CAVIS-UT LIQUIDACION CONTRATOS ENCARGO DE GESTION ANEXOS No. 25 TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS A FONVIVIENDA

TIPOS DE ANEXOS 25 Subsidios legalizados: pagados 100% contra escritura o 20% final contra escritura. (Anexo 25A) Subsidios sin legalizar: pagados 100% al encargo fiduciario. (Anexo 25B) Renuncias – Restituciones. (Anexo 25C) Vencimientos de los Subsidios. (Anexo 25D) Subsidios de arrendamiento 100% aplicado. (Anexo 25E) Subsidios aplicados parcialmente en arrendamiento. (Anexo 25F) Reparaciones Locativas. (Anexo 25G)

Documentos que deben ser archivados: SUBSIDIOS LEGALIZADOS: PAGADOS 100% CONTRA ESCRITURA ó 20% FINAL CONTRA ESCRITURA (Anexo 25A) Documentos que deben ser archivados: Formulario de postulación por hogar sin anexos. Certificado de tradición y libertad. Acta de entrega de la vivienda. Certificado de existencia. Instructivo Relacionar y archivar 1 carpeta por cada hogar beneficiario. Relacionar y archivar las carpetas en orden alfabético por el apellido del jefe de hogar. Se debe archivar como máximo 200 folios por carpeta Se debe archivar como máximo 50 carpetas por caja

RENUNCIAS Y RESTITUCIONES (Anexo 25C) Documentos que deben ser archivados en renuncias: Formulario Carta de renuncia de la familia. Documentos que deben ser archivados en restituciones: Anexo 24 del Reglamento Interno y sus anexos Instructivo Se puede archivar varios hogares en una misma carpeta, conservando el orden alfabético por apellido del Jefe de Hogar. No hay necesidad de separar las renuncias de las restituciones, se archivan juntas, en orden alfabético por apellido del Jefe de Hogar. Se debe archivar como máximo 200 folios por carpeta Se debe archivar como máximo 50 carpetas por caja

SUBSIDIOS QUE PERDIERON VIGENCIA (Anexo 25D) Documento que debe ser archivado: Formulario Instructivo Se puede archivar varios hogares en una misma carpeta, conservando el orden alfabético por apellido del Jefe de Hogar. Se debe archivar como máximo 200 folios por carpeta

SUBSIDIOS DE ARRENDAMIENTO 100% APLICADOS (Anexo 25E) Documentos que deben ser archivados: Formulario de postulación Contrato(s) de arrendamiento Autorización beneficiario para el pago al arrendador Instructivo Relacionar y archivar 1 carpeta por cada hogar beneficiario. Relacionar y archivar las carpetas en orden alfabético por el apellido del jefe de hogar. Se debe archivar como máximo 200 folios por carpeta. Se debe archivar como máximo 50 carpetas por caja .

REPARACIONES LOCATIVAS (Anexo 25G) Documentos que debe ser archivados: Formulario de postulación. Contrato de construcción firmado por las partes. Autorización del beneficiario para el pago. Certificado de existencia. Instructivo Relacionar y archivar 1 carpeta por cada hogar beneficiario. Relacionar y archivar las carpetas en orden alfabético por el apellido del jefe de hogar. Se debe archivar como máximo 200 folios por carpeta. Se debe archivar como máximo 50 carpetas por caja .

INSTRUCTIVO FORMATOS ANEXOS 25A, 25B, 25C, 25D, 25E, 25F y 25G No. Orden: Se enumera cada uno de los registros. Documento: El número de documento del jefe de hogar. Apellidos y Nombres Jefes de Hogar: Se escribe los apellidos y nombres del Jefe de Hogar, conservando el orden alfabético por apellido. Fechas Extremas: En Inicial se escribe la fecha más antigua que contenga el conjunto de documentos de la carpeta. En final, se escribe la fecha más reciente que contenga el conjunto de documentos de la carpeta. Caja: El número de la caja donde se ubica la carpeta. El consecutivo de la caja se mantiene continuo a través de los anexos. Es decir, si el anexo 25 A terminó con la caja número 10, el anexo 25 B comienza con la caja número 11. Máximo se archivan 50 carpetas por caja. Carpeta: número de carpeta donde se archivan los documentos. Cada vez que comienza una caja, se empieza a numerar desde 1.

INSTRUCTIVO FORMATOS ANEXOS 25A, 25B, 25C, 25D, 25E, 25F y 25G Tomo: Se deja en Blanco. Otro: Se deja en Blanco. Soporte: Se escribe “Papel” Notas: Espacio para describir observaciones sobre los documentos del beneficiario. Para el caso del Anexo 25 B subsidios pagados 100% anticipado sin legalizar se escribe el nombre del proyecto. Para el caso del Anexo 25 F Subsidios aplicados parcialmente en arrendamiento escribir el valor aplicado.

ESPECIFICACIONES CARPETAS Y CAJAS PARA EL ARCHIVO DOCUMENTAL Carpetas de Archivo: Carpeta de yute sencilla tamaño oficio con aleta vertical. Documentos legajados. Se archivan como máximo 200 folios por carpeta. Cajas de Archivo: Caja de archivo inactivo X200 de tapa tipo nevera. Medidas aproximadas: ancho 20 cm, alto 25 cm, fondo 40 cm El número de carpetas por caja depende de la cantidad de folios que se archiven en cada carpeta. Se archivan como máximo 50 carpetas por caja. Rótulos Carpetas: Medidas aproximadas 11 cm x 5 cm, los cuales deben colocarse en la parte inferior derecha de carpeta. El modelo de rótulo de la carpeta de archivo lo encuentran en el Anexo 26. Rótulos Cajas: El modelo de rótulo de la caja de archivo lo encuentran en el Anexo 26.

TIPOS DE ANEXOS 25 A ENTREGAR Subsidios legalizados: pagados 100% contra escritura o 20% final contra escritura. (Anexo 25A) Renuncias – Restituciones. (Anexo 25C) Vencimientos de los Subsidios. (Anexo 25D) Subsidios de arrendamiento 100% aplicado. (Anexo 25E) Reparaciones Locativas. (Anexo 25G)

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