El paper de l’arxiver en el compliment de la llei 39/2015: el model de gestió del document i expedient electrònic. Maig 2017.

Presentación del tema: "El paper de l’arxiver en el compliment de la llei 39/2015: el model de gestió del document i expedient electrònic. Maig 2017."— Transcripción de la presentación:

1 El paper de l’arxiver en el compliment de la llei 39/2015: el model de gestió del document i expedient electrònic. Maig 2017

2 Antecedents de l’Administració Electrònica
Llei 30/1992, de 26 de novembre, de Règim Jurídic de les Administracions Públiques i del Procediment Administratiu Comú. Descriu una Administració Pública fonamentalment analògica. Preveu que l’Administració impulsi l'ús de tecnologies de la informació en l’acompliment de les seves funcions Llei 59/2003, de signatura electrònica + llei 11/2007, d’Accés electrònic dels ciutadans als serveis públics. Estableixen les bases per a possibilitar l’Administració electrònica: Validesa jurídica del document electrònic i la signatura electrònica Canals de comunicació telemàtica amb els ciutadans (Seu electrònica, Registre, Notificació) Possibilitat d’obligar a determinats col·lectius Interoperabilitat entre Administracions

3 Antecedents de l’Administració Electrònica
La llei 11/1007 deixava un tema pendent: Sota la seva regulació, l’Administració està obligada a oferir el canal telemàtic a qui el sol·liciti, però internament pot seguir funcionant en paper. En aquest context, existeixen raons d’utilitat per optar per un model enterament electrònic, però requereixen la decisió de cada organització en base a criteris d’eficiència, racionalització, etc. Tota la normativa de desenvolupament ha avançat en la definició d’un marc d’Administració electrònica més homogeni, però deixant oberta l’opció de que l’Administració usés internament el paper: Esquema Nacional de Seguretat (RD 3/2010) Esquema Nacional d’Interoperabilitat (RD 4/2010) Política de Gestió del Document electrònic Política de signatura i ús dels certificats digitals. Normes Tècniques d’Interoperabilitat Llei 2/2011 de Economia Sostenible Llei 25/2013 de Factura Electrònica A Catalunya, Llei 26/2010 i 29/2010

4 Antecedents de l’Administració Electrònica
La Llei 39/2015 deroga i fusiona les lleis 30/92 i 11/ amb un canvi substancial El procediment administratiu serà electrònic, sense marge de decisió per a cada Administració: l’expedient és electrònic

5 Implantació de la relació telemàtica a l’àmbit de l’Administració
Aquestes són les principals eines que una administració hauria de tenir disponibles per poder afrontar una relació telemàtica con totes les garanties jurídiques: Eina Grau d’implantació * Seu electrònica Alt Perfil de contractant Registre telemàtic Mitjà Notificació telemàtica Baix Segell electrònic Identitat digital i emissió de certificats digitals Signatura electrònica. Evidències electròniques Molt baix (*) Segons la nostra experiència, a l'àmbit en concret dels Ajuntaments

6 El document electrònic a l’Administració
En l’ús de documents i expedients electrònics és on les Administracions Públiques tenen més deures pendents. L’ús de l’expedient electrònic és baix. Sovint es reben documents electrònics i s’imprimeixen – no està clar com es guarden els electrònics. La digitalització a la majoria dels casos no incorpora certificació, el que no permet l’eliminació del paper. Els documents electrònics amb validesa jurídica es guarden en bases de dades, el que farà difícil la gestió del cicle de vida de l’expedient electrònic. No existeix, en general, un model corporatiu de gestió del document i expedient electrònic, i per tant normalment no es contempla la gestió de tot el cicle de vida d’aquest. Això fa que moltes vegades no es tanquin els expedients.

7 El document electrònic a l’Administració
Aquestes són les principals eines que un Ajuntament hauria de tenir disponibles per poder gestionar l’expedient electrònic amb totes les garanties jurídiques: Eina Implantació * Eina de tramitació Mitjà Portasignatures Mitjà/Baix Gestor documental Baix Política i Model de gestió del document i expedient electrònic Molt baix Accés a servei d’interoperabilitat Arxiu segur Eines de ressegellat de documents electrònics. Evidències electròniques Eines de digitalització segura i impressió segura (CSV) (*) Segons la nostra experiència, a l’àmbit en concret dels Ajuntaments

8 Beneficis i riscos de l’Administració sense papers
El no abordar un projecte de gestió del document i expedient de forma corporativa i amb un model predefinit acaba portant alguns dels següents problemes: Pèrdua de validesa del document electrònic. Alta complexitat en la gestió del tot el cicle de vida. Pèrdua d’alguns dels avantatges: reducció de temps i costos, no automatització de processos, etc. Increment de tasques sense valor afegit: gestió manual dels documents electrònics. No optimitzar la gestió de la interoperabilitat. Impossibilitat de garantir la preservació del document i expedient electrònic.

9 e-Document i e-Expedient
Expedient electrònic: El concepte d’expedient no sempre està clar dins una organització. Conjunt de documents que són el resultat d’un procediment administratiu: expedient de contractació. Conjunt de documents que són el resultat de diferents procediments administratius: expedient personal. L’expedient en tot el seu cicle de vida: tramitació, vigència i arxiu. Digitalització. Polítiques d’accés. Eliminació d’expedients. Responsabilitat sobre l’expedient. Privacitat i transparència. Etc. El model de gestió del document i expedient electrònic i la seva política són claus per clarificar aquests aspectes.

10 Model de gestió del document i expedient electrònic
Disposar d'una eina de gestió documental corporativa és clau per a la gestió dels documents electrònics de qualsevol Organització. Tot i això, es important implementar-la en base a un model de gestió del document i expedient electrònic definit prèviament, doncs sinó, el gestor documental acaba esdevenint un repositori de documents per a la gestió de les diferents àrees, però no una eina corporativa. La no existència d'aquestes eines pot portar a problemes importants a mitjà i llarg termini en el procés de gestió del cicle de vida del document electrònic: Complexitat en la gestió i preservació de diferents formats, tipus de signatura electrònica, estructura d'expedients, etc. No gestió del cicle de vida complet del document i expedient electrònic. Impossibilitat de gestió corporativa dels expedients en les fases de vigència i arxiu. Problemes en la recerca i préstec de documents electrònics. Impossibilitat de garantir la validesa jurídica dels documents més enllà dels 4 anys. Etc.

11 Model de gestió del document i expedient electrònic
En el moment en que el nombre de documents i expedients electrònics comença a ser important cal implantar aquestes eines. A més, cal que el gestor documental, esdevingui l’eina on hi vagin a parar tots els documents que es generen a l’organització, els quals evidentment estan generats per diferents eines i superar la situació actual amb diferents repositoris. Això implica per tant, una integració de les diferents eines que té l’organització amb aquest gestor documental i cal que aquestes eines compleixin els requeriments definits pel model de gestió del document electrònic. La definició del conjunt de polítiques de gestió documental i arxiu, establiran les normes, acords, compromisos corporatius per a la creació, gestió i conservació al llarg del temps del document i expedient electrònic, de forma coordinada i amb una visió global del cicle de vida del document electrònic.

12 Gestión documental y Archivo
Model de gestió del document i expedient electrònic Per donar reposta a totes aquestes necessitats implica un treball interdisciplinari: Organitzatiu. La gestió del document i expedient electrònic ha de contemplar conjuntament amb el procediment intern administratiu i per tant és susceptible de simplificació, automatització i de regulació específica. Gestió documental i arxiu. El document i expedient electrònic s'ha de gestionar des d'una visió global del seu cicle de vida: fases de tramitació, vigència i arxiu. Tecnològica. Evidentment la gestió dels documents i expedients electrònics s'han de basar en la utilització d'eines tecnològiques: gestors documentals, eines de signatura electrònica, verificació de signatures, codis segurs de verificació, evidències electròniques d'actes sobre aquests documents electrònics, etc. Legal. La gestió del document i expedient electrònic requereix unes molt altes garanties d'integritat i autenticitat, les quals estan regulades per diferents lleis, normatives, reglaments interns, etc. Aquest àmbit és bàsic per a una correcta implantació del document i expedient electrònic. Gestión documental Tecnología Legal Organizativo Gestión documental y Archivo Un projecte global de gestió documental i arxiu ha de contemplar la participació de tots aquests responsables i hi ha d'haver una capacitat molt important de comunicació, cosa a vegades complicada per utilitzar diferents llenguatges professionals

13 Procediment automatitzat Interoperabilitat
Model de gestió del document i expedient electrònic Política de gestió del document electrònic Model de gestió documental i arxiu Eines tecnològiques Gestor documental Signatura electrònica Còpia autèntica Formats Eines de gestió documental i arxiu Quadre de classificació Calendari de conservació Metadades Transferències Registres de transferència i eliminació Eliminació Procediment automatitzat Interoperabilitat

14 Model de gestió del document i expedient electrònic
El Model de Gestió Documental ha de donar resposta a: Quins formats utilitzarà l’Organització: PDF, PDF / A, XML, .... Model datacèntric o docucèntric. Quins formats de signatura s’utilitzaran a l’organització: PAdES, CMS, CAdES, XAdES Amb quin nivell de completesa de signatura: EPES, C, T, XL, A, .... Quines metadades són necessàries: pròpies, ENI, ISO : 2006 i 2008,2: 2009 i 2011,3, ... Qui ha d’informar-les, com s'han d'informar, .. Com implementar les metadades en els gestors documentals. Com implementar el quadre de classificació en el gestor documental Com generar l'índex de l'expedient electrònic, com signar-lo, quin tipus de signatura, ... Com garantir la conservació del document electrònic. Quantes eines de gestió documental i arxiu necessito: document manager, record manager, arxiu segur, ... Quina responsabilitat tenen els diferents serveis sobre els documents i expedients en funció del cicle de vida. Qui pot accedir a un document i expedient electrònic, quan, com, en funció de la fase en què estiguin. Com s'executen les transferències, com es controlen, qui les ha d'iniciar, quan, ... Com s'executen les eliminacions, què s'elimina: documents, expedients, metadades, ... Com es generen els registres de transferència i eliminació. És un document o una informació guardada de forma segura al gestor documental. Es guarda tota la informació. Com gestionar els expedients híbrids. Com passar d'un document paper a un electrònic amb tota la validesa jurídica. Com fer-ho de forma automatitzada, com externalitzar el procés. Com passar d'un document electrònic a paper amb tota la validesa jurídica. Com he d’auditar els sistemes per garantir el compliment. Etc Aquest model ha de donar resposta al conjunt de preguntes que les diferents organitzacions tenen en el moment d'implantar el document i expedient electrònic de forma corporativa i contemplant tot el seu cicle de vida.

15 Model de gestió del document i expedient electrònic
Exemple de contingut Visió i objectius Normativa aplicable i estàndards internacionals Cicle de vida del document i la gestió documental i arxiu Instruments arxivístics Model tecnològic del document i expedient electrònic Política de signatura electrònica Model de digitalització Model d'Impressió Segura Model de Preservació Model de Seguretat/Política d’accés Fitxes de definició de documents i expedients per processos.

16 El nou rol de l’Arxiver en la Gestió del Document i Expedient Electrònic
Les funcions que hauria de tenir el responsable de gestió documental i arxiu serien: Impulsor de l’elaboració del model i política de gestió del document i expedient electrònic. Membre de la Comissió de Gestió Documental responsable de l’elaboració, manteniment i compliment del model i política de gestió del document i expedient electrònic. Membre de la Comissió de Seguretat de l’Organització. Responsable funcional de les eines de gestió documental: Gestor documental Instruments arxivístics aplicats Arxiu electrònic únic. Membre grups de treball per a la simplificació de l’expedient administratiu. Responsable dels expedients en la fase semi-activa i història. Responsable dels processos de migració de formats. Responsable dels processos d’auditoria del sistema de gestió documental.

17 Preguntes ?

18 GRÀCIES PER L’ATENCIÓ Jordi Masias i Muntada AGTIC CONSULTING

19 C/ Balmes 191, Entresòl 3ª 08006 BARCELONA