Informe Cumplimiento Actualización MECI – UPRA 2014 Cumplimiento Decreto 943 de 2014 Control Interno Diciembre 2 de 2014.

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1 Informe Cumplimiento Actualización MECI – UPRA 2014 Cumplimiento Decreto 943 de 2014 Control Interno Diciembre 2 de 2014

2 Orden del día 1.Verificación Quorum 2.Verificación Preliminar 3.Fases Actualización MECI 4.Conclusión Final Control Interno – Fase de Cierre 5.Proposiciones y Varios

3 Verificación Preliminar 1.Instancias de Participación dentro del MECI A. Comité de Coordinación de Control Interno El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la UPRA fue conformado formalmente a través de la Resolución 042 del 31 de enero de 2014. 2. Representante de la Alta Dirección y Equipo MECI En Comité de Coordinación de Control Interno realizado el 20 de agosto de 2014, la Dirección General aprobó el Plan de Trabajo MECI y para tal fin nombró al Dr. Emiro Díaz como representante de la alta dirección para liderar la implementación del nuevo MECI. Así mismo, se designó la conformación del equipo MECI-CALIDAD por los siguientes servidores públicos, en representación de los diferentes procesos de la UPRA, así:

4 Verificación Preliminar ÁreaResponsables Planeación estratégica:Asesor de Planeación o su designado. Designados los miembros del Equipo de calidad: Alexandra Yomayuza, Eduardo Santos, Fabio Andrés Alarcón. Gestión de información y conocimiento:Jefe Oficina TIC o su designado: Deiro Nicanor González. Comunicación y divulgación estratégica:Asesor de Comunicaciones Johana Trujillo. Gestión para la planeación del uso del suelo:Director Técnico de Uso Eficiente del Suelo y adecuación de tierra o su designado: Fidel Londoño.

5 Verificación Preliminar ÁreaResponsables Gestión para la planeación del ordenamiento social de la propiedad: Director Técnico de Ordenamiento de la propiedad u mercado de tierras o su designado: Andrea del Pilar Moreno. Gestión del talento humano:Profesional Especializada de Talento Humano: Luz Patricia Arias. Gestión administrativa:Profesional Especializada de Recursos Físicos: Sandra Rincón. Lo anterior, fue oficializado a través de la Resolución No. 216 del 27 de agosto de 2014 por medio de la cual se nombra el Representante de la Alta Dirección para el MECI y se conformo el quipo MECI – CALIDAD de la UPRA y se asignaron roles y responsabilidades respecto del mismo.

6 Fase de Cierre Fase de Ejecución y Seguimiento Fase de Planeación de la Actualización Fase de Diagnóstico Fase Conocimiento Fases

7 Fases Actualización MECI - UPRA FaseFechas para su cumplimientoStatus Conocimiento (1 mes) Mayo 21 – Junio 20 de 2014 Diagnóstico (1 mes) Junio 21 – Julio 21 de 2014 Planeación de la actualización (1 mes) Julio 21 – Agosto 20 de 2014 Ejecución y Seguimiento (3 meses) Agosto 21 – noviembre 20 de 2014 Cierre (1 mes) Noviembre 21 – Diciembre 20 de 2014

8 1. Lectura del Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 y del Manual técnico del MECI 2014: Control Interno y la Oficina Asesora de Planeación de la UPRA durante el mes de mayo y junio realizaron la respectiva revisión de los documentos mencionados. 2. Capacitaciones El 04 de Julio de 2014 se asistió a la Capacitación DAFP – Actualización MECI (Ministerio de Agricultura) a la cual asistieron el Asesor de Control Interno, el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y la Contratista Alexandra Yomayuza de la OAP. El día 18 de julio de 2014 asistieron el Asesor de Control Interno, el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y la Profesional Especializada encargada del Área de Talento Humano a la capacitación dictada por la ESAP “Seminario de Actualización para servidores públicos – Modelo Estándar de Control Interno”. Fase 1: Conocimiento

9 1. Identificación de los principales cambios surtidos en el proceso de actualización de la norma: Como consta en el Acta No 10 del 18 de julio de 2014, el equipo de trabajo de la Oficina Asesora de Planeación se reunió con el objetivo de “consolidar el diagnostico de la actualización MECI, de acuerdo a los ajustes del Decreto 943 de 2014”, teniendo pleno conocimiento del Decreto y el Manual. 2. Realización de la autoevaluación del estado del sistema para identificar los aspectos que se tienen implementados y los elementos que no existen o están en proceso de implementación: Para esta autoevaluación se tuvo en cuenta el diagnostico realizado por la OAP el 11 de junio de 2014 en donde se había calculado un cumplimiento del 84%, detectando que el 8% se encontraba en proceso y el 8% restante no existía. El día 22 de Julio de 2014 como consta en Acta No. 11 se reunió el equipo de trabajo de la Oficina Asesora de Planeación para “Definir las actividades necesarias para implementar los ajustes derivados de la actualización de MECI” y se definieron las actividades pendientes de realizar. Se cuenta con la evidencia del Formato de Autoevaluación elaborado para la Fase de Diagnostico “2-2 Cumplimiento MECI Diagnóstico al 18-07-14.xls” Fase 2: Diagnóstico

10 1.Plan de Trabajo – Listado de Actividades: Producto del diagnostico realizado por la Oficina Asesora de Planeación, para las siguientes actividades se debía adelantar alguna acción para garantizar el cumplimiento de la misma: A.Documento soporte sobre la realización de talleres de autoevaluación B.Publicación en página web de los resultados de la última rendición de cuentas realizada C.Mecanismo para recibir sugerencias o solicitudes de los funcionarios D.Matriz de responsabilidades E.Informe sobre análisis de los indicadores por proceso F.Política y plan de comunicaciones establecido y divulgado a todos los funcionarios Lo anterior se evidencia en la matriz “3-3 Cumplimiento MECI Plan de trabajo.xls del 20 de agosto de 2014” Fase 3: Planeación de la Actualización

11 A. Documento soporte sobre la realización de talleres de autoevaluación Responsable: Emiro Díaz L. Fecha inicio: Julio 25 de 2014 - Fecha fin: Agosto 29 de 2014 Actividades Dejar evidencia de los talleres realizados con los gestores de proyectos y los líderes de procesos, respecto a la medición y análisis de indicadores: Como consta en el listado de asistencia del 29 de octubre de 2014 se realizó taller de indicadores liderado por el señor Willintong Tunjano, dirigido a los funcionarios y contratistas de la UPRA y al cual asistieron 29 servidores públicos. De igual manera la autoevaluación de los indicadores lo hacen trimestralmente los dueños de proceso cuando reportan el avance y comportamiento de los mismos para un periodo determinado, esto en cumplimiento a lo establecido en el Procedimiento COG-PD-001 Sistema de Indicadores. Envío de mapa de riesgos por proceso en Excel para que los responsables de los procesos realicen seguimiento a las actividades planteadas para evitar o mitigar el impacto de los riesgos: Como consta en el correo electrónico del 4 de agosto de 2014, la OAP envío el mapa de riesgos por proceso a cada uno de los responsables, para realizar el respectivo seguimiento. El área de Control interno para el año 2014 realizo seguimiento al Mapa de Riesgos del Proceso de Gestión de la Información y el Conocimiento y al Proceso de Gestión Administrativa (como parte de las auditorias de gestión practicadas). De igual forma para el corte 31 de agosto de 2014 se realizó seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción de la UPRA (publicado en la pagina web de la entidad). Fase 4: Ejecución y Seguimiento

12 A. Documento soporte sobre la realización de talleres de autoevaluación De igual manera a través de la encuesta de enviada internamente a los servidores públicos para Rendición de Cuentas 2014 se promovió la participación interna seleccionando los temarios sobre los cuales quería profundizar dentro del ejercicio que se realizaría el 12 de noviembre de 2014. Dentro de las Auditorias de Gestión practicadas al los procesos de Gestión de la Información y el Conocimiento y Gestión Administrativa se hizo el relevamiento de los procedimientos con cada uno de los dueños de proceso. Actividad que consistió no solo en verificar el cumplimiento de los controles aplicados en cada procedimiento sino en identificar nuevos controles, redefinir aquellos que requiriesen de mejora y sobre todo de retroalimentar al dueño del proceso la importancia de los controles a través de la ilustración de lo que es un control, como se define, como se identifica, para que sirve y la diferencia con actividad para realizar una adecuada definición. El 27 de noviembre de 2014 Control Interno dentro de su Rol de Fomento de la Cultura del Autocontrol lanzó la segunda Fase de la Campaña “Vamos a Sembrar el Autocontrol en la UPRA”, y diseño una Autoevaluación para que los servidores públicos participen y manifiesten su opinión frente al ambiente de control en la UPRA y los resultados de las autoevaluaciones a los controles de los procesos en los que participan, se espera en la segunda semana de diciembre tener los resultados. Fase 4: Ejecución y Seguimiento

13 B. Publicación en página web de los resultados de la última rendición de cuentas realizada Diagnostico: Se encuentran publicados en la página web los registros que evidencian la rendición de cuentas 2013, sin embargo no se cargó el acta con los resultados de la misma. Actividad: Cargar el acta de resultados de la rendición de cuentas en la página web Responsable: Emiro Díaz y Johana Trujillo. Fecha inicio: Julio 25 de 2014 - Fecha fin: Julio 31 de 2014 Se evidenció en la pagina web de la UPRA la información correspondiente a la Rendición de Cuentas vigencia 2013, observándose el Acta de Resultados de la Rendición, la Circular No. 004 de 2013 conformando el equipo para la misma, la presentación en power point de la audiencia pública, fotografías, video y listados de asistencia. De igual forma, se observó la información correspondiente a la Rendición de Cuentas vigencia 2014, el cual contiene la Estrategia definida, el equipo de trabajo, el documento de preguntas y respuestas efectuadas, la presentación, las fotos y videos correspondientes. Fase 4: Ejecución y Seguimiento

14 C. Mecanismo para recibir sugerencias o solicitudes de los funcionarios Diagnostico: No se cuenta con un mecanismo formal para recibir las sugerencias y solicitudes de los funcionarios, sin embargo es uno de los aspectos contemplados en la estrategia de rendición permanente de cuentas. Actividad: Difundir la estrategia de rendición permanente de cuentas. Responsable: Emiro Díaz y Johana Trujillo. Fecha inicio: Julio 25 de 2014 - Fecha fin: Septiembre 29 de 2014 Se verifico el documento de “Estrategia de Rendición de Cuentas UPRA” y se evidencio que dentro de su objetivo principal esta la rendición permanente de cuentas. La UPRA dispuso del Buzón de sugerencias como medio para recibir las PQRSD delos Funcionarios y servidores públicos de la UPRA, este medio de comunicación fue socializado para su uso a través de correo electrónico remitido el 11 de septiembre de 2014. Físicamente se encuentra ubicado en el primer piso en la recepción de la entidad. Fase 4: Ejecución y Seguimiento

15 D. Matriz de responsabilidades Diagnostico: No se encuentran definidas las responsabilidades, tiempos, sistemas y medios que se utilizan para comunicar tanto a los usuarios internos como externos la información que la entidad desea publicar. Actividad: Elaborar la matriz de comunicaciones del Sistema, en la que se identifiquen las responsabilidades frente a las comunicaciones internas y externas. Responsable: Emiro Díaz L. Fecha inicio: Junio 11 de 2014 - Fecha fin: Agosto 29 de 2014 La Oficina Asesora de Planeación lideró la construcción de la Matriz de comunicaciones de la UPRA, y para ello se dispuso del formato CDE-FT-004 en donde se plasmaron y definieron las responsabilidades, tiempos, sistemas y medios que se utilizan para comunicar tanto a los usuarios internos como externos, la información que la entidad desea publicar. La versión 1 fue publicada el 29 de agosto 2014 y socializada mediante Comunicado de Planeación No. 45 del 10 de septiembre de 2014. Actualmente y desde el 21 de octubre de 2014 la Matriz de comunicaciones ya se encuentra en su Versión 2, debidamente publicada en el SITE de la UPRA. Fase 4: Ejecución y Seguimiento

16 E. Informe sobre análisis de los indicadores por proceso. Diagnostico: Está actividad esta establecida por plan de mejoramiento, teniéndose programado para presentarlo en la reunión de revisión por la Dirección, a realizarse en el mes de octubre de 2014. La presentación del resultado de los Indicadores a corte septiembre de 2014 fue efectuado por parte del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, en Comité Institucional de Desarrollo Administrativo – Revisión por la Dirección (Lo anterior como consta en el Acta del día 21 de octubre de 2014). Este Informe se encuentra publicado en el Site del SGI de la UPRA al igual que el Tablero de Control de Indicadores. Fase 4: Ejecución y Seguimiento

17 F. Política y plan de comunicaciones establecido y divulgado a todos los funcionarios. Diagnostico: Según plan de mejoramiento, se tiene programado para terminarse en el mes de septiembre y publicarlo en la primera semana del mes de octubre. La Política de comunicaciones se encuentra en el Código de Buen gobierno Resolución No. 151 de 2014 definida en su Capítulo Tercero así: “Artículo 26. La unidad propenderá por una plataforma informática que permita a los grupos de interés el acceso a su información, mediante la inclusión de estrategias de comunicación publica que logren la circulación de la información, la configuración de relaciones comunicativas internas caracterizadas por el dialogo, la concertación y el trabajo colaborativo y la efectiva interlocución con los públicos externos y la rendición de cuentas sistemáticas a la ciudadanía. El Plan de Comunicaciones y su divulgación 2014-2015 se socializó y ajustó con la del Ministerio de Agricultura el 14 de julio de 2014 y con la Dirección de la UPRA y la Oficina TICs el 12 y el 19 de septiembre respectivamente. (Como consta en actas). Finalmente, fue aprobada en Comité de Dirección del 29 de septiembre de 2014, como consta en el Acta No 46. Posteriormente se presentó a los servidores públicos de la Unidad en la jornada de socialización del 3 de octubre de 2014. El 15 de Octubre de 2014 con Resolución No. 244 la UPRA “Adopto la Estrategia de Comunicaciones y Divulgación 2014 – 2015” y mediante Comunicado de Planeación No. 48 del 17 de octubre de 2014, se remitió a todos los servidores de la Entidad. Fase 4: Ejecución y Seguimiento

18 Fase 5: Cierre Verificación Reuniones Equipo MECI:Calidad El equipo MECI posterior a su conformación y formalización a través de la Resolución No. 216 del 27 de agosto de 2014, efectuó reuniones para revisar los avances de cada una de las actividades definidas en el plan de trabajo, así: 1.Septiembre 3 de 2014 Objetivo de la Reunión: Presentar al Equipo MECI los avances en el plan de trabajo para ajuste al MECI:2014 Compromisos de Reunión: a.Programar taller de autoevaluación b.Formalizar y socializar los canales de comunicación dispuestos para recibir sugerencias e inquietudes de los funcionarios de la UPRA. c.Revisar la matriz de comunicaciones e informar a Planeación las mejoras detectadas. d.Revisar los indicadores de los procesos e informar a Planeación las oportunidades de mejora detectadas. 2. Noviembre 19 de 2014 Objetivo de la Reunión: Presentar al Equipo MECI el cumplimiento de la fase de ejecución y seguimiento para ajuste al MECI:2014

19 Fase 5: Cierre Compromisos de Reunión: a.Aportar los soportes que evidencian la realización de las actividades del plan de ajuste b.Adelantar la etapa de cierre de la transición al MECI:2014 – Control Interno c.Citar a reunión para que Control Interno presente los resultados de la etapa de cierre. Conclusión Control Interno dentro de su rol de evaluación y seguimiento realizó las respectivas verificaciones al cumplimiento de cada una de las actividades del plan de trabajo y de los compromisos del Equipo MECI:Calidad, evidenciando así el cumplimiento de cada uno de los propósitos establecidos en el Decreto 943 de 2014 y Manual de Implementación MECI:2014.

20 Recomendaciones Finales Implementación MECI UPRA Fase de Cierre 1.Es importante que la UPRA a través del Equipo MECI:Calidad tenga en cuenta las observaciones y recomendaciones que se emiten a través de los Informes Pormenorizados del Estado de Control Interno y que se producen cuatrimestralmente desde el Área (actualmente publicados en la pagina web de la entidad). Para esto es importante revisar los informes emitidos hasta la fecha y verificar aquellas recomendaciones que aun puedan estar pendientes de implementar y que nos permitirán la mejora continua. 2.Hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos en el ultimo Comité de Desarrollo Administrativo CIDA, realizado el 21 de octubre de 2014, así: a. Revisar los indicadores de cada uno de los procesos con miras a actualizarlos para 2015 Responsables: Áreas técnicas, administrativas y de apoyo Fecha de cumplimiento: 31/12/2014 b. Se solicita a los responsables de las áreas el establecer la correspondencia en la medición de los indicadores, frente a los objetivos de calidad. Responsables: Áreas técnicas, administrativas y de apoyo Fecha de cumplimiento: 31/12/2014

21 Recomendaciones Finales Implementación MECI UPRA Fase de Cierre c. Realizar Talleres para la revisión de los riesgos con apoyo de Planeación y Control Interno Responsables: Oficina Asesora de Planeación y Control Interno Fecha de cumplimiento: 28/02/2015 3. Para el año 2015 se deberá fortalecer el Componente de Autoevaluación Institucional, aplicando encuesta de autoevaluación de los procesos y realizando talleres para los mismos. 4. Fortalecer y promover para el año 2015 el uso de los mecanismos para recibir sugerencias o solicitudes de los funcionarios de la UPRA.

22 Conclusión de cierre La Unidad de planificación Rural Agropecuaria UPRA cumplió el ciclo de mejora para identificar los cambios resultantes de la actualización. Se evidenciaron las acciones implementadas y que fueron resultantes del proceso de diagnostico y priorización. Sin embargo, como en todo proceso de mejora continua, se requiere el efectuar revisiones periódicas de su funcionamiento, realizando los ajustes pertinentes según el grado de madurez del sistema.

23 GRACIAS Proposiciones y varios

24 Revisó y Validó: Camilo Andrés Pulido Laverde Asesor de Control Interno Elaboró: Yesnith Suárez Ariza Profesional de Control Interno