Contratos de Servicios Profesionales y Consultivos Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Contratos de Servicios Profesionales y Consultivos CPA Nydia Borrero-De Jesús, CFE Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 2 de mayo de 2008 Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173

Temas a Discutirse Reglamentación Aplicable Requisitos Mínimos Definición Reglamentación Aplicable Requisitos Mínimos Cláusulas Recomendadas Pruebas a Realizarse Hallazgos Frecuentes

Los servicios a ofrecerse no pueden constituir un puesto Definición Servicios cuya prestación principal consiste: del producto de la labor intelectual, creativa o artística en el manejo de destrezas altamente técnicas y especializadas Los servicios a ofrecerse no pueden constituir un puesto

Reglamentación Aplicable Leyes Ley Núm. 237 del 31 de agosto de 2004 Ley Núm. 18 del 30 de octubre de 1975 Órdenes Ejecutivas Reglamentos Externos Reglamento 33 del 5 de octubre de 2004 Reglamentos Internos Cartas Circulares Departamento de Hacienda Oficina del Contralor

Registro de Contratos ¿Qué es registrar? ¿Qué se registra? Anotación de la información del contrato en el programa de registro provisto por la OCPR ¿Qué se registra? Todos los contratos, enmiendas, escrituras y documentos relacionados - incluyendo los contratos clasificados “Exentos” Exentos = Artículo 8-a del Reglamento 33 No Exentos = los que se tienen que radicar en la OCPR

Órdenes de Cambio (Change Orders) Cont. Registro de Contratos Órdenes de Cambio (Change Orders) Se consideran enmiendas Aquellas relacionadas con contratos cuyo costo excede los $2,000 Radicarse dentro los términos establecidos por ley Ref: CC OC-06-15 (20 dic. 05)

Servicio al Cliente Acceder al Registro Cont. Registro de Contratos Servicio al Cliente Acceder al Registro Página de Internet – www.ocpr.gov.pr Obtener copia de los contratos Archivo Central OCPR – Union Plaza Orientación y asistencia técnica Sección de Registro de Contratos (787) 754-3030 Ext. 2403

Requisitos Mínimos Formalizarse por escrito Se debe indicar la siguiente información: número de contrato fecha de otorgamiento fecha de vigencia del contrato nombre y descripción de la persona contratada número de seguro social de la persona contratada o de seguro social patronal si es una firma o entidad corporativa número de licencia en el caso de aquellos profesionales que aplique

Cont. Requisitos Mínimos Descripción clara y detallada de los servicios que fueron contratados Cuantía máxima a pagar Forma de realizar los pagos Forma de facturación Facultad de la entidad para contratar

Cont. Requisitos Mínimos Cláusulas Mandatorias Incluir las siguientes cláusulas: Partida presupuestaria Facultad de resolución del contrato Cancelación en caso de negligencia, abandono de deberes y/o incumplimiento de las condiciones del contrato

Cont. Requisitos Mínimos Cláusulas Mandatorias Que el contratista: No está ni entrará en actos de conflicto de interés No tiene deudas con ASUME o está al día en plan de pago (persona natural) No recibe pagos o compensación por otra entidad pública Ha rendido planillas en los últimos cinco años, no adeuda contribuciones o está al día en plan de pago (Hacienda, CRIM)

Cont. Requisitos Mínimos Cláusulas Mandatorias Que el contratista: No tiene deudas de seguro por desempleo, de incapacidad temporal y de seguro social para choferes (la que aplique) o tiene plan de pago (Departamento de Trabajo) Cláusula de requisito de envío a Registro Contratos OCPR

Cont. Requisitos Mínimos Documentos Contratos que exceden $16,000-anejar al contrato: Departamento de Hacienda Radicación de planilla - últimos 5 años Ausencia de deuda contributiva o existencia de plan de pago CRIM - Ausencia de deuda contributiva o existencia de plan de pago DTRH - Pago de seguro por desempleo, incapacidad temporal, de seguro social, si aplica ASUME-Certificación negativa de deuda

CLÁUSULAS RECOMENDADAS Dependiendo de la naturaleza del contrato Rendir informes periódicos de trabajos realizados Indicar en las facturas las horas que quedan disponibles Someter para pago las facturas - primeros 8 días del mes siguiente al cual se rindieron los servicios Certificar que conoce las normas éticas de su profesión y asume responsabilidad por sus acciones Sobre las retenciones establecidas en el Código de Rentas Internas de PR (Carta Circular 1300-19-05)

Cont. Cláusulas Recomendadas Certificación de que el contratista no ha sido convicto ni acusado de ningún delito contra el erario o que envuelva la propiedad o fondos públicos Que la entidad tiene la facultad para la resolución del contrato en caso de que el contratista resulte culpable de algún delito contra el erario o que envuelva fondos públicos

Pruebas a Realizarse Cumplimiento con los requisitos mínimos Formalización del contrato antes de comenzar a prestarse los servicios En caso de aumento de honorarios, que se hayan incluido trabajos adicionales y enmienda al contrato Establecimiento de un mínimo de horas, especialmente si la compensación es mensual Establecimiento de Registro de Contratos

Cont. Pruebas a Realizarse Radicación a la OCPR en el tiempo establecido Informes de labor realizada Retención del 7% para contribución sobre ingresos o carta de relevo Radicación de las declaraciones informativas (Forma 480.6)

Cont. Pruebas a Realizarse Se requirieron las certificaciones correspondientes En el caso de las corporaciones, que se le haya requerido certificados de: Existencia o autorización para hacer negocios en Puerto Rico Buena Pro Good Standing Dispensas otorgadas

Hallazgos Frecuentes Ausencia de cláusulas que protejan adecuadamente el interés público Cláusulas que no son claras ni precisas de los servicios requeridos No se estableció el importe máximo ni la fecha de otorgamiento Contratos otorgados con efecto retroactivo Servicios profesionales ofrecidos sin la formalización de un contrato

No se hizo la retención del 7% para contribución sobre ingresos Cont. Hallazgos Frecuentes En la enmienda al contrato por aumento de honorarios no se incluyeron servicios adicionales No se hizo la retención del 7% para contribución sobre ingresos Contratos y enmiendas no fueron anotados en el Registro de Contratos Contratos no radicados a la OCPR o fueron radicados tardíamente

Cont. Hallazgos Frecuentes Pagos indebidos por servicios no realizados o no realizados de conformidad a los acuerdos pactados Ausencia de informes de labor realizada por los servicios ofrecidos y facturados Facturas e informes de labor realizada no contienen datos específicos ni detallados de los servicios ofrecidos

¿Preguntas?

Información adicional División de Auditorías de: Corporaciones Públicas: (787) 777-6080 Agencias y Departamentos “A”: (787) 200-7248 Agencias y Departamentos “B”: (787) 200-7249

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