PRESENTACION OFERTAS POR WEB INSTRUCTIVO PROVEEDORES

OBJETIVO Capacitar a los proveedores del comercio sobre el nuevo sistema de cotización web con el fin de que usen únicamente este medio para presentar sus ofertas.

MENSAJE El sistema de cotización web es el único medio que deben utilizar los proveedores para realizar sus oferta, ya que éste garantiza transparencia, seguridad y confiabilidad en el proceso de compras.

OFERTAS POR WEB Es el nuevo Sistema que utilizarán los proveedores de Bienes, Obras y Servicios de Riopaila Castilla S.A para presentar sus ofertas o cotizaciones. Con este nuevo sistema los proveedores tendrán acceso a las peticiones de oferta a través de la web. Solo se tendrán en cuenta las cotizaciones diligenciadas por este medio.

BENEFICIOS DEL SISTEMA Transparencia en el proceso de cotización para compras de Bienes y Servicios, asegurando confidencialidad en los precios y condiciones, hasta el momento del cargue automático a SAP. Asegurar el correcto, completo y oportuno diligenciamiento de las Ofertas de los Proveedores. Método de fácil uso que evita la intervención humana y garantiza cero errores en el cargue de las ofertas a SAP

PRESENTACIÓN OFERTAS POR WEB 1.ENVIO PETICIONES DE OFERTA 2.ACCESO A LA WEB DE RIOPAILA CASTILLA 3. DESCARGUE PETOF Y ANEXOS 4. PRESENTACIÓN OFERTAS 5.URNA VIRTUAL 6. REGISTRO EN SAP

ENVIO PETICIONES DE OFERTA Cada hora el sistema enviará automáticamente las peticiones de oferta con los anexos electrónicos a la web y al e-mail registrado en compras. Solo se debe responder la oferta por la web. VOLVER

ACCESO A LA WEB Se puede acceder a la urna directamente mediante el link http://www.riopaila.com/index.php?option=com_content&view=article&id=87&Itemid=97 ó realizando los siguiente pasos: Ingrese a la página www.riopailacastilla.com 3. Ingrese a Proveedores de Comercio 2. De click en Proveedores 4. De click en Sistema de Cotización

ACCESO A LA WEB 5. Para ingresar, digite su nombre de usuario y contraseña, que le será enviada a su e-mail. los cuales serán inicialmente su número de Nit, sin el dígito de verificación. 6. Por su seguridad, realice el cambio de su contraseña e ingrese de nuevo al sistema. La contraseña debe ser alfanumérica, debe tener mínimo 6 dígitos, entrega mayúsculas, números y minúsculas. No olvide dar click en la cuadricula de aceptación de términos y condiciones. VOLVER

1. DESCARGUE PETICION DE OFERTA Y ANEXOS Antes de comenzar a diligenciar su oferta, revise las especificaciones y condiciones de la Petición de oferta, incluyendo los anexos tales como planos, fichas técnicas, etc, necesarios para su correcta cotización. 1. Click en Descargar 2. De click en los archivos adjuntos para visualizarlos o guardarlos sin modificar su nombre. VOLVER

PRESENTACION OFERTAS 1-Para descargar Peticiones de oferta y archivos adjuntos 3- Para diligenciar ofertas en línea 4- Para registrar ofertas desde Excel 2- Para adjuntar archivos

RECOMENDACIONES IMPORTANTES Antes de diligenciar sus ofertas, verifique si estas contienen archivos adjuntos, porque son información que debe tener en cuenta en su cotización. Si requiere adjuntar a su oferta algún archivo relevante, debe cargarlo antes de guardar y enviar la oferta. Es obligatorio diligenciar la fecha de vigencia de precios, la moneda en que se cotiza, las condiciones de pago y el nombre de quien cotiza. Si no desea o no puede participar, diligencie la oferta dejando los campos de precio y tiempo de entrega en blanco e indicando en las notas del proveedor las razones por las que no presenta oferta

2. PRESENTACION ARCHIVOS ADJUNTOS Si requiere presentar anexos para complementar su propuesta, éstos deben ser cargados antes de registrarla, porque luego no podrá adjuntarlos, dado que su oferta queda concluída. 3. Seleccione el archivo en su computador 2. Click en examinar 1. Click en cargar 4. Click en abrir 5. Click en subir VOLVER 6. Verifique este mensaje

3. PRESENTACIÓN OFERTAS A través de la web es posible hacer cotizaciones en línea o en Excel. Presentación Ofertas 3. En línea 4. Desde Excel

3. COTIZACIONES EN LÍNEA Fecha límite para participar en esta oferta (Ver urna virtual). 1. Click en Diligenciar 3. Diligencie la información Obligatoria encerrada en los recuadros Nota: Solo debe diligenciar el precio y el tiempo de entrega frente a cada marca. Si el bien o servicio no la tiene debe indicar el precio en la descripción. Adicionalmente, si no cuenta con lo solicitado en la petición debe dejar el espacio en blanco e indicar las alternativas en las observaciones del proveedor. 2. Tenga en cuenta Información importante 6. Click en volver, guardar o en guardar y enviar. 4. Ingrese el precio y la fecha de entrega 5. Agregue las observaciones del proveedor (Si lo requiere o si no cuenta con lo solicitado.) Se devuelve al menú principal sin guardar los datos Guarda pero no envía la oferta Guarda y envía la oferta

4. COTIZACIONES DESDE EXCEL Nota: Asegúrese de que el número de la petof a cargar sea igual al # de documento 2. Ingrese a Cargar y adjunte el formato diligenciado 1. Diligencie el formato descargado en Excel, teniendo en cuenta las recomendaciones dadas para cotizar en línea. Guardar sin modificar el nombre original VOLVER

ERRORES FRECUENTES EN EL DILIGENCIAMIENTO Si ha cometido un error en el diligenciamiento de la oferta, el sistema le informará antes de guardar la información.

PETICIONES CON FECHA DE CIERRE URNA VIRTUAL Las Ofertas de los Proveedores se almacenan en la urna hasta su vencimiento, sin que a éstas tengan acceso personas diferentes al Proveedor Solo se pueden registrar las ofertas antes del cierre. PETICIONES CON FECHA DE CIERRE

REGISTRO EN SAP Cada media hora serán cargadas las ofertas al sistema, por tal motivo es importante la agilidad en su respuesta para que su oferta sea tenida en cuenta a la hora de la compra. Los proveedores que no respondieron recibirán un mensaje lamentando que no haya usado la oportunidad brindada. VOLVER

Utilizamos la tecnología para garantizarles la transparencia y seguridad en el proceso de compra, asegurando confidencialidad en los precios, hasta el momento del cierre de la invitación a cotizar.