¿Qué es el patrocinio? Ayuda o aportación económica, en especie, en personal, equipamientos, tecnología, etc., de una persona jurídica o física (el patrocinador) a una actuación, entidad o persona (la patrocinada) de naturaleza cultural, científica, de solidaridad, deportiva, etc., ajena a la empresa, con el compromiso de que al patrocinador le suponga alguna contrapartida, no económica, generalmente en el campo de la imagen y la comunicación, asociada a la actuación o a la entidad patrocinada.

Motivaciones para las empresas Se ponen de manifiesto los objetivos que más frecuentemente se proponen las empresas, entre ellos: – Mejorar la imagen de la marca o de la empresa, – incrementar su notoriedad, – comunicar un mensaje de empresa sensible, – ampliar su público y/o mercado, – introducir un nuevo producto, – relacionarse con el sector público, etc.

METODOLOGÍA Las tareas a desarrollar podrían agruparse en las siguientes funciones generales de cualquier proyecto: – Analizar el entorno. ¿Qué puede aportar nuestra comisión? ¿Qué puede aportar nuestro distrito? – Definir estrategias. (Tipos de eventos y acciones) – Planificar. ¿Durante qué periodo de tiempo se va a realizar? – Realizar. – Controlar. Muy importante. Llevar un seguimiento de las acciones.

FASES DEL TRABAJO 1- Preparación del dossier de base o de presentación Se trata de un documento que explique de forma ordenada y completa, aunque resumida, el tema objeto de patrocinio y la institución que lo solicita. 2- Preparación de la propuesta de patrocinio Esencialmente consta de tres partes: – Motivaciones para los patrocinadores, demostrando su coherencia con los puntos fuertes o valores del proyecto. – Formato del patrocinio y propuesta económica, es decir, tipo o fórmula de patrocinio que se propone y propuesta de aportación económica. - Contrapartidas que se ofrecen al patrocinador. 3- Selección de empresas En función de las características del tema y del patrocinio solicitado, como la magnitud económica, el sector de actividad afín, la temática del proyecto, los valores asociados, el lugar de actividad y las posibles motivaciones empresariales. .

FASES DEL TRABAJO 4- Contacto y relación con las empresas – Formas de contacto: carta, teléfono, entrevista. – Persona o cargo a quien dirigir la comunicación. – Calendario. 5- Formalización y seguimiento – Contrato – Acto de firma. – Actuaciones de seguimiento posterior a la firma del convenio de patrocinio. 6- Control y eficacia del patrocinio Indicaciones para la medición de la eficacia del patrocinio y grado de satisfacción de los patrocinadores.

Preparación de un dossier. Guión tipo. – Descripción del proyecto. Antecedentes, si existen, y aspectos destacados del proyecto. Programa provisional de los actos (si es oportuno). – Definición de los objetivos y valores del proyecto. Mensajes que el evento quiere transmitir (que deberán ser coherentes con los de la empresa patrocinadora). – Entidades organizadoras (presentación). Personas responsables del proyecto. – Instituciones que le dan apoyo. Posibles prescriptores. – Lugar y fechas donde se realizará. Calendario, fases. – Público directo objetivo del proyecto y público indirecto (a través de los medios). Perfil cualitativo y previsión cuantitativa (si se conoce). Coherencia entre estos públicos y los de la empresa. Por ejemplo, conviene precisar: clase, edad, sexo, nivel económico, nivel cultural, localización, etc. – Estrategia y plan de comunicación. Difusión y publicidad que se hará. Soportes concretos que se utilizarán. Campaña de medios y otros (RRPP, promoción, etc.). Éste es uno de los aspectos que más influyen en la decisión del patrocinador. – Presupuesto (detalle de las principales partidas) y financiación (institucional, autofinanciación, patrocinios, otros, etc.). Detalle del presupuesto de publicidad y comunicación (la relación entre este presupuesto y la magnitud del patrocinio que se solicita es una ratio de interés para las empresas). – Memorias o documentos. De anteriores ediciones, o de ediciones en otros países. – Dossier de prensa. De anteriores ediciones y/o de la campaña previa de comunicación. – Planos, fotografías u otros materiales gráficos.

Preparación de un dossier. Preguntas básicas. El documento tiene que responder a ciertas preguntas fundamentales del marketing: – ¿De qué se trata? – ¿Cuáles son los objetivos? – ¿Quién lo hace? – ¿Dónde se hace? – ¿A quién va dirigido? – ¿Cuándo se hace? – ¿Qué cuesta? – ¿Cómo se financia? – ¿Qué publicidad y comunicación originará? – ¿Qué instituciones le dan apoyo?