BPM y Lean para implementar mejora de procesos. Ing. Luis Contreras – OMG Certified Expert in BPM – Certificado PMP por el Project Management Institute.

Presentación del tema: "BPM y Lean para implementar mejora de procesos. Ing. Luis Contreras – OMG Certified Expert in BPM – Certificado PMP por el Project Management Institute."— Transcripción de la presentación:

1 BPM y Lean para implementar mejora de procesos

2 Ing. Luis Contreras – OMG Certified Expert in BPM – Certificado PMP por el Project Management Institute – Certificado CBAP (Certified Business Analyst Professional) por el IIBA – Posee además certificaciones: TOGAF Certified (Arquitectura Empresarial) ITIL v3 IBM Certified Specialist for Rational Unified Process – Especializado en gestión de procesos, análisis de negocio y funcional, cuenta con más de 10 años de experiencia en Implementación de Soluciones Empresariales. – Máster en Operaciones en Centrum Católica. – Especialización en BPM en ESAN – MBA en Centrum Catolica Instructor

3 Expectativas del curso Grupo de procesos de Ejecución

4 Contenido 1.Procesos Empresariales 2.Taller I de Modelamiento de Procesos 3.Taller II de Modelamiento de Procesos 4.Simulación de Procesos con Bizagi 5.Gestión Lean y la Mejora de procesos 6.Diseño y Mejora de Procesos

5 Procesos Empresariales Grupo de procesos de Ejecución Tema 1/6

6 Temario 1.Conceptos clave de la gestión por procesos 2.Alineamiento de BPM con la estrategia del negocio 3.Elaboración del mapa de procesos de la organización 4.SIPOC y Caracterización de Procesos

7 Conjunto de actividades interrelacionadas que transforman entradas (materias primas, materiales, información) en salidas (bienes o servicios) con valor agregado para un cliente o grupo de clientes. Definición de Proceso

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11  Un proceso es una competencia de la organización que le agrega valor al cliente, a través del trabajo en equipo de personas, es una secuencia organizada de actividades, interacciones, recursos que trasciende a las áreas

12 Los Procesos y la Organización

13 Organigrama Tradicional Los Procesos y la Organización

14 Procesos Transversales

15 Pasos para establecer la relación/vínculo: Dibujar el organigrama de la compañía. Describirfunciones/puestosrelacionadosconel organigrama. Describir actividades de cada función puesto. Repartir actividades en procesos. Determinar los factores críticos de la compañía en el año y los procesos relacionados. Establecer las relaciones de cada proceso crítico con otros procesos de la compañía y con el exterior. Establecer para cada proceso indicadores. Realizar mejoras a dichos procesos - ciclo PDCA. Los Procesos y la Organización

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17 ¿Qué es la enfoque de procesos? El enfoque de procesos implica ver a la organización desde el punto de vista del cliente. Bajo este enfoque los procesos son la estructura por la cual la organización genera valor para el cliente. El desempeño de un proceso = Satisfacción del cliente lograda con la salida del proceso. La Gestión de Procesos

18 Esunadisciplinade identificar,representar, gestiónquepermite diseñar, formalizar, controlar y hacer más productivos los procesos de la organización para lograr la confianza del cliente. Productividad = Eficiencia + Eficacia Eficacia cumplir necesidades de los clientes para agregarles valor satisfacer restricciones de otros grupos de interés. La Gestión de Procesos

19 Adoptar un enfoque de gestión por procesos no significa que se anulen las funciones tradicionales de los distintos departamentos, simplemente se enfatiza la relación entre ellos. Los procesos suelen situarse de manera transversal al organigrama de la empresas, sin seguir de manera estricta, las relaciones clásicas departamentales. La Gestión de Procesos

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21 Temario 1.Conceptos clave de la gestión por procesos 2.Alineamiento de BPM con la estrategia del negocio 3.Elaboración del mapa de procesos de la organización 4.SIPOC y Caracterización de Procesos

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23 Evolución del paradigma de procesos

24 BPM - La Gestión por Procesos

25 La Gestión de Procesos se centra en medir y analizar el desempeño de los procesos pero no incluye conceptos de alineamiento con las otras capas de la organización, la estrategia y la tecnología. Losobjetivos dese laAlta lacapae se traspasandesde direccióna operacionesysolicitan loslosrequerimientosacapa tecnológica. Al no haber un proceso estandarizado, ni integrado, el alineamiento es lento y de alto costo. La Gestión de Procesos

26 BPMoGestiónporProcesosimplicaincluirlos procesos de planificación y ejecución de la estrategia y alineamiento tecnología. delagestióndeprocesosconla BPM - La Gestión por Procesos

27 BPM (Business Process Management) es la disciplina empresarial que permite modelar, documentar, diseñar, ejecutar y controlar los procesos de negocio (manuales o automatizados) con el fin de lograr a través de sus resultados los objetivos del negocio. BPM incluye el apoyo de TI para mejorar, innovar y gestionar los procesos que determinan resultados para el negocio y agregan valor al cliente con mayor agilidad. BPM

28 BPM - Gestión por Procesos

29 Ventajas de BPM Efectividad en los procesos BPM fomenta de forma directa un aumento en la información y sistemas. BPM permite la respuesta y adaptación continuas a eventos y condiciones del mundo real y en tiempo real. efectividaddelosprocesosmediantela automatizaciónylacoordinacióndepersonas,

30 Ventajas de BPM Transparencia de los procesos Con BPM se puede visualizar de forma directa todos los elementos del diseño de los procesos como el modelo, flujo de trabajo, reglas, sistemas y participantes así como su rendimiento en tiempo real. BPM permite a las personas de negocio gestionar de forma directa la estructura y flujo de los procesos y realizar seguimiento de los resultados así como de las causas

31 Ventajas de BPM Agilidad en los procesos BPM minimiza el tiempo y esfuerzo necesarios para traducir mejoras de proceso, porque permite a las personas de negocio definir procesos de forma rápida y precisa a través de los modelos de proceso. BPM convierte directamente diseños de procesos en ejecución,integrando aplicacionessin sistemasyconstruyendo necesidaddeesfuerzosde codificación.

32 Antes de BPM

33 Después de BPM

34 Temario 1.Conceptos clave de la gestión por procesos 2.Alineamiento de BPM con la estrategia del negocio 3.Elaboración del mapa de procesos de la organización. 4.SIPOC y Caracterización de Procesos

35 Subdivisión de la cadena de valor Cadena de Valor

36 Cadena de valor afuera de la empresa Basado en “Competitive Advantage. Creating and sustaining superior performance.” Michael Porter, 1987. PROVEEDORESLA EMPRESADISTRI- BUIDORES COMERCIO FINAL MATERIAS PRIMAS OTROS PRODUCTOS Y SERVICIOS CONSUMIDOR Cadena de Valor externa

37 "Si quieres entender algo, descríbelo; descríbelo a través de mapas, una vez que lo describas, lo podrás medir, una vez que lo midas, lo podrás controlar, una vez que lo controles lo podrás corregir, mejorar o podrás incorporar mejoras creativas para obtener los objetivos de la empresa" Mapa de Procesos

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39 Identificación Este etapa requiere que la empresa (sino lo está) cambie su visión vertical por la de una organización horizontal. Muchas veces los departamentos están en conflicto. Conviene identificar los principales servicios y productos y las principales áreas a las que se puede denominar “Macroprocesos”o “Grandes gestiones”. Mapa de Procesos

40 Inventario Consiste en documentar los datos generales de cada proceso. En esta documentación se debe mencionar la importancia del proceso respecto de los objetivos de la empresa. Mapa de Procesos

41 Clasificación – Procesos estratégicos: Engloban la planificación, toma de decisiones y despliegue de planes y políticas. Gestionan la relación mercado – empresa. – Procesos operativos/principales: Componen el saber hacer y el negocio. Son los proceso que generan valor – Procesos de apoyo: Danapoyoy operativos. proporcionanrecursosalosalos Mapa de Procesos

42 Clasificación Mapa de Procesos

43 Es la representación gráfica de todos los procesos que constituyen las actividades de la empresa y sus interrelaciones, tanto entre si como con el exterior. Se aconseja recoger los macro procesos y procesos operativos de la organización y prescindir de los detalles (procesos de orden inferior o subprocesos). Latareadeidentificaciónydiseñodelmapade procesos está asociada al establecimiento de la visión y planificación estratégica de la organización. Mapa de Procesos

44 Es necesario definir: –Quédependenciaoprecedenciacronológicaexiste entre unos y otros. –Qué procesos suministran recursos a otros. –Quiéneselproveedorycliente(internooexterno) de cada uno de los procesos. Mapa de Procesos

45 Mapa principal de procesos para una industria Mapa de Procesos

46 Mapa principal de procesos para un hotel Mapa de Procesos

47 Taller 1 En esta practica, usted debe: – Elaborar un Mapa de Proceso – Revisar caso “Procesos de Banco de la Nación”

48 Mapa de Procesos

49 Selección Aspectos a tomar en cuenta Impacto en la empresa y en el medio ambiente. Los factores críticos de éxito La competencia Cambios en el entorno La evaluación del proceso Nuevas tecnologías relacionadas Necesidad de innovación Mapa de Procesos

50 El nivel de detalle de los mapas de proceso dependerá del tamaño de la propia organización y de la complejidad de sus actividades. Selección Jerarquía de Procesos y Sub procesos

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52 Selección de Procesos

53 Temario 1.Conceptos clave de la gestión por procesos 2.Alineamiento de BPM con la estrategia del negocio 3.Elaboración del mapa de procesos de la organización 4.SIPOC y Caracterización de Procesos

54 ¿Qué puntos hay tener en cuenta para determinar los procesos en ISO 9001:2015? 1.Identificar las entradas necesarias y salidas esperadas de cada uno de los procesos de tu empresa. 2.Determinar las secuencias e interacción de las actividades. 3.Establecer y aplicar los criterios y métodos necesarios para asegurar la operación y el control. 4.Reconocer los recursos necesarios. 5.Abordar los riesgos y oportunidades de cada proceso.

55 6.Definir los indicadores correctos para determinar que el proceso logra los resultados esperados. 7.Implementar los cambios necesarios para asegurar que los procesos se llevan a cabo con éxito. 8.Mantener la información documentada que evidencie las operaciones de los procesos 9.Conservar la información documentada que apoye la operación de los procesos. ¿Qué puntos hay tener en cuenta para determinar los procesos en ISO 9001:2015?

56 Diagrama que reconoce al proveedor, las entradas y salidas del proceso, así como los clientes vinculados a cada paso del proceso. Diagrama SIPOC INPUT OUTPUT SIPOC

57 Diagrama SIPOC

58 Características de un Proceso

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60 Proveedor Persona u organización que proporciona la entrada. Entrada Elemento que sufre transformación o la permite. Salida Productos/servicios, deseados o no, generados por el proceso. Cliente Destinatario del producto o servicio generado por el proceso. Elementos de Proceso

61 Recurso Conjunto de medios necesarios que hacen posible la transformación. No se transforman en el proceso. Control Elemento que regula la actividad. Se presenta como regla, estándar, política o regulación. No se transforman durante el proceso. Requisitos Característicasdelprocesoodesussalidas exigidas por el cliente o propietario. Elementos de Proceso

62 Propietario Persona que asume la responsabilidad global del desarrollo, control y mejora del proceso. Límites Son aquellos eventos, hechos o actividades que marcan el inicio y el final del proceso, y en los que se producen entradas y salidas al exterior. Procedimiento Documento del proceso en el que se establece lo que debe hacerse y controlarse, cuándo, cómo, dónde. Elementos de Proceso

63 El nivel de detalle de los mapas de proceso dependerá del tamaño de la propia organización y de la complejidad de sus actividades. Selección Jerarquía de Procesos y Sub procesos

64 El proceso se documenta por Diagrama de Proceso y por Fichas de Proceso Ficha de Procesos

65 La mejor manera de planificar y gerenciar los procesos, es mediante la caracterización o descripción de cada uno de ellos. Al identificar el líder, clientes, proveedores y el personal que participa de la realización de las actividades, adquieren una visión integral, entienden para qué sirve lo que individualmente hace cada uno, por lo tanto fortalece el trabajo en equipo y la comunicación. Ficha de Procesos

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67 Taller 2 En esta practica, usted debe: – Elaborar una ficha de proceso