Control de documentación.

Presentación del tema: "Control de documentación."— Transcripción de la presentación:

1 Control de documentación.
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2 contenido Concepto ______________________________________________________3. Requisitos_____________________________________________________4. Procedimientos _________________________________________________5. Aplicaciones ___________________________________________________8. Herramientas___________________________________________________9.

3 Concepto: Es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental de los Sgc. Estos documentos determinan y definen las pautas del trabajo a desarrollar para el desempeño del sistema de gestión.

4 La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para : la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención la disposición de los registros. LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS POR EL SISTEMA DA GESTIÓN DE LA CALIDAD DEBEN CONTROLARSE. LOS REGISTROS SON UN TIPO ESPECIAL DE DOCUMENTO Y DEBEN CONTROLARSE DE ACUERDO CON LOS REQUISITOS CITADOS EN EL APARTADO ISO Requisitos

5 Procedimientos: 1. Aprobación de los documentos.
Es necesario determinar las responsabilidades de aprobación de cada uno de los documentos y la evidencia de la misma. 2. Revisión y actualización de los documentos Los documentos del sistema son documentos vivos sometidos a los cambios que se realicen en las metodologías de trabajo (mejora continua).

6 3. Identificación de los cambios y de la versión vigente de los documentos
La organización debe mantener el histórico de los cambios en los distintos documentos, al mismo tiempo debe crear una metodología de identificación de las versiones (revisiones, versiones) actualizadas. 4. Distribuir la documentación vigente para que se encuentre accesible en los puntos de uso Esta distribución de documentos puede realizarse en formato físico o en formato digital, debe ser de tal forma que todas las personas tengan acceso a los documentos que sean de aplicación a sus responsabilidades en el sistema. 5. Mantener los documentos legibles e identificables Los documentos de la organización suelen estar identificados con logotipos, títulos y códigos.

7 6. Control de documentos externos
La organización debe controlar aquellos documentos externos que sean necesarios para el desarrollo de las actividades del sistema. 7. Control de la documentación obsoleta Cuando se realicen cambios en algún documento y se aprueba una nueva versión, la organización debe disponer de una metodología para retirar los documentos obsoletos para evitar su consulta.

8 aplicación: para un buen manejo de La empresa
Para tener un historial de versiones y actualizaciones de los documentos. Para tener un control de todos los procesos. para toma de decisiones. Para darle un servicio de calidad a mis clientes y empleados. Para sobrevivir en el mundo empresarial. Para medir el desempeño de mis trabajadores.

9 herramientas Allfresco: gestor documental, excelente aplicación con formato web, que además de gestionar el contenido empresarial tiene capacidad para gestionar documentos y registros, capas de hacer networkig y compartir contenido con la empresa. apto para pymes Openkm: es un gestor documental que permite la gestión y el almacenamiento de los documentos y contenidos que se vayan generando dentro de las empresas. Ente sus funciones generales, el programa cuenta con indexación de documentos de texto, office, openoffice, pdf, base de datos, etc.

10 Documany: es un interesante gestor de documentos online que nos permite cargar archivos desde nuestro disco duro o crearlos en la nube gracias a una completa herramienta de edición de texto. Y TODOS LOS ELEMENTOS ELECTRONICOS O FISCOS QUE ME PUEDAN FACILITAR EL CONTROL DE MIS DOCUMENTOS.

11 Tabla de retención documental:
Es una herramienta archivística que permite agrupar la documentación de acuerdo con las funciones propias de cada dependencia y establecer un tiempo de permanencia en cada fase de formación del archivo.

12 Control de registros