Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes Capítulo 11: Gestión de los Riesgos del Proyecto Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition,

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1 Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes Capítulo 11: Gestión de los Riesgos del Proyecto Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición

2 Objetivos de Aprendizaje Entender que es riesgo y la importancia de una buena gestión de los riesgos en el proyecto Discutir sobre los elementos involucrados en la planificación de la gestión de los riesgos y el contenido del Plan de gestión de riesgos Listar fuentes comunes de riesgos en proyectos de TI Describir el proceso de identificación de riesgos, herramientas y técnicas que ayudan a identificar riesgos en el proyecto y las principales salidas de la identificación de riesgos: Registro de riesgos Discutir los procesos de análisis cualitativo de riesgos y explicar cómo calcular factores de riesgo, crear matrices de probabilidad / impacto, y aplicar la técnica de las 10 elementos claves de seguimiento de riesgos para clasificar los riesgos

3 Objetivos de Aprendizaje (continúa) Explicar el proceso Análisis cuantitativo de riesgos y cómo aplicar árboles de decisión, simulación y análisis de sensibilidad para cuantificar los riesgos Dar ejemplos de uso de diferentes estrategias de planeación de los riesgos para manejar riesgos negativos y positivos. Discutir qué involucra el seguimiento y control de riesgos Describir cómo el software puede ayudar en la gestión de los riesgos

4 Importancia de la gestión de riesgos La gestión de riesgos del proyecto, es el arte y ciencia de identificar, analizar y responder al riesgo durante el ciclo de vida del proyecto y con el mejor interés de alcanzar los objetivos del proyecto La gestión de riesgos con frecuencia es pasada por alto en los proyectos, pero puede ayudar a conseguir el éxito del proyecto, ayudando a seleccionar buenos proyectos, a determinar el alcance del proyecto y a desarrollar estimados realistas

5 Necesidad de mejorar la gestión de riesgos del proyecto Un estudio de Ibbs y Kwak* muestra que de todas las áreas del conocimiento, el riesgo tiene la calificación más baja de madurez Una encuesta similar se hizo en 2003 con empresas de desarrollo de software en Mauritius, Sudáfrica y la gestión del riesgo también tuvo la menor madurez Un estudio de KLCI muestra las ventajas de seguir buenas prácticas de gestión de riesgos de software *Ibbs, C. William y Young Hoon Kwak. “Assessing Project Management Maturity,” Project Management Journal (Marzo 2000).

6 Gestión de la madurez de proyectos por industria y área del conocimiento* Convenciones:1 = Nivel más bajo de madurez 5 = Nivel más alto de madurez Área del conocimiento Ingeniería/ Construcción TelecomunicacionesSistemas de información Manufactura de alta tecnología Alcance3.523.453.253.37 Tiempo3.553.413.033.50 Costo3.743.223.203.97 Calidad2.913.222.883.26 Recursos Humanos3.183.202.933.18 Comunicaciones3.53 3.213.48 Riesgos2.932.872.752.76 Adquisiciones3.333.012.913.33 *Ibbs, C. William y Young Hoon Kwak. “Assessing Project Management Maturity,” Project Management Journal (Marzo 2000).

7 Beneficios de la gestión de riesgos en el software* *Kulik, Peter y Catherine Weber, “Software Risk Management Practices – 2001,” Grupo de investigación KLCI (Agosto2001). Porcentaje de encuestados Anticiparse a los problemas Prevenir sorpresas Mejorar las habilidades para negociar Alcanzar las expectativas de los clientes Reducir los alargues en el cronograma Ninguno Reducir sobrecostos

8 Riesgo Negativo Definición del diccionario. Riesgo es "la posibilidad de pérdida o daño" El riesgo negativo implica el conocimiento de los problemas potenciales que pueden ocurrir en el proyecto y cómo pueden impedir su éxito La gestión del riesgo negativo se trata como una forma de seguro; es una inversión

9 Riesgo positivo Los riesgos positivos son los riesgos que terminan en cosas buenas, también llamados oportunidades Definición general de riesgo del proyecto: incertidumbre que puede tener un efecto negativo o positivo en los objetivos del proyecto El objetivo de la gestión de riesgos del proyecto es reducir al mínimo los riesgos potenciales negativos mientras que se maximizan los riesgos potenciales positivos

10 Del mundo real Algunas organizaciones cometen el error de sólo enfrentar los riesgos tácticos y negativos en el desempeño de la gestión de los riesgos del proyecto David Hillson* dice que la superación de este problema se logra mediante la ampliación del ámbito de la gestión del riesgo para abarcar tanto los riesgos estratégicos y oportunidades de crecimiento, lo cual se conoce como gestión integrada de riesgos * www.risk-doctor.com

11 Utilidad del riesgo o de tolerancia al riesgo La utilidad del riesgo o tolerancia al riesgo es la cantidad de satisfacción o placer recibido de un beneficio potencial La utilidad presenta tasa decreciente, para las personas que tienen aversión al riesgo El buscador de riesgo tiene mayor tolerancia al riesgo y aumenta su satisfacción cuando más ganancia está en juego El criterio de neutralidad ante el riesgo logra un equilibrio entre riesgo y recompensa Aversión al riesgoNeutralidad ante el riesgoBuscador de riesgo Utilidad Ganancia potencial Función utilidad del riesgo y preferencia al riesgo

12 Aversión al riesgoNeutralidad ante el riesgoBuscador de riesgo Utilidad Ganancia potencial

13 Procesos de la gestión de riesgos del proyecto Planificar la Gestión de Riesgos Decidir cómo enfocar, planificar y ejecutar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto. Identificar Riesgos Determinar qué riesgos pueden afectar al proyecto y documentar sus características. Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos Priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando su probabilidad de ocurrencia y su impacto. Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos Analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados en los objetivos generales del proyecto. Planificar la Respuesta a los Riesgos Desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Controlar los Riesgos Realizar el seguimiento de los riesgos identificados, supervisar los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de respuesta a los riesgos y evaluar su efectividad a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

14 Planificar la gestión de riesgos Plan de gestión de riesgos Plan que documenta los procedimientos para la gestión de riesgos El equipo del proyecto debe revisar los documentos del proyecto Entender los enfoques a los riesgos De los patrocinadores De la organización El nivel de detalle varia según las necesidades del proyecto

15 Plan de Gestión de Riesgos - Temas a tratar Metodología Roles y Responsabilidades Presupuesto y Cronograma Categorías de riesgo Impacto y probabilidad de riesgo Documentación del riesgo

16 Planes de contingencia y alternativos, Reservas de contingencia Planes de contingencia Acciones predefinidas que el equipo del proyecto realizará si se produce un evento de riesgo identificado Planes alternativos Planes que se efectúan si los intentos de reducir el riesgo no son eficaces. Se desarrollan para riesgos que tienen un alto impacto en los objetivos del proyecto Reservas para contingencias o Asignación para Contingencias Provisiones que tiene el patrocinador o la organización del proyecto para reducir a un nivel aceptable el riesgo de sobrecostos y riesgos de atrasos en el cronograma

17 Planificar la Gestión de Riesgos 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 11.2 Identificar Riesgos 11.3 Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos 11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos 13.1 Identificar a los Interesados Gestión de Riesgos del Proyecto Factores ambientales de la Empresa Activos de procesos de la organización Acta de constitución Plan de dirección del proyecto Registro de interesados Empresa/ Organización Plan de gestión de riesgos

18 Plan Risk Management 4.1 Develop Project Charter 4.2 Develop Project Management Plan 11.1 Plan Risk Management 11.2 Identify Risks 11.3 Perform Qualitative Risk Analysis 11.4 Perform Quantitative Risk Analisys 11.5 Plan Risks Responses 13.1 Identify stakeholders Project Risk Management Enterprise environmental factors Organizational process assets Project charter Project management plan Stakeholder register Enterprise/ Organization Risk management plan

19 Planificar la Gestión de Riesgos Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Riesgos del proyecto Entradas 1.Plan para la Dirección del Proyecto 2.Acta de Constitución del Proyecto 3.Registro de Interesados 4.Factores Ambientales de la Empresa 5.Activos de los Procesos de la Organización Salidas 1.Plan de Gestión de Riesgos Herramientas y técnicas 1.Técnicas analíticas 2.Juicio de Expertos 3.Reuniones

20 Plan Risk Management Inputs 1.Project management plan 2.Project charter 3.Stakeholder register 4.Enterprise environmental factors 5.Organizational process assets Outputs 1.Risk management plan Tools & Techniques 1.Analytical techniques 2.Expert judgment 3.Meetings

21 Fuentes comunes de riesgos en proyectos de TI Muchos estudios muestran que los proyectos de TI tiene algunas fuentes comunes de riesgo Standish Group desarrolló una hoja de puntuación del potencial de éxito de TI, basada en los riesgos potenciales Otras categorías generales de riesgo, ayudan a identificar riesgos potenciales

22 Ejemplo de puntuación Tomado de Standish Group. Hoja de puntuación del potencial de éxito de TI, basada en los riesgos potenciales

23 Categorías generales de riesgo Riesgos del mercado Riesgos financieros Riesgos tecnológicos Riesgos de las personas Riesgos de estructura / procesos

24 Del mundo real KPMG, una firma consultora, en 1995 publicó un estudio que mostraba que un 55 por ciento de los proyectos fuera de control – proyectos que tenían sobrecostos significativos o atrasos en el cronograma – no tenían nada de gestión del riesgo, un 38 por ciento tenía algo (pero la mitad no utilizó sus hallazgos de riesgos después de iniciado el proyecto) y el 7 por ciento no sabía si tenía o no gestión de riesgos La gestión del riesgo para el tiempo también es una consideración importante

25 Estructura de desglose del riesgo (RBS*) Descripción jerárquica de los riesgos Identifica y organiza por categoría y subcategoría de riesgo Identifica las distintas áreas y causas de posibles riesgos Similar a la EDT * RBS: Risk Breakdown Structure

26 Ejemplo de estructura de desglose del riesgo Proyecto de TI NegociosTécnicoOrganizacional Gestión del Proyecto Competencia Proveedores Flujo de capital Hardware Software Red Soporte ejecutivo Soporte Al usuario Soporte Al equipo Estimaciones Comunicación Recursos

27 Condiciones de riesgo potencial negativo y su asociación con cada área del conocimiento Área del conocimiento Condiciones de riesgo Integración Planificación inadecuada; asignación pobre de recursos; poca gestión de la integración; falta de revisión una vez terminado el proyecto AlcancePobre definición del alcance o paquetes de trabajo; definición incompleta Tiempo Errores en la estimación de tiempo o la disponibilidad de recursos; errores en la determinación del camino crítico; gestión pobre de holguras CostoErrores de estimación; inadecuada productividad, costos, cambios o contingencias Calidad Actitud pobre hacia la calidad; bajos estándares en diseño, materiales o mano de obra; programa inadecuado de aseguramiento de la calidad Recursos Humanos Pobre gestión de conflictos; poca organización en el proyecto o en la definición de responsabilidades; ausencia de liderazgo Comunicaciones Poca preocupación por la planificación o las comunicaciones; ausencia de consultas con los interesados claves RiesgosIgnorar los riesgos; análisis poco claro de los riesgos; pobre gestión de los seguros AdquisicionesCondiciones o cláusulas contractuales inaplicables; relaciones contradictorias InteresadosPobre trabajo con los interesados

28 Identificar riesgos Identificar Riesgos Proceso para entender qué riesgos potenciales pueden dañar o generar oportunidades a un proyecto en particular Herramientas y técnicas de identificación: Lluvia de ideas Técnica Delphi Entrevistas Análisis FODA

29 Lluvia de ideas Técnica mediante la cual un grupo trata de generar ideas o de encontrar una solución para un problema específico mediante la acumulación de ideas de forma espontánea y sin juicio La sesión de lluvia de ideas debe ser dirigida por un facilitador experimentado Hay que tener cuidado de hacer uso excesivo o inadecuado de la lluvia de ideas La literatura sobre psicología muestra que las personas producen un mayor número de ideas trabajando solas que a través de la lluvia de ideas en pequeños grupos cara a cara Los grupos a menudo impiden la generación de ideas

30 Técnica Delphi Se utiliza para obtener un consenso de un grupo de expertos, quienes hacen predicciones sobre futuros comportamientos Provee entradas independientes y anónimas sobre acontecimientos futuros Usa repetidas rondas de preguntas y respuestas por escrito y evita los posibles efectos de polarización que se presentan en los métodos orales, como es el caso de la lluvia de ideas

31 Entrevistas Técnica para recopilar información por medio de encuentros cara a cara, por teléfono, vía e-mail o mensajería instantánea Entrevistar a personas con experiencia en proyectos similares es una herramienta importante para identificar riesgos potenciales

32 Análisis FODA* Análisis FODA** Se puede utilizar durante la identificación de riesgos Ayuda a identificar los riesgos generales positivos y negativos que aplican a un proyecto * SWOT: Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats ** FODA Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas

33 Registro de Riesgos La principal salida del proceso Identificar riesgos es una lista de riesgos identificados y otra información necesaria para empezar el Registro de riesgos Registro de riesgos Documento que contiene los resultados de varios procesos de gestión de riesgos Herramienta para documentar eventos potenciales de riesgo e información relacionada Eventos de riesgo Eventos específicos e inesperados que pueden suceder causando daño o generando oportunidades a un proyecto

34 Contenido del registro de riesgos Número de identificación para cada evento de riesgo Puesto para cada evento de riesgo Nombre de cada evento de riesgo Descripción para cada evento de riesgo Categoría en la que se encuentra cada evento de riesgo Causa principal de cada evento de riesgo Disparadores para cada riesgo; los disparadores son indicadores o síntomas de eventos de riesgo actuales Respuestas potenciales para cada riesgo Dueño del riesgo o persona que se hará responsable por cada riesgo Probabilidad e impacto de que ocurra cada riesgo El estado de cada riesgo

35 Ejemplo de registro de riesgos No. Pues to Descrip- ción RiesgoCategoríaCausa principal DisparadoresRespuestas potenciales Dueño del riesgo Probabilidad Impacto Estado R441 R212 R73

36 Identificar los Riesgos 5.4 Crear la EDT 6.1 Planificar la gestión del cronograma 6.5 Estimar la Duración de las Actividades 7.1 Panificar la gestión de costos 7.2 Estimar Costos 7.2 Estimar Costos 8.1 Planificar la gestión de la Calidad 8.1 Planificar la gestión de la Calidad 9.1 Planificar la gestión de Recursos Humanos 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 11.2 Identificar Riesgos 11.3 Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos 11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos 11.6 Controlar los Riesgos 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones Gestión de Riesgos del Proyecto 13.1 Identificar a los Interesados Empresa/ Organización Documentos del proyecto 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa Registro de interesados Línea base del alcance Plan de gestión del cronograma Registro de riesgos Estimados de la duración de las actividades Plan de gestión de costos Estimados de costos de actividades Plan de gestión de recursos humanos Plan de gestión de la calidad Plan de gestión de riesgos Plan de gestión de las adquisiciones

37 Identify Risks 5.4 Create WBS 6.5 Estimate Activity Durations 7.1 Plan Cost Management 7.2 Estimate Costs 7.2 Estimate Costs 8.1 Plan Quality Management 8.1 Plan Quality Management 9.1 Plan Human Resource Management 11.1 Plan Risk Management 11.2 Identify Risks 11.3 Perform Qualitative Risk Analysis 11.4 Perform Quantitative Risk Analysis 11.5 Plan Risks Responses 11.6 Control Risks 12.1 Plan procurement Management Project Risk Management 13.1 Identify stakeholders Enterprise/ Organization Project documents 12.1 Plan procurement Management Organizational process assets Enterprise environmental factors Stakeholder register Scope baseline Schedule management plan Risk register Activity duration estimates Cost management plan Activity cost estimates Human resource management plan Quality management plan Risk management plan Procurement management plan 6.1 Plan Schedule Management

38 Identificar los Riesgos Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Riesgos del proyecto Entradas 1.Plan de Gestión de Riesgos 2.Plan de Gestión de Costos 3.Plan de Gestión del Cronograma 4.Plan de Gestión de Calidad 5.Plan de Gestión de Recursos Humanos 6.Línea Base del Alcance 7.Estimaciones de Costos de las Actividades 8.Estimaciones de la Duración de la Actividad 9.Registro de Interesados 10.Documentos del Proyecto 11.Documentos de Adquisiciones 12.Factores Ambientales de la Empresa 13.Activos de los Procesos de la Organización Salidas 1.Registro de Riesgos Herramientas y técnicas 1.Revisiones de la Documentación 2.Técnicas de Recopilación de Información 3.Análisis de las Listas de Control 4.Análisis de Supuestos 5.Técnicas de Diagramación 6.Análisis SWOT (o DAFO, Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) 7.Juicio de Expertos

39 Identify Risks Inputs 1.Risk management plan 2.Cost management plan 3.Schedule management plan 4.Quality management plan 5.Human resource management plan 6.Scope baseline 7.Activity cost estimates 8.Activity duration estimates 9.Stakeholder register 10.Project documents 11.Procurement documents 12.Enterprise environmental factors 13.Organizational process assets Outputs 1.Risk register Tools & Techniques 1.Documentation reviews 2.Information gathering techniques 3.Checklist analysis 4.Assumptions analysis 5.Diagramming techniques 6.SWOT analysis 7.Expert judgment

40 Análisis Cualitativo de Riesgos Evaluar la probabilidad y el impacto de los riesgos identificados para determinar su magnitud y prioridad Herramientas y técnicas de cuantificación del riesgo: Matrices de probabilidad / impacto Los 10 elementos claves de seguimiento de riesgos Juicio de expertos

41 Matriz de probabilidad / impacto Matriz/gráfica de probabilidad/impacto Contiene la probabilidad relativa de que un riesgo ocurra (en un lado de la matriz o eje del diagrama) y el impacto relativo de que los riesgos ocurran (en el otro lado o eje del diagrama) Lista los riesgos y luego los etiqueta como alto, medio o bajo de acuerdo con su probabilidad de ocurrencia y su impacto si ocurre Factores de riesgo Números que representan el riesgo global de eventos específicos, en función de su probabilidad de ocurrencia y las consecuencias para el proyecto si se producen Alta Alto Media Baja Medio Bajo Probabilidad Impacto Riesgo 6 Riesgo 9 Riesgo 1 Riesgo 4 Riesgo 3 Riesgo 7 Riesgo 2 Riesgo 5 Riesgo 11 Riesgo 8 Riesgo 10 Riesgo 12 Ejemplo matriz de probabilidad e impacto

42 Alta Alto Media Baja MedioBajo Probabilidad Impacto Riesgo 6 Riesgo 9Riesgo 1 Riesgo 4 Riesgo 3 Riesgo 7 Riesgo 2 Riesgo 5 Riesgo 11 Riesgo 8 Riesgo 10 Riesgo 12

43 Riesgo alto, medio y bajo Probabilidad de fallo (Pf) Consecuencias del fallo (Cf) Riesgo Alto Riesgo Bajo Riesgo Medio

44 10 elementos claves de seguimiento de riesgos Es una herramienta de análisis cualitativo de riesgos que ayuda a identificar riesgos y mantener una conciencia de los riesgos durante la vida de un proyecto Establece una revisión periódica de los 10 elementos principales de riesgo del proyecto Lista la clasificación actual, la clasificación anterior, el número de veces que el riesgo aparece en la lista en un período de tiempo, y un resumen de los progresos realizados en la solución del riesgo

45 CLASIFICACIÓN MENSUAL Evento de riesgoPuesto en este mes Puesto en el mes Pasado Número de meses en los 10 claves Progreso en la solución del riesgo Planificación inadecuada 124 Trabajando en la revisión de todo el plan de gestión del proyecto Definición pobre233 Realizando reuniones con el patrocinador y el cliente para aclarar el alcance Ausencia de liderazgo312 Después de la renuncia del anterior gerente de proyecto, fue asignado uno nuevo para liderar el proyecto Estimación pobre de costos 443 Revisando la estimación de costos Estimación pobre de tiempo 553 Revisando la estimación del cronograma... Ejemplo de 10 eventos claves de seguimiento de riesgos

46 Lista de vigilancia Lista de riesgos que tiene baja prioridad, pero están identificados como riesgos potenciales El análisis cualitativo puede también identificar riesgos que deben ser evaluados de forma cuantitativa

47 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos 5.4 Crear la EDT 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 11.2 Identificar Riesgos 11.3 Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos Gestión de Riesgos del Proyecto Factores ambientales de la Empresa Activos de procesos de la organización Documentos del proyecto actualizados Línea base del alcance Registro de riesgos Empresa/ Organización Documentos del proyecto Plan de gestión de riesgos

48 Perform Qualitative Risk Analysis 5.4 Create WBS 11.1 Plan Risk Management 11.2 Identify Risks 11.3 Perform Qualitative Risk Analysis Project Risk Management Enterprise environmental factors Organizational process assets Project documents updates Scope baseline Risk register Enterprise/ Organization Project documents Risk management plan

49 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Riesgos del proyecto Entradas 1.Plan de Gestión de Riesgos 2.Línea base del Alcance 3.Registro de Riesgos 4.Factores Ambientales de la Empresa 5.Activos de los Procesos de la Organización Salidas 1.Actualizaciones a los documentos del Proyecto Herramientas y técnicas 1.Evaluación de Probabilidad e Impacto de los Riesgos 2.Matriz de Probabilidad e Impacto 3.Evaluación de la Calidad de los Datos sobre Riesgos 4.Categorización de Riesgos 5.Evaluación de la Urgencia de los Riesgos 6.Juicio de Expertos

50 Perform Qualitative Risk Analysis Inputs 1.Risk management plan 2.Scope baseline 3.Risk register 4.Enterprise environmental factors 5.Organizational process assets Outputs 1.Project documents updates Tools & Techniques 1.Risk probability and impact assessment 2.Probability and impact matrix 3.Risk data quality assessment 4.Risk categorization 5.Risk urgency assessment 6.Expert judgment

51 Análisis cuantitativo de riesgos A menudo se hace después del análisis cualitativo de riesgos, pero se pueden hacer juntos Proyectos grandes y complejos que implican tecnologías de punta, a menudo requieren un amplio análisis cuantitativo de riesgos Principales técnicas: Análisis de árboles de decisión Simulación Análisis de sensibilidad

52 Árboles de decisión y valor monetario esperado (EMV*) Árbol de decisiones Técnica de análisis de diagramas utilizada para ayudar a seleccionar el mejor curso de acción en situaciones en las que los resultados futuros son inciertos Valor monetario estimado (EMV*) Producto de la probabilidad de un evento de riesgo por el valor monetario del evento de riesgo Se puede dibujar un árbol de decisión para ayudar a encontrar la EMV * EMV: Expected Monetary Value

53 Ejemplo de EMV Probabilidad (P) Proyecto 1 Decisión Proyecto 2 por Salida =EMV EMV proyecto 1= $60.000 - $32.000 = $28.000 EMV proyecto 2= -$10.000 - $2.000 + 42.000 = $30.000 * EMV: Expected Monetary Value

54 Simulación La simulación utiliza una representación o modelo de un sistema para analizar el comportamiento esperado o el rendimiento del sistema Análisis de Monte Carlo: simula el resultado de un modelo en muchas ocasiones para proporcionar una distribución estadística de los resultados calculados Para la simulación con Monte Carlo, se deben tener tres estimaciones (la más probable, pesimista y optimista), más una estimación de la probabilidad de que la estimación está entre los valores del más probable y el más optimista

55 Pasos del Análisis de Monte Carlo 1. Evaluar el rango de las variables a considerar 2. Determinar la distribución de probabilidad de cada variable 3. Seleccionar, para cada variable, un valor aleatorio basado en la distribución de probabilidad 4. Ejecutar un análisis determinista o de una sola pasada a través del modelo 5. Repetir los pasos 3 y 4 muchas veces para obtener la distribución de probabilidad de los resultados del modelo

56 Ejemplo de resultados de la simulación de Monte Carlo para el cronograma de un proyecto Fecha Número de muestras: ID único: Nombre: Fecha de finalización Conteo de Muestras Probabilidad acumulada Tabla de probabilidad de finalización ProbFecha Prob Desviación estándar de finalización: Intervalo de confianza del 95%: Cada barra representa 2 días

57 Análisis de sensibilidad Técnica utilizada para mostrar los efectos de los cambios de una o más variables en un resultado Por ejemplo, muchas personas lo utilizan para determinar los pagos mensuales de un préstamo en el que se darán diferentes tasas de interés o plazos del préstamo, o para determinar puntos de equilibrio sobre la base de diferentes supuestos Las hojas de cálculo son una herramienta típica para realizar análisis de sensibilidad

58 Ejemplo análisis de sensibilidad para la determinación del punto de equilibrio Gastos fijos mensuales: Análisis de rentabilidad Punto de equilibrio (unidades vendidas): Costo de manufactura por unidad: Costo de venta por unidad: Ingresos en el Punto de equilibrio: U vendidasIngresosGastos 10,000 Unidades vendidas

59 Realizar el Análisis Cuantitativo de los Riesgos 6.1 Planificar la gestión del cronograma 7.1 Panificar la gestión de costos 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 11.2 Identificar Riesgos 11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos Gestión de Riesgos del Proyecto Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa Documentos del proyecto actualizados Plan de gestión del cronograma Registro de riesgos Plan de gestión de costos Empresa/ Organización Documentos del proyecto Plan de gestión de riesgos

60 Perform Quantitative Risk Analysis 6.1 Plan Schedule Management 7.1 Plan Cost Management 11.1 Plan Risk Management 11.2 Identify Risk 11.4 Perform Quantitative Risk Analysis Project Risk Management Organizational process assets Enterprise environmental factors Project documents updates Schedule management plan Risk register Cost management plan Enterprise/ Organization Project documents Risk management plan

61 Realizar el Análisis Cuantitativo de los Riesgos Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Riesgos del proyecto Entradas 1.Plan de Gestión de Riesgos 2.Plan de Gestión de Costos 3.Plan de Gestión del Cronograma 4.Registro de Riesgos 5.Factores Ambientales de la Empresa 6.Activos de los Procesos de la Organización Salidas 1.Actualizaciones a los documentos del Proyecto Herramientas y técnicas 1.Técnicas de Recopilación y Representación de Datos 2.Técnicas de Análisis Cuantitativo de Riesgos y de Modelado 3.Juicio de Expertos

62 Perform Quantitative Risk Analysis Inputs 1.Risk management plan 2.Cost management plan 3.Schedule management plan 4.Risk register 5.Enterprise environmental factors 6.Organizational process assets Outputs 1.Project documents updates Tools & Techniques 1.Data gathering and representation techniques 2.Quantitative risk analysis and modeling techniques 3.Expert judgment

63 Planificar la respuesta a los riesgos Después de identificar y cuantificar los riesgos, se debe decidir cómo responder a ellos Cuatro estrategias principales de respuesta para los riesgos negativos: Evitar el riesgo Aceptar el riesgo Transferir el riesgo Mitigar el riesgo

64 Estrategias generales de mitigación para riesgos técnicos, de costos y de cronograma Riesgos técnicosRiesgos de costosRiesgos de cronograma Hacer hincapié en el apoyo del equipo y evitar una estructura del proyecto independiente Incrementar la frecuencia de seguimiento del proyecto Incrementar la autoridad del gerente del proyecto Utilizar EDT (estructura de desglose del proyecto) y CPM método del camino crítico) Mejorar el manejo de los problemas y la comunicación Mejorar las comunicaciones y el entendimiento de las metas del proyecto y soporte de equipo Seleccionar al gerente de proyecto más experimentado Incrementar la frecuencia del seguimiento del proyecto Incrementar la autoridad del gerente del proyecto Utilizar EDT (estructura de desglose del proyecto) y CPM método del camino crítico)

65 Estrategias de respuesta para riesgos positivos Explotar el riesgo Repartir el riesgo Mejorar el riesgo Aceptar el riesgo

66 Riesgos residuales y secundarios Riesgos residuales Riesgos que se espera que queden después de haber implementado las respuestas planificadas, así como aquellos que han sido deliberadamente aceptados Riesgos secundarios Riesgos que surgen como resultado directo de la implementación de una respuesta a los riesgos

67 Planificar la Respuesta a los Riesgos 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 11.2 Identificar Riesgos 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos Gestión de Riesgos del Proyecto Documentos del proyecto actualizados Plan de dirección del proyecto actualizado Registro de riesgos Documentos del proyecto Plan de gestión de riesgos

68 Plan Risks Responses 4.2 Develop Project Management Plan 11.1 Plan Risk Management 11.2 Identify Risks 11.5 Plan Risks Responses Project Risk Management Project documents updates Project management plan updates Risk register Project documents Risk management plan

69 Planificar la Respuesta a los Riesgos Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Riesgos del proyecto Entradas 1.Plan de Gestión de Riesgos 2.Registro de Riesgos Salidas 1.Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 2.Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Herramientas y técnicas 1.Estrategias para Riesgos Negativos o Amenazas 2.Estrategias para Riesgos Positivos u Oportunidades 3.Estrategias de Respuesta para Contingencias 4.Juicio de Expertos

70 Plan Risks Responses Inputs 1.Risk management plan 2.Risk register Outputs 1.Project management plan updates 2.Project documents updates Tools & Techniques 1.Strategies for negative risks or threats 2.Strategies for positive risks or opportunities 3.Contingent response strategies 4.Expert judgment

71 Seguimiento y control de riesgos Implica la ejecución de los procesos de gestión de riesgos para responder a eventos de riesgo Soluciones Alternativas Respuestas no planificadas a eventos de riesgo que se deben ejecutar cuando no hay planes de contingencia Principales resultados del seguimiento y control de riesgos Solicitud de cambios Acciones correctivas y preventivas recomendadas Actualizaciones en el registro de riesgos, plan de gestión de proyectos y activos de los procesos de la organización

72 Controlar los Riesgos 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 11.2 Identificar Riesgos 11.6 Controlar los Riesgos Gestión de Riesgos del Proyecto Plan de dirección del proyecto Documentos del proyecto actualizados Datos sobre el desempeño del trabajo Plan de dirección del proyecto actualizado Informes sobre el desempeño del trabajo Solicitud de cambios Activos de procesos de la organización actualizados Registro de riesgos Empresa/ Organización Documentos del proyecto Información sobre el desempeño del trabajo

73 Control Risks 4.2 Develop Project Management Plan 4.2 Develop Project Management Plan 4.3 Direct and Manage Project Work 4.4 Monitor and Control Project Work 4.4 Monitor and Control Project Work 4.5 Perform Integrated Change Control 11.2 Identify Risks 11.6 Control Risks Project Risk Management Project management plan Project documents updates Work performance data Project management plan updates Work performance reports Change requests Organizational process assets updates Risk register Enterprise/ Organization Project documents Work performance information

74 Controlar los Riesgos Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Riesgos del proyecto Entradas 1.Plan para la Dirección del Proyecto 2.Registro de Riesgos 3.Datos sobre el Desempeño del Trabajo 4.Informes de Desempeño del Trabajo Salidas 1.Informes sobre el Desempeño del Trabajo 2.Solicitudes de Cambio 3.Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 4.Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 5.Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1.Reevaluación de los Riesgos 2.Auditorías de los Riesgos 3.Análisis de Variación y de Tendencias 4.Medición del Desempeño Técnico 5.Análisis de Reserva 6.Reuniones

75 Control Risks Inputs 1.Project management plan 2.Risk register 3.Work performance data 4.Work performance reports Outputs 1.Work performance reports 2.Change requests 3.Project management plan updates 4.Project documents updates 5.Organizational process assets updates Tools & Techniques 1.Risk reassessment 2.Risk audits 3.Variance and trend analysis 4.Technical performance measurement 5.Reserve analysis 6.Meetings

76 Software para la gestión de riesgos del proyecto El registro de riesgos pueden llevarse en un archivo de Excel o Word o como parte de una base de datos Existen productos de software más sofisticados, como las herramientas de simulación Montecarlo, que ayudan a analizar los riesgos del proyecto www.risksig.com es una página con una lista detallada de productos de software que ayudan en la gestión de riesgos

77 Resultados de una buena gestión de riesgos A diferencia de la gestión de crisis, la buena gestión de riesgos del proyecto a menudo pasa desapercibida Los proyectos bien ejecutados parecen salir sin esfuerzo pero por debajo necesitan mucho trabajo para que salgan bien Los gerentes de proyecto deben esforzarse por hacer que su trabajo parezca fácil y reflejar esto en los resultados de proyectos bien ejecutados

78 Resumen del capítulo La gestión de riesgos del proyecto es el arte y la ciencia de identificar, analizar y responder a los riesgos en toda la vida de un proyecto y con el interés de alcanzar los objetivos del proyecto Los procesos principales: Planificar la gestión de riesgos Identificar riesgos Realizar análisis cualitativo de riesgos Realizar análisis cuantitativo de riesgos Planificar la respuesta a los Riesgos Controlar los riesgos