II SEMINARIO DE CONTROL FISCAL 27 y 28 de Noviembre de 2012 “LA LEY 594 DE 2000” LILLIANA MAYORGA TOVAR

“Las sociedades que no disponen de archivos son sociedades sin memoria “Las sociedades que no disponen de archivos son sociedades sin memoria. Sin ellos, en la práctica, no existiría organización estatal” Corte Constitucional de Colombia (Sentencia T-443/94)

PROBLEMÁTICA DE LOS ARCHIVOS EN IMAGENES

PROBLEMÁTICA DE LOS ARCHIVOS EN IMAGENES

Organización de un Archivo Antes… Después…

Organización de un Archivo Antes… Después…

Gestión Documental COMPONENTES ESTRATEGICOS Personas Políticas Herramientas MISIONAL Gestión Documental Capacitación Procesos ADMINISTRATIVOS Soporte EVALUACIÓN SEGUIMIENTO CONTROL Tecnología

LEY 594 DE 2000 – LEY GENERAL DE ARCHIVOS

TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS

TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS Art. 21. Programa de Gestión Documental (PGD). Las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos. Conjunto de actividades administrativas y técnicas… … tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades… … desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS Art.22. Procesos Archivísticos. Art. 23. Formación de Archivos de Gestión – Archivo Central – Archivo Histórico. Art. 24. Obligatoriedad de las TRD.

PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS PLANIFICACIÓN (VALORACION) 1 PRODUCCIÓN (RECEPCION Y CREACION) 2 GESTIÓN Y TRAMITE 3 CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN 4 TRANSFERENCIA, MIGRACION O EMULASION 5 DISPOSICIÓN O ELIMINACION 6 Marco legal y normativo Políticas Roles y responsabilidades Procesos y procedimientos Instrumentos archivísticos para la gestión documental CCD TRD Tecnología

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Control y seguimiento de todo el proceso archivístico que comprende las diferentes fases de formación del archivo. Archivo Histórico Archivo de Gestión Archivo Central Valores Primarios Valores Secundarios Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico Cultural Histórico Científico

TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS Art. 26. Inventario Documental. Es obligatorio elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

de La Ley General de Archivos Marco de Aplicación de La Ley General de Archivos (594/2000)

LEY GENERAL DE ARCHIVOS Ley 594 de 2000 OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES - Objeto. - Ámbito de aplicación. - Definiciones. - Principios generales. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES - El Sistema Nacional de Archivos (SNA) - De los Planes y Programas. CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS - Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. - Archivo General de la Nación. - Archivo General del Departamento. - Archivo General del Municipio. - Archivo General del Distrito. - Archivos territoriales Archivos de entidades del orden: - Nacional. - Departamental. - Distrital. - Metropolitano. - Municipal. - Local. - Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle. - Los archivos según la organización del Estado - Archivos de la Rama Ejecutiva. - Archivos de la Rama Legislativa. - Archivos de la Rama Judicial. Archivos de los Órganos de Control. Archivos de los Organismos Autónomos. - Obligatoriedad de la creación de archivos

LEY GENERAL DE ARCHIVOS Ley 594 de 2000 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS - Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. - Responsabilidad - Instalaciones para los archivos. - Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos - Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos - Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas Capacitación para los funcionarios de archivo. - Supresión, fusión o privatización de entidades públicas

LEY GENERAL DE ARCHIVOS Ley 594 de 2000 GESTIÓN DE DOCUMENTOS - Programa de Gestión Documental - Procesos Archivísticos - Formación de Archivos: Gestión, Central e Histórico - Tablas de Retención Documental (TRD) - Inventario Documental

LEY GENERAL DE ARCHIVOS Ley 594 de 2000 SALIDA DE DOCUMENTOS CONTROL Y VIGILANCIA ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

LEY GENERAL DE ARCHIVOS Ley 594 de 2000 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS - Conservación de documentos - Calidad de los soportes Conservación de documentos en nuevos soportes - Reproducción de documentos DISPOSICIONES FINALES - Apoyo de los organismos de control - Vigencias y derogatorias

INICIATIVA CERO PAPEL Plan de Desarrollo Nacional. Directiva Presidencial No.04 de 03 de abril de 2012. Decreto-Ley 019 de 2012: Ley Antitrámites. Ley 1474 de 2011: estatuto Anticorrupción. Ley 1437 de 2011: Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en especial el Capitulo Cuarto: “Utilización de Medios electrónicos en el Procedimiento Administrativo. Articulo 58 – Archivo Electrónico de Documentos y Artículo 59 – Expediente Electrónico.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CARRERA 6 No. 6-91 Teléfono: 3282888 Fax: 3372019 Pagina Web: www.archivogeneral.gov.co E-mail: Contacto@archivogeneral.gov.co