DIRECCION DE PROYECTOS Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos

Tabla de Contenido Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos Grupo de Procesos de Iniciación Grupo de Procesos de Planificación El alcance (estructura analítica del proyecto) El cronograma (tiempos) Los costos La calidad El personal Las comunicaciones Los riesgos Las adquisiciones Grupo de Procesos de Ejecución Grupo de Procesos de Control Grupo de Procesos de Cierre

GRUPOS DE PROCESOS DE LA DIRECCION DE PROYECTOS

Proceso Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionada que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados y servicios. El equipo de proyecto es el encargado de ejecutar cada proceso. Los procesos se pueden ejecutar varias veces

Tipos de procesos Los procesos de la dirección de procesos. Son comunes a la mayoría de proyecto. Se relacionan por que son integradores. Tienen el propósito de iniciar, planificar, ejecutar, supervisar, controlar y cerrar un proyecto. Interactúan en relación a los alcances, costos y cronograma del proyecto (áreas de conocimiento). Los procesos de orientados a producto. Especifican y crean el producto del proyecto. Se definen por el ciclo de vida del proyecto.

Grupos de proceso Son cinco grupos de procesos. Son independientes del área de aplicación y de la industria. Tienen dependencias claras y se llevan a cabo siguiendo la misma secuencia en cada proceso. Los procesos componentes se pueden repetir (volver a ejecutar) antes de concluir el proyecto. Grupos de procesos Proceso Externo al proceso Flujo del proceso

Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos Los procesos de la dirección de proyectos se dividen en cinco grupos de proceso. Proceso de Seguimiento y control Procesos de planificación Procesos de cierre Procesos de iniciación Procesos de ejecución

Grupos de Procesos Grupo de procesos de iniciación. Define y autoriza el proyecto y una fase del mismo. Grupo de procesos de planificación. Define y refina los objetivos y planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido en el proyecto. Grupo de procesos de ejecución. Integra a las personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el proyecto. Grupo de procesos de seguimiento y control. Mide y supervisa el avance a fin de identificar variaciones en el plan del proyecto y tomar las medidas. Grupo de procesos de cierre. Formaliza la aceptación del producto y termina el proyecto y una fase del mismo.

Grupos de Procesos procesos de ejecución procesos de planificación procesos de iniciación procesos de cierre Nivel de esfuerzo seguimiento y control Fase de Inicio Tiempo Fase de Término

Grupos de Procesos Procesos de Cierre Supervisión y Control Ejecución Planeamiento Iniciación

GRUPO DE PROCESOS DE INICIACION

Grupo de Procesos de Iniciación Autorizan la ejecución formal del proyecto o una fase del mismo. Por lo general se realiza fuera de los ámbitos de control del proyecto. Se inicia con la documentación de las necesidades o requisitos de la organización. La viabilidad se realiza a través de un proceso de evaluación de alternativas. Se estable la definición de los objetivos del proyecto

Procesos de Iniciación

Procesos de Iniciación Entradas Descripción del Producto Plan Estratégico Criterios de selección del proyecto Información histórica Salidas Acta de constitución del proyecto Enunciado del alcance del proyecto Jefe de Proyecto asignado Restricciones Supuestos

Grupo de Procesos de Iniciación Los proyectos son un medio para organizar actividades que no pueden ser abordadas dentro de los límites operacionales normales de la organización Los proyectos frecuentemente son utilizados como un medio para lograr el plan estratégico de una organización, sea mediante un equipo de proyecto formado por funcionarios de la organización o mediante un servicio contratado

Procesos de Iniciación Los proyectos son típicamente autorizados como resultado de una de las siguientes situaciones: La demanda del mercado Una solicitud de un cliente Un avance tecnológico Un requisito legal o regulatorios Una necesidad social La alta gerencia de precisa decidir cómo responder a estos estímulos y cuales proyectos deben ser autorizados Necesidades del negocio Problema u oportunidad

Objetivo del Proyecto Describir lo que el proyectos debe hacer o producir. Debe seguir la regla SMART Specific (específico) Measurable (medible) Accurate (exacto) Realistic (realista) Time bounded (limitado en el tiempo)

Ejemplo Ejemplo 1 Construcción de depósitos para el almacenamiento. Construcción de 5 depósitos para el almacenamiento en 8 meses con un proyección de inversión de USD 60,000. Ejemplo 2 Aumento de la capacidad de procesamiento del servidor de datos. Aumento de la capacidad de procesamiento del servidor de datos de 1.2 GHz a 3.0 GHz para inicios del siguiente años invirtiendo USD 8,000.

Procesos Desarrollar el acta de constitución del proyecto. Relacionado con la autorización del proyecto, o en múltiples fases con una fase del proyecto. Se documenta la necesidad del nuevo producto, servicio o resultado. Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto (preliminar) Definición preliminar de alto nivel del proyecto usando el acta de constitución del proyecto y otras entradas. Aborda y documenta los requisitos del proyecto y de los productos entregables, los requisitos de los productos, los límites de los proyectos, los métodos de aceptación y control de alcance de alto nivel

Acta de constitución del proyecto Es publicado por el director/gerente (patrocinador) con autoridad formal en la estructura organizacional. Reconoce y autoriza formalmente la existencia del proyecto. Designa al gerente del proyecto y le concede autoridad formal para usar recursos en la actividades del proyecto Identificar los límites de reporte y atribuciones para el gerente de proyecto. Contiene un referencia a: las necesidades del negocio El alcance del producto o servicio a entregar Los beneficios para la organización Debe tener amplia publicidad en la organización

Enunciado del alcance del proyecto Objetivos del proyecto y del producto Requisitos y características del producto o servicio Criterios de aceptación del producto Límites del proyecto Requisitos y productos entregables del proyecto Restricciones del proyecto Asunciones del proyecto Organización inicial del proyecto Riesgos iniciales definidos Hitos del cronograma EAP inicial Estimación de los costos en orden de magnitud Requisitos de gestión de la configuración del proyecto Requisitos de aprobación

Premisas Es algo que se asume como verdadero para el proyecto. Son condicionantes para la ejecución del proyecto conforme a la planeación. Si una premisa no es confirmada es preciso revisar el planeamiento del proyecto. Una premisa debe ser específica, precisa y clara. Las premisas deben ser validadas por los stakeholders y resguardan al gerente de proyectos. Ejemplos Un analista de negocios debe estar disponible el 1/enero Cambios adicionales deben ser asumidas por el contratante Cada programador desarrolla 5 clases por día El tipo de cambio en el año será de 3.2

Restricciones Son hechos concretos que limitan las opciones del equipo de proyecto. Ejemplos El proyecto debe estar operativo a fines del 2007 Los límites de gasto son USD 150,000 Todos los productos deben atender a las especificaciones de la norma ISO XXXXX Tiempo La triple restricción Costo alcance

GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACION

Grupo de Procesos de Planificación Permite planificar y gestionar el proyecto Ayuda a recoger la información de varias fuentes de diverso grado de completitud y confianza Es un proceso iterativo de control y mejora continua. Definen la línea base del proyecto a partir del cual controlar el avance del proyecto. Define el plan de gestión del proyecto.

Procesos de Planeación

Procesos de Planificación Entradas Acta de constitución Enunciado del alcance del proyecto preliminar Salidas Plan de Gestión del Alcance Plan de Gestión del cronograma Plan de Gestión de costes Plan de Gestión de calidad Plan de Gestión de personal Plan de Gestión de las comunicaciones Plan de Gestión de riesgos Plan de Gestión de las adquisiciones Plan de Gestión del Proyecto

Plan de Gestión del Proyecto Plan de Gestión del alcance Plan de Gestión del cronograma Plan de Gestión de costes Plan de Gestión de calidad Plan de Gestión de personal Plan de Gestión de las comunicaciones Plan de Gestión de riesgos Plan de Gestión de las adquisiciones Plan de Gestión del Proyecto

Grupo de procesos de planificación Planear es definir y refinar los objetivos a lograr y trazar el camino necesario para alcanzarlos Muchos caminos llevan a Roma. El objetivo del planeamiento es encontrar el mejor (el más corto, de menor costo y de menor trabajo)

¿Qué planificar? El alcance (estructura analítica del proyecto) El cronograma (tiempos) Los costos La calidad El personal Las comunicaciones Los riesgos Las adquisiciones

1. Planeación del Alcance TI CO CA RH CM RI AD 1. Planeación del Alcance alcance del producto. Aspectos y funciones que caracterizan un producto o servicio. Se mide contra los requisitos del producto alcance del proyecto. El trabajo que debe ser hecho con la finalidad de obtener el producto de acuerdo con las especificaciones. Se mide contra el plan del proyecto.

2. Planeamiento del Tiempo AL TI CO CA RH CM RI AD 2. Planeamiento del Tiempo Incluir todos los procesos necesarios para planear cómo concluir el proyecto en un determinado plazo. Incluye: Definición de las actividades Secuenciación de las actividades Estimación de recursos para cada actividad Estimación de la duración de cada actividad Desarrollo del cronograma de trabajo. Control del cronograma

AL TI CO CA RH CM RI AD 3. Planeamiento de Costo Involucra planear los costos asociados a la realización de los trabajos y la forma de controlarlos. Tiene como objetivo garantizar que el capital disponible será suficiente para obtener todos los recursos necesarios para que se ejecuten los trabajos del proyecto.

4. Planeamiento de la Calidad TI CO CA RH CM RI AD 4. Planeamiento de la Calidad El objetivo es garantizar que el proyecto se concluya dentro de las cualidades deseadas, garantizando la satisfacción de las necesidades de los interesados. La calidad es el grado en que un conjunto de características inherentes satisface los requisitos.

AL TI CO CA RH CM RI AD 5. Planeamiento de RRHH Involucra identificar, documentar y designar las funciones, las responsabilidades y las relaciones jerárquicas del proyecto.

6. Planeamiento de las Comunicaciones AL TI CO CA RH CM RI AD 6. Planeamiento de las Comunicaciones Incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final oportuna y apropiada de la información del proyecto. Involucra determinar las necesidades de información y de comunicaciones de los stakeholders Ellos precisan que la información, cuándo será producida, quién los producirá y cuándo

7. Planeamiento de Riegos AL TI CO CA RH CM RI AD 7. Planeamiento de Riegos Incluye los procesos relacionados con la planificación, identificación, análisis, respuestas, seguimiento, control de los riesgos. Se pretende aumentar la probabilidad e impacto de los eventos (+) y reducir la probabilidad e impacto de los eventos (-) Los riesgos en los proyectos se presentan por la incerteza de ciertos eventos. Involucra la anticipación y el tratamiento de los riesgos del proyecto.

8. Planeamiento de las Adquisiciones AL TI CO CA RH CM RI AD 8. Planeamiento de las Adquisiciones Incluye los procesos para comprar y adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo de proyecto para realizar el trabajo. La organización puede ser la compradora o la vendedora del producto. Incluye los proceso de gestión de contratos y control de cambios.

GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCION

Grupo de Procesos de Ejecución Administra los proceso de ejecución del proyecto. Se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto. Este grupo de procesos implica coordinar recursos y personas, así como integrar y realizar las actividades del proyecto.

Procesos de Ejecución

Procesos de Ejecución Entradas Plan de gestión del proyecto (PGP) Salidas Productos entregables Cambios solicitados Solicitudes de cambio implementadas Acciones correctivas implementadas Acciones preventivas implementadas Reparación de defectos implementada Información sobre el rendimiento del trabajo

GRUPO DE PROCESOS DE CONTROL

Grupo de Procesos de Control Se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecución del proyecto de forma que se pueda identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario. El rendimiento del proyecto se observa y mide regularmente. Incluye controlar los cambios y recomendar las acciones preventivas como anticipación a posibles problemas.

Procesos de Control

Procesos de Control Entradas Productos entregables Cambios solicitados Solicitudes de cambio implementadas Acciones correctivas implementadas Acciones preventivas implementadas Reparación de defectos implementada Información sobre el rendimiento del trabajo Salidas Solicitudes de cambio aprobadas – rechazadas Acciones correctivas aprobadas – rechazadas Reparación de defectos recomendada – aprobada - validada Actualización al PGP Actualización de alcances Acciones preventivas recomendadas Acciones correctivas recomendadas Informes de rendimiento Proyecciones Productos entregables aprobados

GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE

Grupo de procesos de cierre Incluye los procesos utilizados para: Finalizar formalmente todas las actividades del proyecto o una fase del proyecto Entregar el producto terminado a terceros Cerrar un proyecto cancelado Verifica que los procesos definidos se completan dentro de todos los grupos de procesos para cerrar el proyecto o una fase del proyecto Fin formal del proyecto

Procesos de Cierre

Procesos de Cierre Entradas Productos entregables aprobados Procedimiento de cierre administrativo Procedimiento de cierre de contratos Salidas Producto, servicio o resultado final Actualización de: Activo de los procesos de la organización