Ley de Transparencia / Archivos Municipales ACCIÓN Y REACCIÓN Ley de Transparencia / Archivos Municipales OCTUBRE, 2015

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (Ley 20.285) ACCIÓN

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (Ley 20.285) El 20 de abril del 2009 entró en vigencia la Ley de Transparencia (Ley N° 20.285), que obliga a los organismos públicos a dar a conocer lo que se llama "información pública”. Reconoce a todas las personas su Derecho de Acceso a la Información Pública. Es un derecho que sirve para acceder a la información pública, es decir, aquella que se encuentra en poder de los órganos y servicios de la Administración del Estado. Define la información que los organismos del Estado deben mantener disposición del público en sus sitios institucionales. Establece los procedimientos para solicitar información pública Crea el Consejo para la Transparencia; lo define como el órgano que vela por el cumplimiento de esta normativa.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (Ley 20.285) El objetivo de la Ley N° 20.285 de Acceso a la Información Pública es acercar la administración del Estado a los ciudadanos al garantizar y facilitar el acceso a la información de los organismos públicos, con el propósito de promover la participación y mejorar la rendición de cuentas de la gestión pública. Esta ley regula: · El principio de transparencia de la función pública. El derecho que le cabe a todas las personas de tener acceso a la información de los organismos del Estado. Los procedimientos para ejercer y proteger ese derecho. Las excepciones para la publicación de la información

Consejo para la Transparencia www.consejotransparencia.cl DEFINICIÓN: Es una corporación autónoma de derecho público, con personalidad jurídica y patrimonio propio, creado por la ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información del Administración del Estado. Labor: Su principal labor es velar por el buen cumplimiento de dicha ley, la que fue promulgada el 20 de agosto de 2008 y entra en vigencia el 20 de abril de 2009. Misión: Promover y cooperarla construcción e institucionalización de una cultura de la transparencia en Chile, garantizando el derecho de acceso a la información pública de las personas.

Qué es el derecho de Acceso a la Información? Es el derecho que permite a cualquier persona – natural o jurídica solicitar y recibir información de cualquier órgano de la Administración del Estado, en la forma y condiciones que establece la Ley de Transparencia. Cómo se ejerce el derecho de Acceso a la Información? El derecho se ejerce en dos dimensiones: Transparencia Activa. Los órganos de la Administración Pública tenemos el deber de mantener a disposición permanente de la ciudadanía, a través de sus sitios web, antecedentes como su estructura orgánica; sus facultades, funciones y atribuciones; la planta del personal y el personal a contrata y a honorarios, con sus respectivas remuneraciones; las contrataciones que realice ya sea para el suministro de bienes inmuebles, prestación de servicios, asesorías, consultorías y otros; y las transferencias de fondos públicos que efectúen, entre varios otros puntos. Esta información debe ser actualizada por cada órgano por lo menos una vez al mes. Transparencia Pasiva. Solicitud de Acceso a la Información.

Cuales son los órganos competentes? Son aquellos órganos de a Administración del estado a los que aplica la totalidad de la Ley de Transparencia, los que deben responder las solicitudes de información , publicar su información en sus sitios web y son fiscalizados por el Consejo de la Transparencia. Otros órganos tienen un régimen especial para la entrega y/o publicación de la información. Organismos obligados por la Ley Ministerios Intendencias Gobernaciones Gobiernos Regionales Municipalidades Fuerzas Armadas y las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública. Universidades Estatales Servicios Públicos de Salud

Instituciones con régimen especial Contraloría General de la República Banco Central Gobernaciones Ministerio Público Tribunal Constitucional Justicia Electoral Instituciones en las que sólo se aplica la Transparencia Activa Congreso Nacional Tribunales que forman parte del Poder Judicial Empresas Públicas Ministerio Público Tribunales Especiales

Gestión Documental en los Archivos Municipales en Chile REACCIÓN

Situación Municipal para enfrentar la Ley de Transparencia año 2009 Los 345 Municipios de Chile en el año 2009 presentaron las siguientes dificultades para implementar la Ley de Transparencia: PROCESOS: No son claros, ni estándares. RECURSOS ECONÓMICOS: La Política no contempló Ley de Presupuestos 2009. RECURSOS HUMANOS: Falta de personal que dedique tiempo completo a la función instituida, especialmente en temas archivísticos. TECNOLÓGICOS: El software enviado desde el Gobierno Central a los Servicios Públicos, no es útil para ofrecer el servicio implementado. GESTIÓN DOCUMENTAL: No existe un Sistema de Archivos institucionalizado, por consiguiente no se aplica Tratamiento Archivístico sobre los documentos, dando como resultado el que los documentos se encuentran dispersos dentro del Municipio, sin clasificar, extraviados, sin digitalizar. Además, en su mayoría, los Municipios, no cuentan con funcionarios capacitados en temas archivísticos.

Tareas realizadas para minimizar la brecha Consejo para la Transparencia lanza y presenta el Modelo de Gestión de Transparencia: Este modelo de gestión integrado para la transparencia, está orientado al segmento de los municipios del país, mediante una consultoría que incluya el diagnóstico y caracterización de las distintas realidades municipales en torno a la implementación de la Ley, el modelamiento y parametrización de las mejores prácticas para soportar la gestión y respuesta a solicitudes de información, la transparencia activa y la gestión de archivos. Incorporando además, el diseño para la construcción y operación de una plataforma tecnológica que de soporte al modelo de gestión – Portal Municipal.

Modelo de Gestión de Transparencia Municipal Cliente Formalización Canales Atención a clientes Formalización Canales Retroalimentación Compromiso Institucional Convenio de Colaboración Municipio-CPLT Integración Mecanismo de Mejora Orgánica Procesos Herramientas de Gestión Propuesta de Roles Portal del Transparencia del Estado Autoevaluación Reglamento Interno Acreditación Incentivos y Reconocimientos Mecanismo de evaluación del servicio Recomendaciones Gestión Documental Infraestructura y conocimientos Capacitación al personal Capacitación y difusión a la comunidad

Archivos Municipales Realidad de los Difusión Funciones Personal Especializado Recursos Financieros Condiciones Ambientales Plan de capacitación Infraestructura disponible en archivos Planes de Contingencia frente a siniestros Capacidad para Instalación de Documentos Conocimiento de Normas, Procedimientos Archivísticos y Legislación Informe de Diagnóstico Situación de los Archivos Institucionales en Organismos del Estado. Consejo para la Transparencia. Año 2012. Contestan 108 de 345 Municipios a lo largo de Chile.

Tareas realizadas para minimizar la brecha Se desarrolla en el Marco del “Proyecto Gestión de Archivos y Buenas Prácticas Archivísticas”, financiado por el Banco Mundial y en colaboración con el Archivo Nacional y la Comisión de Probidad y Transparencia, los siguientes documentos destinados a la capacitación y consulta en temas archivísticos: "PRINCIPALES PROCESOS EN TORNO AL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE ORGANISMOS DEL ESTADO“ "BUENAS PRÁCTICAS EN ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE ORGANISMOS DEL ESTADO“ Informe: "ANÁLISIS DERECHO COMPARADO EN LEGISLACIÓN Informe de Diagnóstico: "SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO“ Guía n°6: "DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO“ Guía n°5: "TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO NACIONAL“ Guía n°4: "PROCEDIMIENTOS PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS“ Guía n°3: "HERRAMIENTAS TÉCNICAS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS: CUADRO DE CLASIFICACIÓN Y TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL“ Guía n°2: "ELEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN UN ARCHIVO“ Guía n°1: "CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO CENTRAL EN UN ORGANISMO PÚBLICO"

Tareas realizadas para minimizar la brecha por el Gobierno Central CONVENIO Consejo para la Transparencia y las Municipalidades 198 Municipalidades tienen CONVENIO VIGENTE, Año 2014 OBLIGACIONES DEL MUNICIPIO Diagnosticar la situación de gestión documental del Municipio y generar un Plan de Acción para cubrir las brechas detectadas, que sea concordante y armonioso con la Instrucción General N° 10 del Consejo para la Transparencia. HERRAMIENTAS DE DIAGNÓSTICO Aplicación de un Formulario de Gestión Documental Generación de un Plan de Mejora de los resultados

Tareas realizadas para minimizar la brecha por el Gobierno Central Se desarrolla con el financiamiento del Programa Regional de cooperación técnica de la Unión Europea EURO soCIAL, la Red de Transparencia y Acceso de la Información RTA, y colaboración de la Organización de Estados Americanos, para impulsar de forma conjunta, una iniciativa para construir un modelo latinoamericano de gestión documental que tendría un impacto relevante en los niveles de eficacia del derecho de acceso a la información y en la conservación de la memoria histórica de las instituciones públicas, sujetas a las leyes de transparencia y acceso a la información.

Modelo de Gestión Documental y Archivo de la Red de Transparencia y Acceso a la Información RTA

Archivos Municipales de Chile Actual Situación Archivos Municipales de Chile FALENCIAS FACTORES INTERNOS Desconocimiento y/o bajo apoyo de la Alta Dirección para efectuar la gestión documental y archivística Falta de Institucionalidad de un Sistema de Archivo Carencia de dotación de funcionarios con nombramiento y responsables de la Gestión y Tratamiento Archivístico Funcionarios trabajando en archivos sin responsabilidad administrativa Necesidad de capacitación en temas archivísticos y falta de empresas externas capaces de desarrollarlos Desconocimiento de las Normas y Leyes que actúan sobre los archivos municipales Inexistencia de Procesos Archivísticos Falta de Infraestructura destinada a los archivos, como depósitos, Archivo Central, entre otras. Escasez o ausencia en el Presupuesto Municipal de fondos para el Archivo Municipal

Archivos Municipales de Chile Actual Situación Archivos Municipales de Chile FALENCIAS FACTORES EXTERNOS Los Archivos Municipales no son parte del Sistema de Archivos Nacional, son Archivos autónomos. Inexistencia de una Ley de Archivos y Patrimonio Documental de Chile. En Chile no existe una carrera que forme profesionales en el área de la archivística, sólo se encuentra uno que otro Diplomado. Falta de empresas externas capaces de realizar cursos o capacitaciones en temas archivísticos. Insuficiente difusión de los documentos destinados a la capacitación y consulta en temas archivísticos, realizados en el año 2012 por el Consejo para la transparencia, sobre todo en regiones.

SAN BERNARDO: UN ARCHIVO MUNICIPAL AL SERVICIO DEL CIUDADANO Y PARA LA TRANSPARENCIA

Comuna de San Bernardo Región Metropolitana de Santiago Fue fundada el 9 de febrero de 1821, como Villa San Bernardo, por Don Domingo Eyzaguirre y Arechavala. Se emplaza en el zona sur de la Región Metropolitana de Santiago, contando con una extensión territorial total de 155,1 km2. Su población llega al año 2012, último Censo aplicado, aproximadamente a 365.000 habitantes.

Tareas Archivísticas realizadas a 2015 2001 - Incorporación al Plan de Desarrollo Comunal 2001 - 2010, la Creación del Archivo Histórico Comunal 2004 - 2006 - Desarrollo Proyecto Creación del Archivo Histórico Comunal de San Bernardo 2004 - 2015 - Capacitación Funcionarios en temas de Archivo y Legislación Archivística. 2005 - 2015 - Se incorporan al Programa de Mejoramiento a la Gestión Municipal, los temas de Archivo. Proyecto de ordenación de archivos de oficina, proyectos de seguimiento de la documentación municipal. Desarrollo de Procedimientos Archivísticos . 2007 - Inauguración del Archivo Histórico Comunal de San Bernardo 2007 – 2015 - Participación de Jornadas, Congresos, Foros Archivísticos. Uruguay, España, Perú y Chile ENTRA EN VIGENCIA LEY DE TRANSPARENCIA -Digitalización de toda la documentación referida a lo determinado por Transparencia Activa

Tareas Archivísticas realizadas a 2015 2010 - Asistencia de Funcionaria Municipal a Pasantía Archivo Municipal Ayuntamiento de Alcobendas, Madrid ,España 2011 - Desarrollo Curso “Organización y Gestión de Archivos Municipales” 2012 - Decretación e integración del Departamento de Archivo Municipal a Secretaría Municipal - Organización y desarrollo de la IV Convención de Archivistas COINDEAR 2012 Curso de Capacitación “Documentos y Archivos. Identificación y Gestión Documental” 2013 - Conformación de la Comisión de Expurgo (Valoración y Eliminación Documental) 2013 – 2015 - El tema Archivístico cuenta con un Presupuesto Anual(pago de honorarios , conservación, capacitación, servicio de empastes, entre otros) 2014 - Puesta en Marcha de Software de Gestión Municipal, en Oficina de Partes 2015 - Elaboración de Manual de Normas y procedimientos de Archivo

Resultados del trabajo archivístico realizado Fiscalización del Consejo para la Transparencia año 2012 95,50% Puntaje Promedio 30,26% año 2013 97,04% Puntaje Promedio 47,30% año 2014 94,51% Puntaje Promedio 55,99% Asesoría Archivística Municipal

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