REPORTE DE HORAS EN PROYECTOS Objetivo: Recordar las directrices para el reporte de horas trabajadas en proyectos, durante un periodo de tiempo. Aplica para empleados que se les ha notificado reportar horas en SAP.

¿ PORQUE REPORTAR CORRECTAMENTE LAS HORAS EN SAP ? Es el insumo principal para el cobro a los clientes. Es el costo principal de los proyectos. Permite hacer un control de costos asertivo. Genera datos estadísticos e históricos reales de los proyectos. Dato de entrada para el cobro de horas en reprocesos. Toma de decisiones oportunamente.

Proyectos y actividades propias de la compañía. TERMINOLOGÍA GENERAL Tipos de proyectos en SAP Prefijo: MD = Mercadeo Ejemplo MD-0195 MERCADEO CYS MEDELLIN (CYS ) HD-0079 MERCADEO CYS MEDELLIN (DINPRO) MERCADEO Son aquellos proyectos que se encuentran en estado de propuesta o licitación. PP = Proyecto Propio Ejemplo: PP-0001 ESCUELA DEL CONOCIMIENTO CYS PP-0002 ESCUELA DEL CONOCIMIENTO DINPRO PROPIOS Proyectos y actividades propias de la compañía.

TERMINOLOGÍA GENERAL OPERATIVO Ejemplo Proyectos técnicos aceptados formalmente por el cliente. Donde se imputan los costos y horas de trabajo realizado para el alcance del proyecto. Prefijos: CN=Consultoría PD= Paq completo Dinpro DP= Dirección de Proyectos. CS= Construcción PC= Paq completo Construcción. MT= Mantenimiento PT= Pos construcción ME= Montajes electromecánicos Ejemplo PC-A-0061 DIS Y CONSTR POR AD CAVAS COLANTA SAN PEDRO CS-A-0070 CONSTR PLANTA COCOAS CASA LUKER BOGOTA DP-0027 INTERV CONSTRUCCIÓN PLANTA GATE GOURMET BOGOTA CN-0174 PUENTE DE SERVICIO COLCAFE MEDELLIN

TERMINOLOGÍA GENERAL SECUNDARIOS Son creados cuando es necesario reportar horas e imputar costos de la otra compañía (Dinpro o CYS) en la que fue creado el proyecto original. Prefijos: Prefijos: HC = Horas construcción HD= Horas Dinpro Ejemplo: HD-0126 DIS Y CONSTR POR AD CAVAS COLANTA SAN PEDRO HC-0395 INTERV CONSTRUCCIÓN PLANTA GATE GOURMET

REPORTE DE HORAS EN PROYECTOS CUANDO CUANTO QUIEN COMO CASOS A TENER EN CUENTA

FRECUENCIA DE NOTIFICACIÓN EN EXCEL: Diariamente en el formato EN SAP: 13 y 27 de cada mes, incluyendo las horas de estos días Si éstas fechas son en días sábado, domingo o festivo deben realizarse el día hábil anterior.

CANTIDAD DE HORAS A REPORTAR Se deben reportar las horas REALMENTE trabajadas en cada uno de los proyectos. Gestión humana envía correo con las horas MINIMAS que se deben reportar en cada quincena.

RESPONSABLE NOTIFICACIÓN Cada persona es responsable de llevar su control de horas diariamente en el formato: TR-F-06 (Horas Ordinarias) Para las personas que no tienen acceso a SAP y/o a computador, el coordinador de cada proyecto define al inicio de este, quien es el responsable de notificar las horas de estas personas. Los responsables de notificar horas deben tener presente las novedades (retiros, ingresos, traslados entre sociedades, vacaciones, incapacidades de las personas que tienen  a cargo notificar). Si tiene duda de las fechas consulte con el área de Gestión Humana.

COMO REPORTAR HORAS REPORTE EN EXCEL 2. CARGUE DE HORAS EN SAP

MOTIVOS DE DESVIACIÓN La elección del motivo de desviación depende de cómo fue la negociación de cada contrato en cada proyecto, por tal razón el coordinador de cada proyecto debe informar a su equipo de trabajo cual de ellos utilizar.

MOTIVOS DE DESVIACIÓN Actividad Reembolsable: 0001 Las horas a notificar corresponden al número de horas invertidas por un profesional a una actividad o un trabajo que hace parte de un contrato y el cobro es por horas o por un valor fijo. Ejemplos (Casos Hipotéticos):   Horas reportadas por el personal asignado o que labora en el proyecto Mantenimiento CNCH, Construcción Luker Bogotá etc. 2. Horas reportadas por el personal de Salud Ocupacional Chocolates y Colcafé. 3. Proyectos de Interventoría Gate Gourmet.

MOTIVOS DE DESVIACIÓN Actividad No Reembolsable: 0002 Las horas a notificar corresponden a un proyecto que ha sido acordado facturar por honorarios, todas la horas reportadas para proyectos de mercadeo, actividades propias de compañía como escuela del conocimiento, grupos primarios, Sistema Gestión de Calidad, incapacidades, etc. Ejemplos (Casos Hipotéticos):   1. Horas reportadas por arquitectos e ingenieros para el Proyecto de Belcorp. 2. Horas reportadas por profesionales de Consultoría Logística para Incolmotos Yamaha.

MOTIVOS DE DESVIACIÓN Actividad Adicional: 0003 Se seleccionará cuando las horas que se están notificando corresponden a una actividad o un trabajo adicional al estipulado en el contrato, oferta o acuerdo con el cliente. Ejemplos (Casos Hipotéticos):   1. Adición de un mezanine a una Bodega que no estuvo en el alcance inicial.

MOTIVOS DE DESVIACIÓN Reproceso interno 0004 Las horas a notificar corresponden a una actividad o un trabajo que se repitió o debe corregirse a causa de equivocaciones o errores internos. Ejemplos (Casos Hipotéticos):   Rediseño estructural a causa de utilizar planos arquitectónicos desactualizados.

MOTIVOS DE DESVIACIÓN Reproceso cliente 0005 Las horas a notificar corresponden a una actividad o un trabajo que se  repitió a causa de cambios, equivocaciones o errores solicitados por el cliente y debe cobrarse. Ejemplos (Casos Hipotéticos):   Rediseños de redes mecánicos por cambio del Layout solicitado por el cliente.

GLOSARIO Hora extra Hora extra diurna Hora extra es aquella hora que se trabaja adicional a la jornada pactada entre la partes. Si en un día se trabajan 10 horas, y se ha pactado la jornada máxima legal, entonces tendremos 2 horas extras, que son la que han superado el límite de las 8 diarias. Si la jornada pactada es de medio tiempo, es decir 4 horas diarias y se trabajan 6 horas, se tienen dos horas extra. Hora extra diurna La hora extra diurna es la que se labora entre las 6:00 am y las 10:00 pm y tiene un recargo del 25% sobre el valor ordinario. Por ejemplo, si la hora ordinaria cuesta $5.000 la hora extra diurna costará $6.250 (5.000x1.25)

GLOSARIO Hora extra nocturna  Si la hora extra es nocturna, es decir entre la 10 de la noche y las 6 de la mañana,  el recargo será del 75% sobre la hora ordinaria. Ejemplo: si la hora ordinaria cuesta $5.000 la hora extra nocturna costará $8.750 (5.000x1.75) Recargo nocturno  Hace referencia al recargo que se debe pagar sobre la hora ordinaria, por el hecho de laborar en horas nocturnas. El recargo corresponde al 35% sobre la hora ordinaria según lo estipula el numeral 1 del artículo 168 del código sustantivo del trabajo. El recargo nocturno se paga después de las 10:00 pm hasta las 6:00 am, y corresponde al solo hecho de trabajar de noche, puesto que la jornada ordinaria se puede trabajar o bien de día o bien de noche, pero en este último caso se debe pagar un recargo del 35%

GLOSARIO Recargo dominical o festivo Si un trabajador debe laborar un domingo o un festivo, debe reconocérsele un recargo del 75% sobre la hora ordinaria, por el sólo hecho de trabajar en esos días. Así lo dispone el artículo 171 del código sustantivo del trabajo. Hora extra diurna dominical o festiva  Se puede dar también el caso de trabajar una hora extra diurna dominical o festiva, caso en el cual el recargo será del 100% que corresponde al recargo del 75% por ser dominical mas el recargo del 25% por ser extra diurna (75% + 25% = 100%).

GLOSARIO Hora extra nocturna dominical o festiva Si el trabajador labora una hora extra nocturna en un domingo o un festivo, el recargo es del 150%, que está compuesto por el recargo dominical o festivo que es del 75% mas el recargo por ser hora extra nocturna que es del 75%, suma que da un 150%. Hora dominical o festiva nocturna    Si el trabajador, además de laborar un domingo o un festivo, labora en las noches, es decir, después de las 10 de la noche, el recargo es del 110%, el cual está compuesto por el recargo dominical del 75% mas el recargo nocturno que es del 35%, sumatoria que da el 110%.

HORAS EXTRAS

FRECUENCIA DE NOTIFICACIÓN HORAS EXTRAS EN EXCEL: Diariamente en el formato. EN SAP: 8 y 22 de cada mes, incluyendo las horas de estos días, si éstas fechas son en días sábado, domingo o festivo la notificación debe realizarse el día hábil anterior. EJEMPLO:

RESPONSABLE DE NOTIFICACIÓN HORAS EXTRAS El coordinador de cada proyecto define al inicio de este el responsable de notificar las horas extras del personal asignado al proyecto y deberán hacerlo en el formato: TRA-F-07 (Horas Extras ) El área de Gestión Humana es el responsable de la revisión de las horas extras para realizar el pago en la nómina de la quincena correspondiente.

CLASE DE ACTIVIDAD P002 Mano Obra Extra Diurna P003 Mano Obra Recargo Nocturno P004 Mano Obra Extra Nocturno P005 Mano Obra Ordinaria Dominical P006 Mano Obra Extra Diurna Dominical P007 Mano Obra Extra Nocturna Dominical

REVISIÓN DE NOTIFICACIÓN Al final cada notificación se debe revisar el reporte de horas en la CN48N. Cada gerente de UEN debe revisar el 29 de cada mes las horas reportadas a través del reporte en Excel enviado por el Área de Gestión Humana así: - Por personal asignado a su UEN - Por proyectos asignados a la Uen

REVISIÓN DE NOTIFICACIÓN Un día después deben responder con el visto bueno o en su defecto con las observaciones que se tengan al Área de Gestión humana al correo electrónico gestionhumana@dinpro.com.co Al momento de revisar tenga en cuenta: La cantidad de horas reportadas sea coherente con lo laborado Verifique que los proyectos al que se les reportó las horas son los correctos El motivo de desviación sea el adecuado. El área de Gestión Humana es el responsable de la revisión de las horas de incapacidades, horas extras y retiros.

CASOS A TENER EN CUENTA 1. COMO REPORTAR LAS HORAS DE INCAPACIDADES Las incapacidades se reportan 9 horas cada día de lunes a viernes y 4 horas los sábados en los siguientes códigos de proyectos: PP-0018 CONSTRUCCIONES Y SERVICIOS PP-0019 DINPRO EJEMPLO: UN EMPLEADO SE INCAPACITO DEL 25 DE MAYO AL 31 DE MAYO DEBE NOTIFICAR: Mayo 25 Viernes 9 Mayo 26 Sábado 4 Mayo 27 Domingo 0 TOTAL MAYO 13 Mayo 28 Lunes 9 Mayo 29 Martes 9 Mayo 30 Miércoles 9 TOTAL JUNIO 27

CASOS A TENER EN CUENTA 2. COMO REPORTAR LAS HORAS CUANDO UN EMPLEADO PASA DE UNA COMPAÑÍA A OTRA EN EL MISMO MES. Se debe tener en cuenta la fecha exacta en la que pasa a la otra compañía para reportar las horas en cada una como corresponden. Tener en cuenta que Dinpro International NO se reportan en SAP. EJEMPLO: UN EMPLEADO PASA DE DINPRO A CYS EL 15 DE MAYO. 1 Quincena de Mayo: Reporta del 27 de Abril al 13 de Mayo en los proyectos de Dinpro donde trabajó. 2 Quincena de Mayo: - Reporta del 14 al 15 de Mayo en los proyectos de Dinpro donde trabajó - Reporta del 16 de Mayo al 27 de Mayo en los proyectos de CYS

CASOS A TENER EN CUENTA 3. COMO REPORTAR LAS HORAS CUANDO SE TRABAJA PARA OTRA UEN Se debe solicitar al coordinador del proyecto la creación del puesto de trabajo en la nueva UEN en la que va a trabajar. EJEMPLO: Sandra Pajoy y Adriana Marín realizando dibujo de diseños mecánicos. Crear los puestos de trabajo en la UEN de Diseños de Ingeniería. Los ingenieros de Estructuras calculando cantidades de refuerzo o estructura metálica. Crear los puestos de trabajo en la UEN de Presupuestos

CASOS A TENER EN CUENTA 4. COMO REPORTAR LAS HORAS DE UN EMPLEADO DE DINPRO INTERNATIONAL Debe reportar horas SOLO en el archivo en EXCEL TR-F-06 (Horas Ordinarias) y TRA-F-07 (Horas Extras ) Los empleados de Dinpro International no reportan horas en SAP

CASOS A TENER EN CUENTA 5. REPORTE VACACIONES A partir de Junio 2012 las vacaciones NO se reportan ni en SAP ni en Excel.

DINPRO CYS CASOS A TENER EN CUENTA 6. PROYECTOS PROPIOS PP-0002 ESCUELA DE CONOCIMIENTO PP-0004 GRUPO PRIMARIOS PP-0006 SISTEMA GESTION DE CALIDAD PP-0012 CAPACITACIONES PP-0019 INCAPACIDADES PP-0029 REVISIÓN DE HORAS PP-0033 CERTIFICACION OHSAS 18000 PP-0036 PLANEACION ESTRATEGICA PP-0020 IMPLEMENTACIÓN REVIT CYS PP-0001 ESCUELA DE CONOCIMIENTO PP-0003 GRUPO PRIMARIOS PP-0005 SISTEMA GESTION DE CALIDAD PP-0011 CAPACITACIONES PP-0018 INCAPACIDADES PP-0030 REVISIÓN DE HORAS PP-0032 CERTIFICACION OHSAS 18000 PP-0035 PLANEACION ESTRATEGICA

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