional requerida. El campo de Hoja de Trabajo es utilizado por CIO internamente cuando el usuario registra trabajos por medio de Hojas de Trabajo.

29 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 29 Tekhne Creando Registros de Trabajo 2 Hay dos maneras de registrar el costo del trabajo : 1. Marcando la casilla Utilizar un valor unitario fijo.., se puede ingresar un valor unitario. En este caso es opcional llenar el listado de personas. 2. Agregando los trabajadores y las horas laboradas al listado de personal (esto se hace después de grabar los datos iniciales del Registro). CIO calculará el valor del tiempo de cada persona para calcular el valor invertido en la ejecución de la actividad. Finalmente debe Confirmar o Descartar el trabajo con los botones normales

30 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 30 Tekhne Agregando Personal al Registro Una vez grabado el registro, se puede agregar los trabajadores al listado de personal. En esta ventana se puede seleccionar un trabajador en particular, o una cuadrilla. Ingrese las horas laboradas, o el valor de la unidad en el caso de pago por destajo. Termina con el botón de Confirmar.

31 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 31 Tekhne Hojas de Trabajo 1 La otra manera de registrar la ejecución de trabajo es por medio de Hojas de Trabajo. En una hoja de trabajo, se puede seleccionar una o varias personas, y luego ingresar información de todas las actividades en las cuales han trabajado. Entonces son muy útiles para grabar en un solo proceso, información de todos los trabajos hechos por una cuadrilla entre determinadas fechas, por ejemplo. Al terminar la creación de una Hoja de Trabajo, CIO internamente crea Registros de Trabajo para cada actividad incluida en la hoja, entonces la Hoja de Trabajo es realmente un mecanismo para simplificar el ingreso de la información. Típicamente, si quiere registrar los datos de un trabajo particular, lo mas conveniente es el Registro de Trabajo. Pero si quiere registrar múltiples trabajos hecho por una o mas personas, por ejemplo durante una semana, será mas fácil con la Hoja de Trabajo.

32 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 32 Tekhne Hojas de Trabajo 2 Descripción de la hoja Listado de personal incluido en la hoja Código y fecha Trabajos ejecutados Opcionalmente se pueden ingresar detalladamente las horas o costo de cada persona en cada actividad

33 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 33 Tekhne Creando un a Hoja de Trabajo 1 Primero debe ingresar la información básica de la hoja - la descripción, un código único y la fecha - hay ayuda para el código y la fecha. Ahora debe seleccionar las personas y actividades para incluir en la hoja, con los botones Agregar disponibles para cada listado.

34 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 34 Tekhne Se puede seleccionar personas individuales o cuadrillas completas de la ventana para agregar personal. Para agregar actividades, arrastrelas desde la ventana de ayuda, y sueltelas sobre la hoja. Creando un a Hoja de Trabajo 2 Debe soltarlas sobre el fondo de la hoja, no sobre la tabla.

35 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 35 Tekhne Ahora tenemos un listado de personas y las actividades en las cuales han trabajado. El listado inicial de actividades es resumido, con una línea por actividad. Creando un a Hoja de Trabajo 3 Hay varias maneras de llenar los datos en la hoja de trabajo, y cada opción tiene sus propios efectos sobre la manera de registrar la información.

36 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 36 Tekhne Si ingresamos una cantidad ejecutada y un valor unitario para una actividad, CIO graba la actividad sin horas laboradas por cada persona. El valor de la ejecución será calculada basada en el valor unitario dado. Si ingresamos una cantidad de horas (puede ingresar datos en varias columnas), CIO deja el valor unitario en cero, y registra la cantidad de horas para cada persona en el listado. Creando un a Hoja de Trabajo 4

37 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 37 Tekhne Si marcamos Lista detallada, el listado de actividades cambia para mostrar líneas para cada persona en cada actividad. Ahora se puede ingresar la cantidad de horas y/o el pago por unidad (destajo) para cada persona en cada actividad. Creando un a Hoja de Trabajo 5 Termina el proceso con el botón Confirmar. CIO solo graba datos para actividades con alguna cantidad ejecutada.

38 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 38 Tekhne Al confirmar la hoja de trabajo, CIO crea un registro de trabajo para cada actividad en la hoja. La hoja en si no se graba, y no se puede volver a modificar la hoja. Al consultar las hojas de trabajo, CIO presenta un listado mostrando los registros que conforman cada hoja - se puede modificar o borrar cualquier de estos registros en la forma usual. Consultando Hojas de Trabajo

39 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 39 Tekhne El ultimo paso para el manejo de la nomina es la planilla de pago. CIO permite hacer planillas detalladas liquidando el trabajo hecho por cada persona, y manejando conceptos como descuentos para aportes, bonificaciones, pago de dominicales, etc. Luego se pueden crear ordenes de pago para girar los valores liquidados y/o exportar los datos a Excel. La creación y edición de planillas es parte del módulo de Nómina. La orden de pago es manejado en el módulo de pagos. Planillas El control del presupuesto no depende de las planillas (la ejecución es registrado en los registros de trabajo), pero en algunas circunstancias las cifras serán mas precisas después de hacer la planilla correspondiente.

40 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 40 Tekhne La creación de una planilla tiene varios pasos. Primero debe ingresar los datos básicos de la planilla y las fechas cubiertas. Luego hay que indicar a CIO cuales trabajadores debe incluir en la planilla. Finalmente se puede editar los datos de la liquidación de cada persona. Las fechas son importantes - CIO buscará en los registros de trabajo entre este rango de fechas para calcular horas laboradas, etc. Creando una Planilla 1 Ingrese el código, descripción y fechas cubiertas por la planilla

41 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 41 Tekhne Normalmente CIO solo incluye las personas quienes figuran en Registros de Trabajo en una planilla, pero marcando esta casilla permite incluir todos los empleados del tipo seleccionado. Ahora CIO ofrece varias opciones para definir a cuales trabajadores debe incluir en la planilla. Creando una Planilla 2 Después de confirmar los datos básicos, oprima el botón Crear Planilla para agregar trabajadores a la nueva planilla.

42 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 42 Tekhne Ahora CIO presenta la planilla para editar. Cada renglón representa una persona, y hay varios datos que hay que editar. Para los trabajadores con sueldo fijo, debe indicar que proporción de su sueldo hay que pagar - completo o medio (típicamente para una mensualidad o una quincena). Para los demás empleados, hay que indicar cuantas días laborales han trabajado. CIO calcula cuantos dominicales (séptimos) debe pagar con base en la configuración existente. También se puede editar el número de dominicales manualmente. CIO calcula automáticamente el número de horas o horas extras laboradas por cada persona, con base en los Registros de Trabajo, e igualmente el valor de trabajos por destajo hechos por cualquier de las personas. Creando una Planilla 3

43 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 43 Tekhne CIO calcula automáticamente el valor de los dominicales a pagar, utilizando el valor diario en el caso de trabajadores pagos por día, o calculando el valor diario promedio pagado a otros trabajadores. Esta columna permite incluir o no el valor de horas extras en este calculo. La tabla muestra todas las diferentes cifras calculadas para cada empleado. El Valor Total Devengado es el valor que hay que girar a cada persona. El Valor Total Causado es el valor causado a la empresa, incluyendo los aportes y otros costos que no son entregados al empleado en su pago. Creando una Planilla 4

44 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 44 Tekhne Estos botones dan acceso a las otras columnas de datos. Se puede mostrar o esconder las columnas de cada opción. También se puede consultar (y en algunos casos editar) una cantidad de datos adicionales - el detalle de las horas extras, y los varios conceptos de adicionales (subsidios, aportes, etc.) y descuentos definidos en la hoja de vida de cada empleado. Creando una Planilla 5 En este caso, el concepto Adicional 4 es una bonificación cuya valor es editable - con un doble-clic se puede ingresar el valor deseado. Estos adicionales y los descuentos son definidos en la configuración y en la hoja de vida de cada empleado. Aquí vemos algunos de las columnas de conceptos adicionales.

45 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 45 Creando una Planilla 6 Tekhne Finalmente debe confirmar o descartar el trabajo en la planilla con los botones normales. Se puede consultar cualquier planilla. Ahora la ventana inicial muestra un resumen de la planilla, y el botón de Crear Planilla ahora permite ver el detalle, y si es el caso editar la planilla.

46 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 46 Control y la Nómina 1 Tekhne La nómina afecta el control del presupuesto desde el momento de crear las Actividades Planeadas, y afecta los valores ejecutados por medio de los Registros de Trabajo (o Hojas de Trabajo). Al crear Actividades Planeadas, CIO carga su costo a las columnas de valores por ejecutar en el módulo de control (con la excepción de los reportes con proyección de la ejecución). Si las actividades son creadas manualmente, su costo aumentará directamente el costo de la obra como sobrecostos. Si las actividades son traídas desde el presupuesto, CIO compara su costo con el presupuesto inicial. El costo de la ejecución (columnas Ejecutado en los reportes de control) es determinado por los Registros de Trabajo o Hojas de Trabajo. Al crear un Registro de Trabajo, CIO carga el costo del trabajo a la actividad correspondiente en el presupuesto. Si utiliza la opción de definir un valor unitario fijo, CIO utiliza este valor. De lo contrario CIO calcula el costo de las diferentes personas incluidas en el Registro.

47 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 47 Control y la Nómina 2 Tekhne Esto es para reflejar el hecho de que el costo de cada persona para la empresa es mayor que el valor por hora desembolsado, debido a los aportes y otros beneficios que la empresa debe pagar. Antes de hacer la planilla correspondiente, CIO solamente puede estimar este costo adicional, y por esto el usuario puede indicar en la hoja de vida el porcentaje estimado deseado. Antes de hacer una planilla para liquidar y pagar este trabajo a los empleados, CIO calcula el costo utilizando el costo por hora de la persona (o el valor por unidad si es por destajo), pero aumentado por el porcentaje de prestaciones indicado en la hoja de vida de cada persona. Al completar la planilla, CIO ya tiene las cifras reales, y reemplaza el valor dado por el porcentaje estimado con el valor real calculado en la planilla. El resultado es que el costo de la ejecución puede cambiar un poco después de hacer una planilla. Este proceso no afecta los Registros de Trabajo donde el usuario ha seleccionado dar un valor unitario fijo para la ejecución de la actividad.

48 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 48 Ordenes de Pago para la Nómina Tekhne Para completar el proceso de pagar una planilla, es necesario crear la orden de pago correspondiente en el módulo de ordenes de pago. No es necesario hacer un Registro de Documento, y el proceso de hacer la orden de pago es bastante automatizado. Para ordenar el pago de una planilla, hay dos opciones - una sola orden de pago (y entonces un solo cheque) para pagar toda la planilla, o una orden para cada persona en la planilla. La primera opción es típico para los casos donde cambian un cheque y reparten efectivo entre los obreros. Miramos primero el proceso con una sola orden de pago.

49 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 49 Orden de Pago Consolidada Tekhne Después de seleccionar la opción de la ventana principal de la nómina, CIO presenta esta pantalla, para llenar los datos de la orden. Para autorizar de inmediato el pago y colocar datos de un cheque, debe marcar la casilla Autorizado. Al seleccionar el botón de Confirmar, CIO crea la orden de pago.

50 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 50 Ordenes de Pago por Persona Tekhne La otra opción es crear una orden de pago para cada persona en la planilla. En este caso, CIO primero muestra esta pantalla para colocar los datos comunes para los documentos que se van a crear. Estos campos son para datos del usuario, y los textos se pueden configurar en Configuración/ Textos. Termina el proceso con el botón OK, para avanzar al siguiente paso.

51 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 51 Ordenes de Pago para la Nómina Tekhne Ahora CIO presenta esta pantalla para cada persona en la planilla. La mayoría de los datos ya están definidos. Otra vez para autorizar de inmediato el pago y colocar datos de un cheque, debe marcar la casilla Autorizado. Después de confirmar cada orden de pago, CIO presenta la pantalla para la siguiente persona en la planilla, hasta terminar el proceso.

52 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 52 Tekhne Impresión de Planillas en Excel Se puede diseñar en Excel formatos para imprimir las planillas, y CIO llena el formato directamente con los datos de la planilla. En la ventana mostrando el detalle de la planilla, en el menú principal hay dos opciones disponibles - Imprimir Formato en Excel e Integrar con Formatos en Excel. La primera es para imprimir, y la segunda es para informar a CIO como debe imprimir cada formato. El sistema funciona de manera muy sencilla. Después de crear su formato en Excel, debe indicar a CIO donde imprimir cada tipo de datos en el formato. Esto básicamente consiste en indicar, por ejemplo, en que columna va los nombres de las personas, y desde a hasta cuales filas. El sistema es muy flexible, porque tiene acceso a todos los datos normales de CIO para las planillas, como detalles de persona, horas o dias trabajados, horas extras, adicionales y descuentos, etc., y datos de encabezamiento como la descripción y fechas de la planilla. Solo hace falta informar a CIO donde ubicar cada elemento de información en el formato. En el momento de imprimir, tiene opciones de verificación (por ejemplo para asegurar que todos los componentes caben en el espacio disponible), para tener una vista preliminar del formato, y otros opciones para facilitar el proceso.

53 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 53 Tekhne Preparando el Formato - 1 Para iniciar el proceso, primero debe crear el formato en Excel. No hay ningún requisito de parte de CIO en la creación del formato, pero obviamente hay que tener en cuenta la cantidad de información que hay que imprimir y el espacio disponible. Obviamente CIO hace sus propios cálculos internamente de la planilla, pero es perfectamente posible crear sus propios cálculos o sumas en el formato también. El formato se puede guardar como un archivo normal de Excel (XLS), o como una plantilla (XLT). Con el formato creado, ahora debe indicar a CIO donde insertar los diferentes tipos de información. Esto se hace en la opción de Integrar con Formatos en Excel. Con el listado de formatos al frente, oprima el botón Crear e ingrese un código, el tipo (Planilla), la descripción del formato, y la ruta hacia el archivo Excel (se puede utilizar el botón... para ubicar el archivo. También se puede dar un rango de impresión para limitar la impresión a una parte de la hoja. Termine con Confirmar como normal en CIO.

54 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 54 Tekhne Preparando el Formato - 2 Ahora se puede pasar a la segunda hoja, Campos, para ingresar datos de cada campo o columna de información que CIO debe insertar al formato. Este proceso consiste en identificar la información deseada en CIO, y dar una columna y fila como punto de inserción en la hoja Excel. En el caso de datos múltiples, por ejemplo los nombres de los empleados, que se repite en una columna hasta terminar con todos las personas, deben dar una fila de inicio, y una fila final para identificar un espacio que CIO puede utilizar para esta información. Debe tener Excel abierto con el formato, para poder consultar el formato e identificar las celdas. En CIO, con la hoja de Campos a la vista, oprima Crear nuevamente, y CIO muestra la ventana para ingresar datos de un campo. No es muy importante la orden en la cual crean los campos - CIO los organiza automáticamente desde arriba hacia abajo en el formato Excel.

55 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 55 Tekhne Preparando el Formato - 3 Debe llenar una hoja así para cada campo de información que hay que insertar en el formato en Excel. Hay varios Tipos de Datos disponible : Encabezamiento Planilla - corresponde a información general de la planilla - su descripción, código y fechas. Datos Proyecto - algunas opciones básicas como el nombre y código del proyecto y presupuesto, y datos de la hoja Licitaciones de la ficha del presupuesto. Detalles Planilla - el detalle de la liquidación de cada empleado, con todas las columnas disponibles de la planilla. Incluyen las columnas con detalles de horas extras y conceptos de adicionales y descuentos. Al seleccionar el Tipo de Datos, CIO llena el listado Campo con los datos disponibles para el tipo seleccionado. Debe seleccionar el campo requerido de este listado, y abajo CIO muestra una descripción mas completa del campo.

56 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 56 Tekhne Preparando el Formato - 4 Dependiendo del tipo de datos seleccionado, CIO activa o desactiva los diferentes espacios para información en la hoja. Por ejemplo, en el caso de Datos Encabezamiento de la Planilla o Datos del Proyecto, son campos únicos que solo requieren de la identificación de una celda correspondiente en Excel. Entonces CIO pide la columna y fila para el campo. Para detalles de la planilla, con la información que se repite para cada empleado, debe indicar la fila final disponible para colocar la información. También CIO puede insertar la información cada segunda fila por ejemplo, utilizando la opción de Insertar cada cuantas filas. La opción de filtros no esta disponible para la impresión de planillas.

57 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 57 Tekhne Imprimiendo con el Formato - 1 Ahora podemos imprimir la planilla con el formato en Excel con la opción correspondiente en el menú. CIO imprimirá la planilla abierta en el momento. CIO presenta un listado de formatos disponibles. Solo los formatos que han sido incluidos en la ventana de integrar con formatos en Excel aparecen acá. Ahora se puede escoger entre tres opciones principales. La primera es para llenar el formato en Excel sin imprimirlo. La segunda, Verificar datos y formato... repasa todo el proceso de imprimir sin físicamente completarlo. Con esto CIO puede comprobar que hay suficiente espacio en el formato para todos los datos de la planilla. Por ejemplo, si tiene 10 renglones en su formato para los empleados y la planilla APU tiene 11 personas, CO detecta la inconsistencia y saca un aviso.

58 Curso C.I.O. Control - Nómina y Planillas 58 Tekhne La tercera opción, Imprimir, es obviamente para sacar la impresión final. Hay dos opciones adicionales disponibles en este caso : Visto preliminar - determina si Excel debe sacar una vista preliminar de la planilla antes de imprimirla. Confirmar impresión - en este caso CIO saca un aviso de confirmación antes de imprimir. Imprimiendo con el Formato - 2 El proceso de impresión es : 1. CIO abre el formato en Excel. 2. CIO llena el formato con los datos de la planilla. 3. Si ha seleccionado Vista preliminar..., Excel muestra la vista preliminar del formato. Debe cerrar la vista preliminar con el botón Cerrar en Excel. 4. Si ha seleccionado Confirmar impresión..., CIO saca una ventana pidiendo su confirmación para imprimir. Si es el caso, CIO manda imprimir el formato. La impresora será la impresora definida en Excel. 5. CIO cierre la hoja del formato (sin guardarla).


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