TAREA 3 Tema: Formas de mejorar y Herramientas de la Calidad JULIA ELVIRA VELOZA MORALES Grupo CAT Tutor Gabriel Antonio Alvarado Ortiz ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA DIRECCION DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DIPLOMADO COMPETENCIAS INSTITUCIONALES CALIDAD Y MEJORAMIENTO BOGOTÁ, D. C.

Tarea Tema: Formas de mejorar y Herramientas de la Calidad Fecha: 15 al 22 de septiembre de 2009 Objetivos: Al finalizar el estudio de la unidad temática, los participantes estarán en capacidad de: Elaborar propuestas y planes de mejoramiento, teniendo como base la innovación, la mejora continua y el gerenciamiento de la calidad. Aplicar herramientas de la calidad que les permita desarrollar su trabajo con mayor eficiencia y eficacia. Instrucciones Escoja dos de las cuatro herramientas de la calidad y elabore un plan de mejoramiento de su área que apunte a solucionar tres dificultades ó debilidades que se estén presentando en éste momento y que impidan el logro de los objetivos. Utilice también los tres elementos vistos en formas para mejorar. Analice el plan de mejoramiento propuesto a la luz de la innovación y la mejora continua.

INTRODUCCION Para el desarrollo de esta actividad y continuando con la propuesta de la anterior tarea, presento un plan de mejoramiento sobre gestión documental. correspondencia, archivos de gestión, archivo central y centro de documentación. Como estoy presentando este Diplomado sola, para realizar ésta actividad me apoyé con los compañeros del grupo de Gestión Documental de mi Entidad.

HERRAMIENTAS DE CALIDAD LLUVIALLUVIA DE DE IDEAS IDEASLLUVIALLUVIA DE DE IDEAS IDEAS NombreIdeas AndrésLos procedimientos de archivo no están especificados RómuloLos equipos de cómputo, escáneres e impresoras no son suficientes. Así mismo, las estanterías no son suficientes ni las adecuadas FernandoEl perfil de los archivistas no es el pertinente DianaNo hay unidades de conservación suficientes SandraNo hay seguimiento al sistema de correspondencia en CORDIS JuliaNo hay inducción ni capacitación

El proceso Gestión Documental Documentación NO disponible y organizada Medio Ambiente Método de Trabajo Hombre MaterialesMaquinaria DIAGRAMA CAUSA-EFECTODIAGRAMA CAUSA-EFECTO Las estanterías no son suficientes ni las adecuadas El perfil de los archivistas no es el pertinente Los procedimientos de archivo no están especificados Los equipos de cómputo, escáneres e impresoras no son suficientes No hay unidades de conservación suficientes No hay inducción ni capacitación

PROCESOS RESULTADO AUDITORIA FORTALEZAS PLANES DE MEJORAMIENTO CORRESPONDENCIA  Faltan copias en el consecutivo de correspondencia enviada.  Demoras en la entrega de la correspondencia recibida  Registro en el sistema CORDIS lo que permite detectar los números de radicados faltantes y quien los produjo  Seguimiento diario por parte del encargado de correspondencia  Contratación o asignación de una persona que apoye la entrega de la correspondencia (patinador) ARCHIVOS DE GESTION  No se encuentran ubicados de forma adecuada y disponible  No se han remitido los documentos concernientes a la serie contratos al Archivo de contratos  Tablas de Retención Documental adecuadas y actualizadas  Manual de Gestión normalizado  Asignación de estanterías adecuadas  Seguimiento mensual al envío de los documentos al Archivo de Contratos ARCHIVO CENTRAL  Organización adecuada por falta de espacio de las últimas transferencias  Recibo directamente de la transferencia en la oficina de origen  Adecuación de espacio y estanterías apropiados CENTRO DOCUMENTACION  Ultimas adquisiciones de documentos, libros, revistas, folletos, etc. sin catalogar y sin ubicar físicamente  Catálogo en la página web disponible  Nuevo espacio disponible para el Centro de Documentación  Catalogación física y en página web  Ubicación en nuevas estanterías

DescripciónCausaEfectoAcción correctiva ObjetivoMetasUnidad Medida metas Fecha de inicio Responsable Se evidenció que el Manual de Gestión Documental está desactualizado, incompleto y no lo conocen Falta divulgación Ausencia de un responsabl e que esté actualizand o Incumplimi ento a las normativas Desconocimien to de los procesos y procedimientos Actualizar el Manual de Gestión Documental con su respectivo Reglamento Contratar personal con el perfil adecuado Implementar el Manual de Gestión Documental junto con sus procedimiento de acuerdo al Reglamento de Gestión Documental Realizar un plan de Mejoramiento y actualización al Manual de Gestión Documental Manual de Gestión Documental Reglamento normalizado Octubre 1 de 2009 Grupo Gestión Documental El perfil de los auxiliares en gestión documental no es el pertinente Falta de especificaci ón en los estudios previos Desconocimien to de las actividades a realizar Contratación de personal con el perfil con mínimo técnico o experiencia de mínimo 2 años en actividades en gestión documental Personal con el perfil adecuado Realización de perfiles personal gestión documental Actualización Manual de Funciones Octubre 1 de 2009 Grupo Gestión Documental No hay seguimiento al sistema de correspondencia en CORDIS Falta un responsabl e que se encargue de hacer verificación y auditorías Falta de una persona designada para tal fin Designar a un funcionario que realice ésta actividad Designación o contratación de una persona con el perfil pertinente para que realice esta actividad CORDIS sin alertas SolicitudOctubre 1 de 2009 Coordinador Gestión Documental