Documentos de taller Orden de trabajo. Presupuestos. Cotizaciones. Temparios de mano de obra Retornos. Informes técnicos.

Orden de trabajo Este documento foliado individualiza al cliente y su vehículo, los datos como nombre, RUT, dirección, teléfono, email, forma de pago, datos de la empresa a facturar. Los datos de marca, modelo, color ,VIN, Placa patente, año de fabricación, kilometraje, cantidad de combustible. Se debe anotar el tipo de trabajo o mantenimiento que se va a realizar. Fecha de ingreso y hora, fecha estimada de entrega.

En la orden de trabajo debe quedar claramente los posibles daños que tenga el vehículo al ingreso a taller y los objetos de valor que declare el cliente. Siempre se imprimen notas y advertencias. Por lo general una copia se entrega al cliente (triplicado) y el taller queda con original y duplicado. La orden original se ubica en el parabrisas del vehículo y el duplicado pasa a repuestos. En caso de tener sistemas de informática solo queda el original en el vehículo y repuestos trabaja con el Nº de O.T.

Uso interno Este documento registra todos los movimientos realizados al interior del taller, por ejemplo: El técnico asignado. Repuestos cargados. Trabajos de terceros. Aceites y lubricantes. Servicio de grúa si se prestó este servicio. Desabolladura y pintura. Materiales. Varios.

Cada ítem que se anota en la orden de trabajo generalmente lo maneja el departamento de repuestos debe estar individualizado por el nombre del repuesto, su número de parte, el valor neto, cantidad, valor de prestación de terceros, repuestos alternativos (terminación de código alfanumérico X), materiales, lubricantes, combustibles, solventes. Con este orden los liquidadores de O.T. poseen a la mano todos los elementos utilizados en el vehículo individualizado.

Trabajo efectuado El técnico asignado ubica el vehículo en su box y procede a revisar el vehículo, confecciona una lista de repuestos en el reverso de la O.T. y la entrega al encargado de pañol o directamente al departamento de repuestos. Con este listado los atendedores de repuestos entregan el pedido en forma rápida y eficiente. El técnico revisa los repuestos y firma conforme. Procede a reparar el vehículo, al finalizar avisa a jefatura o torre de control y se procede a la prueba de ruta.

Liquidación de la orden de trabajo Esta responsabilidad por lo general es del jefe de taller o recepcionista, el cuál debe sumar los valores de los items usados en la reparación mas los trabajos de terceros y sumará el valor de mano de obra utilizado en la reparación. Los valores deben sumar impuesto( IVA). Con esta información se pre facturará la orden a la espera del cliente quién revisará la cuenta, si todo concuerda, se envía la cuenta a caja donde el cliente cancela dependiendo de su forma de pago.

Entrega del vehículo Todo vehículo que ingresa a servicio técnico debe ser entregado lavado y limpio en su interior. Los repuestos reemplazados se entregan al cliente en una bolsa o similar apropiados. El cliente debe revisar su vehículo antes de la entrega. Al recibir conforme nuestro trabajo a concluido.

Uso interno de contabilidad Cada O.T. es revisada por el departamento de contabilidad en los cobros, pagos de comisiones a los técnicos y trabajos de terceros. Todas las O.T. trabajadas se archivan y no son desechadas, para posibles consultas a futuro. En caso de auditorias e inventarios las O.T. son herramientas de control interno.

ACTIVIDAD EN CLASES: En su cuaderno confeccione una O.T. Considere espacio en la orden para el listado de repuestos, valores neto, porcentaje de recargo, suma total. Liquide la O.T. cobrando repuestos y mano de obra, pre facturando la cuenta. Considere respuestas al cliente en caso de solicitar descuentos o facilidades de pago. Los créditos deben ser autorizados por jefatura o gerencia.

Presupuestos Esta herramientas de taller se usan para dar información al cliente sobre el valor de reparaciones o repuestos que venda la empresa. Su encabezado es parecido a una O.T. para individualizar al cliente y el vehículo. Se toma en cuenta el año y VIN del vehículo. Repuestos muchas veces trabaja con códigos especiales de repuestos y pintura.RPO, código color. Debe tener en cuenta los trabajos a realizar, repuestos, tiempo estimado.

Cada operación que represente un desarme o una acción especial debe quedar registrada en el presupuesto. El listado de repuestos a usar debe tener valor unitario. El valor de mano de obra total debe ser explicado claramente para evitar confusiones. Los trabajos de D y P deben ser detallados en operaciones , pintura y repuestos. Los valores de cada cobro debe ser expresado en valores neto. La suma final del presupuesto incluirá IVA.

Actividad en clases Confeccione un presupuesto de: Mecánica de reparación correctiva, reparar motor con desincronización y daño en culata.( correa de distribución cortada). ( cliente particular) Vehículo con daños por choque delantero. (compañía de seguros)

Cotizaciones Un cliente puede acudir al taller a cotizar un repuesto específico, el departamento de repuesto gentilmente confeccionará este documento, el cual identifica el vehículo por su VIN, año y repuesto. Generalmente tiene vigencia de 5 días hábiles para respetar el valor de venta. Si el taller necesita de repuestos u otro insumo se acude a este medio para encontrar la mejor alternativa en los negocios del ramo. El taller puede cotizar en tres lugares para decidir la compra.

Actividad en clases Realice en su cuaderno un diseño de cotización y suponga la compra de : Un kit de embrague para un camión. Tapabarros, capot, rueda completa de sedán. Descarbonizado de motor diesel. Radio, parlantes y manos libres.

Temparios de mano de obra Los talleres oficiales usan un sistema de cobro a traves de un tempario de mano de obra donde el valor de hora hombre dependerá de la dificultad de la tarea, especialización y tiempo que ocupa en la reparación y/o mantención. Tarea: Investigue en un taller o por información de internet los valores y tiempos de mano de obra.

Retornos Cada trabajo que quede con detalles donde el cliente está obligado a volver al servicio se clasifica como retorno. Se genera una nueva O.T. indicando la queja del cliente. Se verifica la falla que produjo el retorno. Se comunica al técnico responsable para analizar la garantía de taller. Si corresponde otorgar la garantía el cobro es a servicio. Si la falla no corresponde a la reparación se informa al cliente.

Actividad de taller Suponga los dos casos de retorno a taller y confeccione un informe técnico de las fallas para proceder con la garantía de taller. Mencione la forma de tratar con el cliente si la falla no corresponde a la reparación anterior. Si es así ¿Qué ofrecerá al cliente?