I’m on a doctoral studies programme. What now? Estoy en un programa de doctorado… ¿y ahora qué?

Contents 1.General points 2.How the programme works 3.Education & training activities 4.Internationalisation 5.Additional information 2 Índice 1.Aspectos generales 2.Funcionamiento 3.Actividades formativas 4.Internacionalización 5.…

3 3 At the UPV/EHU En la UPV/EHU The Master’s & Doctoral School (MDe) of the University of the Basque Country (UPV/EHU) coordinates & manages doctoral studies & training programmes in all the knowledge areas covered by our university. In all it manages & coordinates 65 doctoral programmes & 105 master’s qualifications. 1. General Points 1. Aspectos generales La Escuela de Máster y Doctorado de la UPV/EHU es el Centro que coordina y gestiona los programas de doctorado y la formación doctoral en todos los ámbitos de conocimiento desarrollados por nuestra Universidad Gestiona y coordina 65 programas de doctorado y 105 titulaciones de máster

We have offices on all three campuses: Araba, Bizkaia and Gipuzkoa Academic management team: Directors, academic secretariat & assistant directors. Admin & clerical staff (PAS): Technical management officers & clerical assistants at our central offices and at the 3 campus offices. 4 At the UPV/EHU En la UPV/EHU Con sedes en los Campus de Araba, Bizkaia y Gipuzkoa Un equipo directivo académico: Dirección, Secretaría académica, Subdirecciones PAS: Jefa/e de administración, Técnicos de gestión y Auxiliares administrativos, tanto en la sede central como en las diferentes sedes en los 3 campus 1. General Points 1. Aspectos generales

5 5 Structure Estructura Typical structure of a doctoral studies programme Estructura “típica” de un programa de doctorado 1. General Points 1. Aspectos generales

6 6 The Academic Committee: Defines, updates & coordinates the programme Proposes changes to the programme & monitors its standard Decides whether to admit each candidate & on what conditions Monitors & conducts annual assessments of those enrolled on the programme Organises specific doctoral studies activities Authorises the presentation of theses by doctorands on the programme Comisión Académica Define, actualiza y coordina el programa Propone modificaciones del programa, velando por la calidad del mismo Decide la admisión de cada candidato/a y en qué condiciones Realiza el seguimiento y la evaluación anual de las personas matriculadas en el programa Organiza actividades de formación doctoral específica Autoriza la presentación de tesis a cada doctorando/a del programa 1. General Points 1. Aspectos generales Functions Funciones

Programme directors Tutors: they provide academic support during the doctoral studies programme and watch over interactions with the Academic Committee. Directors: they are ultimately responsible for the consistency and suitability of the education provided to doctorands and for the impact and innovativeness of the research in their theses. Plantel de directores y directoras del programa Tutores/tutoras: da apoyo académico durante el doctorado y vela por la interacción con la Comisión Académica Directores, directoras: máximo responsable de la coherencia e idoneidad de la formación del doctorando o doctoranda y del impacto y novedad de la investigación de la tesis 7 Functions Funciones 1. General Points 1. Aspectos generales

8 Information on the programme Información del programa 1. General Points 1. Aspectos generales En la página web de cada programa hay información sobre: Competencias Líneas de investigación y profesorado Organización Actividades Formativas Recursos Materiales Contacto The website for each programme contains information on: Competences Research lines & teaching staff Organisation Education & training activities Material resources Contacts

9 9 Access Acceso 2. How the programme works 2. Funcionamiento del doctorado What graduate qualifications are required for access to the doctoral studies programme? Undergraduate degree + Master’s Diploma Undergraduate Degrees with >300 ECTS credits 2 years of education with pass grades in the specialism of Health Science Foreign qualifications of a level equivalent to the above Doctoral qualifications Previous doctoral studies (with research proficiency & DEA advanced studies diploma) ¿Qué titulaciones universitarias permiten acceder al doctorado? Grado + Máster Grados de > 300ECTS Titulaciones antiguas siempre que sumen > 300ECTS 2 años de formación con evaluación positiva en especialidad de Ciencias de la salud Título extranjero de nivel equivalente a los anteriores Título de Doctor Planes de doctorado anteriores (con suficiencia investigadora y DEA)

10 Admission Admisión ¿Cómo y quién da la admisión a un programa de doctorado? Las personas que tienen acceso al doctorado pueden solicitar la admisión preinscribiéndose en el programa de doctorado seleccionado La Comisión Académica del programa analiza las solicitudes, selecciona y decide la admisión en base a los criterios del programa Según el caso, la Comisión Académica del programa puede establecer la necesidad de cursar complementos de formación durante los dos primeros años del doctorado How can admission to a doctoral studies programme be obtained, and who authorises it? Candidates can apply for admission via preliminary registration for the selected doctoral studies programme. The academic committee for the programme examines applications, selected candidates & decides who to admit based on the criteria for each programme. In some cases the academic committee for each programme may require supplementary courses to be taken during the first 2 years of doctoral studies. 2. How the programme works 2. Funcionamiento

11 Preliminary registration & enrolment Preinscripción y matrícula There are 2 enrolment periods for doctoral studies. The specific dates are set by the Postgraduate Studies Committee of the UPV/EHU. September-October March-April The process entails the following steps: Preliminary registration online Admission by the academic committee Official enrolment once each doctorand confirms his/her interest Hay dos periodos de matrícula en el doctorado. La fechas concretas las fija la Comisión de Posgrado de la UPV/EHU Septiembre-Octubre Marzo-Abril El proceso se compone de los siguientes pasos: Preinscripción online Comisión Académica da la admisión Una vez que los y las doctorandas ratifican su interés, se matriculan 2. How the programme works 2. Funcionamiento

12 At the time of admission the academic committee assigns each doctorand a tutor. Tutors are members of the programme and must work at the UPV/EHU They may or may not be thesis directors A thesis director must be assigned WITHIN 6 MONTHS as from admission Doctoral qualification holders not working on the programme may co- direct theses provided that the other co- director does belong to it Tutoring & direction Tutorización y dirección Al momento de la admisión la Comisión Académica le asigna un tutor o una tutora Debe ser miembro del programa y de la UPV/EHU Puede coincidir o no con el director o la directora de tesis El director o directora debe ser asignado ANTES DE LOS 6 MESES desde la admisión Doctores o doctoras que no pertenezcan al programa, podrían co-dirigir tesis siempre que el otro director o directora sí pertenezca al programa 2. How the programme works 2. Funcionamiento

13 FULL-TIME: 3 years as from admission to the programme up to the presentation of the thesis, extendable for one or – under exceptional circumstances – two more years. PART-TIME: 5 years as from admission to the programme up to the presentation of the thesis, extendable for two or – under exceptional circumstances – three more years. A TIEMPO COMPLETO: 3 años, desde la admisión al programa y hasta la presentación de la tesis. Prorrogable uno más y excepcionalmente otro adicional A TIEMPO PARCIAL: 5 años, desde la admisión al programa y hasta la presentación de la tesis. Prorrogable dos más y excepcionalmente otro adicional DDuration Duración 2. How the programme works 2. Funcionamiento

Time off taken as a result of illness, pregnancy or other circumstances envisaged in current regulations does not count. Doctorands may request temporary leaves of absence from the programme for 1 year (extendable for 1 more year) No se computan las bajas por enfermedad, embarazo o cualquier otra causa prevista por la normativa vigente El o la doctoranda puede solicitar su baja temporal en el programa, por un período máximo de 1 año (ampliable hasta 1 año más) 14 DDuration Duración 2. How the programme works 2. Funcionamiento

15 Doctoral studies documents Documentos del doctorado WRITTEN COMMITMENT This document must be signed when the thesis director is assigned. It must be signed by the head of the doctoral studies programme, the doctorand, the tutor and the thesis director. Once everyone has signed, the doctorand must upload the document in PDF to the GAUR platform. Documents are available on the MDe website. 2. How the programme works 2. Funcionamiento DOCUMENTO DE COMPROMISO Este documento será firmado en el momento de la asignación del director o directora de tesis Debe ser firmado por el o la responsable del programa de doctorado, la doctoranda o doctorando, el tutor o tutora y el director o directora Una vez firmado por todas las partes, el doctorando o doctoranda debe subir a GAUR el documento en formato pdf Documentos disponibles en la página web de la MDe

16 RESEARCH PLAN Before the end of the first year each doctorand, together with his/her director, must draw up a research pan covering at least the following points: The goals pursued The methods to be used Research resources & time-frame Doctoral education & training activities. PLAN DE INVESTIGACIÓN Antes de la finalización del primer año, el doctorando o doctoranda junto con el director o directora, elaborarán un plan de investigación, que incluirá al menos los objetivos a alcanzar la metodología a utilizar los medios y la planificación temporal de la investigación las actividades de formación doctoral 2. How the programme works 2. Funcionamiento Doctoral studies documents Documentos del doctorado

RESEARCH PLAN The research plan can be improved and detailed over the course of the doctoral studies programme. The research plan must be uploaded to the GAUR platform in PDF. The tutor and director must then report approval or disapproval of it on GAUR How the programme works 2. Funcionamiento PLAN DE INVESTIGACIÓN El plan de investigación se podrá mejorar y detallar a lo largo del doctorado El plan de investigación debe subirse a GAUR en formato pdf. Posteriormente, tutor/a y director/a deben informar (positiva o negativamente) en GAUR Doctoral studies documents Documentos del doctorado

18 DOCUMENTO DE ACTIVIDADES En él se inscribirán todas las actividades de interés para la formación doctoral que vaya realizando cada doctorando o doctoranda El documento se genera “automáticamente” al cargar dichas actividades en GAUR, a medida que se van realizando Este documento será regularmente revisado por el o la tutora y el o la directora de tesis, quienes informan (positiva o negativamente) a través de GAUR sobre cada una de las actividades cargadas ACTIVITIES DOCUMENT All activities carried out by the doctorand that are of interest for the doctoral studies programme must be recorded in this document. The document is generated automatically when activity reports are uploaded to GAUR as they are completed. This document will be reviewed regularly by the tutor or thesis director, who will report their approval or disapproval of each activity uploaded via GAUR. 2. How the programme works 2. Funcionamiento Doctoral studies documents Documentos del doctorado

19 Each year the academic committee assesses the research plan and the activities document of each doctorand, taking into account the observations of his/her tutor and director. If the tutor and/or director do not give their approval the assessment is negative. Annual assessment Evaluación anual Anualmente la Comisión Académica evaluará el plan de investigación y el documento de actividades de cada doctorando/a teniendo en cuenta las observaciones realizadas por tutor/a y director/a Sin el visto bueno de tutor/a y/o el director o la directora al plan de investigación, la evaluación será negativa 2. How the programme works 2. Funcionamiento

En caso de evaluación negativa, que será debidamente motivada, el doctorando o doctoranda deberá ser de nuevo evaluado en el plazo de seis meses, para lo que elaborará un nuevo plan de investigación Tanto en caso de evaluación negativa como positiva, el doctorando o la doctoranda deberá matricularse en el curso siguiente En el supuesto de producirse nueva evaluación negativa, el doctorando causará baja definitiva en el programa 20 Annual assessment Evaluación anual Negative assessments must be explained, and if one is given the doctorand in question must be reassessed within 6 months and must draw up a new research plan accordingly. Doctorands must enrol for the following year regardless of whether their assessments are positive or negative Should the reassessment also be negative the doctorand in question will be removed definitively from the programme. 2. How the programme works 2. Funcionamiento

21 Specific & transversal activities Actividades específicas y transversales 3. Education & training activities 3. Actividades formativas Activities are divided into two main groups: 1. Specific activities of each programme: They are proposed and organised by the programme Depending on the programme they may or may not be compulsory Several are funded and announced publicly by the MDe Las actividades se dividen en dos grandes grupos: 1. Actividades específicas de los programas: las proponen y organizan los programas según el programa, pueden ser obligatorias o no varias financiadas y publicitadas por MDe

2. Transversal activities: These are designed by the MDe for doctorands from all knowledge areas. Sometimes in cooperation with other parties (the library, the Deputy Rectorate for each campus, summer courses, etc). Information is posted on the MDe in due time on the specific and transversal activities for each programme. 2. Actividades transversales: son diseñadas y organizadas por la MDe para doctorandos y doctorandas de todas las ramas del conocimiento en ocasiones junto con otros agentes (Biblioteca, Vicerrectorados de Campus, Cursos de Verano, etc.) en la web de la MDe encontraréis información puntual sobre actividades transversales y específicas de los programas 22 Specific & transversal activities Actividades específicas y transversales 3. Education & training activities 3. Actividades formativas

23 Specific & transversal activities Actividades específicas y transversales 3. Education & training activities 3. Actividades formativas

24 Specific & transversal activities Actividades específicas y transversales 3. Education & training activities 3. Actividades formativas

International Thesis Tesis internacional Cotutelle Thesis Tesis en cotutela Minimum period Estancia mínima 3 months at a foreign university or centre 3 meses en una universidad o centro extranjero 9 months at the university with which the agreement is entered into 9 meses en la universidad con la que se establece el convenio Enrolment Matrícula At the university of origin only Solo en la de origen At both universities/ both programmes En ambas instituciones/programas Qualifications Títulos 1, that of the university of origin 1, de la universidad de origen 2, one from each university 2, uno de cada universidad Hitzarmena Formal agreement Ez / NoBai / Yesi Processing period ¿Cuándo se tramita? Research plan before thesis is defended Plan de investigación, antes de la defensa During the first year Durante el primer año 25 Types of thesis Tipos de tesis 4. Internationalisation 4. Internacionalización

26 More information Más… 5. 5…

… >> MDe >> Doctoral studies >> MDe >> Doctorado More information Más…

Thank you for your attention Gracias por su atención