VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIÓN HUMANA GERENCIA DE ABASTECIMIENTO Capacitación sobre administración del proceso contractual Bogotá, 31 de marzo de 2015

ETAPA DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO

ETAPA DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO

ETAPA DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO

MODALIDADES O TIPOS DE CONTRATACIÓN SELECCIÓN DIRECTA Justificación INVITACION PRIVADA Regla General INVITACION PÚBLICA

Directa Privada Publica MODALIDADES POR MONTO Igual o inferior a 500 SMMLV ($322,175.000) Directa De 500 SMMLV ($322,175.000) hasta 5000 SMMLV ($3.221.750.000) Privada Mayor a 5000 SMMLV < ($3.221.750.000) Publica * Para los procesos estratégicos si supera los 5000 SMMLV debe venir con la aprobación de la Vicepresidencia de Planeación Estratégica.

HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES Proveedor Nacional: Para contrataciones con un presupuesto mayor o igual a 110 SMMLV con IVA ($70,878,500) y tener una calificación en COFACE mínima de 61 puntos. Proveedor Extranjero: Para contrataciones con un presupuesto mayor o igual a 1700 SMMLV con IVA ($1095,395,000)  

Autorización según estatutos AUTORIZACIÓN JUNTA DIRECTIVA Autorización según estatutos Para contrataciones con un presupuesto mayor a 70.000 SMMLV ($45.104.500.000).  

ETAPA DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN PARA TODOS LOS PROCESOS

TRAMITES Y DOCUMENTOS PARA INVITACIÓN PRIVADA ETAPA PRECONTRACTUAL El área consumidora crea el trámite en SGC y radica en GAB los documentos del proceso: Formato de solicitud de materiales y servicios firmado, Memorando con análisis de necesidad firmado por el facultado. Para la radicación del proceso los recursos presupuestales deben estar aprobados en su totalidad. Autorización del Presidente antes de la Adjudicación.

INVITACIÓN PRIVADA-ETAPA PRECONTRACTUAL

Tramites y documentos para Invitación publica ETAPA PRECONTRACTUAL El área consumidora crea el trámite en SGC y radica en GAB los documentos del proceso: Formato de solicitud de materiales y servicios firmado, Memorando con análisis de necesidad firmado por el facultado. Para la radicación del proceso los recursos presupuestales deben estar aprobados en su totalidad. Autorización del Presidente antes de la Adjudicación.

INVITACIÓN PÚBLICA -ETAPA PRECONTRACTUAL

Tramite y documentos para Selección directa ETAPA PRECONTRACTUAL (GAB) El área consumidora crea el tramite en SGC y radica en GAB los documentos soporte: Memorando de análisis de necesidad firmado, Formato de Solicitud de bienes y servicios firmado por el facultado, Términos consolidados y Oferta original firmada. Autorización del Presidente. Para la radicación del proceso los recursos presupuestales deben estar aprobados en su totalidad.

Selección directa -etapa precontractual

Para adiciones y prórrogas Trámites y documentos Para adiciones y prórrogas Los recursos presupuestales deben solicitarse ante la Gerencia de Gestión de Planeación Financiera, con una antelación no inferior a treinta (30) días calendario a la fecha prevista para el agotamiento del precio pactado o el vencimiento del plazo estipulado, según el caso. La solicitud de elaboración del acuerdo elevada a la Gerencia de Abastecimiento deberá adelantarse a través del Sistema Gestión Contratos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que los recursos hayan sido colocados por la Gerencia de Planeación Financiera.

Para adiciones y prórrogas Trámites y documentos Para adiciones y prórrogas Tratándose de prórrogas el trámite ante Sistema Gestión deberá realizarse con una antelación no inferior a 15 días hábiles a la fecha de vencimiento del plazo. Para las solicitudes de modificaciones contractuales ante la Gerencia de Abastecimiento se debe anexar lo siguiente: Justificación de la adición o prórroga. Copia de la orden de inicio del contrato. Copia del resultado de Estudio de Mercado, en caso que aplique. Carta de aceptación del proveedor de la prórroga o adición. Autorización de Presidencia. Para el caso de las prórrogas se debe anexar carta del contratista en la cual manifieste que mantiene las condiciones iniciales pactadas durante el tiempo de prórroga del contrato.

LECCIONES APRENDIDAS PROCESO DE CONTRATACIÓN Trabajadores nuevos a cargo de procesos de contratación sin la inducción o acompañamiento requerido. Imprecisiones en las condiciones técnicas, documentación incompleta (Boletín de Bienes y Servicios, Memorando de Análisis de Necesidad). Consulta insuficiente de los recursos de apoyo al proceso de contratación (PROTEC, Manual de Compras, Manual de Log). Omisión o dilación en el trámite de las autorizaciones del Presidente. Omisión o dilación en el trámite oportuno de las autorizaciones de Junta Directiva. Atención a destiempo de actividades en SGC.

ASPECTOS RELEVANTES SUPERVISION DE CONTRATOS   ASPECTOS RELEVANTES SUPERVISION DE CONTRATOS Directiva 0612 del 13 de julio de 2012 8 Capítulo 2

SUPERVISIÓN Conjunto de funciones desempeñadas por Trabajadores de ETB del nivel profesional o superior, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecución de los contratos, tendiente a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en el Manual de Contratación y las obligaciones contenidas en el contrato. En el seguimiento del contrato se debe mantener informado al Facultado de los avances y dificultades que se presenten.

ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN Acciones de carácter ADMINISTRATIVO TÉCNICO FINANCIERO LEGAL SU LABOR DEBE FUNDARSE EN EL CONTRATO MISMO, LOS DOCUMENTOS PRECONTRACTUALES Y CONTRACTUALES Y EL MANUAL DE CONTRATACIÓN DE ETB.

PRINCIPIOS Cooperará con ETB y con el contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados. Velará por la debida ejecución contractual y por el cumplimiento de los cronogramas establecidos. Velará por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada. Responderá por los resultados de su gestión. Verificará el cumplimiento de las condiciones técnicas, económicas y financieras del contrato e informará oportunamente sobre todas aquellas situaciones que afectan la debida ejecución contractual para solventarlas a la mayor brevedad.

FINALIDADES DE LA SUPERVISIÓN Propender porque no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias. Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos asignados en los contratos. Asegurar que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos, condiciones y exigencias técnicas y demás previsiones pactadas. Mantener permanente comunicación con el contratista y los trabajadores de ETB. Velar por que la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.

FACULTADES Exigir el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato. Impartir instrucciones escritas al contratista o a sus dependientes sobre el cumplimiento de las obligaciones. Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecución del contrato. Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con lo pactado. Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objeto pactado. Comunicar al Facultado las circunstancias que pudieren poner en riesgo la ejecución del contrato, y si es el caso, a los organismos de control a través de la Secretaría General de ETB. Informar oportunamente las circunstancias, eventos y situaciones que afectan la buena marcha del contrato y solicitar la toma de las medidas jurídicas, técnicas ó financieras, a que hubiera lugar, acompañando y coadyuvando activamente a ETB durante la solución de todas las controversias o vicisitudes que se presentan y deban ser solucionadas.

PROHIBICIONES ESPECIALES Adoptar decisiones que impliquen modificación, prórroga, ampliación, reducción y demás del contenido o alcance del contrato. Solicitar o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas del contratista. Omitir, denegar o retardar la atención de los asuntos a su cargo. Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones. Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato. Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato. Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato. Autorizar el inicio de la ejecución contractual antes de que se encuentren satisfechos los requisitos legal o contractualmente previstos para el efecto. Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.

LECCIONES APRENDIDAS SUPERVISION DE CONTRATOS Analizar perfil del supervisor. Efectuar notificación escrita (memorando) de cambios o reemplazos e ingresarlos en la carpeta. Tramitar oportunamente adiciones, modificaciones o prórrogas. Realizar Gestión Documental conforme a la Directiva 639 de 2014. Supervisar de Gestión Ambiental (Manejo de residuos, reporte de escombros, aceites usados de plantas de energía). Reporte a gestionambiental_etb.com.co Diligenciar evaluación de proveedores.

Gracias Gerencia de Abastecimiento.