MESA DE SERVICIO DE COMPRAS. Es la herramienta que definió el proceso de compras para realizar seguimiento y trazabilidad a las solicitudes de la compañía.

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1 MESA DE SERVICIO DE COMPRAS

2 Es la herramienta que definió el proceso de compras para realizar seguimiento y trazabilidad a las solicitudes de la compañía. Entre varios objetivos busca poder medir los tiempos entre la generación de la solicitud – Ticket-, la Solicitud de compra –SC-, la solución de la solicitud con la entrega del bien, el contrato o la reservación, además, será posible tener una visibilidad en tiempo real de las necesidades de la compañía y su estado. Con esto se pretende posicionar al Proceso como proveedor de servicios confiable. ¿Qué es la mesa de servicio de compras? Marco de referencia

3 Un servicio es un medio para entregar valor a los clientes facilitándoles un resultado deseado sin la necesidad de que estos asuman los costes y riesgos específicos asociados. ¿Qué es Servicio? Marco de referencia

4 UTILIDAD (Propósito) GARANTIA (Uso) VALOR FuncionalidadRendimientoRequisitos DisponibilidadSeguridadCapacidadContinuidad NECESIDADES CALIDAD ¿Cómo medir el valor en los servicios? Marco de referencia

5 Mesa de servicio de compras 2 niveles para la mesa de servicios. 7 Agentes en el nivel 1. 2 Coordinadores – Agentes en el nivel 2.

6 Mesa de servicio de compras

7 Catalogo mesa de servicio de compras

8 Catálogo de Servicios – Categorías raíz-

9 Catálogo de Servicios Vs SLA

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11 Mesa de Servicio de Compras Mesas de ayudas Servicios de compra SLA

12 ¿Quiénes pueden realizar una Solicitud de compras? terminal Los Líderes de proceso, Líderes de especialidad, Líderes de sistemas, Supervisores de terminal, Gerentes y Almacenistas. Toda persona que lo requiera

13 ¿Cuál es el comportamiento de una solicitud? Vida de una solicitud. Primera Respuesta – Tiempo de la SC aprobada- Resolución –Tiempo de solución, Entrega del bien, contrato o reserva CreaciónCreación Primera respuesta SoluciónSolución SeguimientoSeguimientoSeguimientoSeguimientoSeguimientoSeguimientoSeguimientoSeguimiento

14 El cliente genera la solicitud –Ticket- El Almacenista informa la SC Aprobada en 3 días hábiles –SLA de primera respuesta- El Almacenista soluciona el Ticket si es tiquete, hospedaje, compra de bien o contratación inferior a 4 millones según SLA de Resolución. Lorena o Jasmin solucionan el Ticket si es compra de bien o contratación superior a 4 millones según SLA de Resolución. El cliente recibe el bien, el contrato, el itinerario y/o la reserva, y procede a rechazar o aceptar la solución. El cliente obtiene lo que necesita, el proceso cumple y la empresa mejora.

15 Procedimiento para crear una solicitud de compras por el HelpDesk Ingresa al HelpDesk

16 Procedimiento para crear una solicitud de compras por el HelpDesk Dar clic en nueva solicitud

17 Procedimiento para crear una solicitud de compras por el HelpDesk Selecciona la categoría “servicios de compras y contratación”, las subcategorías que aplique y clic en continuar

18 Procedimiento para crear una solicitud de compras por el HelpDesk Diligencia la información, recuerda ser lo mas especifico posible. Puedes cambiar la categoría de ser necesario.

19 Procedimiento para crear una solicitud de compras por el HelpDesk Adjunta la información e imágenes que consideres necesarias en la solicitud y procede a crear el ticket. Una vez creado el ticket, este será notificado al almacenista encargado inmediatamente para la creación de la SC. Recuerda estar atento al correo y colaborar con lo necesario para obtener una solución efectiva.

20 Procedimiento para crear una solicitud de compras por el HelpDesk ¿PERDIDO AUN?... ¡Escríbenos y CON GUSTO TE AYUDAMOS! ¡SALUDOS!

21 GRACIAS.