PQG-005 Administración de la Rutina Diaria de Trabajo Resp. CP. Teresa Rocío Carmona Santoyo

DESCRIPCION DEL EMC julio 23, 2012 EMC: Administración FECHA : julio 23, 2012 ACTIVIDAD Administración de los recursos financieros y distribución de los mismos bajo un régimen de normas contables MISIÓN Proporcionar información contable confiable y oportuna al Corporativo Veracruz y Gerente General dentro de los primeros cinco días de cada mes. VISIÓN Lograr ser un departamento de Administración de recursos financieros que cumplan con la Norma ISO 9001:2008, para incrementar consistentemente nuestra participación de mercado y contribuir a que la organización obtenga un reconocimiento en el contexto mundial. PERSONAS: Rocio Carmona Santoyo, Abraham Arteaga, Elena Caballero, Virginia González del Angel, Berenice Gómez Flores, Ada Nubia Deantes Mata, Silvia Vega Barrón. EQUIPOS: PMC: Certificación ISO 9001:2008.

Verificación de los resultados del Proceso Proceso: Supervisión contable Responsable: CP. Teresa Rocío Carmona Código: PQG-005 Edición: 5 Fecha: 23/JULIO/12 Entradas Salidas Ítems de Control Proveedores Insumos Requisitos Productos / Servicios del Proceso Cliente Requisitos Indicador Meta Procedimiento Clientes externos Proveedores Comprobantes de movimientos diarios de la empresa: -Gastos -Ingresos -Recepción de información dentro del mes -Correcta -Completa Supervisión contable MOZ Servicios S.C. Calidad Entrega Información: -Correcta -Completa -Primeros días de cada mes 100% 5 Calendario de envío de información Recursos e Información necesarios Verificación de los resultados del Proceso Escritorio y sillas Energía eléctrica Sistema SEAA Leyes fiscales Equipo de cómputo Personal competente Conexión Internet Intranet Cumplimiento con el calendario de envío de información Evaluación anual Reportes de tres generaciones

Diagrama Interfuncional SUPERVISIÓN CONTABLE Nombre: Despacho: Despacho: Despacho: MOZ ADMINISTRACIÓN MOZ MOZ Fecha de 1a. edición: Nivel de edición: Páginas: Fecha de 1a. edición: Nivel de edición: Páginas: 14 OCT 2004 5 1/13 Dpto : ISO 9001:2008 : SI NO Puestos Proceso de Supervisión contable MOZ Servicios S.C. 1 Solicita información contable semanal 12 Recepción de Información contable FIN Gerente Administrativo (supervisión contable/ control administrativo) 2 Consulta de saldos y reporte de movimientos bancarios del día anterior 8 Elaboración de reportes de: liquidez, gastos y Reporte Ejecutivo de Cartera 10 Elaboración de: pólizas de diario, transferencias y pagos a terceros 11 Revisión de ingresos y egresos y envío de Información contable Jefa de Importación (importación) 3 Recibe confirmación para el pago de pedimentos I 4 Elaboración de cheques de gastos administrativos y devoluciones de saldos a favor Auxiliar administrativo (supervisión contable/ control administrativo) Pagos hechos (supervisión contable/ control administrativo) 5 Elaboración de cheques de gastos que incurren en la operación del cliente 9 Aplicación de anticipos, expedición y recuperación de cheques en garantía y pagos a transportistas Jefa de facturación y cobranza (supervisión contable/ control administrativo) 6 Elaboración de cuentas de gastos y la cobranza de los mismos , Elaboración de Reporte de Facturación y Cobranza, Reporte de Honorarios Cobrados y Facturados Auxiliar de facturación (supervisión contable/ control administrativo) 7 Recopilación de comprobantes de gastos de clientes para poder elaborar la cuenta de gastos

Estandarización de las tareas prioritarias Proceso de supervisión contable N° TAREA A REALIZAR CARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓN Procedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FREC RESP 1 Solicita información contable semanal Cliente atendido y satisfecho Entender y negociar las necesidades personales y técnicas del cliente Principios Clave Proceso del servicio Ceder el paso Carta de observaciones Mensual MOZ Servicios S.C. 2 Consulta de saldos y reporte de movimientos bancarios del día anterior Saldos conciliados Oportuna Confiable Completa IA-001 (Movimientos diarios) Revisión del documento Diaria TRCS 3 Recibe confirmación para el pago de pedimentos Pedimento pagado FI-003 (Programa de embarques) Revisión del programa NGC 4 Elaboración de cheques de gastos administrativos y devoluciones de saldos a favor Cheques elaborados en forma y fondo -Correctos -Completos -Claros -Oportunos FA-002 (Solicitud de cheque manual) Ficha de depósito AAT

Estandarización de las tareas prioritarias Proceso de supervisión contable N° TAREA A REALIZAR CARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓN Procedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FREC RESP 5 Elaboración de cheques de gastos que incurren en la operación del cliente Cheques elaborados en forma y fondo -Correctos -Completos -Claros -Oportunos FIG-003 (Solicitud de cheque vía sistema) Comprobante de transferencia bancaria Diaria AND 6 Elaboración de cuentas de gastos y la cobranza de los mismos Cuentas de gastos completas en forma y fondo Correctas Claras Precisas y Oportunas IA-002 (Facturación y cobranza) Revisión del reporte de recuperación de cartera EICB 7 Recopilación de comprobantes de gastos de clientes para poder elaborar la cuenta de gastos Comprobantes correctos -Verificados Oportunos y Claros IA-003 (Recopilación de comprobantes y cierre de cuentas) Verificación VAG BGF 8 Elaboración de reportes de: liquidez, gastos y facturación y cobranza Reporte completos en forma y fondo Correctos Precisos y Oportunos IA-001 (Movimientos diarios y reportes) Revisión y aprobación del reporte TRCS MOZ Servicios S.C.

Estandarización de las tareas prioritarias Proceso de supervisión contable N° TAREA A REALIZAR CARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓN Procedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FREC RESP 9 Aplicación de anticipos, expedición y recuperación de cheques en garantía y pagos a transportistas Movimientos confiables Oportunos Correctos IA-004 (Anticipos y cheques) Revisión y aprobación Diario y semanal AND TRCS 10 Elaboración de: pólizas de diario, transferencias y pagos a terceros Oportunas Correctas Claras IA-004 (Pagos Hechos) Diario AAT 11 Revisión de ingresos y egresos y envío de Información contable Revisión completa -Oportuna -Correcta -Clara y -Precisa IA-004 (Pagos Hechos) Verificación Mensual 12 Recepción de información contable Documentación confiable Oportuna Correcta Completa N/A N° de guía Semanal y mensual MOZ Servicios S.C.

Verificación de los resultados del Proceso Proceso: Control administrativo Responsable: CP. Teresa Rocío Carmona S. Código: Edición: 5 Fecha: 23/JULIO/2012 Entradas Salidas Ítems de Control Proveedores Insumos Requisitos Productos / Servicios del Proceso Cliente Requisitos Indicador Meta Procedimiento Clientes externos Proveedores Comprobantes de movimientos diarios de la empresa: -Gastos -Ingresos -Recepción de información dentro del mes -Correcta -Completa Control administrativo MOZ Tampico Calidad Entrega Información: -Correcta -Completa -Primeros días de cada mes 100% 5 Calendario de envío de información Evaluación anual Recursos e Información necesarios Verificación de los resultados del Proceso Escritorio y sillas Energía eléctrica Intranet Leyes fiscales Equipo de cómputo Personal competente Ley fiscal Conexión Internet Cumplimiento con el calendario de envío de información Evaluación anual Reportes de tres generaciones

Diagrama Interfuncional CONTROL ADMINISTRATIVO Nombre: Fecha de 1a. edición: Nivel de edición: Páginas: Fecha de 1a. edición: Nivel de edición: Páginas: Fecha de 1a. edición: Nivel de edición: Páginas: Despacho: Despacho: Despacho: MOZ MOZ ADMINISTRACIÓN MOZ 14 OCT 2004 5 1/13 14 OCT 2004 Dpto : ISO 9001:2008 : X SI NO Puestos Proceso de control administrativo MOZ Tampico S.C. 1 Solicita control administrativo FIN Gerente Administrativo 2 Control de depósitos pendientes por identificar 4 Análisis de financiamientos 5 Elaboración y pago de pre-nómina 6 Elaboración de contratos del personal 7 Cálculo de comisiones 3 Conciliación de anticipos y consecutivo de cheques Pagos hechos Auxiliar administrativo 8 Pago a proveedores 9 Mantto preventivo y correctivo a equipos de oficina Recepcionista 10 Atención personalizada a clientes internos y externos 11 Cotización y compra de activos fijos, papelería y guías de paquetería 12 Envío de cuentas de gastos 13 Recepción y distribución de documentos 14 Elaboración de recibos de nómina

Estandarización de las tareas prioritarias Proceso de control administrativo N° TAREA A REALIZAR CARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓN Procedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FREC RESP 1 Solicita control administrativo Cliente atendido y satisfecho Entender y negociar las necesidades personales y técnicas del cliente Principios Clave Proceso del servicio Ceder el paso Evaluación anual Semestral MOZ Tampico S.C. 2 Control de depósitos pendientes por identificar Depósitos identificados -Correctos -Claros y -Oportunos IA-004 (Pagos Hechos) Supervisión Diaria TRCS 3 Conciliación de anticipos y consecutivo de cheques Anticipos y cheques conciliados -Completos IA-004 (Pagos Hechos) Mensual AND 4 Análisis de financiamientos Status financiero del cliente -Confiable N/A Estado de cuenta del cliente Eventual

Estandarización de las tareas prioritarias Proceso de control administrativo N° TAREA A REALIZAR CARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓN Procedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FREC RESP 5 Elaboración y pago de pre-nómina Pre-nómina pagada -Correcta -Completa y -Oportuna N/A Supervisión Quincenal TRCS 6 Contratación de personal de nuevo ingreso Personal contratado Confiable y Competente IA-008 (Contratación de personal de nuevo ingreso) Eventual 7 Cálculo de comisiones Comisiones pagadas -Correctas Completas Claras y Oportunas Trimestral 8 Pago a proveedores Facturas liquidadas Correcto Completo y Oportuno IA-004 (Pagos Hechos) Semanal AAT

Estandarización de las tareas prioritarias Proceso de control administrativo N° TAREA A REALIZAR CARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓN Procedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FREC RESP 09 Mantto preventivo y correctivo a equipos de Oficina Equipo de oficina preservado -Confiable -Completo y -Disponible IA-005 (Auxiliar Administrativo ) Revisión Mensual AAT 10 Atención personalizada a clientes internos y externos Cliente atendido y satisfecho Entender y negociar las necesidades personales y técnicas del cliente Principios Clave Proceso del servicio Ceder el paso Encuesta con clientes internos y Semestral SVB

Estandarización de las tareas prioritarias Proceso de control administrativo N° TAREA A REALIZAR CARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓN Procedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FREC RESP 11 Cotización y compra de activos fijos, papelería y guías de paquetería Compras apropiadas Oportunas Correctas y Completas IA-006 (Cotización y compra de equipo de oficina) IA-007 (Evaluación de proveedores) Supervisión Eventual y mensual SVB 12 Envío de cuentas de gastos Cuentas de gastos enviadas Claras N/A Revisión y aprobación Diario 13 Recepción y distribución de documentos Documentos recibidos y distribuídos -Oportunos -Correctos y -Completos Revisión, verificación y aceptación 14 Elaboración de recibos de nómina Recibos de nómina elaborados Oportunos Correctos y Completos Revisión y verificación Quincenal