Prof. Rosa Cruz de Innocente Universidad Nacional del Nordeste Facultad de Ciencias Económicas Contabilidad Básica UNIDAD 3 EL PROCESO CONTABLE. Prof:

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1 Prof. Rosa Cruz de Innocente Universidad Nacional del Nordeste Facultad de Ciencias Económicas Contabilidad Básica UNIDAD 3 EL PROCESO CONTABLE. Prof: Rosa Cruz de Innocente rcruz@eco.unne.edu.ar Tf 362 -4430890-362-154548888

2 Profesora. ROSITA CRUZ DE INNOCENTE 1. ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE. CONCEPTO Y BREVES CARACTERISTICAS DE CADA UNA DE ELLAS

3 Prof. Rosa Cruz de Innocente PROCESO CONTABLE -FASES- ENTRADA PROCESAMIENTO SALIDA CAPTACIÓN DE DATOS CAPTACIÓN DE DATOS PROCESAMIENTO PROCESAMIENTO ELABORACIÓN DE INFORMES ELABORACIÓN DE INFORMES PROCESO -ETAPAS-

4 Prof. Rosa Cruz de Innocente La contabilidad es un subsistema dentro del sistema de información de las ORGANIZACIONES. Capta datos, los procesa y los transforma en información útil para la toma de decisiones. Este subsistema tiene varias fases:

5 Prof. Rosa Cruz de Innocente ENTRADA O INSUMO (INPUT) a) Captación de datos resultantes OPERACIONES CON TERCEROS (Compras, ventas, pagos, cobros) HECHOS INTERNOS (transformación de bienes, estimaciones) HECHOS DEL CONTEXTO (variaciones del mercado, política económica, tributaria, previsional) b) Practicar los controles de entradas pertinentes. Antes de contabilizar un comprobante se debe controlar: Que no falte ninguno. Que contenga todos los datos válidos y necesarios. Que no hayan sido contabilizados anteriormente.

6 Prof. Rosa Cruz de Innocente PROCESAMIENTO O TRANSFORMACIÓN (THROUGHPUT) Análisis de los datos a contabilizar: E stablecer de que modo afectan a los elementos de la información contable. Analizar qué elementos varían para determinar qué cuentas hay que debitar y cuáles acreditar. Identificar el código que se corresponda con la cuenta a utilizar. Determinar el importe por el que se van a efectuar los débitos y créditos. (Cuantificación del dato a registrar). Registración de los efectos de los hechos y operaciones. los datos contables son volcados a registros. Determinación de nuevos saldos. La registración … dará lugar a la obtención de nuevos valores. Esta etapa que se cumple automáticamente con medios de registración utilizados son electrónicos.

7 Prof. Rosa Cruz de Innocente PROCESAMIENTO O TRANSFORMACIÓN (THROUGHPUT) Controles de la información procesada. Los controles se practican sobre los saldos determinados anteriormente y con el objetivo de que la información que surge del proceso contable sea confiable (Aproximada a la realidad y verificable). Conciliaciones con terceros. Comparaciones con datos de recuentos físicos Razonabilidad de la composición de los saldos de las cuentas. Almacenamiento de la información procesada. La contabilidad almacena datos en forma permanente. Almacenar datos implica su conservación física.

8 Prof. Rosa Cruz de Innocente SALIDA, RESULTADO O PRODUCTO (OUTPUT) PREPARACIÓN DE INFORMES DE USO INTERNO DE USO EXTERNO

9 Prof. Rosa Cruz de Innocente DATOS MARGEN DE CRÉDITO: $ 4.000 VENTAS: $ 6.000 PAGOS: $ 3.300 PROCESAMIENTO RESTAR LOS PAGOS DEL TOTAL DE VTAS. DETERMINAR EL SALDO EN CTA CTE. CONFRONTARLO CON EL MARGEN DE CRÉDITO. CONCLUSION SI EL GERENTE APRUEBA LA VENTA, LA CUENTA CORRIENTE DEL CLIENTE SE SOBREGIRARÍA EN $ 1.700. INFORMACION MARGEN DE CRÉDITO A UTILIZAR $ 1.300 ARCHIVOS -LA INFORMACIÓN QUE SUMINISTRÓ EL SISTEMA CONTABLE FUE EL SALDO EN CUENTA CORRIENTE QUE TENÍA EL CLIENTE M. P. AL MOMENTO DE LA VENTA ( $ 2.700 A FAVOR DE LA EMPRESA). CAPTACIÓN DE DATOS TOMA DE DECISIONES PROCESAMIENTO EMISIÓN DE INFORMES

10 Profesora. ROSITA CRUZ DE INNOCENTE 2. LA CAPTACION DE DATOS. LA DOCUMENTACION RESPALDATORIA. FORMULARIOS Y OTROS COMPROBANTES. FUNCIONES. SU IMPORTANCIA DENTRO DEL PROCESO CONTABLE

11 Prof. Rosa Cruz de Innocente ENTRADA O INSUMO (INPUT) a) Los datos resultantes de: OPERACIONES CON TERCEROS (Compras, ventas, pagos, cobros) HECHOS INTERNOS (transformación de bienes, estimaciones) HECHOS DEL CONTEXTO (variaciones del mercado, política económica, tributaria, previsional) Se captan desde los comprobantes

12 Prof. Rosa Cruz de Innocente DOCUMENTACION RESPALDATORIA COMPROBANTES CONCEPTO Son la fuente de la registración, en ellos consta con certeza y claridad los hechos económicos que la contabilidad debe recoger y reflejar en sus libros. FUNCIONES Contable: Son fuente de datos. Proporciona datos que da nacimiento al proceso contable. Legal: Sirven como medios de prueba de los hechos que refleja contablemente. Control Permite asignar y deslindar responsabilidades de las personas que intervinieron en la operación.

13 Prof. Rosa Cruz de Innocente CLASIFICACIÓN COMPROBANTES SEGÚN SU ORIGEN O PROCEDENCIA SEGÚN SU CONTENIDO DE ORIGEN INTERNO DE USO INTERNO DE USO EXTERNO DE ORIGEN EXTERNO OPERACIONES REALIZADAS TRASLADO Y ENTREGA DE BIENES PESAJE DE PRODUCTOS AGROPECUARIOS SEGÚN LA ACTIVIDAD QUE RESPALDAN REGISTRABLES NO REGISTRABLES

14 Prof. Rosa Cruz de Innocente COMPROBANTES EMISION Y DISEÑO En cuanto al formato y contenido de los comprobantes existen disposiciones legales e impositivas que establecen requisitos mínimos que ellos deben observar.

15 Profesora. ROSITA CRUZ DE INNOCENTE 3. PROCESAMIENTO 3.1. CONTROL Y EXAMEN DE LOS DATOS CAPTADOS

16 Prof. Rosa Cruz de Innocente ENTRADA O INSUMO (INPUT) b) Practicar los controles de entradas pertinentes. Antes de contabilizar un comprobante se debe controlar: Que no falte ninguno. Que contenga todos los datos válidos y necesarios. Que no hayan sido contabilizados anteriormente.

17 Profesora. ROSITA CRUZ DE INNOCENTE 3. 2. REGISTRACION 3.2.1. ELEMENTOS EMPLEADOS CUENTAS REGISTROS CONTABLES

18 Profesora. ROSITA CRUZ DE INNOCENTE 3.2.1.1. CUENTAS. CONCEPTO. PARTES QUE LA INTEGRAN. CALSIFICACION: POR SU NATURALEZA O FUNCION DEL OBJETO REPRESENTADO; POR SU CONTENIDO, POR SU EXTENSIÓN; POR EL CARÁCTER DE SUS SALDOS. PLAN DE CUENTAS. CONCEPTO. CARACTERISTICAS. OBJETIVOS DE SU UTILIZACION

19 Prof. Rosa Cruz de Innocente CONTABILIDAD LENGUAJE EL LENGUAJE CONTABLE SE TRADUCE EN LA CREACIÓN Y UTILIZACIÓN DE CUENTAS, PLAN DE CUENTAS, MANUAL DE CUENTAS Y LAS REGLAS O PROCEDIMIENTOS DE LA ENTIDAD.

20 Prof. Rosa Cruz de Innocente CUENTAS. CONCEPTO Son convenciones que a modo de códigos, se emplean con el objetivo de identificar, clasificar y agrupar los elementos que intervienen en las operaciones económicas que lleva a cabo el ente.

21 Prof. Rosa Cruz de Innocente Conjunto de anotaciones relacionadas con un mismo objeto. Memoria que almacenan información contable. Acumula variaciones patrimoniales de elementos de igual naturaleza. CUENTAS. CONCEPTO

22 Prof. Rosa Cruz de Innocente CONTENIDO  PARTE GRAFICA Diseño  PARTE CUANTITATIVA Importes en números  PARTE LITERAL Nombre y descripción

23 Prof. Rosa Cruz de Innocente CLASIFICACION  SEGÚN SU FUNCIÓN EN LA REGISTRACIÓN DE VARIACIONES PATRIMONIALES  SEGÚN EL SIGNIFICADO DE SUS SALDOS  SEGÚN SU EXTENSIÓN o CONTENIDO

24 Prof. Rosa Cruz de Innocente SEGÚN LA FUNCIÓN QUE CUMPLEN EN EL PROCESO DE REGISTRACION DE VARIACIONES PATRIMONIALES CUENTAS PATRIMONIALES:  Cuentas de activo  Sus regularizadoras  Cuentas de pasivo  Sus regularizadoras  Cuentas de patrimonio neto: capital. Reservas y resultados acumulados CUENTAS DE RESULTADOS CUENTAS DE ORDEN CUENTAS DE ENLACE CUENTAS DE MOVIMIENTO

25 Prof. Rosa Cruz de Innocente SEGÚN EL SIGNIFICADO DE SUS SALDOS  Acumulativas  Cuentas de resultados (Ingresos, Gastos, Ganancias y Perdidas)  Las cuentas de patrimonio neto (Capital y Resultados no asignados).  Las cuentas de activos permanentes y sus regularizadoras  Residuales  Las cuentas que representan activos de rápida movilidad  Sus regularizadoras.  Las cuentas de Pasivos.  Sus regularizadoras

26 Prof. Rosa Cruz de Innocente SEGÚN SU EXTENSIÓN O CONTENIDO  Recompuestas  Compuestas  Colectivas o sintéticas  Simples o analíticas

27 Prof. Rosa Cruz de Innocente PLAN DE CUENTAS: CONCEPTO Es el grupo de cuentas que utiliza una empresa ordenadas en forma sistemática, facilitando el control parcial y conjunto de la empresa y la toma de decisiones gerenciales. Es el ordenamiento metódico de todas las cuentas de las que se vale el proceso contable para lograr sus fines.

28 Prof. Rosa Cruz de Innocente PLAN DE CUENTAS  CARACTERÍSTICAS: Ordenado Completo Elástico o flexible Homogéneo Claro

29 Prof. Rosa Cruz de Innocente PLAN DE CUENTAS OBJETIVOS DE SU UTILIZACIÓN: Facilitar el logro de los objetivos de la contabilidad Suministrar información a la gerencia Es herramienta imprescindible en el procesamiento de datos a partir de la registración Facilita la preparación de informes contables (EE.CC.)

30 Prof. Rosa Cruz de Innocente 3.2.1.2.REGISTROS CONTABLES

31 Prof. Rosa Cruz de Innocente REGISTROS CONTABLES  Soportes físicos que se vale la teneduría de libros para dejar constancia escrita de las variaciones patrimoniales producida por las operaciones o hechos del contexto respaldadas por los comprobantes CONCEPTO:  Permite la acumulación permanente y el almacenamiento ordenado y sistemático de la información contable.

32 Prof. Rosa Cruz de Innocente CLASIFICACIÓN REGISTROS FUNCIONAL GRADO DE ANÁLISIS CRONOLÓGICOS SISTEMÁTICOS OBLIGATORIOS NO OBLIGATORIOS EXIGIBILIDAD PRINCIPALES AUXILIARES

33 Prof. Rosa Cruz de Innocente REGISTROS. CLASIFICACIÓN  S/ EL PUNTO DE VISTA FUNCIONAL  CRONOLOGICOS: Diario General y subdiarios  SISTEMATICO Mayor General y submayores  SEGUN EL GRADO DE ANÁLISIS  PRINCIPALES Diario y Mayor General  AUXILIARES Subdiario y Submayor  SEGUN SU EXIGIBILIDAD  OBLIGATORIOS Diario General e Inventario y Balance  NO OBLIGATORIOS Mayor General

34 Prof. Rosa Cruz de Innocente LIBROS DE COMERCIO PRINCIPALESAUXILIARES NO OBLIGATORIOSOBLIGATORIOS CUENTAS CORRIENTES CAJA VENTAS COMPRAS MAYOR DIARIO INVENTARIOS Y BALANCES

35 Prof. Rosa Cruz de Innocente Variaciones patrimoniales, La fecha de el libro diario registra cronológicamente los hechos y operaciones que provoquen registración es la que se corresponde con el hecho sustancial que evidencia tal el hecho u operación. NORMALMENTE UN ASIENTO DIARIO SE REFIERE: A una operación en particular. A un conjunto de operaciones de similar naturaleza. O a devengamientos ocurrido durante el período, que por razones prácticas se registran diferidamente al cierre del período LIBRO DIARIO

36 LIBRO DIARIO. CARACTERÍSTICAS  Cada anotación referente a un hecho u operación constituye un “asiento”.  Se numeran y se fechan los asientos.  Cumple dos funciones fundamentales: presenta la secuencia cronológica de la transacción de la empresa y proporciona datos sumarios de cada operación.  Las fuentes de registración son básicamente: Comprobantes, Papeles de comercio, Instrumentos públicos ó Privados y formularios.  Otorga información histórica de todas las operaciones.  No brinda información sobre la situación patrimonial y de resultados.

37 Prof. Rosa Cruz de Innocente EL LIBRO MAYOR ES UN REGISTRO DE SEGUNDA ENTRADA, sistemático, donde las operaciones se anotan por tema. El mayor es un registro donde se agrupan todas las cuentas físicamente. De acuerdo al soporte físico podría consistir en: Un libro encuadernado. Un libro de hojas sueltas que se atornillan. Un fichero. Cuando se emplea PC las cuentas no existen como tales sino que el computador imprime para un período dado los movimientos y saldos de una o mas cuentas. LIBRO MAYOR

38  Resume el movimiento de cada cuenta clasificándolas según su función dentro del proceso contable (por su naturaleza) apropiadamente.  No es obligatorio pero fundamental a efectos de manifestar la expresión dinámica y analítica de cada cuenta. LIBRO MAYOR. CARACTERÍSTICAS

39 Prof. Rosa Cruz de Innocente Registra el detalle valorizado de la universalidad de los bienes y derechos a favor del empresario, así como sus obligaciones, determinando por diferencia el capital de la empresa. LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES

40 LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES. CARACTERISTICAS  De uso esporádico  Se vuelca a fin de cada ejercicio:  La descripción detallada de todos los bienes, derechos y obligaciones de un ente en un momento determinado, agrupados por elementos patrimoniales y debidamente valuados. (Inventario)  Los estados contables de uso externo, memoria, informe de auditoría e informe del síndico.

41 Prof. Rosa Cruz de Innocente 3.2.1.3. METODO DE LA PARTIDA DOBLE

42 Prof. Rosa Cruz de Innocente MÉTODO BALANCEANTE DE LA PARTIDA DOBLE  El registro en los libros contables de los hechos externo e internos y operaciones que provoquen variaciones patrimoniales objetivamente medibles se lleva a cabo a través del método de la partida doble.

43 Prof. Rosa Cruz de Innocente  LA PARTIDA DOBLE es un método de registración con fundamento aritmético por el cual, las anotaciones emergentes de cada hecho u operación se efectúan en por lo menos DOS CUENTAS y cuya aplicación se basa en el uso de ciertas convenciones que parten de la IGUALDAD CONTABLE FUNDAMENTAL..

44 Las convenciones parten de la igualdad contable fundamental ECUACIÓN CONTABLE FUNDAMENTAL Al inicio de la vida de la empresa: ACTIVO – PASIVO = CAPITAL Cuando la empresa está en marcha: (1) ACTIVO – PASIVO = CAPITAL + RESULTADOS Donde Resultados es igual: Resultados del ejercicio y Resultado de ejercicios anteriores Reemplazando en (1) (2) ACTIVO – PASIVO = CAPITAL + RES. ACUM.+ RES. EJERCICIO Donde Resultado del ejercicio es igual a: Ingresos, Ganancias, Gastos y Perdidas. Reemplazando en (2) ACTIVO–PASIVO=CAPITAL+RES.ACUM.+ING+GCIAS–GTOS–PDAS PARA APLICAR EL METODO DE LA PARTIDA DOBLE DEJAMOS TODOS LOS TERMINOS DE LA IGUALDAD EN POSITIVO. GTOS+ PDAS+ACTIVO = PASIVO+CAPITAL+RES.ACUM.+ING+ GCIAS Cuentas de la izquierda Cuentas de la derecha

45 Prof. Rosa Cruz de Innocente CONVENCIONES EN LAS QUE SE BASA EL METODO DE REGISTRO DE LA PARTIDA DOBLE ?

46 Prof. Rosa Cruz de Innocente LAS CUENTAS QUE ESTÁN A LA IZQUIERDA DEL SIGNO IGUAL: ACTIVOS; GASTOS Y PERDIDAS  Comienzan sus anotaciones en el DEBE  Los aumentos se registran en el DEBE  Las disminuciones en el HABER  Deben tener saldo DEUDOR ó estar SALDADAS

47 Prof. Rosa Cruz de Innocente LAS CUENTAS QUE ESTÁN A LA DERECHA DEL SIGNO IGUAL: CAPITAL; INGRESOS; Y GANANCIAS  Comienzan sus anotaciones en el HABER  Los aumentos se registran en el HABER  Las disminuciones en el DEBE  Deben tener saldo ACREEDOR ó estar SALDADAS

48 Prof. Rosa Cruz de Innocente CONVENCIONES  En cada asiento los totales DEBITADOS y ACREDITADOS deben coincidir.  En todo momento el total de las sumas deudoras debe ser igual que el total de las sumas acreedoras.  En todo momento el total de los saldos deudores debe ser igual al total de los saldos acreedores

49 Prof. Rosa Cruz de Innocente  La anotaciones en el DEBE se llaman DEBITOS o cargos.  La anotaciones en el HABER se llaman CRÉDITOS o abonos.  El total de DEBITOS se llama SUMA DEUDORA.  El total de CRÉDITOS se llama SUMA ACREEDORA. CONVENCIONES

50 Prof. Rosa Cruz de Innocente  La diferencia entre las SUMAS DEUDORAS y ACREEDORAS se llama SALDO.  El SALDO DEUDOR se da cuando la suma deudora es mayor que la suma acreedora.  El SALDO ACREEDOR se da cuando la suma acreedora es mayor que la suma deudora.  Si las sumas deudoras y acreedoras coinciden la cuenta está SALDADA. CONVENCIONES

51 Prof. Rosa Cruz de Innocente 3.2.1.4.. SISTEMAS DE REGISTRACIÓN. CONCEPTO  Constituye el conjunto sistematizado de registros a utilizar en el procesamiento de datos.

52 Prof. Rosa Cruz de Innocente SISTEMAS DE REGISTRACION Directo (tradicional) Directo con el uso de algunos registros auxiliares Indirecto o centralizado

53 Prof. Rosa Cruz de Innocente SISTEMA DIRECTO Es aquel en el cual todas las operaciones y hechos con repercusión patrimonial son registradas en un único diario y luego en un único mayor Tiene muchas limitaciones.

54 Prof. Rosa Cruz de Innocente SISTEMA DIRECTO. ESQUEMA DE REGISTROS Hechos y Operaciones que provocan variaciones patrimoniales objetivamente medibles. LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR Balance de comprobación de sumas y saldos. LIBRO INVENTARIOS y BALANCES

55 Prof. Rosa Cruz de Innocente

56 DESVENTAJAS DE ESTE SISTEMA Las operaciones son registradas en un único LIBRO DIARIO. Es aplicables en negocios de poca envergadura, con un número de operaciones relativamente bajo. Imposibilidad material de registrar mas de un asiento por vez. Imposibilidad de practicar asientos mientras se procede a la mayorización. Imposibilidad de dividir el trabajo

57 Prof. Rosa Cruz de Innocente CONSIDERANDO EL LIBRO CAJA COMO UN SUBDIARIO CONSIDERANDO EL LIBRO CAJA COMO UN SUBDIARIO Recepta en forma analítica TODAS las operaciones de Pagos y Cobranzas, y periódicamente -semana, mes, día- transfiere esa información al Diario General a través de un ASIENTO RESUMEN, a través de la minuta contable. Recepta en forma analítica TODAS las operaciones de Pagos y Cobranzas, y periódicamente -semana, mes, día- transfiere esa información al Diario General a través de un ASIENTO RESUMEN, a través de la minuta contable. SISTEMA DIRECTO CON EL USO DE ALGUNOS REGISTROS AUXILIARES

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59 SISTEMA CENTRALIZADO Surge para posibilitar las ventajas de la división del trabajo. Se acude al empleo de subdiarios, cuyo número puede ser ilimitado, los que recogen información analítica de operaciones repetitivas que periódicamente se concentran en los libros principales. En el diario a través de un asiento resumen.

60 Prof. Rosa Cruz de Innocente SISTEMA CENTRALIZADO Primero hay una descentralización con gran grado de análisis Después se centralizan y sintetizan las anotaciones de los subdiarios, en el Diario General a través de asientos resumenes y se vuelcan al Mayor General.

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62 MEDIOS DE REGISTRACIÓN ELECTRONICA  Medios electrónicos: se incorpora la computadora, equipos que constan de memorias que al conservar toda la información que reciben, pueden procesarla posteriormente con lo cual eliminan gran parte de los errores que se cometen en los sistemas que dependen de la acción del hombre.