SOFTWARE: BASE DEL DESARROLLO INFORMATIVO UACJ Jesús Lau, Ph.D. UACJ Juárez, MEXICO Patrocinio de Macrotec y Colegio de Bibliotecarios de Chile, AG VI Conferencia Internacional de Bibliotecología: Libros y bibliotecarios de cara al próximo milenio, Santiago, Chile - Octubre 27-29, 1999 Jesús Lau, Ph.D. UACJ Juárez, MEXICO Patrocinio de Macrotec y Colegio de Bibliotecarios de Chile, AG VI Conferencia Internacional de Bibliotecología: Libros y bibliotecarios de cara al próximo milenio, Santiago, Chile - Octubre 27-29, 1999

TÓPICOS A TRATAR Introducción: –México –Universidad Autónoma de Ciudad Juárez Principios de selección y adquisición de software Evolución informativa UACJ Repaso rápido de temas Preguntas: durante resto congreso

. SÍNTESIS DE MEXICO 98 Millones de habitantes 11th Por población en el mundo 15th Por su economía en el mundo 805 Inst. de educación superior 1,350,000 Estudiantes de edu. superior 1,667 Bibliotecas académicas 5,868 Investigadores 155,886 Profesores

UACJ EN CIFRAS 25 años de fundada, ,900 estudiantes 274 profesores de tiempo completo 400 profesores de tiempo parcial 24 programas de licenciatura 11 maestrías 1 doctorado, Ph.D.

RETOS: BIBLIOTECA ACADÉMICA Medios: impresos vs. electrónicos Adquisición: propiedad vs. provisión de acceso remoto Organización: compartida vs. individual Distribución de servicios: a través de redes vs. en biblioteca Servicios para: biblioteca vs. usuario final Estructura organizacional: vertical vs. horizontal / plana

VENTAJAS DE SOFTWARE INTEGRAL Permite reubicar personal en servicios Calidad de servicios aumenta Personal puede realizar tareas más intelectuales Optimiza aprovechamiento de recursos Facilita cooperación interbibliotecaria Permite mejorar toma de decisiones

SOFTWARE: TENDENCIAS SOFTWARE: TENDENCIAS Interactuación con otros sistemas (Norma Z39.50) Arquitectura cliente - servidor Interfases gráficas para los usuarios Multilingües Buen desempeño en WWW

PLANEACIÓN DE COMPRA Identificar crecimiento próximos 5 años Considerar presupuesto para cómputo Personal de cómputo con que cuenta o contará Estabilidad política/admva. de la institución matriz Transportabilidad de su sistema actual Cultura informática del personal y de los usuarios Conectividad de su infraestructura de cómputo Dedicar tiempo para la selección

PRINCIPALES FUNCIONES A EVALUAR 106 Recuperación y acceso 37Control de autoridades 36Mensajes y ayudas 29Archivo bibliográfico 24Compatibilidad 24Estadísticas 19Archivo de información y referencias 17Características del sistema 49Otras (6 funciones) 341TOTAL

INSTROSPECCIÓN ADMINISTRATIVA lCrecimiento y presupuesto futuro lAnálisis administrativo lInformación sobre licitación lTérminos de compra lDatos acerca del proveedor lInformación técnica de sistemas

EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR lHistorial lEstabilidad financiera lPlanes y proyectos lReputación en cuanto a servicio lRepresentante local lConocimiento de la cultura local

SOLICITUD DE LICITACIÓN lMisión de la biblioteca o bibliotecario lEstadísticas de servicios y colecciones lCrecimiento esperado en estos dos rubros lEstado de automatización de sus funciones lInventario de equipo computacional y de telecomunicaciones lExperiencia del personal en manejo de "software" integral

LICITACIÓN Forma de negociar precio Presentación oral/demostración Revisar contrato a firmar Requisitos de servicio y ubicación de representante en el país Tipo ideal de empresa que debe ser el proveedor Forma y tiempos de pagos

TÉRMINOS DE COMPRA Derecho de inspección del "software Reemplazo de módulos defectuosos Prueba del sistema Garantía del producto Terminación del contrato Solución de controversias Cancelación por falta de fondos Personal asignado al proyecto Suficiente documentación del programa Propiedad de manuales y propuestas de venta Fijación de precios e incrementos futuros

CIERRE DE CONTRATO Descripción de la organización Programa: implementación y conversión de datos Personal que trabajará en la venta del programa Descripción de la experiencia de la firma Ventajas con respecto a otros proveedores Muestra del contrato que usa normalmente Referencias de clientes principales Lista de precios, total y por módulos Incluir copia de manuales, folletería, etc. Plan de reconversión, en caso de requerirlo

INFORMACIÓN ADICIONAL Disponibilidad de plataformas computacionales Identificar mejor plataforma para la biblioteca Especificaciones del equipo que debe tener la institución Sistemas operativos usados Tipo de lenguaje primario empleado Manejador de base de datos, si acaso usa alguno no propio Entrenamiento que proporciona para cada módulo, etc. Describir cualquier gasto adicional que pretenda cobrar

SOFTWARE: BENEFICIOS UACJ Agilizó organización bibliográfica Permitió membresía catalográfica OCLC Eficientó servicios Facilitó integración de procesos Base del crecimiento de colecciones y servicios Pilar futuro de integración en redes

INFO SERVICIOS: COLECIONES Catalogación OCLC en línea 120,000 volúmenes Más de 300,000 documentos en colecciones especiales Acceso gratuito de 500 bases de datos en línea a usuarios 2,200 revistas en línea y 300 impresas Excelente equipamiento telemático

INFO SERVICIOS: GENERAL 3 bibliotecas, con nuevos edificios Un m2 en bibliotecas por alumno Biblioteca Central más grande en el Noroeste 9 bibliotecarios, más otros 12 profesionistas Software: Horizon / Macrotec Conversión del catálogo a LC y MARC Programa integral de formación de usuarios

RECURSOS HUMANOS: PRINCIPIOS Selección rigurosa Contratación de bibliotecarios y otros profesionales Habilidades administrativas, docencia, investigación y servicio Flexibilidad profesional e identificación con misión Alumnos PROCESO

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Misión, visión, valores Objetivos generales y específicos Metas Análisis externo e interno Comparación estratégica-benchmarking Planteamiento de estrategias / estructura organizacional Planeación operativa Evaluación y seguimiento

ORGANIZACIÓN Departamental / vertical Funciones de equipo / horizontal Flexibilidad administrativa Orientación al usuario Presupuesto: 5% del universitario Cambiando enfoque hacia procesos

PROMOCIÓN E IMAGEN Folletería, carteles Videos, postales Productos promocionales / souvenirs Notas periodísticas Mantas o anuncios de servicios Participación activa en comités, reuniones relevantes Colaboración nacional e internacional

TRANSFORMACIÓN - DIGA Dirección General de Apoyo Académico Responsable de: Bibliotecas Desarrollo y apoyo de profesores Evaluación académica Intercambio y relaciones internacionales Planeación estratégica institucional: visión 2020 Identificación del modelo educativo: visión 2020

CONCLUSIONES Software: base de evolución info. UACJ Selección de software: un proceso complejo Adquirir un programa integral es costoso Debe planearse la implementación Bibliotecas UACJ: desaarrollo rápida Buscan excelencia en servicios Liderazgo en varios rubros informativos Fruto de trabajo en equipo