Secretaria de Planeación Departamental GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE PLANEACION DEPARTAMENTAL SUBSECRETARIA DE ESTUDIOS SOCIOECONOMICOS.

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1 Secretaria de Planeación Departamental GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE PLANEACION DEPARTAMENTAL SUBSECRETARIA DE ESTUDIOS SOCIOECONOMICOS Cali, 12 de mayo, 2003 METODOLOGIA PARA LA REALIZACION DEL NUEVO SISBEN

2 Secretaria de Planeación Departamental PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

3 Secretaria de Planeación Departamental PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN 1.Que es el sisben 7.Que debe hacer un municipio para implementar el nuevo sisben 2.Porque se debio cambiar el Sisben 3.Quien Ordeno Cambiar el Sisben 4.Cuales son los Cambios 5.El nuevo marco Jurídico del Sisben 6.Quien es el responsable de implementar el sisben 8.Preguntas mas comunes sobre el sisben

4 Secretaria de Planeación Departamental PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN Etapas del proceso de implantacion del nuevo sisbén. ALISTAMIENTO SENSIBILIZACIÓN CAPACITACIÓN EJECUCIÓN DEL OPERATIVO SEGUIMIENTO DE RESULTADOS

5 Secretaria de Planeación Departamental Quién es el responsable de implementar el Nuevo Sisbén en cada municipio El principal responsable de la implantación del nuevo Sisbén, su administración y uso, es el alcalde municipal. De la gestión que él realice para que su municipio cuente con el nuevo Sisbén va a depender que la población pobre pueda acceder a los beneficios de los programas sociales del gobierno que incorporan subsidios. No obstante, el municipio, el nivel central (DNP), el nivel departamental (gobernación), los organismos de control y vigilancia, y las veedurías ciudadanas: tienen competencias específicas PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

6 Secretaria de Planeación Departamental Responsabilidad y fuinciones ante el nuevo Sisben a)Responsabilidad de la Nación Diseña marco de políticas, regulación y sanción Genera elementos para la implementación Consolida y evalúa información municipal Con el departamento, realiza interventoría administrativa y técnica a los municipios Administra bases para programa sociales Coordina con otras instancias nacionales Control de calidad y depuración bases PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

7 Responsabilidad y fuinciones ante el nuevo Sisben b)Responsabilidad del Departamento Sensibiliza la población, autoridades y organismos de control municipales Apoya implementación (logística, recursos) Presta asistencia técnica Controla y vigila desarrollo operativos Conjuntamente con el DNP realiza la interventoría administrativa y técnica en todos los municipios Consolida la información Administra bases de programas sociales Coordina a nivel departamental. PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

8 Secretaria de Planeación Departamental Responsabilidad y fuinciones ante el nuevo Sisben c)Responsabilidad del Municipio Implanta, opera y administra Sisbén Propicia la participación, control, vigilancia Controla y vigila desarrollo operativos Evalúa y analiza información Administra bases programas sociales Entrega bases al departamento y al nivel central. Sensibiliza la población y a las autoridades municipales PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

9 Secretaria de Planeación Departamental d)Responsabilidad del alcalde Designar un administrador del orden municipal que le reporte al comité técnico, y que será el responsable de recolectar la información y mantener actualizada la base de datos de potenciales beneficiarios para programas sociales. Crear un comité técnico de administración del Sisbén, conformado por un delegado del alcalde, quien lo debe presidir, y por técnicos de las secretarías sociales y planeación municipal. será el responsable de la administración y uso del Sisbén en el municipio. Los pasos por seguir para recolectar y mantener la información actualizada son: Propiciar el control social a través de las veedurías ciudadanas (decreto 2170 de 2002) y de los organismos de control y vigilancia gubernamentales para que no permitan la manipulación y mal uso del Sisbén. Responsabilidad y fuinciones ante el nuevo Sisben PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

10 Para municipios con incidencia inferior al 80%: a)Barrios o zonas a encuestar en donde la incidencia de pobreza es > al 50%, y se estima el número total de hogares a encuestar en estos barrios. b)Se escogen los hogares con niveles 1 y 2 de Sisbén que no quedaron en la anterior selección. Planificar el operativo de campo. será el responsable de la administración y uso del Sisbén en el municipio. Los pasos por seguir para recolectar y mantener la información actualizada son:  Seleccionar el personal  Establecer un cronograma de trabajo  Establecer unos costos directos del operativo de campo y digitación de la información Para aquellos municipios en que la incidencia es igual o mayor al 80%, las encuestas a efectuar corresponde a la totalidad de hogares urbanos. Determinar el personal requerido para el Operativo de Campo: Administrador Sisbén, Supervisores, encuestadores, Digitadores, Verificadores. Responsabilidad y fuinciones ante el nuevo Sisben d)Responsabilidad del alcalde PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

11 Secretaria de Planeación Departamental e)Responsabilidad de los organismos de control y vigilancia y de la comunidad Responsabilidad y fuinciones ante el nuevo SISBEN Los organismos de control y vigilancia tienen un papel preponderante en la observancia que la organización, administración y uso del Sisbén se ciña a los ordenamientos legales La comunidad debe vigilar que sus derechos no sean usurpados por organismos, grupos, o personas para quienes los potenciales beneficios que se derivan de la inscripción en el Sisbén no fueron diseñados PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

12 Secretaria de Planeación Departamental ¿Como esta conformado el comité tecnico municipal para el nuevo SISBEN? Este debe ser liderado por Alcalde y/o su delegado que puede ser el jefe de la oficina a la cual esta adscrito el Sisben y/o el administrador del Sisben. igualmente debe estar integrado por lo menos por un funcionario de aquellas otras áreas de la alcaldía que estan encargadas de ejecutar programas sociales y necesitan para su focalización utilizar la información proporcionada por el Sisbén, como ocurre por ejemplo con la Secretaría de Salud, o la Secretaria de Desarrollo Comunitario en caso de que exista. También debe estar conformado por los delegados de las entidades de control del municipio como la Contraloríal, el Personero, y los representantes de la comunidad que puedan ejercer la veeduría ciudadana como por ejemplo un representante de los jueces de paz del municipio, un delegado por los presidentes de las juntas de acción comunal y por los presidentes de las juntas de acción local, el presidente o un delegado de las asociaciones de veedores, usuarios de las ARS o del hospital publico municipal que exista en el municipio PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

13 Secretaria de Planeación Departamental La estructura organizacional del comité técnico municipal del SISBEN es la siguiente: Nivel Directivo: La dirección técnica del comité esta a cargo del Señor Alcalde y el jefe de la dependencia que tiene a su cargo el Sisbén Nivel Coordinador: La coordinación Técnica esta a cargo del administrador municipal del Sisben o la persona que el Alcalde delegue para tal efecto Nivel Operativo: La labores operativas esta a cargo de los delegados al comité que se organizaran en cuatro equipos de trabajo relacionados a continuación O PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

14 Secretaria de Planeación Departamental Coordinar los esfuerzos de la Alcaldía de manera participativa a fin de reunir los recursos humanos, logísticos, técnicos y financieros requeridos para apoyar la implantación del nuevo Sisbén en cada municipio de una manera eficiente y transparente. El resultado esperado es dejar implementado un sistema de identificación de beneficiarios para programas sociales con transparencia y mayor capacidad de clasificar a los hogares de cada municipio según sus condiciones de vida, de modo que en los primeros niveles del Sisbén sólo queden los que registran las mayores condiciones de pobreza y puedan ser priorizados en la asignación de subsidios. ¿cuál es el objetivo del comité técnico municipal del SISBEN? PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

15 ¿cuales son las funciones del comité técnico municipal del SISBEN? Implementar la etapa de alistamiento del municipo a fin de que se reúnan los requisitos para afrontar el reto de implementar un nuevo Sisbén Coordinar la asistencia del administrador del Sisben y el auxiliar a los talleres de capacitación en la metodología del nuevo Sisbén y replicar esta información a los municipios que lo requieran por demanda Coordinar todo lo relacionado con la realización de las campañas de sensibilización de la comunidad vinculada al Sisbén, de las entidades usuarias de este instrumento y del propio comité municipal Coordinar la ejecución del operativo de campo para realizar el proceso de reencuestaje y procesamiento de la información Participar en la verificación del proceso y la validación de la información de acuerdo a los parámetros técnicos y jurídicos establecidos por el DNP Las funciones del Comité Técnico Municipal del Nuevo Sisbén consiste coordinar la ejecución de cada una de las etapas del plan de trabajo que se ha diseñado para la implantación del nuevo Sisbén en cada municipio PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

16 Secretaria de Planeación Departamental Estructura organizacional del comité técnico municipal del SISBEN COMITÉ TECNICOCOMITÉ TECNICO Nivel Directivo: La dirección técnica del comité esta a cargo del Señor Alcalde y el jefe de la dependencia que tiene a su cargo el SISBEN Nivel Coordinador: La coordinación Técnica esta a cargo del administrador municipal del Sisben o la persona que el Alcalde delegue para tal efecto Estructura Nivel Operativo: La labores operativas esta a cargo de los delegados al comité que se organizaran en cuatro equipos de trabajo relacionados a continuación: PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

17 Secretaria de Planeación Departamental Los equipos que se pueden conformar al interior del comité son los siguientes: COMITÉ TECNICOCOMITÉ TECNICO Equipo Coordinador Equipo de Sensibilización y Comunicaciones Equipos Equipo de Interventoría Equipo de Asistencia Técnica PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

18 Secretaria de Planeación Departamental El objetivo de este equipo es la de conocer y ejecutar las Instrucciones, dadas por el DNP para la ejecución de cada una de las etapas en las que se divide el proceso de implantación del nuevo Sisbén, así como coordinar las convocatorias, la logística y la ejecución de las jornadas, talleres o visitas que se deben realizar en y con los municipios Esta conformado por funcionarios internos de la alcaldía Objetivos de los equipos del comité tecnico municipal el nuevo SISBEN a)Equipo Coordinador PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

19 Funciones del equipo Coordinador para el nuevo SISBEN? 1.Ejecutar y hacer seguimiento al cumplimiento por parte de los municipios de los requerimientos o instrucciones impartidas por el DNP a fin de que estos puedan estar listos para comenzar con la implementación del nuevo Sisbén: a)Actualizar, Depurar y Recopilar las bases de datos actualizadas del Sisbén de los 42 municipios para efectos de estimar el costo del nuevo Sisbén b)Coordinar la realización de los convenios entre el municipio y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD - para la transferencia de los recursos de cofinanciación entregados por la nación a los municipios. c)Adelantar campañas de cedulación y registro civil de las personas que no posean o hayan extraviado el documento de identidad. 2.Elaborar una propuesta de plan de trabajo para el comité técnico municipal y concertarlo con los miembros de dicho comité. PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

20 3.Difundir y hacer seguimiento a las instrucciones dadas a los municipios para la ejecución de cada una de las etapas del plan de trabajo del comité técnico departamental. 4.Distribuir las invitaciones y motivar a los convocados la asistencia a las jornadas de sensibilización y a los talleres de capacitación. 5.Coordinar las demandas de logística que implican la ejecución de las etapas de sensibilización, y a la ejecución del operativo de campo para la realización de la encuesta. 6.Administrar el presupuesto asignado a nivel municipal para el desarrollo de las actividades requeridas por el nuevo Sisbén. 7.Participar en la selección de los encuestadores que debe contratar el departamento para ejecutar la etapa de interventoría. 8.Elaborar reportes sobre el cumplimiento de los requisitos y acatamiento de las instrucciones entregadas a los municipios para la ejecución de cada una de las etapas del plan de trabajo. PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN Funciones del equipo Coordinador para el nuevo SISBEN?

21 Secretaria de Planeación Departamental Difundir entre las autoridades municipales y la comunidad en general las características y normatividad del nuevo Sisbén. Así como explicar la manera como los municipios deben prepararse para la ejecución de este proceso y la forma como la comunidad puede participar Esta conformado por funcionarios internos de la alcaldía Este equipo esta conformado por los funcionarios de la alcaldía y por delegados de la emisora o el canal de televisión que existan el municipio, representantes de los organismos de control (Procuraduría, Defensoría del Pueblo), Instancias de veeduría ciudadana (Jueces de Paz, Veedores, Personeros), y otras entidades gremiales, fundacionales o académicas que se interesen en este proceso Objetivos de los equipos del comité tecnico municipal el nuevo SISBEN b)Equipo Sensibilización y Comunicaciones PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

22 Funciones del equipo Equipo Sensibilización Comunicaciones para el nuevo SISBEN? 1.Diseñar, aprobar y manejar el contenido del material didáctico con el cual se van a realizar las campañas de sensibilización. a)Aprobar el orden del día y el contenido de las exposiciones en Power Point que se van a presentar en las jornadas de sensibilización. b)Diseñar los boletines que se van a entregar a la comunidad durante la campaña de sensibilización. c)Diseñar los afiches que se pueden publicar y distribuir entre los 42 municipios para informar sobre las características del nuevo Sisbén y el proceso de implantación del mismo. d)Realizar programas de radio que permitan sensibilizar a la comunidad sobre la necesidad de reformar el Sisbén e informarla sobre las características del nuevo Sisbén y las etapas que comprende la implementación del mismo. 2.Definir y contactar a los invitados de cada municipio que deben ser convocados a las campañas de sensibilización a realizar con las autoridades municipales encargadas del Sisbén, los representantes de la comunidad encuestada por el Sisbén, las entidades usuarias del Sisbén y los representantes de las instancias del control ciudadano.

23 Secretaria de Planeación Departamental El objetivo de este equipo socializar la metodología del nuevo Sisben entre el personal que en cada municipio va a realizar la encuesta y a manejar el software del nuevo Sisbén. Este equipo esta conformado por funcionarios de la oficina del Sisben que recibieron la capacitación dictada por el DNP Objetivos de los equipos del comité tecnico municipal el nuevo SISBEN c)Equipo Asistencia Técnica PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

24 Funciones del equipo Equipo Sensibilización Comunicaciones para el nuevo SISBEN?  Participar en la realización de los talleres subregionales de capacitación en la metodología del nuevo Sisbén  Replicar los conocimientos adquiridos en el taller de capacitación sobre la metodología del nuevo Sisbén para las personas que requieran recibir estos conocimientos.  Instalar el nuevo software del Sisbén en el municipio.  Diseñar un tutorial para facilitar el manejo del nuevo software del Sisbén a los administradores municipales.  Participar en el diseño del operativo de campo para la aplicación de la nueva encuesta y el procesamiento de la misma.  Participar en la coordinación o en la verificación del operativo de campo que abarca la aplicación de la encuesta, la digitación y procesamiento de la misma.

25 Secretaria de Planeación Departamental El objetivo de este equipo es verificar que en los municipios el proceso de implantación del nuevo Sisbén cumpla con los requisitos metodológicos y jurídicos establecidos por el DNP. Este equipo esta conformado por los mismos funcionarios del equipo de asistencia técnica, mas Representantes de los Organismos de Control y Vigilancia del municipio (Contraloría Municipal, Personeros) Instancias de Veeduría Ciudadana (Jueces de Paz, Veedores, Lideres Comunitarios) Objetivos de los equipos del comité tecnico municipal el nuevo SISBEN d)Interventoría al proceso PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

26 Funciones del equipo Equipo Sensibilización Comunicaciones para el nuevo SISBEN?  Tener un pleno dominio de la metodología del nuevo Sisbén y conocimiento de las actividades que conforman la etapa de interventoría a los municipios.  Verificar que el operativo de campo realizado en el municipio cumplan con los requisitos establecidos por la metodología entregada por el DNP.  Reportar por escrito al coordinador del comité técnico municipal del Sisben las inconsistencias e irregularidades que se observen en los municipios durante el desarrollo de los operativos de campo  Verificar que los municipios cumplan con la notificación de los puntajes arrojados por el nuevo Sisbén a los hogares encuestados en el tiempo establecido y que publiquen por comunas o barrios en forma ascendente (de menor a mayor) el orden de los puntajes obtenidos por todos los hogares encuestados en cada municipio.  Remitir la base de datos del nuevo Sisbén de cada municipio a la Secretaria de Planeación Departamental, a la procuraduría regional del departamento y al DNP para contar con respaldos originales, a fín de efectuar la posterior verificación de dicha información

27 Secretaria de Planeación Departamental Alcalde y /o su delegado Encuestadores seleccionados Supervisores seleccionados Digitadores seleccionados Jefe de Sistemas seleccionado Coordinador general del operativo de campo Funcionarios convocados por cada municipio a la capacitacion sobre la metodología del nuevo sisbén PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

28 Secretaria de Planeación Departamental El comité técnico en pleno debe evaluar, aprobar y/o ajustar el plan de trabajo. Una vez se haya concertado el plan de trabajo, cada uno de los miembros del comité de acuerdo con la propuesta realizada debe vincularse a uno de los grupos de trabajo. Cada grupo estará coordinado por uno o dos funcionarios de la dependencia de la Alcaldi de la cual dependa el Sisbén, quien efectuara una propuesta de organización de dichos equipos, pues para agilizar la operatividad de los equipos internos del comité técnico municipal del Sisbén, se recomienda que cada equipo proceda a reunirse para distribuir en forma especifica entre cada uno de sus miembros la realización de las funciones asignadas. Así mismo debe definir un cronograma de actividades que debe estar coordinadas entre sí. ¿como va a ser el proceso de organización y operación de los grupos internos del comité técnico municipal del sisbén? PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

29 Secretaria de Planeación Departamental No obstante para poder ejecutar este plan de trabajo, la primera actividad que debe realizar el comité técnico municipal para el nuevo Sisbén, será la de recibir una inducción general sobre el nuevo Sisbén y la verificación del plan de trabajo propuesto por la Secretaria de Planeación Departamental a fin de dar comienzo a la ejecución del mismo. Posteriormente el comité técnico debe reunirse las veces que sean necesarias para ajustar y afinar el plan de trabajo, asignar responsabilidades y definir el cronograma de actividades de cada uno de los equipos que conforman el comité a fin de garantizar la adecuada ejecución de cada una de las etapas establecidas. El comité debe establecer un cronograma que indique el orden cronológico en el cual se va a ejecutar cada una de las etapas que comprende la implantación del nuevo Sisbén.. ¿como va a ser el proceso de organización y operación de los grupos internos del comité técnico municipal del sisbén? PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

30 CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO 10 de Abril de 2003: Reunión de constitución del Comité Técnico Departamental del Nuevo Sisbén 25 de Abril de 2003: 1 era Jornada de Inducción al comité sobre el Nuevo Sisbén y Socialización de la propuesta del Plan de Trabajo. Martes 6 de Mayo de 2003: Reunión con Edgar Waldión Jefe Grupo de Calidad de Vida de la DDS – DNP para definir el operativo de interventoría o seguimiento a la implementación del nuevo Sisbén. 7 de Mayo de 2003, 2da Reunión del comité técnico departamental del Sisbén para conocer los ajustes al plan de trabajo. 12 al 16 de Mayo de 2003: 1 er Taller de Capacitación en la Metodología del Sisbén para municipios de subregión sur y pacifica. 19 al 23 de Mayo de 2003: Recopilar y sistematizar los datos de los invitados a convocar de cada municipio para las tres jornadas de sensibilización subregionales (tener en cuenta la relación de personas a invitar sugeridas por el comité técnico) 26 de mayo al 30 de mayo de 2003: Remitir por correo certificado a los 42 municipios instrucciones para la conformación del comité técnico municipal del nuevo Sisbén, la elaboración del plan de trabajo y la definición del ejecutor del operativo. 17 de Junio de 2003: 1era Jornada de Sensibilización en la Subregión Sur 20 de Junio de 2003: 2 da Jornada de Sensibilización en la Subregión Centro 1 al 5 de Julio de 2003: 2 do Taller de Capacitación en la Metodología del Nuevo Sisbén para los 14 municipios de la subregión centro (Sede Buga) PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

31 CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO 10 de Julio de 2003: 3 era Jornada de Sensibilización en la Subregión Norte Viernes 11 de Julio de 2003 4ta jornada de Sensibilización sobre el nuevo Sisbén en Buenaventura. 14 de Julio a 31 de Julio: Replicación por demanda de las Jornadas de Sensibilización y capacitación y realización de las interventorías de los municipios que hayan iniciado el operativo de campo del nuevo Sisbén. 4 al 8 de Agosto de 2003: 3er Taller de Capacitación en la Metodología del Sisbén para los 14 municipios de la subregión Norte 11 de Agosto a 28 de Agosto de 2003: Replicación por demanda de los talleres de capacitación y realización de las interventorías de los municipios que hayan iniciado el operativo de campo del nuevo Sisbén. 1 de Septiembre a 30 de Octubre: de 2003: Asistir y Asesorar a los municipios en la implantación de la metodología del Sisbén y realizar la interventoría a los municipios que estén desarrollando el operativo 4 de Noviembre a 09 de 2003: Culminar el proceso de interventoría a los municipios que ejecutaron el proceso de implantación del Nuevo Sisbén Diciembre 10 al 19 del 2003: Elaboración del informe oficial de cada uno de los grupos de trabajo del Comité Técnico Departamental para el Nuevo Sisbén con base en las actividades desarrolladas por cada grupo, los resultados obtenidos y los procesos pendientes. Diciembre 23 de 2003: Entrega del informe oficial del Comité Técnico Departamental del Nuevo Para el Nuevo Sisbén al Señor Gobernador. PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

32 Descripción de las etapas del plan del trabajo para el nuevo SISBEN Tanto el departamento como los municipios deben prepararse para la implementación del nuevo Sisbén, lo cual implica que en ambas instancias se debe elaborar un plan de trabajo que aunque contemplan las mismas etapas, el desarrollo de cada una, es diferente tanto en el municipio como en el departamento ¿Etapas del plan de trabajo para la implementación del nuevo SISBEN? 1.Alistamiento 2.Sensibilización 3.Capacitación 4.Ejecución del Operativo 5.Seguimiento de Resultados CARACTERISTICAS GENERALES DEL PROCESO DE IMPLEMENTACION DEL NUEVO SISBÉN PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

33 Secretaria de Planeación Departamental La etapa de alistamiento para los MUNICIPIOS comprende las siguientes actividades: a)Actualizar y depurar las inconsistencias de las bases de datos existente del Sisbén y enviarla al DNP con copia a la Secretaria de Planeación. b)Definir el costo del nuevo Sisbén de la siguiente forma: Con base en el numero de hogares registrados en la base de datos actual del Sisbén, el DNP estima los costos de la nueva encuesta del Sisbén y determinará el porcentaje de cofinanciación asignable a cada municipio. c)Cada municipio debe establecer un convenio con el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD - entidad a través de la cual el DNP entregará la cofinanciación asignada a cada municipio para el nuevo Sisbén. d)Asignar el presupuesto para la partida de cofinanciación que debe colocar cada municipio a fin de completar y reunir los recursos requeridos para el nuevo Sisbén. e)Acondicionar la logística donde funciona la oficina del Sisbén: Equipos de cómputo moderno que puedan leer CD´s (mínimo dos), impresora, archivadores, legajadores, implementos de oficina como huelleros, almohadillas, papel, lapiceros de color negro, azul y rojo, etc... Alistamiento PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

34 Secretaria de Planeación Departamental f)Actualizar y depurar las inconsistencias de las bases de datos existente del Sisbén y enviarla al DNP con copia a la Secretaria de Planeación. g)Garantizar el adecuado perfil técnico del administrador del Sisbén, como son el conocimiento básicos de sistemas operativos DOS y WINDOWS, nociones de Fox pro, Excel y facilidad para los sistemas para el manejo del Nuevo Software del Sisbén. Capacidades de coordinación, supervisión y delegación de funciones. h)Conformar el Comité Técnico Municipal del Sisbén: delegado del Alcalde quien lo debe presidir y por funcionarios de las secretarías sociales (Salud, Educación, Desarrollo Social y Gobierno) y de Planeación municipal, así como por el Administrador del Sisbén y los auxiliares (digitadores, encuestadores, etc.). i)Diseñar un Plan de Trabajo Preliminar que le permita al Comité Técnico Municipal conocer la dimensión del operativo, evaluar la capacidad logística y financiera del municipio y conformar los equipos de trabajo requeridos. j)Definir el mecanismo de ejecución del Nuevo Sisbén, es decir, decidir si el operativo se elabora directamente con personal vinculado a la Alcaldía o si opta por la alternativa de contratar con terceros el operativo. Alistamiento PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN La etapa de alistamiento para los MUNICIPIOS comprende las siguientes actividades:

35 Secretaria de Planeación Departamental k)En caso de que el municipio decida contratar con terceros el operativo, se deben elaborar los términos de referencia y efectuar la licitación o la convocatoria publica de acuerdo a lo estipulado por la ley de acuerdo al valor del contrato. l)Sensibilizar a la comunidad informándola sobre la llegada del nuevo Sisbén, le deben explicar en que consisten los cambios y como se va a llevar a cabo el proceso y quien será la entidad responsable del mismo. m)Actualizar y depurar las inconsistencias de las bases de datos existente del Sisbén y enviarla al DNP con copia a la Secretaria de Planeación. n)Actualizar la cartografía de las zonas del municipio para determinar las áreas y población a encuestar, es importante basarse en la información catastral más reciente que posea el municipio. o)Realizar jornadas de registro para proveer de documento de identidad (registro civil, tarjetas de identidad y cedula de ciudadania) a las personas que carecen de estos documentos y que están incluidas actualmente en el Sisbén o que son susceptibles de ser encuestadas por el Sisbén. Alistamiento PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN La etapa de alistamiento para los MUNICIPIOS comprende las siguientes actividades:

36 Secretaria de Planeación Departamental f) El equipo de trabajo de la Alcaldía o el contratista escogido deben diseñar el operativo de campo que contempla los siguientes aspectos: a)Determinar la población objetivo a encuestar partiendo de los hogares que actualmente están en la base histórica del Sisbén del Municipio más aquellos hogares que se vayan a incluir para lo cual se deben priorizar los hogares de estratos 1 y 2 que aún no han sido encuestados por el Sisbén. b)Determinar el personal requerido (Equipo de trabajo de campo) para el operativo de campo: encuestadores, verificadores, supervisores, coordinadores, digitadores. c)Establecer la ruta y el cronograma de ejecución de la nueva encuesta. d)Disponer de los equipos de cómputo y los digitadores requeridos para capturar las nuevas encuestas realizadas en el tiempo programado. Alistamiento PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN La etapa de alistamiento para los MUNICIPIOS comprende las siguientes actividades:

37 Conformar y capacitar al grupo de sensibilización del Comité Técnico Municipal que realizara las jornadas de sensibilización La etapa de sensibilización para los MUNICIPIOS comprende las siguientes actividades: Aplicar las instrucciones dadas por el DNP y por la Secretaria de Planeación Departamental para diseñar cada una de las etapas del plan de trabajo para la implementación del nuevo Sisbé Definir el contenido del material didáctico para la ilustración de la Jornada (Presentación en Power Point) y elaborar el material de consulta a distribuir (volantes, afiches, folletos Identificar la Población Objetivo a Sensibilizar en cada municipio y coordinar la convocatoria y logística del evento Realizar Jornadas de sensibilización en cada una de las comunas pobres y en los corregimientos y veredas del municipio para explicarles la importancia y características del nuevo Sisbén y las diferencias con el anterior, el plan de trabajo que se debe adelantar y en que consiste cada una de las etapas. Realizar una campaña amplia de difusión en medios masivos sobre las características del nuevo Sisbén y sobre el operativo de campo a realizar, para ello es importante apoyarse en los líderes comunitarios. PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

38 Alcalde y /o su delegado Secretarios Municipales de Planeación, Salud, Educación, Desarrollo Social, Vivienda y GobiERNO Administrador del Sisbén y Auxiliares (Encuestador, Digitador, etc) Presidente del Concejo Municipal Personero Municipal Director (es) del Hospital Publico Municipal Director (es) de la oficina de la Aseguradora de Regimen Subsidiado ARS que funcione en el municipio. Representante de la asociación de usuarios de la ARS que existen en el municipio. Representante de los Jueces de Paz pertenecientes a la Comuna que abarque los barrios mas pobres del MunicipiO Representante del Presidente de la Junta de Acción Comunal y de la Junta de Acción Local del Barrio mas grande que pertenezca a la comuna que abarque los barrios mas pobres del municipio. población objetivo convocada a las jornadas de sensibilizacion en los municipios PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

39 Secretaria de Planeación Departamental Una vez cada municipio haya definido si ejecuta directamente la puesta en marcha del nuevo Sisbén o si contrata este proceso con terceros, debe proceder en cualquiera de los dos casos a conformar el equipo de trabajo para el operativo de campo (encuestadores, supervisores, digitadores y coordinador) La etapa de Capacitación para los MUNICIPIOS comprende las siguientes actividades: El administrador del Sisbén y el Auxiliar de cada municipio que fueron capacitados por el DNP deben replicar la misma capacitación recibida a este equipo de trabajo, para lo cual pueden solicitar apoyo al comité técnico departamental. Cada municipio debe realizar dentro del taller de capacitación al equipo municipal para el operativo de campo una prueba piloto en una comuna pobre PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

40 Secretaria de Planeación Departamental Alcalde y /o su delegado Encuestadores seleccionados Supervisores seleccionados Digitadores seleccionados Jefe de Sistemas seleccionado Coordinador general del operativo de campo Funcionarios convocados por cada municipio a la capacitación sobre la metodología del nuevo SISBEN PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN

41 Secretaria de Planeación Departamental a)Identificación de los hogares a encuestar en el área urbana y rural (partiendo de los hogares que actualmente están en la base histórica del Sisbén del Municipio más aquellos hogares que se vayan a incluir para lo cual se deben priorizar los hogares de estratos 1 y 2 que aún no han sido encuestados por el Sisbén). b)Definir el cronograma (Tiempo y Actividades) y la ruta del operativo c)Realización de la encuesta d)Ubicar el sitio de reunión diario según el sector elegido, y se distribuye el material de trabajo y se asignación a cada encuestador la(s) manzana(s) donde va a realizar su labor.Diligenciamiento de las encuestas en las unidades de vivienda y dentro de ellas a los hogares existentes.Entrega al final de la tarde (aproximadamente las 4 p.m. de las encuestas realizadas por cada encuestador oPERATIVO PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN La etapa de OPERATIVO DE CAMPO para los MUNICIPIOS comprende las siguientes actividades:

42 Secretaria de Planeación Departamental e)Verificación de la información recopilada y reencuestas f)Revisión de la calidad de la información por parte del Supervisor de campo, en caso de encontrar alguna inconsistencia remitirla al encuestador para volver al hogar respectivo y terminar la encuesta.Se selecciona una muestra de las encuestas realizadas y se vuelve a reencuestar para verificar la validez de la información.Digitación de la información, para ello se utiliza el Nuevo Software del Sisbén (Sisbénw2) g)Control digitación, validación y procesamiento de la información h)Verificación de la información, en la cual se pasa por una malla de validación para detectar inconsistencias, después de validar la información digitada es pasada a la base de histórico por el coordinador de digitación (o administrador del Sisbén) y se procesa la informaciónNotificación del puntaje arrojado por el sistema a los miembros de los hogares encuestados. oPERATIVO PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA EL COMITÉ TECNICO MUNICIPAL DEL NUEVO SISBEN La etapa de OPERATIVO DE CAMPO para los MUNICIPIOS comprende las siguientes actividades:

43 Secretaria de Planeación Departamental CONCEPTOS GENERALES SOBRE El NUEVO SISBEN MUCHAS GRACIAS